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請求書を送付する際に封筒に記載する「請求書在中」という文字。
「請求書在中と記載するとどんな効果がある？」
「そもそも記載する必要があるの？」
このように疑問に感じたことはありませんか？
「請求書在中」という記載には、企業間において重要な書類のひとつである請求書を、取引先により確実に確認してもらえるという効果があります。
この記事では、封筒に「請求書在中」と書くメリットや記載方法、記載位置について詳しく紹介します。
一般的なビジネスマナーとして存在は知っていたが詳しくはわからない、「請求書在中」の役割について詳しく知りたいという方は是非ご覧ください。
請求書在中とは
「請求書在中」とは、請求書を送付する際に封筒に記載する添字です。
会社にはDM等の緊急性のない郵便物が多く届くため、見覚えがない差出人からの封筒は開封されないこともあります。
「請求書在中」と添字を記載することで、中身が重要な書類であることがひと目でわかり、ほかの不要な郵便物と区別してもらえるのです。
請求書に記載義務はないが業務効率化に繋がるビジネスマナー
「請求書在中」等の添字は“記載必須”という厳密なルールがありません。
ですが業務に関係のない郵便物の中に請求書が紛れ込み、見落とされるのを防ぐために非常に有効な手段と言えます。
利便性やマナーを考慮し、重要な書類の封筒には必ず記載するようにしましょう。
また、添書きがあると封入された書類の意図がはっきりし、郵便物の仕分けスピードが大幅にアップします。
あくまでマナーにはなりますが、請求書は支払日の関係から急ぎで開封しなければならないケースがあるため、「請求書在中」と記載しておいたほうがビジネス上好ましいでしょう。
「請求書在中」以外の添字
「請求書在中」以外にも添字はいくつかあります。
ビジネスシーンでは、
- 親展
- 至急
- 重要
- 折曲厳禁
上記のような添え字を使うことがあります。
それぞれの用途について簡単に紹介します。
親展
「封書の宛名に書かれている本人に開封して欲しい」という意味を持ちます。
個人的な内容が含まれており、本人以外に開封してほしくない時に使います。
至急
受け取り次第すぐに開封して欲しいという意味を持ちます。
期限が迫った支払の通知や、早急に確認してもらいたい事情があるときに使いたい添字です。
重要
文字通り、中の書類が重要だという意味を持ちます。
「請求書在中」のように相手に確実に受け取ってもらいたい時に使うことができます。
折曲厳禁
封筒を折り曲げないよう伝える添字です。
「請求書在中」は何色で書く？記載方法
請求書を送る際に便利な「請求書在中」の添字は何色で書けばいいのでしょうか？
封筒に記載する方法もいくつかありますのでそれぞれ見ていきましょう。
「請求書在中」は青色で書くのが無難
「請求書在中」の文字は青色で書くのが無難と言われています。
なぜなら、添字をする上で一番重要なことは、相手に気づいてもらうということだからです。
例えば宛名と同じ黒で記載してしまうと、パッと見た時に目立ちにくく気づいてもらえない可能性があります。
では目立つ赤がいいのではないか？と考える方もいらっしゃるかもしれませんが、赤は「赤字」を連想したり、支払を急かしているというイメージを持たれるという理由から、ビジネスシーンでは使わない方が良いとされています。
気にしない人が増えてはきていますが、受け取り手がマナーに厳しい方の場合も想定して避けておきましょう。
以上のことから、表書きの文字色と被らず相手の目に留まる“青色”が最も適切な色と言えます。
実際に販売されている「請求書在中」のハンコも青色が多く見られます。
「請求書在中」の記載そのものが義務化されている訳ではないため、記載する際の色も明言されているわけではありませんが、ビジネスマナーとして浸透しているのなら正しく理解しておきたいですね。
「請求書在中」の記載方法は３通り
「請求書在中」と記載する方法として
- ハンコ
- 手書き
- 印刷
以上の3種類があります。
