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「領収書ってどう書くの？」
「領収書ってそもそも何？」
「領収書とレシートの違いは何？」
このような疑問を感じたことはありませんか。
領収書は日常生活でも比較的目にすることの多い書類です。しかしいざ自分が作成するとなると、悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。
この記事では、領収書の書き方や基礎知識を詳しく解説します。
領収書とは？
領収書はお金を支払ったことを証明するための書類です。信憑書類と言われ、税申告等を行う際にも確実に代金を支払ったという証明になります。税務調査の際にも経費精算の証明に領収書が使用されるため、領収書を受け取ったら一定期間保管することが必要です。
レシートとの違いは？
レシートも領収書と同じように支払金額等が記載されているので、どのような違いがあるのかと疑問に思う方も多いかもしれません。
実際に、レシートと領収書には支払を証明するという役割においては大きな違いはありません。レシートにも基本的に、支払の金額や年月日等の必要な項目が記載されているので税法上の経費の根拠とすることが可能です。しかし、必要な項目が記載されていないレシートもあるので注意するようにしましょう。
領収書の書き方は？
領収書を書くときには注意するべきポイントがいくつかあります。
記載するべき項目に合わせて解説していきます。
宛名
宛名は支払者に確認してから書くようにしましょう。基本的には氏名や企業名を正式名称で記載します。省略して記載することはNGです。税務調査等が行われた際に、宛名が空欄だったり「上様」とされていると、無効とされてしまう場合もあるので十分注意しましょう。
但し書き
但し書きには「文具代として」、「飲食代として」等のように、何を購入したのかわかるように記載します。出来るだけ具体的に書くことを意識しましょう。
場合によっては、支払者に「但し書きはどのようにお書きしますか？」と確認することもあります。「お品代」等と記載しても問題はありませんが、このような表記の仕方だと、具体的にどのようなものの代金か分からず経費として認められないケースも考えられるので、出来るだけ具体的な記載を心がけるように注意しましょう。
年月日
年月日は省略して書いてはいけません。実際に金銭の受け渡しが行われた日付を記載します。西暦、和暦どちらの場合も「2022年◯月◯日」、「令和4年◯月◯日」のように正確に記入しましょう。また、元号の初めの年は「令和元年」のように元年と記載します。
金額
金額の欄には、商品やサービスの代金を税込価格で記載します。後から領収書の金額を改ざんすることを防ぐために、数字のはじめには「￥」や「/」、末尾には「−」のような記号を書くようにしましょう。また、３桁ごとに桁区切りとして「,」を打つことも忘れないように注意しましょう。内訳欄がある場合は、税抜価格や消費税額等を記載します。
収入印紙
金額が50,000円以上になると課税の対象となるので、収入印紙が必要になります。金額によって、50,000円以上100万円以下は200円、100万円超200万円以下は400円等のような決まりがあるので、金額に合った収入印紙を貼り付けるようにしましょう。
収入印紙の貼り付けを忘れてしまうと、過怠税を支払わなければいけなくなってしまいます。これは本来の税額の３倍にも相当するので注意が必要です。また、収入印紙の金額が定められた金額に満たない場合にも、ペナルティが課せられる場合があるので十分確認するようにしましょう。
例外として、クレジットカードでの支払の場合は印紙は不要となります。
発行者に関する情報
発行者の住所、店舗名（企業名）、氏名、連絡先（電話番号、メールアドレス等）を書きます。手書きではなく社判を押しても問題ありません。
領収書に関する基礎知識
領収書には、書き方のほかにも押さえておきたいルールがいくつかあります。
ここでは、「領収書を発行する際の注意点について」「クレジットカード払いについて」「領収書の保存期間について」の３点を解説します。
領収書を発行する際の注意点について
店舗等で領収書を発行する際に、謝ってレシートと領収書をどちらも発行してしまうことがあるかもしれません。これは法的には問題ありませんが、領収書とレシートの両方を使用して経費を二重に計上してしまう等の、トラブルに繋がる可能性があります。もし、領収書とレシートをどちらも発行してしまった場合は、支払者にどちらかを破棄してもらう等の対処をするようにしましょう。
クレジットカード払いについて
領収書には金額によって収入印紙を貼る必要がありますが、現金払いではなくクレジットカード払いでの取引には収入印紙を貼る必要はありません。ただしこの場合は、領収書にクレジットカードを利用したことを明記しなければならず、もし忘れてしまうと印紙の貼り付けが必要となってしまいます。
