資料のご案内！
手間のかかる請求書業務を効率化して、どうにか負担を減らしたいと思っている担当者も多いのではないでしょうか。
時間がかかってしまう請求書業務には、悩みの種が尽きません。
そこでおすすめしたいのが、請求書代行サービスです。請求書代行サービスを利用することで、多くの問題を解決することができます。
代行サービスの内容や選び方のポイントを知りたい方は、是非この記事を参考にしてください。
請求代行サービスとは？どんな内容を委託できるのか？
請求代行サービスとは、請求業務に関わる煩雑な事務作業を代行してくれるサービスのことです。
請求業務には手間のかかる工程がいくつもあります。ここでは、どのような内容の代行サービスがあるのか見ていきましょう。
請求書業務の一部または全部を代行するサービス
請求代行サービスには、代行する会社によって、様々な内容のサービスがあります。
請求書の発行と送付までを代行するサービスから、売掛金の回収までのすべての請求書業務を代行するサービスもあるのです。
現在では、大企業ばかりでなく、中小企業まで多くの企業が代行サービスを利用しています。
効率化するために、どのようなサービスがどこまで必要かは、それぞれの企業によって異なるでしょう。そのため、自社にとって1番良い選択をすることが重要です。
代行サービスの内容・主なものを紹介
請求書業務は月初めや月末に業務が集中してしまうことが多く、時間もかかることから負担に思っている担当者も多いのではないでしょうか。
ここでは、煩わしい請求書業務をなくすための、具体的な代行サービスの内容について紹介します。
1．請求書を発行し送付するまでの作業の代行
請求金額を確定させるための売上データを代行会社に渡して、請求書の発行から送付までを代行してもらうサービスです。
送付方法は郵送だけでなく、メール・FAXでの送付、WEBからダウンロード等、柔軟に対応してくれる代行会社もあるので確認しましょう。
発行から送付までは最も時間のかかる作業ではないでしょうか。
請求書を印刷して捺印、取引先ごとに折り込みして封入。請求書の枚数によっては重さを量って切手を貼る等、やらなければならないことが山のようにあります。
2．請求書の発行から入金の確認や消込業務までの代行
請求書の発行後には、請求した金額が取引先から入金されているかを確認しなければなりません。
また、入金を確認したら、売掛金と実際の入金金額を照合して、入金消込をします。
請求書の発行から、入金消込までの作業を代行できるサービスもあります。
入金・消込業務は、意外と手間のかかる作業です。
手数料を差し引いて入金する会社もあるので、取引先が必ず請求金額とまったく同じ金額で入金してくれるとは限りません。
ほかにも請求先名と振込名義が異なる等、照合に時間がかかる場合があります。
3．与信の管理・審査業務や売掛金回収まで代行するサービスも
与信の管理・審査は重要な業務です。なぜなら、取引先に支払い能力がなく売掛金を回収できない場合は、経営に悪影響を及ぼす可能性があるからです。
しかし、支払い能力があるかの見極めは難しく、東京商工リサーチ等を利用して調べるのも手間がかかります。
難しい与信の管理・審査は、代行サービスを利用してプロに任せてみてはどうでしょうか。
また、入金の確認ができない場合は、売掛金を回収するために取引先に督促までしてくれる代行サービスもあります。
料金体系の主なものは「月々定額」と「1通単位」の2種類
料金体系は代行会社によって様々ですが、主に「月々定額」と「1通単位」の2種類があります。
「月々定額」は、毎月同じくらいの請求書業務があり、その量が1通単位で計算したときよりもコストがかからない場合に選ぶと良いでしょう。
反対に「1通単位」は、請求書業務が不定期だったり、量が少なかったりと「月々定額」の料金を支払うほどではない場合におすすめです。
いずれにしても、自社にあった料金体系を見極めることが重要です。
請求代行サービスを利用して得られるメリット
ミスの頻発しやすい請求書業務の状況を改善できる
煩雑な請求書業務においては、気を付けていてもミスをする可能性は高くなってしまいます。
取引先から請求書に関する問い合わせの電話がかかってくることも少なくありません。
問い合わせ内容の確認や折り返しの電話、請求書の再発行と、本来なら必要のない時間を割くことになるだけでなく、取引先の貴重な時間まで取らせてしまうことになりかねません。
代行サービスを利用してミスを減らすことができれば、自社だけでなく、取引先の業務状況の改善にも繋がるのではないでしょうか。
請求書業務の負担軽減により業務の効率化が図れる
請求書業務は効率化を図るのが難しい業務です。
手作業による請求書の送付は、いくら時間短縮に努めても限界があります。与信審査にかかる時間も変えられないでしょう。