それでは順番に見ていきます。
ハンコ
一度にたくさんの請求書を発行する場合は、ハンコがおすすめです。
シャチハタタイプを用意しておけば、ワンタッチで文字を印字でき、業務が格段に楽になります。
また、誰が押しても同じ仕上がりになりますので、誤字や字が綺麗に書けないといった心配も不要です。
スタンプは、大体1,000円前後で様々な種類から選ぶことができます。100円ショップでも取り扱いがありますので、予算に合わせて選んでみてください。
縦書きのものと横書きのものを、それぞれ用意しておくといいでしょう。
手書き
「請求書在中」の記載は、手書きですることも可能です。追加の経費が要らず、コスト面を重視するならこの方法がいいでしょう。
手書きする場合は、見やすさを意識するようにしてください。
あくまで「送付先にほかの郵便物と区別してもらう」と言うことが目的ですので、文字を小さく書いたり、汚くて読めないと言うことがないように注意します。
より目立たせるために、書いた文字を枠で囲むとなお良いでしょう。
印刷
毎月かなりの数の請求書を発行する場合は、「請求書在中」がはじめから印字されている専用の封筒を使うと便利です。
印刷業者に頼むこともできますが、ほとんどのプリンターや複合機は封筒の印刷に対応していますので、エクセル等でデータを作り自分で簡単に作成することもできます。
「請求書在中」のテキストボックスが入ったテンプレートを保存しておけば、宛名を入力してプリントができるので効率的です。
「請求書在中」の正しい記載位置
「請求書在中」の添字は、書類を封筒に入れる前に記載しておくのがポイントです。
例えば書類を入れた後「請求書在中」と封筒に書くと、文字が書きにくかったり、中の書類に筆圧が残ったりする可能性があります。
また、油性ペンやスタンプを使った場合はインクが書類まで染みて移ってしまうことも考えられます。
このように、大切な書類への影響を及ぼすトラブルを回避するために、先に「請求書在中」を記載してから封筒に書類を入れるようにしましょう。
記載する位置は、縦書きか横書きで適切な場所が変わってきますのでそれぞれ見ていきましょう。
縦書きの場合の正しい記載位置
縦書きの場合は、一般的に封筒の左下に「請求書在中」と記載します。
なぜなら右に宛先の住所、真ん中に宛名を書くので必然的に空いているスペースが左側になるからです。
住所や名前に被ると見えにくくなってしまうので、大きく空いている箇所を選んで記載するよう心がけましょう。
横書きの場合の正しい記載位置
横書きの場合は、一般的に封筒の右下に「請求書在中」と記載します。
理由は先ほどと同じで、一番目立つ場所が右下だからです。
上部に宛先の住所、真ん中に宛名を書くので下側に空白ができますが、全体のバランスを考え右側に記載すると、より受け取り手の目に止まりやすいでしょう。
また、「請求書在中」と封筒に記載する文化は日本だけではありません。
海外に請求書を発送する場合は「INVOICE ENCLOSED」と表記します。
航空郵便(エアメール)の場合は横書きが一般的ですので住所と宛先の右下、目立ちやすい場所に書くようにしましょう。
「INVOICE ENCLOSED」と書かれているスタンプも販売されているので、エアメールを頻繁に送る場合は活用すると便利です。
請求書の送付手順
「請求書在中」の記載方法がわかったところで、改めて請求書を送る手順をおさらいしておきましょう。
封筒の選び方
請求書等のビジネス文書は、A4サイズで作成することがほとんどです。
それに伴い、送付する際の封筒はA4サイズの用紙に適したものを選ぶといいでしょう。
請求書送付で主に使用する封筒は
- 長形3号(長3)
- 角形2号(角2)
の2種類です。それぞれ詳しく解説します。
長形3号(長3)
サイズ：120mm×235mm
A4サイズの書類を三つ折し封入することができます。
定形郵便で送ることが可能なサイズであることから、ビジネス文書を送付する際に最も使用する頻度の高い封筒です。
定形郵便の規格は厚さ1cm以下となっており、
- 0～25g 84円
