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あなたは今「会計システムとはどういうものなんだろう？」と考えていませんか。本記事ではそんな方のために会計システムについて解説します。
種類や機能についてはもちろん、メリットや選ぶポイントもご紹介していますので、会計システムについて詳しく知りたいという方は是非最後までお読みください。
会計システムとは？
会計システムは、企業の財務会計や管理会計等の会計業務をシステム化したもので、帳票等の作成作業、帳票の連携等を行えるようにしたものです。
基本的に財務諸表を作成する機能は、どの会計システムでも持っていますが、システムによってさらに管理できる領域が分かれています。
会計システムの種類と機能
では、会計システムにどんな種類と機能があるのか一つずつ解説していきます。
財務会計システム
財務会計システムは、会計システムの中で最も基本的な機能です。
伝票の入力や、仕訳帳、総勘定元帳、補助元帳等会計帳簿の作成、試算表や財務諸表伝票入力機能があります。また、入力データからの帳簿や決算書の自動作成や伝票入力機能で入力したデータを基に、各種伝票や帳簿を作成、あるいはさらにそれを集計・分析したものを見やすいフォーマットで印刷する帳票出力機能もあります。
財務会計システムを企業全体で統一することで、支店や店舗等で入力したデータを本部でまとめて集計・管理することも可能です。
管理会計システム
財務会計が外部向けの業績報告であるのに対し、管理会計は自社の経営をより良くするための会計です。
社内向けの帳票作成機能があり、財務会計のデータを事業別、部門別、プロジェクト別に分けて、様々な観点から分析を行います。予算管理やプロジェクト管理、セグメント管理等、事業や部門に分けてデータをまとめて資料化できるため、予算を細かく管理したり、正確なシミュレーションをもとにした適切な意思決定を行うことが可能です。
支払管理システム
支払管理システムは、買掛金の支払いや、未払金等の債務情報や売掛金、入金等の債権情報を集計し、一元管理してくれるシステムです。
システムが支払予定日や債務残高等を把握し、債務の支払い処理や債権の入金確認を行ってくれるため、企業の資金の流れが把握しやすくなります。キャッシュフローの改善に役立つでしょう。
また、財務会計システムや管理会計システムと連携することで、債務や債権の計上や仕訳処理等も行えます。
会計システムの4つのメリット
これまで会計システムについて解説してきました。
しかし、具体的にどんなメリットがあるのかを知りたいという方のために、ここからは会計システムのメリットを4つご紹介します。
経理業務が効率化できる
経理業務は、毎日発生する仕訳や取引を入力する作業が必要です。
会計システムを導入すれば、入力補助機能がついているため、エクセルに入力するのに比べて処理スピードの向上が期待できます。
外部ファイルや販売管理システム等、外部システムから取引データを取り込んで自動的に起票させることもできるため、業務の効率化も行えます。
また、会計システムの基本的な操作は簡単なため、専門的な知識を持った人しかできなかった業務をほかの人に任せられるメリットもあります。
ミスの軽減
従来の業務では、手作業や手入力だったため、少なからず人為的なミスがありました。
しかし、会計システムを使えば一部の処理を自動で行ってくれるため人為的なミスが減り、
人間が入力する場合でも残高が合わないデータが入力されると警告が出ます。そのため、入力ミスや二重計上、残高の不一致等のミスを防ぐことができます。
また、その上でミスが起きた場合でも該当箇所をすぐに特定できたり、入力したデータに不備があった場合は、元データを修正することで関連する帳票やグラフに反映されます。そのため、作業の負担を大幅に軽減できます。
制度変更に対応できる
基本的に会計システムは、税率や税制の変更があったときにはアップデートされるため、制度の変更による影響をあまり受けません。
そのため、税制改正について詳細に調べるという業務を行うことなく、段階的な税率の変更や、急な税制の変更にも迅速に対応することができます。
経営状況をリアルタイムに把握
最後に、経営状況をリアルタイムに把握できるというメリットもあります。
会計システムを導入することにより、常に最新のデータを把握できるためリアルタイムで財務分析や経営管理が実施することが可能です。また、必要な時にすぐに事業部別損益計算書や損益分岐点分析の実行を行うことができるため、状況に即した経営判断を下すことが可能です。
業務の効率化やミスの軽減、制度変更に対する柔軟な対応等、どれも有り難いありがたいメリットばかりです。次の章では、会計システムを導入する際に意識すべきポイントをご紹介します。
会計システムを選ぶときの３つのポイント
会計システムのメリットについてご理解いただけたと思います。
ここからは会計システムを選ぶときのポイントを3つご紹介します。
自社の目的にあった機能があるか
会計システムを選ぶ際に一番大事なポイントは「自社の目的にあった機能があるか」です。会計システムの種類と機能で解説したように、会計システムは種類ごとに使える機能が違います。
そのため、会計事務の効率向上を考えているなら、仕訳入力と帳票・伝票入力。
また、経営判断を行うためのデータ分析を行いたいのであれば、分析機能とレポーティングと、目的と必要機能を明確にしてから会計システムを選びましょう。
拡張性やほかのサービスとの連携ができるか
企業の成長や業務や体制の変更により、会計システムにさらに高度な機能が必要になる可能性があります。
もし機能が拡張できなければ、システムを乗り換える必要があるため、将来どうなるかを予測しながらサービスを選びましょう。
また、既に利用していたりこれから利用する予定のシステムとの連携が可能かも確かめておきましょう。
サポートが充実しているか
サポート体制やマニュアルが充実しているかも会計システムを選ぶときの重要なポイントです。導入して間もないころは疑問点が多くサポートを必要とします。万が一、サポートを受けられなければ、業務が止まってしまう可能性も考えられます。
そのため「土日でもサポートしてもらえるか」「質問に対してすぐにレスポンスを返してくれそうか」等、サポートに関して気になることは事前に確認しておきましょう。
まとめ：会計システムで効率化を図ろう
今回は会計システムの種類や機能、そしてメリットや選ぶときのポイントをご紹介しました。
これを読んで下さった方の中には、会計についての課題を抱えているという方もいらっしゃると思います。そんな方は是非、この記事を参考に会計システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
その際には、目的や必要な機能等、自社にあった会計システムを選んでくださいね。
