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経理の仕事に携わっていると、毎月必ずやらなければならない業務の一つが請求書の発行です。
経理部署の人数が少ない企業が多く、請求書の発行、封入そして郵送することは経理担当者にとって負担が大きいのではないでしょうか。
電子帳簿保存法の改正が2022年1月に施行され、2023年12月31日までは猶予期間があるものの「この機会に請求書をメールで送って、経費削減・負担軽減を図ろう」と考えている企業もいると思います。
ですが、経理という仕事だからこそ安易に考えてはいけません。
そこで請求書をメールで送る上で、知っておかなければいけない法律や送る際のポイントを
解説いたします。
請求書をメールで送るのは法律上問題ない
「経費削減を考えているが、そもそも請求書をメールで送るのは法律上良いのか」
と心配する人もいると思います。
結論は「問題ありません」
請求書をメールで送り、相手先が受け取れば「電子取引」となります。
電子帳簿保存法にも記載されている取引で、法律上問題はありませんので、安心してください。
請求書をメールで送るメリットは3つ
ペーパーレスでコスト削減と環境への配慮ができる
紙で請求書を保管する場合は、法人は7年間と定められています。
請求する方も取引で請求される立場にもなりますので、7年間保管している紙の量を考えると膨大であるとお分かりになりますよね。
しかも保管期間が過ぎた請求書をシュレッダーで処分するとゴミの量も膨大…
紙やゴミの費用もかさみます。
このように経費の中で占める割合は大きいので、頭を抱える人もいるのではないでしょうか。
請求書をメールで送ることでペーパーレスとなり紙の使用や保管、シュレッダーのゴミがなくなりますので、コスト削減と環境への配慮ができます。
テレワークを導入しやすくなる
経理はテレワークが難しい部署のひとつです。
なぜなら請求書を紙で発行し、誰の確認もなく郵送することはできないからです。
「上長が出張で確認してもらえない…」
そんなことを一度は経験したことがないでしょうか？
請求書を自宅で作成し上長にメールで送れば、出張中であっても確認してもらうことはできますし、確認後はそのまま取引先へ送ることができます。
わざわざ会社へ行かなくても、環境をしっかり整えればテレワークは可能です。
郵送の手間や未着等のトラブルを回避できる
10日締め、15日締め、20日締め、末日締め等企業によって様々ですが、そのたびに請求書の印刷・封筒の宛名書き・切手貼付と郵送準備だけでも大変ではありませんか。
また郵送したのにもかかわらず、取引先から「請求書がまだ届いていませんが…」と連絡があったり「あて所に尋ねあたりません」というスタンプが押されて、請求書が戻ってきたりすることもあります。
請求書をメールで送ることで、郵送の手間や未着等のトラブルを回避することができます。
請求書のデータの保存について
データの保存に必要だった税務署の承認は不要になった
今まではパソコンで作成した請求書をデータで保存する場合は、税務署（税務署長）の承認が必要でしたが、2022年1月の電子帳簿保存法改正施行にともない、承認は不要となりました。
紙の請求書を法人は7年間保管しなければならないのですが、事業者の負担が大きいため、税務署の承認がなくてもデータでの保存が認められることになったのです。
データの保管は7年間・10年間保存すると万全
紙の請求書の保管と同様、データも法人は7年間保管が必要です。
ですが、税務上で赤字になった年度の請求書は10年間保管しなければならないため、
10年間はデータを保存した方が万全といえます。
請求書をメールで送る場合のポイント
必ず事前に取引先へ承諾を得る
請求書をメールで送る場合は、必ず事前に取引先へ承諾を得ることが重要です。
あなたが請求書を受け取る立場になったとき、事前に連絡もなく突然、メールで請求書が送られたら「このメールは、なりすましでは…」と不安になりませんか。
また長年紙の請求書で取引をしている企業にとっては、いきなり「今後は請求書をメールで送ります。」と連絡をもらうと「こちらで請求書を印刷しなければいけないのか！こちら側に負担をかけさせて失礼な会社だ。」と思われることもあります。
お互いの関係を壊さないためにも、必ず数か月前には連絡し、承諾を得るようにしましょう。
ファイル形式はPDFがおすすめ
取引先から承諾を得て、請求書をメールで送る場合は、ファイル形式はPDFがおすすめです。
なぜならExcelやwordでも請求書を送ることはできますが、ExcelやWordは加工ができますので、数量や金額等が書き換えられる危険性があるからです。
「この金額で請求していない！」ということにならないよう、ファイル形式はPDFにして送りましょう。
印鑑は電子印鑑か廃止か検討・取引先にも相談する
請求書に必要なのは印鑑です。
請求書には必ず会社印が押されているので「押さなければならない」と思っていませんか？
実は「押さなくても良い」のです。
ですが、請求書に印鑑が押されていないと「本物の請求書だろうか」と不安になりますし、以前に取引したことがある場合は、受け取った企業は、請求書に記載されている振込先と過去の請求書に記載されている振込先を照合しなければいけなくなります。
そのため「電子印鑑にするか」「廃止にするか」を検討し、検討した結果を取引先にも相談する必要があります。
相談し取引先に承諾を得ることにより、トラブルを回避することができます。
ファイル名をわかりやすくしパスワードをかける
メールで請求書を送る場合は、ファイル名が「2022123568546」等数字の羅列だと、受け取った方はどう思うでしょう。
