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当記事では受発注システムの導入を検討中の企業向けに、受発注システムについてご紹介します。受発注業務において、作業効率化やミスの削減というのは非常に大事な項目です。しかし人的ミスが多くなったり、在庫管理に悩む担当者が多い現実があります。
そこで、受発注システムを導入すると受発注業務を大きく改善することが可能となります。
当記事を参考に、是非御社の業務効率化を図りましょう。
そもそも受発注システムとは?
そもそも受発注システムとはいったいなんでしょうか。端的に説明すると、受発注システムとはお客様からの発注を受注処理したり出荷・在庫管理等をWEBで行うシステムです。
煩雑になりがちな受発注業務を様々な特徴で効率化することができます。
具体的には、受注業務を電話対応やシステムへの手入力で行っていると、どうしても聞き間違いや入力ミス等が発生する要因となります。
しかし受発注システムを使うことで、WEBでの受注処理処理やデータの自動取り込み等大きな工数削減を見込めます。
受発注システムの機能は?
受発注システムには具体的にどのような機能があるのでしょうか。
ここから詳しく、主な機能についてご紹介します。
マルチチャネル：受注管理の効率化
受発注システムには、マルチチャネルに対応する機能が備わっているものもあります。
実際の現場では、顧客や取引先によって、受注の方法は様々です。FAXやメール、電話等顧客によって好まれる発注方法は異なります。
そのため、これらの方法を維持ししたまま、受注管理を統合したりスムーズに連携できるような機能があることで導入の際の負荷も最低限となります。
また、メールやFAXでの発注のほうが相手側の都合が良い場合もあります。
それらの顧客への対応をお願いする必要もないため、ストレスなく効率化を進めることができます。
在庫反映：適正在庫の維持
受発注システムを導入することで、WEB上で在庫数のリアルタイム反映等が可能となります。常に適正在庫を保持することは非常に重要なポイントのため、改善できれば過剰在庫の防止に繋がります。
在庫切れが続くと顧客の期待に答えられないですし、なにより販売機会の損失に繋がります。逆に在庫が多すぎても、長期保管による保管料の増加や仕入れコスト増大に繋がります。
在庫情報と受発注システムを連携させることで、より適切な在庫管理が可能です。
システムに在庫数を反映することで、顧客側からWEB上で在庫確認ができ在庫問い合わせの手間も減ります。
出荷管理：リードタイムの短縮
実際に発注を受けてから納期までに出荷する作業も、受発注システムを用いることで自動化することができます。
発注を受けた際に指定の納期に届くように自動で出荷指示を出してくれる等、これまで担当者が一つ一つ対応していた作業が自動化できます。
リードタイムを1日でも短くすることは顧客にとって大きなメリットです。
また、担当者の出荷業務負荷を大きく削減するとともに、リードタイムの短縮により顧客満足度を上げることができます。
請求管理：人為的ミスの削減
受発注システムを利用すれば請求管理もスムーズになります。
受発注データに基づき自動で請求データへと反映してくれるため、手間がかからないだけでなく請求漏れがありません。
請求管理を手作業で行っていると、どうしても人為的ミスというのは避けられません。
請求漏れが起こったり、金額が異なったりすると相手に迷惑がかかるだけでなく二度手間となります。
しかし、受発注システムにより受発注業務から請求管理までワンストップで管理することができます。
メール機能：確認メール・サンクスメールの自動配信
受発注システムには、メール機能が備わっているものもあります。
そのようなシステムを選択すると、注文を受注した際に、注文内容の確認メール・サンクスメールを自動送信します。
メールを注文ごとに手動で送るのは膨大な手間がかかります。
また宛名間違い等のミスにも繋がります。さらに内容によっては個人情報漏洩になる等リスクも伴います。
そのため、確認メール・サンクスメールを送ることにより、お客さんにとっては注文内容の確認ができるとともに印象のアップに繋がります。
発注者ログイン機能：顧客満足度の向上
