【支払明細書とは？】書き方や基礎知識を細かく解説

「支払明細書って何？」
「支払明細書の作成を頼まれたけどどうすればいいの？」

このようなお悩みを持っていませんか？

支払明細書はビジネスの様々なシーンで使用されますが、その役割や作成の仕方を詳細に説明するのは難しいのではないでしょうか。

この記事では、支払明細書に関する基礎知識や書き方等を詳しく解説します。

支払明細書とは？

支払明細書とは、取引の明細や支払った金額を記載した書類です。

主にビジネスの取引に関する場面で使用されますが、身近なところだとクレジットカードを利用した際のカードの利用金額や日付等を記載したものも支払明細書と呼ばれます。

支払明細書を見ることで、取引がいつ完了したか、商品の値段はいくらだったか、どんな商品をいくつ購入したか等がわかるため、取引に関するトラブルを防ぐことが可能です。

では、支払明細書を発行する目的にはどのようなものがあるのでしょうか。

まず、取引内容をお互いに確認して誤解をなくすためという点が挙げられます。

取引を行う中で請求書を発行する前に、支払明細書を使用して取引内容を改めて確認することで請求書のミスをなくすことが出来ます。

また、支払金額について説明するために発行する場合もあります。

特に給与の支払明細書等の場合は、源泉徴収や税金の差し引きが行われるため明細がわかりにくくなります。こういった複雑な明細でも誤解を生まないようにするため、支払明細書を発行し金額の内訳を説明します。

請求書や領収書との違いは？

支払明細書と混同しやすい書類として、よく「請求書」や「領収書」が挙げられます。

支払明細書と同じく、請求書や領収書も取引に関する料金等を記載するので似たように感じますが、それぞれ異なった役割を持っています。

支払明細書は、取引の際に内容の確認や詳細な料金の内訳等を確認するために作成されます。請求書も、支払明細書と同じように取引内容や料金等を記載するので混同しがちですが、支払明細書が取引内容の確認を目的として作成されるのに対し、請求書は代金を支払ってもらうために作成されます。一見似ているようでも、書類の役割が大きく異なっていることがわかります。

また、領収書は支払が完了したことを証明するためのものなので、作成するのも支払が完了した後になります。支払明細書は支払の前に作成されるので、そもそも作成のタイミングも違ってきます。

支払明細書を発行するメリット

では、支払明細書を発行するメリットはどのようなものがあるのでしょうか？

ここでは主に「取引に関するトラブルを防ぐ」という点と、「経費の計上に使用できる場合がある」という点を解説します。

取引に関するトラブルを防ぐ

取引を行う中で、契約内容に関するトラブルが起きることは少なくありません。

代金や商品の数量、納品日等の認識の違いやミスによってトラブルが起きたとき、適切に対処するのは難しいものです。

そうならないためにも、支払明細書を発行しトラブルを未然に防ぐことが大切です。

支払明細書を発行しておけば、注文のあった商品の数量に間違いがないか、支払金額に間違いはないか等がわかりやすく確認出来ます。

このように、支払明細書を発行することで円滑に取引を進めることが出来る点は大きなメリットだと言えるでしょう。

経費の計上に使用出来る場合がある

経費を計上する際には、料金を払った証明になる書類が必要となります。

基本的に支払明細書は支払の内容を記載したもので、料金の支払を証明するものではないので、経費の計上には使用出来ないと考えられることが多いです。

しかし、領収書を紛失してしまった等の理由から、支払明細書を経費として計上することが認められるケースもあります。

特に電車代やバス代等の領収書が発行されない場合は、支払明細書を経費の計上に使用できるケースが多くあります。こういった点も支払明細書を発行するメリットと言えるでしょう。

支払明細書の種類

支払明細書は、様々な場面で使用されるのでいくつかの種類があります。

大きく分けて、「給与明細書」「配当金支払明細書」「公共料金に関する支払明細書」「業務委託に関する支払明細書」の４つです。

ここでは、４種類の支払明細書について詳しく解説します。

給与明細書（給与、賞与、退職金等）

支払明細書の中でも、給与明細書（給与支払明細書）と呼ばれるものです。

会社が発行するもので、給与や賞与を支払う際に受け取る側が金額を誤って認識しないようにするため作成します。そのため給与の内訳等を細かく記載したものが多くなっています。