取引先が増えれば、請求書業務にかかる負担も増え続けていくので、今以上にほかの業務を圧迫するかもしれません。
請求書の発行から売掛金の回収まで、すべてを代行サービスに任せれば、負担は大幅に軽減され、業務の効率化を図ることが可能になります。
本質的な業務に集中できるので生産性が高まる
規模の小さな会社によっては、営業の社員が請求書業務の一部を担っているケースがあります。
請求書に関する問い合わせは、案件を受注した営業担当がすべて対応したり、入金されていない場合は営業担当が督促したりと、大きな負担になっていることもあるでしょう。
このような請求業務から解放されれば、より主業務である営業活動に集中できるようになります。
ひいては、パフォーマンスの向上による業績アップにも繋がるのではないでしょうか。
後払い決済という選択ができることで販路が拡大する
後払い決済とは、お客様が商品を受け取った後に代金を支払うことです。もちろん、企業間取引における「掛け払い」も後払いのひとつです。
代行会社のなかには、支払い方法が銀行振込だけでなく、コンビニ決済、郵便局決済、決済アプリ等多くの決済手段を提供しているところもあります。
決済方法に多くの選択肢があることで、個人事業主や少額の購入者まで販路を拡大できます。
また、事前に与信審査もしてもらえるので、安心して新規取引先の開拓に取り組めるようになるでしょう。
売掛金回収まで委託すれば未回収リスクが低減できる
残念ながら、「取引先から入金がない…」というケースが発生する可能性があります。入金忘れや請求書が届いていない等、すぐに対応してもらえることが原因であれば問題ありません。
しかし、なかには連絡がつかなかったり、督促しても入金されなかったりするケースもあり、担当者の精神的負担が大きくなります。
また、督促に関する経験やノウハウを持っていない会社も多いでしょう。
督促業務は法的にも正しく進めていかなければなりません。
請求代行サービスを利用することで未回収のリスクを減らしましょう。
未回収100％保証を利用すればキャッシュフローの改善に
請求代行サービスのなかには、未回収を100％保証してくれるものがあります。
つまり、取引先が倒産したり、未払いの状態が続いたりして売掛金の回収ができなくなった場合でも、代行会社が負担するので、未回収の全額が自社に入金されるのです。
このサービスを利用すれば、未回収のリスクがなくなるので、キャッシュフォローに悪影響を及ぼす可能性がなくなります。
また、資金繰りの予測を立てやすくなることによって、キャッシュフローの安定化を図ることができます。
請求代行サービスの利用で生じるデメリット
継続的なコストが発生・委託内容によっては高額に
請求代行サービスの利用をはじめると、想定以上に継続的なコストがかかってしまう可能性も。
だからといって、すぐに利用をやめてしまうことはできません。
取引先に説明をして、請求方法が変わった後にさらに変更するとなると、取引先との信頼関係にも関わるからです。
また、代行会社によっては、初期費用・月額利用料が無料で手数料のみという料金プランもあります。
手数料は取引額によって変動するので、思いのほか高額になる可能性もあるので注意が必要です。
導入時に請求書業務フローの再構築が必要
これまでのやり方を廃止して、1から新しくルールを作るのは大変な作業です。
そして、新しいルールを全社員で共有し、業務の流れをちゃんと理解しなければ、スムーズに切り替えることはできないのです。
請求書業務にたずさわる社員は、新しいシステムを利用する必要があるかもしれません。
しかし、新しくやることに対してアレルギーを持つ社員もいるでしょう。
慣れるまでは、効率化を求めて導入したのに、思った以上に時間がかかってしまう可能性も考えられます。
自社に請求書業務のノウハウが蓄積できなくなる
請求代行サービスを利用すると、効率化が進み負担を減らすことができます。
しかし、その結果、請求書業務ができる社員がいなくなるので、自社にノウハウが蓄積できなくなります。
将来、代行サービスの利用をやめて自社で請求書業務を行う可能性がある場合は、注意が必要でしょう。
また、売掛金の回収や未回収100％保証の代行サービスを利用していると、取引先の支払いが円滑かどうかを確認しないまま取引を続けてしまう危険もあります。
請求書代行サービスの選び方・ポイントは5つ
自社の業務内容や形態に合致しているか
請求書の発行業務は、すべての請求代行サービスで利用することができます。
しかし、自社の業務内容や形態と、代行会社のサービス内容が必ずしもマッチするとは限りません。
例えば、請求書の発行を月2回しなければならない場合は、請求書の発行を月1回としている代行会社ではなく、柔軟に対応してもらえる代行会社を選ぶ必要があります。
サービスの詳細は、代行会社によって異なりますので、自社の業務内容に合致しているか確認しましょう。