受発注システムには、発注者用のログイン機能が備わっているものもあります。
ログインすることでより容易に発注ができたり、最新情報の確認ができる等のメリットがあります。
また、最新の在庫情報をシステムに連携させておくことで、発注者のログイン画面に表示させること等ができます。
顧客側からすれば毎回在庫の問い合わせをせずに済むため非常に助かります。
さらに、出荷状況等も確認できるためストレスなく安心して取引ができます。
ほかシステムとの連携：二重入力の削減
受発注システムを自社のほかシステムと連携させることで、大幅な効率アップが可能です。
いかに受発注システムが単体で便利でも、ほかシステムと連携ができなければデータの二重入力が必要となる等手間がかかります。
ほかシステムとデータの連携ができれば、受発注システムで処理した情報が即座にほかシステムで共有されスムーズかつ効率的なオペレーションを実現できます。
受発注システムを導入するメリットとは
受発注システムを導入することで、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは代表的なメリットを3つご紹介します。
受発注のやりとりや入力作業の負担が軽減される
受発注の対応やデータの入力作業は、量が増えれば増えるほど大変です。
作業の量が多くなると、必然的にミスも起こりやすくなります。
しかし、受発注システムを用いれば、WEBでのやりとりに集約できるとともにデータが自動送信されるため入力等の煩わしい作業から開放されます。
受発注機会の増加
受発注システムを用いることで、いつでも受発注を行うことが可能です。
営業時間以外で直接人が対応できない時間帯等でも、システム上で処理ができます。
発注する側は時間を気にせずシステムで容易に発注ができるため、利便性が高いです。
時間を問わず受発注ができるため、受発注の機会増加にも繋がります。
仕入れや受注金額、受注内容をリアルタイムに把握可能に
受発注の内容はシステム上で記録されているため、いつでも仕入れ状況や受注金額の合計・受注内容等を確認できます。
必要なデータが必要なときにリアルタイムで把握することができるため、より効率的なオペレーションを行うことができます。
受発注システムを導入するデメリットとは
続いて、受発注システムを導入することによりどのようなデメリットがあるのでしょうか。
代表的なデメリットを3つご紹介します。
（受注側によっては）集約にならず手間が増える場合も
受発注方法をシステム経由に集約させることが目的ですが、場合によっては集約しきれずにかえって手間が増えることもあります。
例えば取引先がシステムを利用してくれず、電話やFAXでの発注を続けるとしたらそれらに個別で対応する必要がある等、想定通りとならない可能性があります。
発注側の発注作業が鈍るリスク
受発注システムによる発注は、基本的に便利に行えるようにできています。
しかし、発注側が電話やFAXを好みシステム利用に抵抗がある場合は、発注を敬遠される等かえって発注が減るというリスクがあります。
そうならないためにもシステムの利用法について顧客教育をしたり、メリットをしっかりと事前に伝える等の工夫が必要です。
受発注システムを導入すべき企業の特徴とは
ここまで受発注システムについてご紹介しました。
しかし、実際に受発注システムを導入すべき企業の特徴とはなんでしょうか。
下記に3つの特徴を挙げます。
・日々膨大な受発注作業があり、担当スタッフの負荷になっている。
・顧客ごとに受発注の方法が異なり、非効率なオペレーションになっている。
・出荷作業漏れや請求書の誤り等人的ミスが頻発している。
上記のような課題を抱えている場合は、受発注システムの導入により大幅改善できる可能性があります。自社に当てはまる項目がある場合は、導入を検討しましょう。
まとめ：人的ミスを削減し、業務を効率化しよう
今回は受発注システムについてご紹介しました。受発注システムを導入することにより、煩雑な受発注業務における人的ミスを削減し、より効率的なオペレーションが実現できます。
また在庫情報のリアルタイム提供やリードタイム短縮、そして顧客への確認メール等の機能もあり顧客の満足度を大きく上げることにも繋がります。
受発注業務に課題を感じている方は、是非自社への導入を検討してみましょう。