「この数字のファイルは何だろう」
「メールには『請求書』と書かれていたけど、本当なのか」
と思ってしまいます。
またパスワードをかけずに誰でも見られる状態で送ってしまうのも問題です。
ファイル名はわかりやすくし、簡単に見られる状態にしないようパスワードをかけて送るようにしましょう。
電子帳簿保存法を確認しておこう
電子帳簿保存法とは、法人税法や所得税法で保存が義務づけられている帳簿・書類をパソコンやタブレット等のコンピューター内に保存するためのルールを定めた法律で、
請求書をメールで送る場合は、一定の要件で定められた方法で保存することが必要です。
電子帳簿保存法でデータの保存要件が定められている
では、電子帳簿保存法で定められているデータの保存要件とは何でしょうか。
- タイムスタンプを付けた請求書を送る
- 請求書の訂正や削除を行った場合に、その記録が残るシステムにする
- 請求書の訂正や削除ができないシステムにする
- データのファイル名に日付・金額・取引先を記載し、フォルダに集約する
という、改ざんを防止するための措置や、検索機能を確保することが要件です。
改ざん防止の措置として、改ざん防止のための規定を定めて実施しても構いません。
2023年12月31日まではデータを紙で保存しても良いですが、2024年1月からは要件に従った保存が必要ですので、今から準備をするようにしましょう。
保存要件は受領側に必要な要件
電子帳簿保存法とは、法人税法や所得税法で保存が義務づけられている帳簿・書類をデータで保存することを認める法律ですので、受領側にとっては必要な要件です。
請求書を受け取ったら、速やかにタイムスタンプを付けるようにして、電子帳簿保存法で定められている保存要件に従い、改ざん防止の措置や検索機能を確保するようにしましょう。
請求書をメールで送るリスク
請求書をメールで送るとき、リスクはないのでしょうか。
リスクはあります。
主に「メールの誤送信による情報漏洩」「データの紛失による情報漏洩」「ウイルス感染のリスク」です。
それぞれ見ていきましょう。
メールの誤送信による情報漏洩
2021年に公表された「個人情報の漏洩や紛失事故」のうち、メールの誤送信による情報漏洩はウイルス感染に次いで2番目でした。
「うっかり間違えて送ってしまった」で済ませられる問題ではありません。
請求書は企業間の取引を証明するものであり、万が一、請求書が取引先と同業の企業に送ってしまったら
「あの会社にはこの金額で取引しているのか。」と知られてしまい、
取引の解除という最悪な結果を招く可能性があります。
メールを送る前に必ず「送り先のメールアドレスは間違いがないか」「請求書に書いてある相手先は間違いがないか」を確認し、間違いがないことを確認した上で送ることが重要です。
データの紛失による情報漏洩
誤送信による情報漏洩が2番目でしたが「紛失による情報漏洩」は3番目です。
「紛失による情報漏洩」と聞くと「紙を紛失」と想像するでしょう。
ですが、仕事で使っているノートパソコンをどこかに置き忘れて紛失してしまったり、データを保存していたUSBメモリをカバンに入れて盗まれたりしてしまった…ということが原因で、情報が漏洩してしまうケースがあります。
会社から支給されているノートパソコンやUSBメモリ等は、自分の持ちものではありません。
持ち出すときには「会社の情報を持ち歩いている」という意識を持って、取り扱いには十分注意しましょう。
ウイルス感染のリスク
「個人情報の漏洩や紛失事故」のうち、もっとも多い原因がウイルス感染です。
2022年に入り「emotet（エモテット）」というメール経由で感染するコンピューターウイルスによって、中小企業に被害を与えているという話を聞いたことがあると思います。
実際に「取引先の人からメールが届いて、添付ファイルを開いた。内容が分からず、その相手に電話で聞いたところ、『そのようなメールは送っていません。』と言われた。不思議に思い、送られてきたメールのアドレスを確認したところ、取引先のメールアドレスと違っていたので、その時になりすましメールだと気が付いた。」という事例もあります。
すぐにウイルスバスター等の対策ソフトで調べたが、感染はなし。
その時には「時すでに遅し」なのです。
情報は漏洩しています。
感染したことに気が付かず取引先へ請求書をメールで送れば、取引先にもウイルスが感染しますので、日頃から添付ファイルは安易に開かないようにしましょう。
請求書をメールで送付するときの例文（ケース別）
「請求書をメールで送るとき、どのような文を書いたらいいのだろう。」と悩むこともあるでしょう。
ここでは、
「請求書の原本は郵送しない」「請求書の原本を郵送する」「初めて請求書をメールで送る」場合の例文をご紹介いたします。
ケース1:請求書の原本は郵送しない場合のメール例
【件名】〇月×日締め請求書送付のご案内 株式会社〇〇〇〇 △△（送る人の名前）
【本文】
△△△△株式会社
□□□部 ××××様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇〇〇 △△（送る人の名前）でございます。
早速ではございますが、〇月×日締めの請求書をPDFファイルにてお送りいたしますの
で、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
添付ファイル：〇月×日締め請求書.pdf
ご請求金額：□□□,□□□円
お支払期限：20××年×月×日
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
なお、ファイルにはパスワードをかけております。
パスワードはのちほどお送りいたします。
