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残業時間に上限が設けられたこともあり「残業削減」は、多くの企業にとって早急に取り組むべき課題となりました。
今回の記事では、残業削減の進め方や、様々な残業の要因とその解決策について解説します。是非参考にしてください。
今、企業が残業削減を推進すべき理由に「時間外労働の上限規制」がある
「時間外労働の上限規制」とは？ その目的と規制内容を押さえよう
「時間外労働の上限規制」とは、働き方改革を推進していく中で、長時間労働を是正するために導入された法律です（大企業は2019年4月、中小企業は2020年4月から施行）。その目的として、ワーク・ライフ・バランスの改善や、女性や高齢者の労働参加率の向上等が挙げられます。
これまでは罰則による強制力がありませんでしたが、今回の法改正により、次の規制内容に違反した場合は、罰則を科される恐れがあります。
- 時間外労働の上限は原則、月45時間・年360時間
- 特別な事業によって労使が合意する場合の上限
- 時間外労働が年に720時間以内
- 時間外労働と休日労働の合計が月に100時間未満
- 時間外労働と休日労働の合計の2か月平均～6か月平均まですべて1か月あたり80時間以内
- 時間外労働が45時間を超える月は、年に6か月まで
背景には日本の長時間労働の平均が先進国でも高い現状がある
「日本人は長時間働いている」というイメージが強いかと思いますが、厚生労働省の統計調査によると、年間の総実労働時間や長時間労働者の割合は緩やかに減少しています。
しかし、諸外国と比較すると、日本の労働時間の平均は先進国でも高い現状にあります。厚生労働省（2018年調べ）によると、日本の年間平均労働時間は1,706時間です。韓国やアメリカよりは低いですが、1,600時間を下回るイギリス・フランスや、1,400時間を下回るドイツと比べると高くなっています。
また、1週間の労働時間が49時間以上の労働者の割合は、日本（19.0％）、イギリス（11.5％）、フランス（10.1％）、ドイツ（8.1％）です。やはり、先進国の中では長時間労働の平均が高いと言えるでしょう。
参考：https://www.mhlw.go.jp/wp/hakusyo/karoushi/19/dl/19-1-1.pdf
残業削減を進めるメリットと注意点は？
主なメリットには「生産性向上」「コスト削減」「離職率低下」がある
残業削減を進めるメリットは、主に次の3つがあります。
- 生産性向上
今までは残業ありきでしていた作業も、就業時間内に終わらせる努力をするようになれば、効率化も進み、生産性が向上します。 - コスト削減
残業を削減できれば、人件費や残業時間にかかる光熱費等を削減できます。 - 離職率低下
長時間労働は従業員のモチベーションを低下させてしまいます。残業時間を削減できれば、従業員の満足度が上がり、離職率の低下に繋がります。
注意点は「ただ削減するだけの取り組みではメリットが得られない」こと
残業削減を進める際の注意点は、ただ削減するだけの取り組みではメリットが得られないことです。次のような取り組みをしている場合は注意しましょう。
- 「早く帰ろう」の掛け声だけの場合
仕事の状況にかかわらず、強制的に帰らせるようでは、従業員は「会社はコストを削減することにしか興味がないんだな」と感じてしまいます。そのため従業員のモチベーションの低下に繋がり、効率化も進みません。また残業しないで早く帰らせるだけでは、残った仕事を持ち帰ってサービス残業をしてしまうケースも多いです。サービス残業は違法となりますので注意しなければなりません。 - 仕事のスピードアップだけを促す場合
仕事量が変わらずにスピードアップだけを求められると、従業員は急いでやることに注力するので、アウトプットの質が低下します。
このように、ただ残業を削減するだけの取り組みでは限界があります。そのため、生産性の向上と両立できる残業の削減が必要です。
生産性を向上しつつ残業削減を進めるには？ フローを押さえよう
