エクセルで納品スケジュールを管理するメリット・デメリットを紹介

タスクをスムーズに進行させるためにも納期管理は必要不可欠です。管理方法はエクセルやスケジュール帳、カレンダー、アプリ、管理システム等様々あります。本記事では、納期管理の必要性から、わかりやすい管理のポイント、エクセルで管理する方法のメリットやデメリット等について紹介します。

納品スケジュールを管理するためのポイント

納品スケジュールの管理は、自社や取引先企業どちらにとっても欠かせません。管理が上手くできていれば作業もスムーズに進みます。ここでは納品スケジュールを上手く管理して、円滑に作業を進めるためのポイントを紹介します。

納期管理の必要性とは

納期を守ることは信用に繋がります。納期に間に合わなければ、取引先企業のスケジュールも組み直さなければいけません。そうすると作業が滞り、迷惑をかけてしまいます。このようなことが何度も続けば信用を失い、契約してもらえなくなることもあるでしょう。このような事態を避けるためにも納期管理は必要です。

また、無理なスケジュールで進行することを防ぐ役割もあります。納期管理を適切に行うことで、自社のキャパシティを把握できます。それにより、納品物の質の低下やミスを減らすことができるでしょう。

視覚的に管理する

まずは、納期の一元管理が大切です。一元管理とは情報をまとめて管理し、効率的に活用できる状態にすることを指します。これにより、納期をまとめて確認することができ、把握漏れを防ぐことが可能です。また、社内での共有がしやすくなります。

さらに、図表やカレンダー等を利用して視覚的に納期を確認できるようにすれば見逃しも減るでしょう。視覚的にわかりやすいと計画を立てやすく、スケジュール調整がしやすいというメリットもあります。

納品スケジュールはタイトにしない

納品スケジュールには余裕を持たせる必要があります。ギリギリ可能な日程で立ててしまうと、ミスやトラブルが起こったときに対応ができなくなることも。また、タイトなスケジュールであるために作業が忙しくなり、ミスを誘発したり、品質の低下を招いたりする危険もあります。

このような問題により、納期に間に合わなくなることも多発してしまうでしょう。それにより企業の信頼を失うことに繋がりかねません。納品スケジュールは数日の猶予を持たせて立てると良いでしょう。

エクセルで管理する5つのメリット

納期を管理する方法の一つとしてエクセルでの管理があります。誰もが一度は触ったことがあり、扱いやすいエクセル。そんなエクセル管理のメリットを5つ紹介します。

①導入時にコストがかからない

既に自社でMicrosoft Officeを導入している場合は、コストがかかりません。また、パソコンにエクセルが入っていなくても、WEB上で使用できる無料のMicrosoft Officeがあります。Microsoft社が無料のテンプレートを提供しているため、そちらを利用すれば管理表の作成も効率的に行えます。

②関数や条件付き書式が利用できる

エクセルでは関数や条件付き書式が利用できます。これにより、一つ一つ入力する手間が省け、効率的に納期を管理することが可能です。条件付き書式を利用して、指定したルールで色が変わるようにすれば、納品日の近いタスクが把握しやすくなります。関数や条件付き書式を利用する場合は、あらかじめ必要な項目や前提条件を明確にしておくとよいでしょう。

④テンプレートが充実している

エクセルで納期管理したいが、操作が苦手で管理表の作成に時間がかかってしまうという方もいるのではないでしょうか。しかし、エクセルは世界中で利用されているソフトのため、テンプレートも豊富に存在しています。

もちろん、納期管理用のテンプレートも用意されています。無料で利用できるものもあるため、利用目的に合ったテンプレートを自由に選択することができるでしょう。

⑤カスタマイズが簡単

エクセルは自由度が高いことも特徴の一つです。テンプレートでは必要な項目や設定が不十分という場合でも、自分で使いやすいようカスタマイズできます。

また、一から作るよりもテンプレートをカスタマイズすることで、自分に合った納期管理表を効率よく作成することができます。エクセルに使い慣れている方はこのような使い方も試してみると良いでしょう。

エクセルで管理する4つのデメリット

自由度が高く、誰もが利用しやすいエクセルですが、デメリットも存在します。ここでは4つのデメリットについて紹介していきます。

①スマホでは管理しにくい

エクセルはパソコンで利用しやすいよう環境が最適化されています。そのため、スマホのような縦画面では扱いにくいと言えるでしょう。スマホからの編集も可能ですが、画面が見づらく編集にも時間がかかってしまいストレスを感じてしまいます。

確認だけならまだ利用できますが、編集作業は難しいでしょう。スマホでの利用も考えている場合は、スマホでも最適化されているツールや、アプリとの連動が可能なシステムの利用がおすすめです。

②最新情報を見落としやすい

エクセルは扱いやすくカスタマイズがしやすいですが、共有が難しいです。部署内でエクセルを共有したいと考えたとき、メールで共有する方法があります。しかし、メールに添付してファイルをやり取りしていると、どのエクセルファイルが最新情報かわからなくなる恐れがあります。

これにより誤った納期スケジュールで認識してしまい、トラブルに発展してしまうことも。このようなミスを防ぐためにも、ファイル名に日付を記載したり、フォルダ自体を共有したり等、工夫が必要です。

③ファイル管理がしにくい

先ほど少し説明したように、最新ファイルがわかるようにファイル名に日付を入力する作業が発生します。これにより、更新するたびに大量のファイルが作成されます。そのため、ファイル自体の管理が煩雑になり効率が悪くなってしまうことも。頻繁に情報更新が必要な場合は、管理システムの導入を検討するのも一つの手段です。

④データのエラーが発生しやすい

エクセルの表には様々な関数や条件付き書式が入力されています。うっかりセルを削除してしまったり、書式を上書きしてしまったりといった、ちょっとしたミスでエラーが表示されてしまうこともあります。

すぐに気付けば元に戻すことが可能ですが、気付かず上書き保存してしまえば、修正の手間が発生してしまうでしょう。また、関数や計算式の複雑化や入力件数の増加によりデータが重くなることもあり、操作性が悪くなる可能性も考えられます。

管理システムの導入も検討する

エクセルはカスタマイズがしやすく、自分好みの管理表を作成できるというメリットがありますが、チーム内での共有やファイル管理が難しいといったデメリットもあります。個人的な利用にはおすすめですが、多くの人と共有して利用する場合は、管理システムの導入も検討すると良いでしょう。

スケジュール管理のシステムを利用すれば、社内での共有もしやすく、複数の人が予定の記入や確認が行え、パソコンやスマホ等複数の端末でも利用が可能となります。

まとめ：簡易的な管理にはエクセルが便利

本記事では、納期管理の必要性や管理のポイント、エクセルで管理するメリット・デメリットについて紹介しました。エクセルでは業務に合ったカスタマイズがしやすいというメリットがありますが、共有や管理が難しいというデメリットもあります。

チームや部署等、複数の人と共有が必要な場合はスケジュール管理システムを利用することも一つの手段です。業務内容に合わせて管理方法を選び、納期管理を円滑に進められるようにしましょう。