領収書の保存期間について
領収書は、支払をする度に受け取るので枚数も多くなり、管理が大変だと思う方も多いかもしれません。しかし、領収書は保存期間が定められています。この保存期間は個人事業主なのか、法人なのかによって異なります。
個人事業主の場合は、確定申告の種類によって期間が異なり、白色申告で行っている場合は５年間、青色申告で行っている場合は７年間の保存が必要です。また注意点として、青色申告の場合でも前年度所得が300万円以下の場合は、領収書の保存期間は５年となります。
法人の場合は、原則として７年間領収書の保存が必要です。赤字が発生した事業年度に関しては、９年間もしくは10年間となります。
税務調査の際にも対応出来るよう、年度ごとに分けて領収書を保存しておくことが大切です。
領収書が不要な場合
経費の計上を行う際には基本的に領収書が必要となりますが、例外として領収書が不要な場合もあります。ここでは「キャッシュレス決済」や「公共交通機関の利用」、「ATMでの振込」について解説します。
キャッシュレス決済
経費を利用する機会に法人カードを使用すると、カードの支払明細で経費を簡単に確認できるようになります。また、カードを経費の計上や精算サービスと連携させれば、カードを利用すると自動的に経費が入力されるので、経費を入力したり、領収書を保存する手間が省けます。
公共交通機関の利用
出張やミーティングのために公共交通機関を使用する場合は、領収書が発行されないことが多いでしょう。そのため、交通費を経費に計上する際には領収書がなくても処理が可能となる場合があります。
会社等に公共交通機関の利用を証明する書類を提出しなければならないという場合にも、ICカードを利用していれば、券売機で利用履歴を発行したものが利用できるでしょう。
ATMでの振込
銀行振込の場合は、ATMの振込明細を領収書の代わりに利用できます。
何のための振込なのかわかるように請求書を一緒に保存するか、請求書がない場合は明細の空きスペースに、商品名等を書いておきましょう。
領収書の保存方法
領収書は経費を支払うたびに増え、膨大な枚数になることも少なくないでしょう。
先述した通りに領収書には保存期間が定められているため、膨大な量の領収書を分かりやすく保存しておくことが必要です。ここでは領収書の保存方法について解説します。
経費を入力するまで
経費を入力するまでは領収書を一時的に保管するようにしましょう。一時保管するときに、領収書に「お品代」等と書かれているものは何の支払かわからなくならないように、明細をメモしておきましょう。「飲食代」等の場合でも、何名で食事をしたのか、用途（会議、接待等）は何なのかを明確にしておくとなお良いです。
入力が完了した後
経費として入力が完了した領収書は、月ごとか週ごとに分けて保存するのが望ましいでしょう。保存用の封筒に「◯年◯月」というように分かりやすく記入し、それを使用して領収書の管理を行います。後から過去の領収書を探す際にも、このようにしておくと見つけやすくなるので、手間はかかりますが丁寧に作業しましょう。
A4の用紙に領収書を貼ってファイリングしたり、ノートに貼る方法もおすすめです。
書類全般の電子化が便利
ここまで領収書に関する基礎知識や作成の仕方等を解説しましたが、書類の作成や管理には多くのコストや時間がかかります。
特に領収書の管理は枚数が多いことに加えて、保存の手間もかかります。何年分もの領収書を分かりやすく丁寧に保存するには相当の労力が必要でしょう。
そこでオススメしたいのが書類全般の電子化です。
電子化することでコスト削減が可能となり、また様々なメリットが得られます。
書類の電子化を取り入れるメリット
書類を電子化するメリットはいくつかありますが、中でも多く挙げられるのは「コストの削減が可能」、「リモートワークが可能になる」、「紛失のリスクの軽減」、「環境問題に対する配慮が可能となる」の4点です。
ひとつずつ、解説します。
コストの削減が可能
書類全般を電子化することで、書類に関するコストの削減が可能です。
まず、紙代やインク代、印刷代、ファイル代等のコストがかからなくなります。また、書類を郵送する際の郵便代や封筒代も不要になります。
こういったコストは単品だとあまり高くないように感じますが、積み重なると大きな額になるので、積極的に削減していきたいところです。
リモートワークが可能になる
近年、働き方の多様化が進みリモートワークを取り入れる動きが急速に進んでいます。
書類の電子化を行うと出社して書類を直接やり取りする必要がなくなり、リモートワークが可能になります。
様々な働き方に対応することが可能となるので、他社とのやり取りがスムーズになったり、多様な働き方が重視される場合は魅力的な会社として人気がアップするかもしれません。
紛失等のリスクの軽減
基本的に、取引に関する書類には保管期間があります。
