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「見積書の作成方法がわからない……」
「見積書をもっと簡単に作成するにはどうしたらいい？」
このような悩みをお持ちではありませんか？
見積書は取引を円滑に進めるために重要な書類です。そのため、ミスがなく分かりやすい見積書を作成することが必要になります。
しかし、いざ「見積書を作成してほしい」と言われると作成の仕方が分からず戸惑うことも多いのではないでしょうか。
また、見積書等の書類は作成から保管まですべてを管理するとかなりの労力を有します。そのため近年は書類の電子化を行う企業も増えています。
この記事では、見積書の作成の仕方や基礎的な知識について解説します。
見積書とは？
見積書とは、契約の前段階で必要となる書類です。
商品やサービスの数量や内容、納期の予定、料金等を記載することで、発注側がこれを見て発注の検討をすることができます。
見積書の作成の仕方
見積書を作成するにはいくつかのポイントがあります。
決まったフォーマットはありませんがポイントを抑えることで、分かりやすい見積書を作成することができるでしょう。ひとつずつ解説します。
タイトル
何の書類かわかるように大きく記載しましょう。
一般的に「見積書」「お見積書」「御見積書」と記載することが多いです。
発行日（提出日）
発行日は必ず記載しなければならないもののひとつです。
見積書は商品の発注数等の変化によって、何回も作成し直す場合があります。そのため、発行日を記載することによって最新の見積書はどれか見分けることが可能になります。
発行日ではなく提出日を記載することもありますが、一般的には発行日を記載することが多いでしょう。
宛先
宛先には相手の会社名や屋号を記載します。
宛先を記載する際には、敬称を間違えないように注意しましょう。
会社名を記載する場合は「御中」、個人名を記載する場合は「様」とするのが一般的です。
発行者（受注者）に関する情報
見積書の発行者の会社名や氏名、住所を記載します。
電話番号やメールアドレス等の連絡先も合わせて記載すると、より丁寧な印象になります。
通し番号
通し番号は必須ではありませんが、記載することで見積書を管理しやすくなります。
有効期限
見積書の有効期限を記載します。
有効期限を記載することにより、契約に関するトラブルを防ぐことが可能です。
見積金額
見積の金額を分かりやすく記載します。
商品の単価、単価×数量の小計、消費税額を記載し、総合計額は税込で分かりやすく記載することが重要です。
発行者の印鑑
印鑑は必須ではありません。しかし正式な書類としての信憑性を高めるためには、押印があった方が良いでしょう。
備考
備考には、ほかの項目で記載できなかった商品の補足説明や条件を記載します。
注意書きや納品日、納品場所に関する詳細を記載することが多いでしょう。
見積書と請求書の違い
見積書と混同しやすい書類としてよく挙げられるのが「請求書」です。
見積書と請求書の違いはどういった点なのでしょうか。
請求書とは
取引先に代金を請求するときに必要となるのが請求書です。
金額や請求先の情報を記載します。
請求書を発行することで、料金の請求を忘れたり、商品や料金に関する認識の食い違い等を防ぐことができます。
見積書と請求書の違い
見積書は、取引を契約する前に料金を取引先に提示する書類となります。
見積書には商品の購入にかかる料金の内訳等が細かく記載されているので、取引先はこれを見て、実際に商品を購入するかどうか契約の可否を検討します。
一方の請求書は、取引が完了した後に取引先に料金を請求するものになります。
見積書と請求書の役割は大きく異なっていますが、どちらも取引を行う流れの中で使用するものです。
こういった書類をすべて管理、作成するのはとても労力がかかります。
そのため書類の電子化がおすすめです。
書類を電子化するメリット
書類を電子化するメリットはいくつかありますが、多く挙げられるのは「コストを削減することができる」、「リモートワークに対応することができる」の2点です。
ひとつずつ、解説します。
コストを削減することができる
書類を電子化することで、書類に関するコストの削減が可能です。