また、退職金を支払う際にも給与や賞与と同じく支払明細書が発行される場合があります。こちらは退職金支払明細書と呼ばれ、発行は義務ではないので会社によって発行する場合としない場合があります。

配当金支配明細書

配当金支払明細書は、企業が株主に対して配当金を支払った際に発行する書類のことです。

一般的な支払明細書と違って、支払通知書としての役割をかねて発行されることもあります。この場合は、通常の支払明細書とはフォーマット等が変わっていることもあるので注意しましょう。

公共料金に関する支払明細書

水道料金や電気料金等の支払の際にも支払明細書が作成されます。

未払い等の勘違いが起きないよう、取引内容を確認することが目的です。

業務委託に関する支払明細書

業務委託をして支払が発生した際にも支払明細書を発行するのが一般的です。

金銭に関するトラブルを防ぐためにも、報酬の具体的な金額や内訳を記載します。

支払明細書の作成の手順

支払明細書には決まったフォーマットがありません。

そのためどう作成したらいいのか迷ってしまいがちです。ここでは支払明細書に記載する内容を解説します。

書類名

書類名として「支払明細書」とわかりやすく記載しましょう。

ほかの似た書類と混同しないように、書類名は大きくわかりやすく記載することが大切です。

発行日時

支払明細書を発行した日時または支払明細書を送付した日時を記載します。

万が一何か取引に関するトラブルが起きたときにも、日時を記載することで対応が可能になることがあるので忘れずに記載しましょう。

取引明細

取引の明細として、商品名や商品数、単価、合計金額等を書くようにしましょう。

一般的に明細として記載する内容は、主に日付や商品名、ナンバー、数量、単価、小計、消費税、合計金額等です。

日付には納品した日を記載します。ナンバーは商品のコードや管理番号がある場合に記載しましょう。金額に関しては、消費税を含まない単価、税抜きの金額、税込みの合計金額、というように詳細に記載します。

支払明細書は、こういった取引内容の細かい部分を確認するための書類なので、商品数や金額等の詳しい内訳がないと支払明細書としての役割を果たさなくなってしまいます。

取引先に関する情報

取引相手の名前等を記載します。会社の場合は会社名や部署名、宛名も記載しましょう。

取引相手が個人の場合は「様」、会社や部署等の場合は「御中」と、敬称も忘れないように気をつけてください。

発行元（自社）に関する情報

発行する側の情報も記載します。

取引先の情報と同じように、会社名、部署名、氏名を書きましょう。取引相手が支払明細書の内容に関して連絡を取りやすくするために、メールアドレスや電話番号等の連絡先も合わせて書くようにしましょう。

押印

支払明細書には、押印が必要です。

角印を自社名を書いた部分に重なるように押印しましょう。

作成の仕方のポイントまとめ

作成の仕方のポイントのまとめは以下のようになります。

書類全般の電子化が便利

ここまで支払明細書に関する基礎知識や作成の仕方等を解説しましたが、書類の作成や管理には多くのコストや時間がかかります。

そこでオススメしたいのが書類の電子化です。

電子化することでコスト削減が可能となり、それに加えて様々なメリットが得られます。

書類の電子化を取り入れるメリット

書類を電子化するメリットはいくつかありますが、多く挙げられるのは「コストを削減する事が出来る」、「リモートワークが可能となる」、「紛失のリスクの軽減」、「環境問題に対する配慮が可能となる」の4点です。

ひとつずつ、解説します。

コストを削減する事が出来る

書類全般を電子化することで、書類に関するコストの削減が可能です。

まず、紙代やインク代、印刷代、ファイル代等のコストがかからなくなります。そして、書類を郵送する際の郵便代や封筒代も不要になります。

こういったコストは単品だとあまり高くないように感じます。しかし積み重なると大きな額になるので、積極的に削減していきたいところです。

リモートワークが可能になる

近年、働き方の多様化が進みリモートワークを取り入れる動きが急速に進んでいます。

書類の電子化を行うと出社して書類を直接やり取りする必要がなくなり、リモートワークが可能になります。

様々な働き方に対応することが可能となるので、他社とのやり取りがスムーズになったり、多様な働き方が重視される場合は魅力的な会社として人気がアップするかもしれません。

紛失等のリスクの軽減

基本的に、取引に関する書類には保管期間があります。

取引に関するトラブル等で書類の内容を確認する必要があったり、税務調査で書類が必要となることは少なからずあるでしょう。そういったときのために、書類をわかりやすく管理することが大切です。

