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明細書を発行する際には、何を記載すべきか形式やルールが分からないことも多いため、明細書テンプレートを探す人が多いのではないでしょうか。明細書テンプレートは必要な項目を埋めるだけで簡単に明細書が作成できるため、初めて明細書を作成する人でも安心して利用できます。
また、明細書テンプレートはネット上で無料配布されていることが多いため、気軽に入手できる点もメリットです。「明細書を急いで作る必要がある」「何を書けば良いのかわからない」と困っているときは、明細書テンプレートを探してみましょう。
また、経理を担当している場合やより効率的に業務を進めたい場合は、本格的な有料ツールを導入するのもおすすめです。
当記事では、明細書テンプレートについて詳細を解説していきます。あわせて無料テンプレートや有料ツール導入のメリットも紹介していくので、業務に積極的に活用してみてください。
明細書テンプレートとは？
明細書テンプレートとは、明細書としてしっかりとした形式をなすために、必要な項目が既に書かれているものを指します。場合によってはテンプレートではなく、「フォーマット」や「雛形」と呼ばれることもあります。
実際のところ明細書に記載すべき項目に決まりはないのですが、お互いに内容がわかりやすいよう、最低限記載する項目があります。そういった項目が既に書かれているため、明細書テンプレートを活用すれば、発行業務に慣れていない人でも簡単に明細書が作れる利点があります。
シンプルな明細書テンプレート
明細書テンプレートと一口に言っても、その種類はデザインやあらかじめ記載されている項目によって異なります。ここでは、シンプルな見た目でわかりやすい明細書テンプレートを紹介します。
シンプルな明細書テンプレートの場合は、例としては次のような項目が主に記載されています。
・宛先（支払先）
・発行年月日
・発行元
・支払額の合計
・支払額の内訳
最重要事項のみの記載であることから、内容は誰でも把握しやすくなっています。また、デザインもシンプルなので、基本的にはどのようなビジネスシーンにも活用できるのがポイントです。
明細書テンプレートを利用したいものの、そこまで詳細を書く必要はなく、最低限の項目のみで良いとき、あまりにデザイン性のあるものだとTPO的にふさわしくないとき等は、このようにシンプルな明細書テンプレートの利用が適しています。
横分割型のテンプレート
横分割型のテンプレートでは、横で分割したタイプの明細書が作成できます。給与明細やクレジットカード明細等様々なシーンで活用できるため、自社や先方の要望にあわせて横型が良いときは横のテンプレートを使用するようにしましょう。
縦分割型のテンプレート
シンプルな明細書テンプレートには、縦分割型のものもあります。縦型の場合は、明細（内訳）の部分が比較的見やすい記載になるため、様々なシーンにおいて活用されるようになっています。
詳細な明細書テンプレート
より詳細の明細書テンプレートを活用したいときは、シンプルな明細書テンプレートではなくより詳細の項目が記載されたものを選ぶと良いでしょう。
明細部分に控除や値引き、何らかの備考部分が必要なときは、詳細の明細書テンプレートが役立ちます。より細かく内訳が記載されていたほうが、どのようなかたちで取引があったのかを双方で把握できるため、ビジネスを行ううえで信頼に繋がります。
詳細部分まで記載しておきたいとき、先方の要望で記載してほしい項目等が多いときは、より細かく記載可能な明細書テンプレートを探してみましょう。
横分割型のテンプレート
シンプルなものだけでなく、詳細の明細書テンプレートにも、横分割タイプはあります。そのため横分割が良いのか縦分割が良いのかは、使いやすいほうやお互いに合意したほう等を活用するようにしましょう。取引内容によっては横分割のほうが見やすいというパターンもあります。
縦分割型のテンプレート
横分割ではなく縦分割で詳細が書かれた明細書を発行したいときは、縦分割型のテンプレートを活用するようにしましょう。縦分割タイプならシンプルな明細書と同様に、多くの項目が書かれていても全体を把握しやすいメリットがあります。
有料の会計・財務クラウドサービスを利用するメリット
明細書テンプレートは、様々なサイトやWEBサービス内で無料ダウンロードすることが可能です。しかし企業において明細書発行等の会計・財務業務の効率化を図るなら、有料ツールを導入することをおすすめします。
特に近年は、クラウドタイプのITツールの導入が急速に広まっています。また、会計・財務関連のツールにもクラウドサービス・クラウド型アプリケーションは様々あり、明細書をスムーズに発行できるものも多いです。さらに明細書テンプレートの数も豊富なため、逐一ネット上から欲しいテンプレートを探してくる必要もありません。
何よりクラウドサービスの場合は、オンラインで業務に従事できる特徴があります。そのため、ほかサービスと連携したり、テレワーク環境でも問題なく利用できたりするメリットがあります。
・システム内で会計・財務データを一元管理できる
・クラウドのため、リモートワークにも対応可能
次項からは、これらのポイントについて詳細を解説していきます。
システム内で会計・財務データを一元管理できる
有料の会計・財務クラウドサービスの場合は、システム内で会計・財務データを一元管理でき、業務効率化に繋がる利点があります。
同じシステムの中で、取り扱っている会計・財務データをまとめて管理できるため、必要に応じて別ソフトを立ち上げたり、ほかのデータを確認したりする必要はありません。このようなタイムロスや二度手間が意外と業務効率を下げるポイントになっているため、業務効率化を検討する企業にとっては重視すべき利点です。
例えば明細書テンプレートを無料ダウンロードして、会計データを確認しながらWordやExcel等でテンプレートをもとに明細書を発行するのでは、明細書発行までに何工程も必要になります。
しかしクラウドサービスのシステム内ですべてが完結するなら、登録されている会計・財務データから、そのまま明細書をほぼオートメーションで作成できるため、業務効率化に繋がるのは間違いないでしょう。
このように会計・財務に関わる業務をワンストップで行えるのが、有料ツールが持つ大きなメリットになります。
クラウドのため、リモートワークにも対応可能
上でも触れたように、クラウドサービスならリモートワーク環境でも、問題なく会計・財務業務が行えるのが利点になります。
これまでクラウドサービスが普及するまでは、会計・財務部門のリモート化は難しいとされてきました。しかし、近年はコロナ禍の影響も相まって、クラウドサービスを導入することで会計・財務部門のリモート化を進める企業が増加傾向にあります。
もちろんクラウドサービスは、情報漏洩等が起こらないよう、セキュリティ水準もかなり高くなっています。アクセス制限や管理者の設定等、様々なセキュリティ対策が可能なので、クラウド移行による情報漏洩等の心配も最小限に抑えられます。
このため明細書発行業務を含めた会計・財務業務の効率化を図るなら、リモートワークへの対応も含めて、有料ツールの導入は積極的に検討すべきといえるでしょう。
まとめ：会計・財務業務効率化システムで業務を効率化しよう
明細書テンプレートの利用は、明細書発行の業務をスムーズに行ううえで重要な役割を果たすものです。したがって「明細書の形式がよくわからない」と困った際には、まず明細書テンプレートを探して効率化を図るのが望ましいでしょう。
ただ、企業規模で会計・財務業務を全般的に効率化していくなら、やはり検討したいのが有料ツールを取り入れることです。特にクラウドサービスならリモートワークにも対応できるため、メリットは大きいです。有料ツール導入も検討しつつ、会計・財務業務の効率化を適切なかたちで進めていきましょう。