ご不明な点や請求書が不鮮明な場合は、請求書原本を希望される場合は、下記までご連絡
ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇〇〇
経理部 △△△△
住所 －－－－－－
TEL －－－－－／FAX －－－－－
E-MAIL □□□□□□＠□□□□.ne.jp
ケース2:請求書の原本を郵送する場合のメール例
【件名】〇月×日締め請求書送付のご案内 株式会社〇〇〇〇 △△（送る人の名前）
【本文】
△△△△株式会社
□□□部 ××××様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇〇〇 △△（送る人の名前）でございます。
早速ではございますが、〇月×日締めの請求書をPDFファイルにてお送りいたします。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
添付ファイル：〇月×日締め請求書.pdf
ご請求金額：□□□,□□□円
お支払期限：20××年×月×日
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
なお、ファイルにはパスワードをかけております。
パスワードはのちほどお送りいたします。
請求書の原本は本日郵送いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
ご不明な点や請求書が不鮮明な場合は、下記までご連絡ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇〇〇
経理部 △△△△
住所 －－－－－－
TEL －－－－－／FAX －－－－－
E-MAIL □□□□□□＠□□□□.ne.jp
ケース3:初めて請求書をメールで送る場合のメール例
【件名】請求書送付のご案内 株式会社〇〇〇〇 △△（送る人の名前）
【本文】
△△△△株式会社
□□□部 ××××様
平素は、格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
株式会社〇〇〇〇 △△（送る人の名前）でございます。
〇月分の請求書をPDFファイルにて送付させていただきますので、ご査収のほどよろしく
お願い申し上げます。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
添付ファイル：〇月請求書.pdf
ご請求金額：□□□,□□□円
お支払期限：20××年×月×日
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
なお、ファイルにはパスワードをかけております。
パスワードはのちほどお送りいたします。
ご不明な点や請求書が不鮮明な場合は、請求書原本を希望される場合は、お手数ですが
下記までご連絡ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇〇〇
経理部 △△△△
住所 －－－－－－
TEL －－－－－／FAX －－－－－
E-MAIL □□□□□□＠□□□□.ne.jp
請求書をメールで送付する場合の件名の例
請求書をメールで送付する場合は「このメールは請求書が添付されています」と相手にわかるようにしなければいけません。
そのため「請求書送付のご案内」や「〇月×日締めの請求書をお送ります」と件名に明記するようにしておきましょう。
請求書の送付をメールに切り替えるタイミング
請求書を郵送してるけどどのタイミングでメール送付にしたら良いのか、メールに切り替えるタイミングは難しいです。
タイミングはいろいろありますが「料金の改定」「消費税の増税」「業務の効率化を図る」ときが切り替えやすいタイミングだといえます。
料金を改定するとき
材料やガソリン等物価上昇で料金を改定せざるを得ない状況の時に、取引先に相談するのが切り替えやすいタイミングだといえます。
消費税が増税になるとき
消費税が増税になるときは、請求書のフォーマットも変更しなければなりません。
その時に「消費税増税にともない、請求書をメールで送付させていただきますので、ご理解いただきたい」と相談するのが、切り替えやすいタイミングだといえます。
業務の効率化を図りたいとき
「物価上昇等で取引先に価格改定の協力を依頼したいけれど、まずは業務の効率化を図ってから依頼しよう」と考えている場合は、その旨を取引先に相談することが大切です。
取引先に了承を得ることができれば、メールに切り替えるタイミングだといえます。
請求書をメールで送る代わりにシステムの導入しても効率的
請求書をメールで送る代わりに請求書発行システムを導入することで効率化を図ることができます。
ですが、取引先が電子帳簿保存法にのっとって保存が可能かどうかを考える必要があります。
なぜなら、PDFを印刷して保存することができなくなるためです。
そのため取引先には予め確認の上、切り替える日にちを決める必要があるでしょう。
なお請求書発行システムを導入したところで、クライアントが受け取りを拒否する場合もありますので、その時はどのようにするか対応策を決めておくことも忘れないでください。
まとめ
今回は、請求書をメールで送って良いのか、関連する法律や送る際のポイントを解説いたしました。
請求書をメールで送ることは、問題ありません。
ですが、電子帳簿保存法で定められる要件でデータを保存しなければなりませんし、請求書をメールで送るときには情報漏洩の危険性もあり、取り扱いには十分気を付けなければなりません。
取引先とトラブルにならないためにも、事前に相談するようにして、これからも良好な関係を築いてください。
