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経理業務で最初に直面するのが、おそらく入出金伝票ではないでしょうか。
経理部に配属になってから、初めて入出金伝票を目にする方も多いはず。
本記事では、入出金伝票とはなにかということからその記載方法・仕分け方法等についてご紹介します。
入出金伝票とは
そもそも入出金伝票とはいったいなんでしょうか。
入出金伝票とは、日々の会社でのお金の動きに関して「いつ・だれと・どのような内容の取引があったか」を記録するものです。
従来の紙の伝票だけでなく、エクセル等のソフトで管理している企業も多いでしょう。
最終的には会社の業績を示す決算書にも反映される元データとなるため正確に作成する必要があります。
前提：伝票式会計とは
伝票式会計とは、本来の帳簿に記帳して取引を管理することに代えて
伝票を用いて会計取引を記録する会計方式のことです。
まず帳簿には、大きく分けて2種類あります。
「仕訳帳」と「総勘定元帳」の2種類です。
これらの帳簿は基本的に一冊ずつしかありません。
そのため同時に複数人で使用することができません。
そこで伝票を用いることで、どこでも取引の内容を記録することができるようになります。
伝票には「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」の3種類があります。
これを「3伝票制」と呼びます。
こうすることで各担当者や営業担当者等が各自で伝票に取引内容を記載することができ、あとでまとめて総勘定元帳へ転記できるので効率が良くなります。
入金伝票と出金伝票の違い
入金伝票と出金伝票の違いは、現金が入金されるか出金するかの違いです。
自分の会社に現金が入金される場合は入金伝票を、自分の会社から現金が直接出金される場合は出金伝票をそれぞれ作成する必要があります。
入金伝票を作成する場合は、取引先等からの売掛金の回収等が挙げられます。
出金伝票を作成する場合は、領収書がないとき等に現金の支払いがあった際等が挙げられます。
例えば備品や消耗品等の購入、電車やバス等の交通費等です。
領収書がない場合は出金伝票を作成し経費計上することが必要です。
振替伝票との違い
入金伝票と出金伝票以外に、振替伝票があります。
入金伝票と出金伝票の特徴は「現金が発生する取引」で使用するということです。
一方、振替伝票は「現金が発生しない取引」が起こったときに使用する伝票です。
そのため売掛金のやりとりは振替伝票で作成します。
現金勘定が借方か貸方に元々固定されている入出金伝票とは異なり、
振替伝票では、借方・貸方の両方に勘定科目を記載することが先の2つとは異なります。
入出金伝票の活用方法
次は、入出金伝票の活用方法をご紹介します。
入金伝票は、複数人で同時に作成できるため効率が良いことが大きな特徴です。
経理担当者の負荷も軽減することができます。
出金伝票は、領収書がない場合や領収書をなくしてしまったときに
現金を支払ったことを証明する役割を果たします。
電車やタクシーで移動した場合や突然の飲食費・文房具代等領収書をもらい忘れた、なくしてしまったというケースはあると思います。
そのような場合でも、出金伝票を作成することで現金での支払を証明することができ、
問題なく経費計上することができます。
入金伝票の記載方法とは
入金伝票は自分の会社に現金の入金があった際に作成します。
例えば自社の商品を販売して、その代金として現金を受け取った際等に作成が必要となります。
記載しなければならない項目は基本的に決まっているので、あとは各項目に沿って記入をしていきます。
入金伝票は、ほかの伝票と見間違わないように赤字で印字されているものが多いです。
入金伝票を作成する時の5つのポイント
入金伝票を作成する際に抑えるべき5つのポイントをお伝えします。
①日付：取引が行われた日付を記載します。
②勘定科目：その取引がどのような取引か該当する勘定科目を記載します。
③金額：取引された金額を記載します。
④摘要：取引の内容を簡潔に記載します。
