資料のご案内！
経理の消込業務はお金の管理をしているという事から、意外と大変で正確にできているか不安になったりします。また、取引件数が増えると、もっと効率的に行いたいと考える方は多いはずです。
そこで本記事では、経理の消込業務について徹底的に解説していきます。また、消込を効率的に行う方法や注意点についても詳しく解説していきますので、是非最後まで読んで理解を深めていってください。
経費の「消込」とは？
消し込み業務は、取引先から入金が行われた際に行う業務です。一見簡単に思えますが、取引先が多くなるにつれて複雑になっていきます。経理の経験が無い方は、「消し込み」という用語にあまり馴染みがないかと思います。しかしお金を扱う経理では、相手毎に入金日などが異なりながらも、正確に業務をこなす必要があります。
消込とは具体的にどんなことをするの
消込で具体的に行う事は、提供した商品・サービスの対価として取引先から請求した金額が入金された際に、売掛金としてのデータを削除することです。口座に振り込まれた際に行う単純作業だと思うかもしれません。
しかし取引先によって入金日が異なるので、通帳やネットバンキングで正確に入金されたかを確認しながら行わなければなりません。その為、取引先が増える度に、複雑になっていく傾向があります。お金を扱う業務なので、単純な内容でも気力や労力の伴う作業なのです。
消込が確認できない場合は？
期日以内に入金が確認できない場合は、相手先に入金を促す連絡をする必要があります。期日までに入金されないケースは稀ですが、以下の理由から入金されない場合があります。
・取引先が請求書を紛失した
・期日の間違い
・支払い能力がない
・期日を忘れていた
・請求書が正確に届いていない
消込業務のプロセス
仮に自社の製品・サービスを100,000円で取引した場合、掛取引では入金が後日になるので、売掛金として処理しなければいけません。帳簿には以下のように記載していきます。
借方：
売掛金 100,000円
貸方：
売上 100,000円
売掛金が普通預金に入金された場合、入金消込の業務を行います。入金時に売掛金を取り消し、勘定項目を変更する作業です。
借方：
普通預金 100,000円
貸方：
売掛金 100,000円
売掛金は、帳簿上では資産として扱われます。その為入金後も売掛金を残しておくと、存在しない資産が反映されてしまい、財務状況が正確に反映されません。入金後はきちんと消込業務を行い、売掛金を普通預金に変えてください。
消込を銀行振り込みで行うのは大変
注文と入金の比較考量は、経理上不可欠の業務です。しかし、取引件数が増えれば増えるほど作業内容が複雑になっていきます。特に、決済方法として多くの方が利用する「銀行振込」ではその傾向が顕著で、消込漏れが起こってしまうのも銀行振込が最も多いです。
その理由は以下のものがあげられます。
顧客番号の入力漏れが頻発
銀行振り込みでは、顧客番号の入力漏れが頻発します。というのも、クレジットカード決済やコンビニ決済では、注文番号と顧客番号が同時に取得できるためデータの紐づけが簡単です。しかし、銀行振込の場合は、それらを人の手で入力して管理する必要があります。そのため、入力漏れが起こってしまうのです。
「振込人カナ」が読みにくい
商品を購入した顧客と実際に入金を行った顧客を紐づけるためには、「振込人カナ」が1つの手がかりとなります。しかし、顧客が持っている購入者データのカナと別名で入金されたり、同姓同名の方がいた場合、その他の注文状況から判断する必要があります。
入金額のミスが頻発する
銀行振り込みの場合は、注文と入金の比較考量ができません。振込時はお客様自身で金額を入力する為、入金金額の間違いが発生しやすいのです。その為、事業主の方は注文金額と入金金額に齟齬がないか正確に確認する必要があります。
経理の消込を効率化する方法
上記からもわかる通り、入金消込は非常に正確さや労力が必要な作業です。特に取引件数が増えるに連れて、正確さが損なわれていくことが予想されます。その為消込業務は、効率的に行う必要があります。そこで消込業務を効率的に行う方法を紹介するので参考にしてみてください。
