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領収書は企業会計において取引実績を証明することができる、公的な証憑書類のひとつ。
基本的には、代金の支払時に発行してもらい、同時に受け取るべき書類です。
しかし、「領収書をもらい忘れてしまった」「少額だったので発行してもらえなかった」というような理由で、経理処理が滞ることも少なくありません。
このような場合は、領収書の後日発行は行ってくれるのでしょうか。
本記事では、領収書の後日発行について解説していきます。
領収書の後日発行は可能なのか
まず、領収書の後日発行についてです。
結論から言いますと、レシート等取引内容を示す書類があれば一般的には可能です。
民法486条により、領収書を請求された場合は発行する義務があります。
（受取証書の交付請求等）
引用：e-GOV法令検索「民法」 より
第四百八十六条 弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求することができる。
２ 弁済をする者は、前項の受取証書の交付に代えて、その内容を記録した電磁的記録の提供を請求することができる。ただし、弁済を受領する者に不相当な負担を課するものであるときは、この限りでない。
ただし、領収書の再発行の義務は定められていませんので、注意が必要です。
本来、領収書は取引が行われたタイミングで発行され、受領するべき書類です。
領収書が必要な場合は、受け取りを忘れないようにしましょう。
領収書とは
領収書とは、国税庁により7年間の保管義務が定められている、重要な「証憑書類」のひとつです。
証憑書類は総勘定元帳や仕訳帳等の「帳簿」と棚卸表や賃借対照表等の「書類」に分類され、領収書は「書類」に該当します。
商品やサービスを取引を行い、対価を受け取った側が発行すると定められています。
領収書があることで、金銭の授受が行われたという証明が成り立つのです。
また、企業会計では、経費の計上や確定申告、税務署による税務調査等で、取引の正当性を示すために使われます。
後日発行でも取引日付の変更はできない
領収書の後日発行では、取引日付を変更はできません。
なぜなら、領収書は金銭の取引を行ったことを証明する書類であるため、取引が行われた日付で発行しなければならないためです。
ただし、本来の領収書の日付が誤っている場合に限り、後日発行日の日付で領収書を発行してくれる可能性が高いといわれています。
領収書の受け取り側の都合による取引日の変更は、できないと思った方がよいでしょう。
領収書を紛失した場合の対処法
もらい忘れてしまった場合は後日請求が可能ですが、紛失してしまった場合はどのように対応すればよいでしょうか。
ここからは、領収書を紛失してしまったときの対応方法を、以下5つ解説していきます。
- 再発行を依頼する
- レシートで代用する
- 購入証明書・支払証明書を請求する
- 出金伝票に記載する
- 利用明細や振込明細を利用する
再発行を依頼する
一度領収書を発行してもらったにもかかわらず紛失してしまった場合は、領収書の再発行が可能か確認しましょう。
しかし、領収書の再発行は拒否されると考えた方が良いでしょう。
領収書の発行は、前述した民法486条にて「弁済したものは、弁済を受領した者に対して受取証書の発行を請求できる」とされているため、発行を請求された場合は発行する義務があります。ですが、再発行の義務はありません。
また、領収書には「支払の証明」という意味があります。
同じ内容の領収書を2枚発行してしまうと、二重計上や水増し請求等の不正が行われてしまうことも。
そのため、再発行を請求するのは困難だと思ったほうが無難です。
もし、再発行が受理された際は適切に処理しましょう。
レシートで代用する
税務書類としての領収書は、レシートよりも一般的に信頼性が高いとされています。
ですが、レシートには以下の項目が記載されているため、領収書の代用として利用が可能です。
- 取引日付
- 但し書き
- 取引金額
- 領収書の発行者(販売側)
領収書とレシートの大きな違いは、「宛名」の有無です。
ですが、消費税法では、以下の条件の場合は宛名の記載が不要とされているため、領収書の代用になりえます。
- 小売業
- 飲食業
- 写真、旅行に関する事業
- 旅客運送業(バス、鉄道、航空会社等)
- 駐車場業
購入証明書・支払証明書を請求する
「領収書の再発行はリスクが高い」と断られてしまった場合は、購入証明書・支払証明書の発行が可能か確認してみましょう。
購入証明書や支払証明書は領収書・レシートと同等の効力があるため、代用することが可能です。
また、購入証明書や支払証明書の発行には費用がかかる場合が多いため、注意が必要です。発行請求を行う前に、先方に確認を入れておくとよいでしょう。