ここでは前述した「生産性を向上しつつ残業削減を進める」ためのフローを見ていきましょう。
step1．自社に残業が多い原因を調査する
まずは、自社における残業の原因を明確にすることが大切です。「業務に時間がかかり過ぎているから」「業務量が多いから」「残業代が欲しいから」「帰れない雰囲気だから」等、原因を把握して、それぞれに適した対策をしなければなりません。
step2．原因となっている内容を精査する
原因の中でも、業務に関するものは特に内容を精査すると良いでしょう。業務量が多い場合は、特定の従業員が業務を担当しすぎていたり、従業員の能力以上の業務量を任せられたりしているかもしれません。また、業務に時間がかかり過ぎている場合は、手作業等による非効率的な作業が多いことが考えられます。
step3．内容に見合った改善策を立てる
内容を精査したら、それに見合った改善策を立てましょう。例えば、業務内容を見直すと、人ではなく機械でもできるようなものもあります。このような場合は、サービスの導入によって改善できます。
中でも、手作業の多い納品書・請求書業務の効率化には「oneplat」がおすすめです。「oneplat」は、納品書・請求書の受け取りからデータ入力まで自動化が可能なサービスのため、入力作業がゼロになります。また、すべてデータで管理するのでペーパーレス化が可能になり、リモートワークの促進にも繋がります。
step4．改善策を自社の仕組みとして浸透させる
改善策を立てたら、自社の仕組みとして従業員に浸透させましょう。ただし、古い価値観を一掃して新しい仕組みを浸透させるためには胆力が必要です。前述した「oneplat」は、導入時や運用時に手厚いサポートを受けられます。改善策として何らかのサービスを利用する際は、失敗しないようにサポートが万全なサービスを選ぶことが大切です。
残業削減が進まない企業における5つの要因とは？
要因1．個人裁量によって時間外労働が行われている
個人裁量によって時間外労働が行われている場合は、残業代が欲しい従業員があえて残業するというケースもあるでしょう。また、1人で仕事を抱え込んでしまう従業員は、個人裁量に委ねると「自分で残業してやればいい」となり、残業時間が増えることが考えられます。
要因2．各従業員が担当する業務量が処理能力を上回っている
各従業員が担当する業務量が処理能力を上回っている場合は、残業を減らせません。各従業員の能力には差があり、処理スピードが異なります。例えば、Aさんが8時間でできる業務でも、Bさんは10時間かかってしまうとします。その場合は、Aさんを基準にしてBさんにその業務を任せると、毎日2時間の残業が必要です。
要因3．各従業員の勤務実態を正確につかめていない
各従業員の勤務実態を正確につかめていない場合も、残業削減が進まないでしょう。勤怠管理がおろそかになっている企業は、長時間労働が多くなる傾向にあります。どの社員がどれくらい残業しているかを把握できないので、対策を立てることもできず、残業し放題の状態と言えます。
要因4．担当業務が特定の従業員に偏る「属人化」が起こっている
担当業務が特定の従業員に偏る「属人化」が起こっている場合も、当人にしか業務内容がわからず、ほかの従業員に任せられないので、残業を減らせません。同じ部署にもかかわらず、忙しい従業員と暇な従業員がいるという状態はよく見られます。
要因5．「残業ありき」の風潮が社内にある
いまだに「残業ありき」の風潮が社内にある場合も、残業削減は難しいでしょう。
「上司が帰らないから帰れない」という状況は、多くの方が経験しているのではないでしょうか。また「残業＝がんばっている」と残業を評価する上司は、今もなお存在しています。
残業削減の推進案｜残業の要因に合った解決策とは？
要因1．個人裁量による残業過多⇒残業申請の制度を取り入れる
個人裁量による残業過多の場合は、解決策として残業申請の制度を取り入れましょう。残業申請の制度とは、残業を行う必要がある時に、事前に上司に残業申請をして承認を得た場合のみ残業が認められる制度です。