- 25～50g 94円
で郵送することが可能です。
請求書はもちろん、様々なビジネス文書を低コストで送付することができます。
ちなみに送付物が50gを過ぎると定形外郵便の扱いになりますので注意が必要です。
角形2号（角2）
サイズ：240mm332mm
A4サイズの書類を折ることなく、そのまま封入することができます。
定形外郵便の扱いとなり、
- 0～50g 120円
- 最大で4kg 1,350円
で郵送することが可能です。
角形2号は契約書や履歴書等の折り目をつけたくない重要書類を、クリアファイルに挟んだまま封入して送付する際に多く使われます。
長形３号よりコストはかかりますが、定形郵便の規格である50gを超えている場合や、折り目をつけずに送付したい重要な請求書を封入する場合に重宝します。
また、封筒はサイズに関わらず宛名を効率的に記載できる「窓付き封筒」や封入作業を簡単にする「糊付き封筒」、重要書類を送付する際に適した「裏地付き封筒」等、便利な機能を持ったものがあります。
請求書送付の際はコスト面を考慮した上で、最適なサイズと機能の封筒を選びましょう。
封筒への記載項目
実際に請求書を送付する場合は、封筒の表面裏面に記載すべき項目は以下の通りです。それぞれ解説していきます。
【表面】
- 住所
- 会社名、所属
- 宛名
- 請求書在中の添字
- 住所
まず、送付先の住所を正しく記載します。
郵便番号の専用の枠がない場合は、封筒の右上に記載しましょう。
県名の省略はせず正式な住所を書くことで、遅延や届かないといったトラブルを避けることができます。
会社名、所属
送付先の会社名は、住所より下げて書きはじめましょう。
（株）や（有）と略さず「株式会社」「有限会社」と正式名称で記載します。
特に規模の大きな会社に送付する場合は、担当者の所属を書いておくとスムーズに届けることができるので安心です。
宛名
会社名よりも一回り大きな文字で書きます。
個人名がわからない場合は、「部署名＋ご担当者様」という記載でも構いません。
個人ではなく会社や部署が宛先となる場合は、御中という敬称を使いましょう。
郵便物の多い会社では仕分けをするのも大変な業務となるため、「誰へ」届けたいものであるかを、ひと目でわかるように明確にしておくことがマナーです。
「請求書在中」の添字
中の書類の内容がわかるように「請求書在中」と添字を入れます。
そのほかの郵便物に紛れて開封してもらえないトラブルを避けるため、記載しておくと安心です。
請求書以外にも添字はたくさんありますので用途によってうまく使い分けましょう。
【裏面】
- 送付日
- 住所
- 会社名、所属
- 差出人氏名
- 〆
封筒には「裏面中央に継ぎ目があるもの」「継ぎ目がないもの」があります。
タイプによって裏面の記載場所も異なるため、まずは使用する封筒を確認しましょう。
送付日
送付日は裏面の継ぎ目にかかわらず、左上に記載しましょう。
知人同士等の個人的な手紙では記載しない内容ですが、ビジネス文書の送付では大事なマナーとされています。
特に支払期限がある請求書では、相手にいつ届いたかということが重要になります。
送付中の遅れや予期せぬトラブルが起こった際に送付日を確認する手段として有効です。
住所
裏面中央に継ぎ目がある場合は、継ぎ目より右側に住所を記載しましょう。
上部に横書きで郵便番号を書き、下部に送り先住所を入れます。
継ぎ目がない場合は封筒の左側に住所を記載します。
住所を書いた下に横書きで郵便番号を入れてください。
番地以降は改行し2行目で記載するのが一般的です。裏面の差出人住所はスペースが限られているため、郵便番号や差出人氏名とのバランスを見ながら記載すると良いでしょう。
会社名、所属
住所と同程度の大きさで記載します。
裏面中央に継ぎ目がある場合は継ぎ目を挟んだ左側に、継ぎ目がない場合は左に記載済みの住所横に書きます。
送り先に不要なDM等と勘違いされないよう会社名、所属は省略せず記載しましょう。
差出人氏名
住所や会社名、所属より一回り大きな字で書きます。
名字と名前の間に一文字分スペースをあけ、見やすさを心がけましょう。
