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あなたは今、契約書管理台帳はなぜ必要なのかと考えていませんか？本記事ではそんな方のために契約書管理台帳について詳しく解説をしています。作るときのポイントや簡単に管理する方法もご紹介していますので、契約書管理について詳しく知りたいという方は是非最後までお読みください。
契約書管理台帳を作る理由は？
そもそも契約書管理台帳とは、契約締結後も適切に管理する必要がある契約書を探しやすいように纏めたものを言います。
ここではそんな契約書管理台帳をなぜ作るのかを解説します。
リスク回避
契約書管理台帳を作る理由のひとつはリスクを回避するためです。
契約書は業務の遂行やリスク管理を行うのに欠かせない重要書類であるため、その管理はしっかりと行われていなければなりません。
契約書には契約の際のさまざまな条件が記載されており、それに基づいて取引が行われます。取引先と契約後に問題が起きた際、契約書の取り決めを遵守していた場合は、正当な判断をしてもらうための重要な証拠になります。
しかし、契約書管理がしっかりできておらず、問題が起きた時にすぐに契約書を確認できない場合は、自社が不利益を被るといったリスクが生じる可能性があります。また、契約書管理がうまく機能していないと契約書の紛失や、情報漏洩、契約書の改竄といった問題が起きる危険性があります。
業務の効率アップ
契約書管理台帳を作るもうひとつの理由は、業務効率化にあります。契約書のフォーマットや内容は取引先ごとに異なり、その媒体も紙やPDFファイル、電子契約等、さまざまな形式があります。
契約数が多くこれらが混在してしまっている場合は、保管の仕方が統一されていないと、過去の契約の確認に時間が掛かってしまいます。そんな中、契約書管理台帳があれば名前や日付といったキーワードを入力するだけですぐに見つけることができるため、探すという手間が要らなくなります。
契約書管理台帳を作るときのポイント
契約書管理台帳を作る理由について理解していただけたと思います。
では、ここからは実際に契約書管理台帳を作るときに何に気を付ければ良いのかというポイントをご紹介していきます。
契約書の種類を分類する
前述したように契約書のフォーマットやその内容は取引先ごとに異なり、その媒体も紙やPDFファイル、電子契約等、さまざまな形式があります。その中には契約の期限が近くなっているといったものもあります。
契約書管理台帳を作成する際は、そういった内容のものを細かく分け、必要な時に時間をかけることなく取り出せるようにしなければなりません。
契約書管理の規程を作成する
契約書管理のルールが曖昧な場合は、担当者によって作業の仕方に違いが生じてしまうため、できる限り具体的な規定を作ることが求められます。一方で、細かすぎるルールも、融通が利かないため運用を難しくし、担当者を困らせてしまう原因になります。
そのため、規定を作る際は実際に作業を行いながら運用に支障をきたさない範囲で具体化したものを作るようにしましょう。また、法改正や技術の変化等に合わせて定期的に既定の見直しを行い、実務に即した規定を作ることが重要です。
契約書管理権限を定めておく
契約書管理台帳を作る際には契約書に関する規定だけでなく、契約書管理を行う組織や担当者の権限についても決めておきましょう。
契約書管理において、誰がどの契約書管理台帳を更新し、誰が確認して、最終的に誰が責任を負うのか等を明確にルール化し、それを文書化して残すことで問題があった時にすぐに対応することができます。
契約書管理台帳に記載するべき項目
最後に契約書管理台帳を作るときに記載するべき項目をご紹介します。
・作成日
・契約書の種類
・概要
・公開範囲
・作成部署
・作成者
・管理担当部門
・契約終了日（自動更新か終了か）
・保管期間
・保管期間満了時の措置
・保存媒体
・保存場所
・備考
上記の項目は、契約書を管理するに当たって最低限の重要な項目なのでしっかりと記載するようにしておきましょう。もし、この中でも重要な項目は色をつけたり事前に説明を行う等して記入後に確認を取ると良いでしょう。
例えば、契約終了日はしっかりと記載しておかないと把握漏れをしてしまい問題へと発展してしまう可能性があるため、その契約の期限と、その契約が期限が来たら自動更新なのか終了なのかはちゃんと入れておく必要があります。
保存場所についても間違いがあると確認が遅れ、業務に支障をきたす原因となる可能性があるため、ちゃんと保存場所があっているか定期的に確認を取りましょう。また、企業によってはほかにも必要な項目がある場合があるので、契約書管理台帳を作る際にはしっかりと確認をとるようにしましょう。
契約書管理台帳を簡単に管理する方法
ここまでは、契約書管理台帳を作るときのポイントをご紹介してきました。
しかし、これらすべてを行うのは中々に大変だと思います。
そこで、ここからはそういった面倒な工程を担ってくれるツールをご紹介します。
エクセルを使う
まず一つ目は、エクセルです。
エクセルは、Microsoft（マイクロソフト）社が開発、販売している「表計算ソフト」です。現在、ビジネスの世界でもよく使われているソフトのひとつなので聞いたことがある人も多いと思います。
エクセルはカスタムの自由度が高く、フォーマットの設定や、項目の追加、削除や編集が簡単に行うことができ、一度設定してしまえば誰でもそのフォーマットを使うことができるため、簡単に契約書管理台帳の運用ができます。もっと詳しく知りたいという方は、契約書管理をエクセルで行う方法について詳しく書いた記事も上げているので合わせて読んでみてください。
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契約書管理ツールを使う
次に契約書管理ツールです。
契約書管理システムとは、契約書の一元化管理を行い、契約書作成や進捗管理機能、検索機能、更新期限通知機能等を備えたシステムです。契約書管理ツールを使えば、契約書管理台帳を作るときのポイントであげた契約書の種類の分類や、契約書管理権限の付与、契約書管理台帳に記載するべき項の設定を自動、あるいは簡単に行うことができます。
そのため、業務の効率化が期待されるという大きなメリットがあります。こちらも、契約書管理を契約書管理ツールで行う方法について詳しく解説してる記事を上げているので合わせて読んでみてください。
＊内部リンクとしてURLをご記載ください
まとめ：契約書管理台帳は作成必須
今回は契約書管理台帳を作る理由や契約書管理台帳を作るときのポイント、契約書管理台帳を簡単に管理する方法をご紹介しました。
契約書管理台帳は業務の遂行や、リスク管理を行うのに欠かせない重要書類である契約書を管理するために必須とも言えるものです。契約書管理台帳をまだ作成していない方は、本記事を参考にすぐにでも作成することをおすすめします。
もし、その際にペーパーレスで契約書管理台帳を作りたいという方はエクセルで契約書を管理する方法を纏めた記事や、契約書管理ツールで契約書を管理する方法をまとめた記事も上げているので是非参考にしてみてください。