紙代やインク代、印刷代、ファイル代等のコストがかからなくなるだけでなく、書類を郵送する際の郵便代や封筒代も不要になります。
単価はあまり高くないように感じますが積み重なると大きな額になるので、このような経費を削減できるのは嬉しいですね。
リモートワークに対応することができる
近年リモートワークを取り入れる企業が増えてきました。
書類を電子化すると、書類を直接やり取りする必要がなくなり、リモートワークが可能になります。
リモートワークというと、データの送受信等でセキュリティに不安を感じる方もいるかもしれません。しかし、書類の電子化サービスを提供している会社ではセキュリティ面もサポートしてくれるサービスがあります。
セキュリティを心配することなく、快適なリモートワークを取り入れることができるのは大きなメリットだと言えるでしょう。
書類を電子化するデメリット
書類を電子化させることで考えられるデメリットは、「導入にコストがかかる」、「操作の仕方が難しい」という点です。
ひとつずつ、解説します。
導入にコストがかかる
書類を電子化するにはソフトを購入する必要があります。
ソフト購入はもちろん料金がかかるので、「コストがかかるなら電子化は諦めよう」と考えてしまう方も多いのではないでしょうか。
確かに、コストがかかると導入をためらってしまいますが、現在は様々な種類の電子化サービスが展開されています。サービスによって特徴や料金体系等も変わってくるので、気になるものがあれば、問い合わせてみると良いでしょう。料金とサービスの内容を比較・検討することで、コスト面の問題を解決できる可能性があります。
また、電子化することで今までかかっていた封筒代や郵便代等の料金を削減することができます。最初はコストがかかるかもしれませんが、長い目で見ると電子化はコストの削減に繋がる場合もあり、費用対効果が大きいと言えるでしょう。
操作の仕方が難しい
今まで書類を電子上で扱ったことがない場合は、操作が難しいと感じてしまうこともあるかもしれません。操作が分からず作業が進まなくなると、業務にも滞りが出てしまい悪影響です。
また、システムを導入する際に複雑な作業が伴う場合があるので、導入するハードルが高く感じてしまうこともあるでしょう。
しかし、書類を電子化するにあたって導入を代行してくれたり、操作方法をサポートしてくれるサービスもあります。操作に自信のない方は、導入や操作を任せられるサービスを選ぶようにしてください。そうすることで、操作の不安を取り除くことができるでしょう。
書類電子化サービスの選び方
ここまで書類の電子化サービスを取り入れるメリット、デメリットをご紹介しましたが、実際に導入しようと検討したけどどのシステムを選べば良いか分からない、という方もいるのではないでしょうか。
「書類を電子化したい」と思った時に、チェックすべき点は以下の点が挙げられます。
- ニーズに適した機能が揃っているか
- 操作が分かりやすいか
ひとつずつ、解説します。
ニーズに適した機能が揃っているか
まず、自社が必要としているサービスがどのようなものなのか、どういう機能が必要なのか、よく検討しましょう。
サービスによって特徴が違うので、どういった部分が強みなのかをよく調べ、自社のニーズに合ったサービスを導入することが大切です。
oneplatの場合は、納品書・請求書を電子化することができるという大きなメリットがあります。
操作が分かりやすいか
システムを導入するのはとても労力がかかります。そのため、導入サポートがついているサービスを選択することが重要と言えるでしょう。
せっかくシステムを導入しても、操作が複雑で分かりにくいと扱いにくくなってしまい効率も下がります。
oneplatでは、導入に関する様々なサポートがあり、取引先の情報の登録やデータ登録、会計システムの登録まで行ってくれます。
また、操作に迷ったときのためのチュートリアル機能もついているので、パソコンが苦手な方も安心です。
受け取り帳票の電子化ならoneplat
今回の記事では、見積書を作成する流れについて解説しました。
紙の書類の管理は手間がかかるからこそ、電子化するメリットはとても大きいと言えるでしょう。電子化することで、大幅にコストの削減ができます。
システム導入や操作に不安がある場合は、サポートが充実しているoneplatにご相談ください。