注文単位で消込を行う
注文時の明細書や請求書を一括管理し、取引先からの入金が確認された際に注文書ナンバーや請求書ナンバーを基に消込を行う事で、消込の有無をスムーズに管理することができます。また未入金確認や入金額と請求額の突合せを行う事も可能になります。
銀行振込の見落としを予防する
銀行振り込みでは、取引件数が増えれば増えるほど消込漏れが頻発する傾向にあります。銀行振り込みは、取引先が入金を完了した際に入力した振込名義を手掛かりに突き合せを行わなければなりません。名義はカタカナ表記がほとんどの為、見落とす可能性が多くあります。銀行振り込みの場合は、取引先毎に顧客ナンバーや請求書ナンバーを振り分け、振込名義と一緒に入力してもらうことが重要です。
消込業務に関数やフィルタリング機能を利用する
もしExcelで帳簿をつけているのなら、関数やフィルタリング機能を使った入金消込がおすすめです。
Excelの関数機能の1つであるCOUNTIF関数でデータ内に重複がないか容易に確認できたり、SUMIFを活用して指定したセルに入力されたデータのみの合計を簡単に求められたり、VLOOKUP関数で企業名や相手先の情報の突き合わせが簡単にできます。
また銀行振込では、振込名義がカタカナ表記になるので、カタカナ表記のままVLOOKUP関数を活用しても漢字記名の場合にはヒットしない恐れがあります。そこでExcelに漢字表記とは別に、カタカナ表記で記名しておくと大変便利です。
口座をリアルタイムで確認する
消込業務を行う際には、まず入金を確認することが不可欠となります。
最近では銀行のアプリケーションやネット上などを通じて、リアルタイムで入金を確認することができます。銀行によっては、入金の確認を通知してくれるサービスを提供しています。そういったサービスを活用して、効率的に消込業務を行ってみるのも良いでしょう。
業務の自動化をする
現在、入金消込を自動で行ってくれるサービスやツールは沢山あります。それらを導入することで、業務を正確かつ迅速に行ってくれるので、導入を検討するのも良いでしょう。
消込を行う上で気を付ける点
消込業務を誤ってしまうと、会社に様々な損害を及ぼす可能性があります。それらを予防するためにも、消込業務で起こりやすい間違いの主な原因もご紹介します。
消込の失敗が孕むリスク
消込が正確に行われない場合、取引先に対して二重請求をしてしまう恐れがあります。その結果として、取引先の信用を失う場合もあるので注意が必要です。
また期日までに支払われていなかった売掛金をしばらく放置してしまう事も、消込業務の失敗により起こりえます。期日までに支払われない売掛金が嵩んでいくと、資金不足に陥ってしまう恐れがあります。
こういったリスクが消込の失敗にはあるので、健全な経営の為にも、消込業務は正確かつ迅速に行う必要があります。
消込でよくある間違い
消込で起こりやすい間違いの1つに請求額と入金額の不一致があります。これは、振込手数料が引かれてしまったり、買掛金と相殺した金額が振り込まれた場合に、起こってしまう可能性があります。
また似たような名前の会社があったり同姓同名の取引相手が居たりする場合に、名称や名前を読み間違いしてしまうミスも起こる可能性があります。
他にも複数の取引先がある場合に、入金済みの請求書をそのまま放置してしまう事にも注意しましょう。二重請求をしてしまい、信用を失ってしまう様なケースもあります。
まとめ：経理の消込は効率化してミスをなくそう
これまでの内容で、経理の消込業務は正確さや意外と労力が必要だという事がお分かりいただけたと思います。特に取引件数が多い会社での消込業務は、ミスが起こりやすく、延いては会社の信用問題に繋がるリスクがあります。
そこで本記事で紹介した、注文単位で消込を行うや業務の自動化をするなどの施策を導入することでミスを減らし、効率よく消込業務を行うことができます。是非参考にしてみてください！