個人裁量の場合は、就業時間を終えた後にそのまま残業に突入してだらだら残業を続けてしまうこともあります。しかし、この制度を取り入れれば、就業時間の延長のように残業せず、本当にその残業が必要なのか考えるようになるでしょう。また、上司も残業の内容について把握できるので、不必要な残業の削減が可能です。
要因2．各従業員の業務量過多⇒「業務効率化」に取り組む
各従業員の業務量過多の場合は、解決策として「業務効率化」に取り組みましょう。
まずは各従業員の業務内容を把握して整理し、無駄をなくしたり、能力にあった業務量にしたりする必要があります。
また、ITツールやシステムを導入すると、いままで手作業でしていたことを自動化できて、驚くほど業務効率化が進むこともあるので、ITツール等の導入も検討してみましょう。
業務効率化についてさらに詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
>>業務効率化とは？ 進め方やアイデア、おすすめツールについて解説
要因3．勤務実態の不明瞭⇒勤怠管理システムを取り入れる
勤務実態が不明瞭な場合は、解決策として勤怠管理システムを取り入れましょう。
出勤簿やタイムカードでは、従業員の残業の合計時間は集計するまでわかりません。しかし、勤怠管理システムを取り入れれば、リアルタイムで集計が行われるので、その時点で誰がどれくらい残業しているのかを把握できます。
また、勤怠管理の担当者は、月の途中で各従業員の残業時間を確認して、残業時間の多い従業員には時間外労働の上限を超えないように注意を促すことも可能です。
要因4．属人化⇒マニュアル等「業務標準化」の手法を取り入れる
業務の属人化が起こっている場合は、解決策として「業務標準化」の手法を取り入れましょう。
属人化とは、特定の従業員が担当している業務において、当人しか内容を把握しておらず、ほかの従業員がその業務を代わりにできない状況を指します。属人化を解消して業務標準化を推進するためには、次の3つがポイントになります。
- ワークフローの可視化
- 各業務のマニュアル作成
- 評価・改善を継続して行う
従業員同士で業務内容を共有し、誰が見ても理解できるマニュアルを作成することが大切です。また、継続的に業務標準化が進んでいるかどうかの評価を行い、問題点があれば改善していきましょう。
要因5．社内の風潮⇒仕組み作りにより雰囲気を改善する
社内の風潮が要因の場合は、解決策として仕組み作りによって雰囲気を改善しましょう。
いくら「早く帰りましょう」と言われても、帰りづらい雰囲気の会社や、だらだらと残業することが普通になっている会社等は、社内の風潮が変わらない限り、残業は減らないでしょう。そのため「残業は2時間まで」や「ノー残業デー」等、強制力のある仕組みを作ることが、雰囲気の改善に効果的と言えます。
oneplatで業務効率化！ 残業削減を推進しよう
残業削減を推進していくためには、業務効率化に取り組むことが必要不可欠と言えます。中でも、効率化しやすい経理等の非生産部門において生産性の向上を図るなら「oneplat」がおすすめです。
oneplatは、納品書・請求書の受け取りからデータ入力まで自動化が可能なサービスで、次の作業を効率化できます。
- 取引先が納品データをoneplat上で入力するので、手入力作業が不要
- 受け取った納品データは承認したものだけをoneplatで変換して請求書を発行するので、請求書の突合作業が不要
- 請求書の承認（複数設定可）をoneplat上で行うので、承認フローの効率化が可能
- ペーパーレス化が可能になり、紙の整理や保存が不要
- 会計システムへの仕訳入力は、データ取り込みで自動化できるので、手入力作業が不要
このように、煩わしい納品書・請求書業務を効率化できれば、作業にかかる時間を大幅に削減できるので、残業削減に繋がります。
まとめ
今回の記事では、残業削減に取り組むべき理由やメリット、注意点について解説しました。残業削減にただ取り組むだけでは、十分なメリットは得られません。生産性を向上しつつ残業削減に取り組むことが大切です。
また、残業削減が進まない要因とその解決策を5つ紹介しましたので、自社の状況に当てはめて、自社に適した対策を行いましょう。