⑤起票者：伝票を作成した人の氏名を記載するか押印します。
会社によって細かいレイアウトは異なることもありますが、基本的には上記の項目を網羅する必要があります。
入金伝票では、借方は現金勘定であると固定されているので基本的には貸方の科目と金額を記入します。
入金伝票を作成する時に注意すべきこと
入金伝票を作成する時の注意点は、あくまで「現金による入金が発生」したタイミングで作成するということです。
例えば、後日指定日に売上が支払われるといった売掛金による取引が発生したタイミングでは入金伝票は作成しません。
その場合は、振替伝票か売上伝票を作成します。
入金伝票を作成する際は、そのタイミングで実際に現金が動いたかどうかを事前に確認しましょう。
出金伝票の記載方法とは
出金伝票は自分の会社から現金の支払いがあった際に作成します。
例えば、予期せぬ接待による飲食費や社用備品の購入等で現金の支払いが発生し、
領収書がない場合に必要となります。
記載しなければならない項目は基本的に決まっているのであとは各項目に沿って記入をしていきます。
出金伝票は、ほかの伝票と見間違わないように青字で印字されているものが多いです。
出金伝票を作成する時の5つのポイント
出金伝票を作成する際に抑えるべき5つのポイントをお伝えします。
①日付：取引が行われた日付を記載します。
②支払いをした先：誰に支払いを行ったのか支払先を記載します。
③金額：取引された金額を記載します。
④勘定科目：その取引がどのような取引か該当する勘定科目を記載します。
⑤摘要：取引の内容を簡潔に記載します。
会社によって細かいレイアウトは異なることもありますが、基本的には上記の項目を網羅する必要があります。
出金伝票では、貸方は現金勘定であると固定されているので基本的には借方の科目と金額を記入します。
出金伝票を作成する時に注意すべきこと
出金伝票を作成する時の注意点は、「会社から直接現金の支払いが発生」したタイミングで作成するということです。
会社では、とっさの小口支払い等に対応できるように金庫に一定額の現金を置いていることが多いです。
この現金を使って支払いが起こった際にも出金伝票を作成します。
仕入先への銀行振込や毎月固定の銀行引き落としの経費等間接的に支払いをする場合は、振替伝票を作成します。
入出金伝票の仕分方法とは
入金伝票と出金伝票とでは、記載する上でそれぞれのやり方に沿って仕分けを行う必要があります。
複式簿記の原則に則って取引の内容を2つに分け、左側を借方・右側を貸方に分けて記載をします。
複式簿記ではこのように、取引内容をその「原因」と「結果」に分けて詳細に記載することが特徴です。
入金伝票の仕分方法
入金伝票は会社にお金の入金があった際に作成します。
入金伝票では、借方は現金勘定であると固定されているので基本的には貸方の科目と金額を記入します。
例えば、取引先のA社から売上100,000円が振り込まれたとします。
その場合は、左側の借方に 現金 100,000円を右側の貸方に 売上 100,000円をそれぞれ記載します。
必ず借方は現金勘定となるため、それさえ覚えていればすぐに慣れることができます。
出金伝票の仕分方法
出金伝票では会社からお金の出金があった際に作成します。
出金伝票では、貸方は現金勘定であると固定されているので基本的には借方の科目と金額を記入します。
仕入先のB社から仕入代100,000円を現金で支払ったとします。
その場合は、左側の借方に 仕入 100,000円を右側の貸方に 現金 100,000円を
それぞれ記載します。
先ほどの入金伝票とは反対に、出金伝票では必ず貸方が現金勘定となるため注意しましょう。
まとめ：入出金伝票を理解して業務を効率的に
今回は、入出金伝票についてご紹介しました。
入出金伝票作成は会社の現金の流れを管理する上で、非常に重要な作業です。
経理業務の基本であるとともに、一つの帳簿に記入していくよりも
効率的に管理ができることが特徴です。
是非伝票作成の目的や意義を理解した上で業務に取り組み、作業を効率的に
していきましょう。
