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企業の中でも総務や経理は、バックオフィス業務として重要な役割を担います。
しかし、総務の仕事や経理の仕事内容について、自分の担当業務以外を詳しく知らない方も多いでしょう。そのため、本記事では企業において欠かせない総務と経理について詳しく解説します。
総務と経理は一緒?
企業に所属すると見かける「総務」「経理」の部署名。しかし、両者の違いを知らない方もいるのではないでしょうか。バックオフィスにゆかりのない方の場合は「総務の仕事に経理がある」と認識している方もいるでしょう。
結論から言うと、総務と経理の仕事内容は大きく異なります。まずは混同されることが多い、両者の仕事内容について概要を確認していきます。
仕事内容は異なるがどっちもバックオフィス業務
総務と経理の仕事は大枠で見ると「バックオフィス業務」に分類されます。そのため、会社の裏方として「縁の下の力持ち」と言う役割を担う点は共通しています。
総務は企業の福利厚生や施設内の管理を引き受け、従業員が働きやすい環境を作る。一方で経理は資金面から、企業が円滑に経営できるようサポートする。どちらも営業のように直接顧客と関わる機会はありませんが、健全な企業運営には欠かせない役割を果たします。
事務職の総称として「総務」と呼称する企業もある
総務と経理の仕事内容は大きく異なりますが、企業によっては総務が経理の業務を担う場合もあります。小規模の企業の場合は、バックオフィス業務に多くの人員を割く必要がないため、総務の担当者が経理の仕事を担当しているケースも多くあります。
そのため、総務や経理の担当者はそれぞれの仕事内容を把握しながらも、会社の規模に合わせて仕事内容が変わると認識しておきましょう。
総務の仕事内容
ここからは総務の仕事内容を紹介します。総務の仕事は「従業員が働きやすい環境づくり」という特徴があります。多様な総務の仕事の中から今回は3つの業務を解説します。また、総務に適したタイプも解説するため、人材選びにも活用できます。
来客対応
受付対応専門の担当者がいない企業は、総務が来客対応を行います。具体的には、来客の入館許可や担当者への引き継ぎがあります。また、メールや電話の一次対応も担当します。
備品管理や施設管理
社内で必要な備品、また施設管理も総務の業務内容に含まれます。
文房具やデスク、パソコン等、様々な物品の在庫管理をして過不足を調整します。備品は購入して終了ではなく、帳簿に記録をつけ管理が必要です。
また、施設のメンテナンスや業者の手配も総務が担当します。具体的には空調設備の点検や修理、また清掃業者への依頼やパソコンシステムのメンテナンスの依頼等があります。
社内行事の企画
社内行事の発起から実行までも総務が担当します。具体的には入社式や忘新年会、さらに定期的に実施義務のある避難訓練等、社内における幅広い行事の企画・運営を行います。
企画運営の中にも、会場の予約や名簿の作成、予算に合わせて業者との交渉等、様々なタイプの業務が含まれます。
また、最近では各企業がSNSを通じて情報発信する機会が増加したため、総務はSNSの運用を任せられることもあります。
総務に向いている人はこんな人!
企業において総務担当者を選出する際に「どんな人が適任だろう」と悩むことがありますよね。そのため、ここでは総務に適した人材の特徴を2つ紹介します。
コミュニケーション能力が高い人
接客対応を伴わないバックオフィス業務ですが、総務は外部との接触機会が多く、初対面の方と適切にコミュニケーションをとれる人が適しています。
また、「会社の窓口」として外部と交渉する機会も多いため、有利かつ円滑に業務遂行するためにもコミュニケーション能力が求められます。
臨機応変に対応できる人
総務の仕事内容は多岐にわたります。そのため、ルーティンワークに強い人よりも、臨機応変に新しいことに取り組めるタイプの人が適しています。また、仕事の幅が広いため、情報収集能力が高く上昇志向がある人を選出することがおすすめです。
経理の仕事内容
次に経理の仕事内容を解説します。経理は「企業の資金面でサポートする役割」を担っています。具体的には以下の4つの業務があります。いずれも経営に直結する業務のため、緊張感を持って業務遂行する必要があります。
伝票作成やデータ入力
経理の仕事のひとつに伝票作成やデータ入力があります。お金や物の出入りを伝票やパソコン上のデータとして入力し、管理します。
ひとつひとつは難しい業務ではありませんが、数字を間違えると大きなトラブルに繋がるため、慎重な作業を求められます。
資金の管理
企業の経営を左右する資金管理も経理の仕事に含まれます。経理は主に収支管理を担当し、具体的には、入出金管理や現預金管理等があります。また、従業員に近い仕事としては、給与計算や経費精算等があります。
ミスが許されない資金管理は、慎重に作業する必要があります。そのため、近年ではシステム導入により人的ミス削減を目指す企業が増加しています。
決算業務
経理のルーティンワークには含まれませんが、年度区切りの決算業務は大きな仕事です。企業が1年間どのような動きをしたか、経理部門でルーティンワークとして記録した情報をまとめる集大成の業務です。
普段はルーティンワークが多く、じっくり仕事を進める経理ですが、決算業務に関しては緊張感を持ち、迅速かつ的確な業務を求められます。
各種税金の納付
企業には様々な納税の義務があります。具体的には法人税や法人事業税等があります。そのため、納税の期日にあわせて税務を行います。
しかし、税制は年々変化しているため、その都度情報を更新して適切に対処する必要があります。そのため、経理担当者は日頃から税制に関する情報を常に収集します。
経理に向いている人はこんな人!
様々な数字を取り扱ったり、もくもくとデータ入力を行う経理の仕事。どのような人が適しているのでしょうか。
結論から言うと、経理は「計画的に作業できる人」「数字の分析が得意な人」が向いています。人材選定の参考にしてくださいね。
コツコツ計画的に作業を進められる人
経理の仕事は記帳等のルーティンワークが多いため、毎日コツコツ作業することが多いです。そのため、同じことの繰り返しが苦手な人には適しません。安心して経理を任せられる人は、ルーティンワークが得意で計画的に作業できるタイプです。
数字の分析が得意な人
経理内ではどんな作業であれ数字を扱います。そのため、数字の扱いが苦でない人や、数字を分析できる人が適しています。
経理は企業内の様々なデータを取り扱い、会社の進退に直結する数字を扱う機会も多々あります。そのため、数字を適切に管理できる人選がおすすめです。
まとめ:総務と経理は仕事内容が全く異なる
本記事では混同されることが多い、総務と経理の仕事について紹介しました。総務は従業員が働きやすい環境整備をする部署。一方で経理は企業が健全な経営を継続するために尽力する部署という違いが分かりました。
小規模の企業の場合は、総務が経理を担うケースもあります。しかし、業務内容を混同してしまうと不利益を被る可能性もあります。そのため、企業の各担当者は仕事内容を把握し、適した人材やツールを配置する必要があります。
本記事を参考に、円滑な企業運営のためにバックオフィスの役割を確認しておきましょう。