裏面中央に継ぎ目がある場合もない場合も、左側に記載した会社名、所属の横に記入します。
「〆」
封筒を閉じた際の継ぎ目に印を付けることを「封緘（ふうかん）」といいます。
封緘は送り先に「他者に開封がされていない」ことを証明する意味合いがあり、請求書等のビジネス文書を送付する場合は一般的に封字が使われます。
封字は封緘の効果を持つ文字のことを指し、その代表的なものに「〆」や「締」があります。
黒い筆記用具を使い封筒の閉じ目を跨ぐように「〆」の文字を書きます
送り状を同封
請求書に送り状を同封すると送付先に対してより丁寧です。
送り状には主に
- 発行日
- 宛名
- 挨拶文
- 送付内容の概要
を記載します。
受け取り手は送付状をひと目見るだけで中の書類が請求書であることや、どこの会社との取引で発生したものかを知ることができます。
そして何より、金額だけを提示して無機質に支払を求めるより相手に良い印象を与えることができます。
「請求書在中」と記載するメリット
請求書を送付する封筒に「請求書在中」と記載するメリットはいくつかありますが、その中の主な４つをご紹介します。
送付先の見落としを防ぐ
「請求書在中」の添字をつければ相手の目にとまりやすく、見落としを防ぐ効果があります。
重要度の低いPR関係の郵便物に紛れて開封されないといったトラブルを防ぐため、目立つ場所にはっきりと記載することがポイントです。
未払いのリスクを下げる
請求書は、商品や提供したサービスに対する支払を促す重要な書類です。
「請求書在中」と記載することで中身を確実に確認してもらい、取引先の未払いリスクを下げることができます。
入金されず何度も催促しなくてはいけない手間はもちろんのこと、売上が入らないと会社自体の経営も立ち行かなくなる可能性があります。
双方のためにも、期限内に入金してもらえるよう「請求書在中」の添字を上手く活用しましょう。
担当者に渡りやすくなる
会社に届いた書類を仕分けするのは、送付先の担当者とは限りません。
ですが「請求書在中」と書いておけば、誰から見ても中身が重要書類であるということがひと目でわかります。
支払をスムーズにしてもらうには、まず請求書を確実に担当者に届けるということが重要なひとつ目のステップです。
封筒を丁寧に扱ってもらえる
「請求書在中」の添字には、開封時中身を傷つけられる心配を減らすというメリットもあります。
書類の受け取りが毎日続くと、どうしても封筒の扱いがいい加減になってくるものです。
特に重要度が低いと判断された書類は、捨てること前提で雑に開封する人も多くいます。
請求書を送っても開封時に破れてしまい、入金額や支払期限がわからないといったトラブルが起きることは避けたいですよね。
「請求書在中」と書いておけば中の書類の重要度から、書類を傷つけられる心配が減ります。
「請求書在中」のまとめ
請求書は、商品やサービスに対する対価を得る会社にとって最も重要な書類です。
「請求書在中」の添字を正しく使い、送付先に請求書を見落とさせない努力をしましょう。
【請求書在中の記載ポイント】
- 縦書き封筒は表面左下に、横書き封筒は表面右下に記載
- 担当者の目に止まるよう青字を使う
請求書を発行する頻度の高い場合は、スタンプを活用する方法もおすすめです。
「請求書在中」の記載でスムーズに入金が行われ、双方にとって円滑な取引関係を築けるといいですね。
送付にかかる手間とコストを削減するならoneplat
電子書類保存法の改正により、ビジネス書類を電子化する企業が増えています。
請求書を電子化することによって、以下の手間と送付コストを削減することが可能です。
- 用紙
- 封筒
- 印刷代
- 「請求書在中」のスタンプ
- 送付コスト
請求書を送付する際、用紙や封入する封筒、印刷代、スタンプの購入費に加え、人的コスト等様々な費用がかかってしまいます。
ですが請求書を電子化することで、送付にかかる手間とコストを大幅に減らすことができます。
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