取引に関するトラブル等で書類の内容を確認する必要があったり、税務調査で書類が必要となることは少なからずあるでしょう。そういったときのために、書類をわかりやすく管理することが大切です。
しかし、この保管の作業をアナログでしようとすると手間も時間も必要となり、かなりの労力を費やします。
また、管理する中で書類を紛失してしまうこともあるかもしれません。そうなってしまうと、書類に記載された顧客に関する情報や商品の代金等の情報が流出してしまう恐れもあるので、細心の注意が必要です。
書類全般を電子化して管理することで、こういった保管に関する労力を大きく軽減できるだけでなく、紛失するリスクもなくなります。
環境問題に対する配慮が可能となる
書類を電子化することで紙やインク等の多くの資材の節約に繋がります。
企業全体で電子化に取り組むことで、「環境問題に対して配慮した企業である」という姿勢を表すことも可能でしょう。
近年、SDGs（持続可能な開発目標）にも注目が集まっているので、積極的にペーパーレス化を進めて環境問題に対する前向きな姿勢をアピールしましょう。
書類電子化サービスの選び方
ここまで書類の電子化サービスを取り入れるメリットを解説してきましたが、実際に導入しようと検討したけど、どうやってシステムを選べば良いかわからない、どのようなシステムがオススメなのかわからない、という方もいるのではないでしょうか。
「書類を電子化したい」と思った時に、チェックすべき点は以下の点が挙げられます。
まず、「ニーズに対応した機能が揃っているか」という点です。そして「操作方法がわかりやすいか」、「継続して利用出来そうか」という点も重視しましょう。
ひとつずつ、解説します。
ニーズに対応した機能が揃っているか
まず、自社が必要としているサービスがどういったものなのか、どういった機能が必要なのかといった自社のニーズをよく検討しましょう。
それぞれのサービスによっての特徴や可能な作業が違うので、どういった部分が強みなのかをよくリサーチし、自社のニーズに合ったサービスを導入する事が大切です。
oneplatの場合は、納品書・請求書を電子化する事が出来るという大きなメリットがあります。
操作方法がわかりやすいか
システムを導入するのにはとても労力がかかります。そのため、導入サポートがついているサービスを選択する事が重要です。
せっかくシステムを導入したのに操作方法が複雑でわからないといった場合もあるでしょう。操作が複雑でわかりにくく、扱うことが出来ないとなってしまっては元も子もありません。
そのため操作のサポートを行ってくれるサービスの有無や、チュートリアル機能の有無等も必ずチェックしましょう。
oneplatでは、導入に関する様々なサポートがあり、取引先の情報の登録、会計システムの登録まで行ってくれます。
oneplatでは、以下の導入サポートがついてきます。
- 登録フォームの入力や必要書類の添付作業をサポート
- 取引先の登録作業をサポート
- 取引先との打ち合わせをサポート
※必要に応じて説明会も行う
- 会計システムを確認して、会計システム情報の登録作業をサポート
- 取引先が登録した納品データの承認作業をサポート
- oneplatへの支払データ登録作業をサポート
- 取引先から受け取った請求書の承認作業をサポート
- 総合振込データ作成作業をサポート
上記のサポートは、アカウント発行から90日間有効です。これだけ多くのサポートがあれば、安心して作業を進められます。
また、操作に迷ったときのためのチュートリアル機能もついているので、パソコンが苦手な方も安心です。
継続して利用できそうか
書類電子化サービスを選ぶ際には、利用し続けられるコストなのかどうか確認しておきましょう。予算をオーバーしてしまうと、継続して利用し続けることが難しくなってしまうからです。仮に継続出来なくなり他社に乗り換える手間やコストを考えると、はじめから余裕を持って続けやすいコストを重視しておくことが大切です。
oneplatは、初期導入費用0円・月額料金11,000円(税込)で利用することが可能です。
また、お支払については月末締め翌月末日となっており、利用自体は翌営業日からご利用いただけます。
書類の作成・管理ならoneplat
今回の記事では、領収書を作成する流れや基礎知識について解説しました。
領収書は日常で目にすることの多いものですが、細かい知識までわからなかったという方も、ビジネス上の取引の際には必要となる知識なのでしっかりと抑えるようにしましょう。
書類の作成、管理は手間がかかるからこそ、電子化するメリットはとても大きいと言えます。電子化することで、大幅にコストの削減やリスクの軽減等のメリットを得ることが出来ます。
システム導入や操作に不安がある場合は、サポートが充実しているoneplatにご相談ください。
書類の作成、管理を効率良くするためにも、電子化を検討してみてくださいね。