どの範囲まで代行できるか・内容に制限はあるか
代行してもらう請求書業務が一部か全部かによって選ぶサービスは変わってきます。
また、はじめは請求書の発行のみで十分だと思っていても、後からすべて代行してもらいたいと方針が変わる可能性もあるので、将来を視野に入れた検討が必要です。
代行サービスによっては、取引先1社あたりで利用限度額を設けていたり、信用力の低い企業は利用限度額が低くなったりと制限があります。
取引に支障をきたすことがないように、どのような制限があるのか十分に確認しましょう。
システムの連携は可能か
自社の基幹システムや請求業務システムと代行会社のシステムを連携させることで売上データを取り込み、請求書を発行します。
自社システムと代行会社のシステムを直接API連携して取り込む方法や、自社システムからダウンロードしたCSVデータをインポートして取り込む方法があります。
特にAPI連携は両方のシステムをつなぐので、手間が少ないです。
また、顧客管理システムや会計システムと連携可能なサービスもありますので、システム連携に柔軟な代行サービスを選ぶのも良いでしょう。
自社の請求書業務の流れに合った利用ができるか
自社で決まった請求書業務の流れがある場合は、代行サービスに自社のワークフローを組み込むことができるか確認しなければなりません。
例えば、請求書を発行する前に営業担当者に請求内容に間違いがないか確認したり、役職者等数名の承認が必要だったりと、ワークフローがある会社も多いでしょう。
代行会社によっては、確認や承認をした後に請求書の発行ができるようにする機能もあるので、自社の流れに合った利用ができるか確認してみましょう。
月々の定額制か1通ごとの単価制か
料金体系は代行会社によって異なりますので、1カ月にかかる費用総額を比較する必要があります。
自社の請求書業務の内容や代行してほしいサービスを伝えて、代行会社に見積もりを取りましょう。
費用総額を比較することで、「月々定額制」と「1通ごとの単価制」のどちらが良いのか、または、別の料金プランが良いのかを見極めることができます。
自社に適した料金プランを選んでコストを抑えましょう。
【受領側】「納品書・請求書クラウドサービス」という選択肢もある
これまで、「請求書を発行する側」について述べてきましたが、「請求書を受け取る側」にも多くの課題があります。ここでは「受領側」の課題が解決できる「納品書・請求書クラウドサービス」について紹介します。
納品書・請求書クラウドサービス「oneplat」が解決できる課題
請求書の「受領側」には主に次の5つの課題があります。
- 納品情報の入力作業に時間がかかる
- 納品書と請求書の突合作業が大変
- 膨大な量の請求書を会計システムに仕訳入力するのに時間がかかる
- 紙の業務が多く、リモートワークが進まない
- 納品書・請求書の紙の管理が大変
納品書・請求書クラウドサービス「oneplat」は、これらの課題をすべて解決できます。
突合作業で過剰請求が発覚して取引先に連絡する等の手間からも解放されるのです。
oneplatでの請求書業務の流れ
購入者（受領側）と販売者（発行側）の請求書業務は次の流れで行います。
- 購入者がoneplatに販売者を登録する
- 販売者がoneplatに納品データを登録する
- 購入者が納品データを確認してoneplatで承認する
- 販売者がoneplatで請求書を発行する
- 購入者が受け取った請求書をoneplatで承認する
データは、会計システムや販売管理システムと連携して自動取り込みできますので、仕訳入力は不要です。
oneplatを利用するメリット
oneplatで一元管理すれば、すべての納品書・請求書をペーパーレス化して業務コストを削減することができます。
また、納品情報の入力作業や会計システムへの仕訳入力がなくなるので大幅な作業時間の削減が見込めます。
oneplatは運用とセキュリティに優れたシステムでリモートワークに最適です。
oneplatは「受領側」のサービスですが、納品書・請求書の作成費用を削減できたり、請求内容の間違いがなくなったりと「発行側」にもメリットがあります。
【まとめ】請求書代行サービスやクラウドサービスを導入して業務効率化を目指そう
請求書代行サービスを利用することで、請求書の発行から売掛金回収までにかかる作業時間や、未回収リスクにかかる精神的負担を大幅に減らすことができます。
その結果、本来の業務に集中することで、新規取引先の拡大や業績アップも見込めるので、利用価値のあるサービスと言えるのではないでしょうか。
また、受け取った請求書の処理も「納品書・請求書クラウドサービス」を利用すれば、大幅に作業時間を削減できます。
請求書を「発行する側」と「受領する側」の両方の視点から、自社にとって最適なサービスを導入して業務の効率化を目指しましょう。