しかし、この保管の作業をアナログでしようとすると手間も時間も必要となりかなりの労力を費やします。

また、管理する中で書類を紛失してしまうこともあるかもしれません。そうなってしまうと、書類に記載された顧客に関する情報や商品の代金等の情報が流出してしまう恐れもあるので、細心の注意が必要です。

書類全般を電子化して管理することで、こういった保管に関する労力を大きく軽減できるだけでなく、紛失するリスクもなくなります。

環境問題に対する配慮

書類を電子化することで紙やインク等の多くの資材の節約に繋がります。

企業全体で電子化に取り組むことで、「環境問題に対して配慮した企業である」という姿勢を表すことも可能でしょう。

近年、SDGs（持続可能な開発目標）にも注目が集まっているので、積極的にペーパーレス化を進めて環境問題に対する前向きな姿勢をアピールしましょう。

書類電子化サービスの選び方

ここまで書類の電子化サービスを取り入れるメリットを解説してきましたが、実際に導入しようと検討したけど、どうやってシステムを選べば良いかわからない、どのようなシステムがオススメなのかわからない、という方もいるのではないでしょうか。

「書類を電子化したい」と思った時に、チェックすべき点は以下の点が挙げられます。

まず、「ニーズに対応した機能が揃っているか」という点です。そして「操作方法がわかりやすいか」、「継続して利用出来そうか」という点も重視しましょう。

ひとつずつ、解説します。

ニーズに対応した機能が揃っているか

まず、自社が必要としているサービスがどういったものなのか、どういった機能が必要なのかといった自社のニーズをよく検討しましょう。

それぞれのサービスによっての特徴や可能な作業が違うので、どういった部分が強みなのかをよくリサーチし、自社のニーズに合ったサービスを導入する事が大切です。

oneplatの場合は、納品書・請求書を電子化する事が出来るという大きなメリットがあります。

操作方法がわかりやすいか

システムを導入するのにはとても労力がかかります。そのため、導入サポートがついているサービスを選択する事が重要です。

せっかくシステムを導入したのに操作方法が複雑でわからないといった場合もあるでしょう。操作が複雑でわかりにくく、扱うことが出来ないとなってしまっては元も子もありません。

そのため、操作のサポートを行ってくれるサービスの有無や、チュートリアル機能の有無等も必ずチェックしましょう。

oneplatでは、導入に関する様々なサポートがあり、取引先の情報の登録、会計システムの登録まで行ってくれます。

oneplatでは、以下の導入サポートがついてきます。

• 登録フォームの入力や必要書類の添付作業をサポート
• 取引先の登録作業をサポート
• 取引先との打ち合わせをサポート

※必要に応じて説明会も行う

• 会計システムを確認して、会計システム情報の登録作業をサポート
• 取引先が登録した納品データの承認作業をサポート
• oneplatへの支払データ登録作業をサポート
• 取引先から受け取った請求書の承認作業をサポート
• 総合振込データ作成作業をサポート

上記のサポートは、アカウント発行から90日間有効です。これだけ多くのサポートがあれば、安心して作業を進められます。

また、操作に迷ったときのためのチュートリアル機能もついているので、パソコンが苦手な方も安心です。

継続して利用できそうか

書類電子化サービスを選ぶ際には、利用し続けられるコストなのかどうか確認しておきましょう。予算をオーバーしてしまうと、継続して利用し続けることが難しくなってしまうからです。仮に継続出来なくなり他社に乗り換える手間やコストを考えると、はじめから余裕を持って続けやすいコストを重視しておくことが大切です。

oneplatは、初期導入費用0円・月額料金11,000円(税込)で利用することが可能です。

また、お支払については月末締め翌月末日となっており、利用自体は翌営業日からご利用いただけます。

書類の作成・管理ならoneplat

今回の記事では、支払明細書を作成する流れや基礎知識について解説しました。

支払明細書は日常で目にしても細かい知識までわからなかったという方も、ビジネス上の取引の際には必要となる知識なのでしっかりと抑えるようにしましょう。

書類の作成、管理は手間がかかるからこそ、電子化するメリットはとても大きいと言えます。電子化することで、大幅にコストの削減やリスクの軽減等のメリットを得ることが出来ます。

システム導入や操作に不安がある場合は、サポートが充実しているoneplatにご相談ください。
書類の作成、管理を効率良くするためにも、電子化を検討してみてくださいね。