高額な取引を行った場合は、会社としては経費計上したいもの。
費用がかかったとしても、発行してもらった方がいいかもしれません。
出金伝票に記載する
レシートを紛失し、領収書の再発行も断られてしまった。その上、購入証明書や支払証明書の発行も難しいという場合は、出金伝票に記載するという方法があります。
出金伝票の記載のルールや、規定のフォーマットはありません。ですが、記載が必要とされている項目があります。国税庁のウェブサイトによると、以下の通りです。
（1） 事業者に対し課税資産の譲渡等を行うほかの事業者が、当該課税資産の譲渡等につき当該事業者に交付する請求書、納品書その他これらに類する書類（当該課税資産の譲渡等が小売業、飲食店業、タクシー業、駐車場業、その他これらに準ずる事業で不特定多数の者に資産の譲渡等を行うものである場合は、イからニまでに掲げる事項が記載されているもの。）
引用：国税庁「No.6497 仕入税額控除のために保存する帳簿及び請求書等の記載事項」
イ 書類の作成者の氏名または名称ロ 課税資産の譲渡等を行った年月日（課税期間の範囲内で一定の期間内に行った課税資産の譲渡等につきまとめて当該書類を作成する場合は、当該一定の期間）ハ 課税資産の譲渡等に係る資産または役務の内容（その課税資産の譲渡等が軽減対象資産の譲渡等である場合は、その資産の内容および軽減対象資産の譲渡等である旨）ニ 税率の異なるごとに区分して合計した課税資産の譲渡等の対価の額（当該課税資産の譲渡等に係る消費税額および地方消費税額に相当する額がある場合は、当該相当する額を含みます。）ホ 書類の交付を受ける当該事業者の氏名または名称
レシートと同様に、「取引日付」「宛名(受領側)」「但し書き」「取引金額」「領収書の発行者(販売側)」が必要な記載項目とされています。これらは、領収書の記載内容と同様です。そのため、領収書の代用として効力があると言えます。
しかし、税務署の税務調査にて取引実績が確認できなかった場合は、会社の経費として認められません。出金伝票に記載する場合は、税務署が支払実績を確認できる粒度で記載しましょう。
利用明細や振込明細、通帳記録を利用する
現金による支払を前提としていましたが、クレジットカードや電子マネー、銀行引き落としで決済した場合はどうでしょうか。データによる明細が領収書の代わりになるため、紙ベースの領収書を受け取る必要はありません。
紙の領収書・レシートであれば、もらい忘れや紛失が問題視されていました。
しかし、データはデータ削除を行わない限り、紛失の心配もありません。
また、利用明細や振込明細、通帳記録には領収書に記載が必要な項目（「取引日付」「宛名(受領側)」「但し書き」「取引金額」「領収書の発行者(販売側)」）も記載されています。
そのため、手動でのデータ入力作業を行う必要がなくなりますので、人的コストの削減等のメリットも大きいと言えるでしょう。
税務書類を電子化するメリット
紙ベースの領収書のもらい忘れや紛失といった問題は、電子化によって発生しにくくなることを説明しました。
2021年の税制改正により、2022年1月に電子帳簿保存法改正が施行され、2023年10月には「適格請求書保存方式」こと、インボイス制度も始まります。
領収書に限らず、税務署類の電子化は国をあげて推奨されていると言えるでしょう。
ここからは、税務署類全般を電子化によって得られるメリットを、以下4つを解説していきます。
- 紛失を未然に防げる
- 業務の効率化が図れる
- コスト・スペースが削減できる
- オンラインで業務が完結できる
紛失を未然に防げる
紙の領収書では、もらい忘れや紛失により、領収書の後日発行・再発行や、出金伝票への記載等の対策が必要でした。
税務書類を電子化すると紙ではなくなるため、もらい忘れや紛失等といったことが、起こり得なくなります。
また、紙であれば破れたり水に濡れて破損することがありますが、データにすれば、そのような心配もなくなるでしょう。
業務の効率化が図れる
紙の税務書類では、印刷や取り込み、保管のためのファイリング等、様々な手作業を必要としていました。また、紙の書類を探すには手間と時間もかかります。
ですが、税務署類の電子化を行うことで、紙での印刷が不要になるため、業務の効率化が図れます。
電子帳簿保存法の保存要件に「可視性の確保」があり、検索機能の確保が要件として挙げられています。これにより、必要な書類を探す場合は、検索機能が利用できるようになります。
要件5 検索機能の確保 施行規則第3条第1項第5号 帳簿にかかる電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと
(イ)取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること(ロ)日付または金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること(ハ)二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること
引用：国税庁「電子帳簿保存時の要件」
検索をかければ必要な書類をすぐに見つけられるため、数多くのファイルの中から必要な書類を探すといった作業は必要なくなるのです。
また、SDGs（持続可能な開発目標）の17のゴールのうち、ペーパーレスは8番目と12番目に当てはまります。業務効率化だけでなく、環境保護の観点でも社会に貢献できるというメリットもあると言えるでしょう。
コスト・スペースが削減できる
紙で作成された税務書類は、7年間の保存義務があります。
法人は、帳簿（注1）を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類（注2）を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（注3）保存しなければなりません。
引用：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」
（注1）「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳等があります。
（注2）「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書等があります。
事業規模にもよりますが、7年分の税務書類の保管には、広いスペースが必要です。そして、税務調査が行われた際にすぐに確認できるような管理・整理も求められ、保存状態も良くしておく必要もありました。
電子化を行うと、保管スペースが不要になり、書類の管理・整理等の人的コストも削減できます。受領した領収書・レシートを保管するファイルやバインダー、キャビネットの代金も削減できるでしょう。請求書・納品書をデータで受領し、プリンターで印刷していた場合は、インク代も抑えられます。
注意する点があるとすれば、データの管理という手間が発生してしまうことです。
しかし、保管スペースや書類の管理・整理と比較すると、微々たるものだと言えるでしょう。
オンラインで業務が完結できる
税務書類を電子化すると、書類のやりとりがデータで行えるようになります。
そして、クラウドサービスの請求書・納品書発行システムや、経費精算システムを利用していれば、オンラインで経理業務が完結できるようになるでしょう。
また、会社に出社する必要がなくなるため、テレワークの導入も進められます。
モバイルワークや在宅勤務、ワーケーション等、多様な働き方を実現することもできるでしょう。
領収書を過去の日付で発行することはできるかについてのまとめ
領収書をもらい忘れてしまった場合は、レシートがあれば後日発行が可能です。
もしも、領収書を紛失してしまった場合は、以下の方法で対応できます。
- 請求書・納品書等、取引が証明できる書類をもとに、出金伝票に記載
- 購入証明書・支払証明書を請求
注意する点は、紛失してしまった場合の領収書の再発行は、経費の二重計上による脱税の懸念により、断られる場合が多いことです。
本来、領収書は取引が行われたタイミングで発行され、受領するべき書類です。
紙ベースで領収書を受領する場合は、受け取り忘れないようにしましょう。
また、クレジットカードや電子マネー、通帳記録等のデータによる明細も、電子帳簿保存法により領収書と同等の効力を持ちます。
領収書だけでなく、税務書類の電子化には、作業の効率化、コストカット、テレワーク導入による新しい働き方が選択できるようになる等、様々なメリットもあります。
領収書をはじめとした、請求書・納品書等の書類も、紙ベースでの取り扱いから電子化を検討してみてはどうでしょうか。
納品書・請求書の電子化なら、クラウドサービス「oneplat」
oneplatでは、2022年1月改正電子帳簿保存法とインボイス制度に対応している「納品書・請求書クラウドサービス」を提供しています。
取りまとめたデータは、様々な販売システム・会計システムと連携が可能。
手作業によるデータ入力を行う必要がなくなるため、人的ミスを未然に防ぐことができます。
また、すべての納品書・請求書はクラウド上で一元管理。
請求書と承認済み納品書が完全一致するため、突合作業に要していたコストを抑えることも可能です。
納品書・請求書の電子化に限らず、財務・経理部門のペーパーレス化にも興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。
