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企業活動の中で中核を担う重要な業務として営業があります。営業は人的資本の力が強く、自動化は難しい分野に思いますが、実は業務の一部を自動化して効率よく営業をすすめられる方法があります。本記事では「営業の自動化」でどんなメリットがあるのか、具体的に何か自動化できるのか徹底解説いたします！
営業の自動化とは
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営業の自動化とは、ITツールやAIなどを取り入れて効率よく営業活動ができるようなシステムのことを言います。
営業は顧客と商談する以外にも繰り返し行う定型業務が存在します。例えば、次のようなものがあります
顧客情報の管理と営業先リストの作成
提案書・見積書・請求書の作成
テレアポやメールの対応
顧客とのスケジュール調整
クレーム対応
日報や営業活動の分析など
こういった定型業務を自動化するツールがあり、それらを使うことで時間や労力の短縮を図れます。また、ITツールを使えば顧客のニーズが分析でき、より深く積極的なアプローチを可能にしてくれます。
その結果、より顧客とのコミュニケーションや信頼関係構築に力を注ぐことが可能になり、売り上げに貢献できます。
なぜ営業の自動化をするのか
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なぜ営業の自動化が必要になっているのでしょうか。
DX推進（デジタル化）が企業の課題となっている背景とも関連していますが、人口減少が進む日本では将来の人材不足が大きな課題です。そのため、企業内では自動化できるところは自動化し、人的資本を確保し、業務に集中できるよう仕事の環境を改善していく努力が必要とされています。
自動化は営業の効率をあげる手段として有効で、自動化することによって営業職の負担が軽減し、営業の質が改善されます。
とくに営業は顧客とのコミュニケーションを大切にしなくてはならない職種です。信頼関係の構築に集中して業務を遂行できるよう、環境づくりをするこが営業の自動化の目的なのです。
営業の自動化をする具体的なメリットは
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営業活動の自動化によって現場の負担が軽減することで、より質の高い営業が実現できます。では「質の高い」営業とはどういったことを指すのでしょうか。具体的な事例を通して自動化のメリットについてみていきましょう。
見込み客の行動に適したメールを自動送信できる
自社のWebサイトに訪れた見込み客にメールを自動送信できます。
サイトの閲覧履歴や問い合わせ内容などから、見込み客のニーズを分析したうえでメールを自動送信することも可能です。また、顧客情報リストから見込み客リストをAIが作成し、営業メールを送信するツールもあります。
顧客に合わせて文章を考え、タイミングも考えてメールを送るのはとても労力がいります。これらを代行してくれるのはかなり負担の軽減になります。
オンラインの顧客にタイミングよくアプローチできる
Webサイトに訪れた見込み客がAIの質問に順番に答えるだけで、具体的な要望や見積もり依頼を受けられます。
また顧客が面談の希望日を入力するだけでツールが自動的に適切な面談日を決定します。アポイントメントは営業にとって最初のステップなので重要ですし、調整で何度もやりとりをする手間がなくなるのでかなり時間の削減となります。
雑務を自動化し営業活動に集中できる
営業の仕事は、顧客と商談するだけでなく、顧客情報の管理、アポイントメント、日報や営業活動のリポートなどさまざまな事務的業務があります。商談が一日がかりであれば、事務作業は残業してする、ということもありえます。
こういった重労働を防ぐのが自動化の役割です。営業の中でもこういった事務的業務を自動化することで営業活動に集中でき、生産性を高められます。
見落としを防止できる
忙しい営業マンほど次々と商談が舞い込んで、てんてこまいになることもあります。そうなると電話やメールをする時間がなくなり、既存の顧客ともコミュニケーション不足になってしまい、最悪ライバル会社に顧客を持っていかれてしまうという恐れもあります。
自動化すると業務の工程を減らせるので時間的に余裕ができます。余裕ができれば電話も可能ですし、落ち着いて顧客のフォローができます。
打合せなどをリマインダー設定していれば双方に通知がきて予定を忘れるといった初歩的なミスも防げます。
営業自動化の導入するべきツール
ここでは多くの企業に取り入れられている営業の自動化におすすめのツールを４つ紹介します。
開発されているツールはBtoB、BtoCによってサービス内容も異なります。また、業種や企業の規模によっても適正なツールは異なりますが、ぜひ取り入れて営業の自動化を押し進めていきましょう。
➀SFA
SFAとはSales Force Automationの頭文字をとった略称で、営業支援ツールの総称です。
営業活動の情報を電子化し、顧客情報、案件、タスク、売り上げ予測などの管理や日報などのサポートも行います。また問い合わせフォームから文章を自動入力して送信することも可能です。
営業活動を可視化でき、進捗状況を共有したりフィードバックしたりできます。代表的なものはSenses、GeAIne（ジーン）、Sales Force、Kintoneなどがあります。
②MA
MAとはMarketing Automationの略称です。見込み客リストから商談にたどりつくまでのマーケティングのサポートをするツールです。SFAが顧客になってからの管理ツールなのに対し、MAは見込み客を顧客にするための支援ツールです。
見込み客のリストから適正なタイミングでメールなどを送り、コンタクトを取り続けることで商談に至るようチャンスを作りつづけます。自社のWebサイトを訪れた人の購入履歴や閲覧履歴などの情報からキャンペーンの企画、実行なども可能です。
代表的なものとして、Marketo （マルケト）、SATORI、b→dashなどがあります。
③名刺管理ツール
SFAやMAのような営業活動全般の管理ツールを補足するツールとして名刺管理ツールがあります。
名刺管理ツールは紙の名刺を電子化して社内で一括管理するシステムです。OCRを利用して電子化したあと、会社名や名前、役職などをデータベース化して営業に活用します。
データベース化して社内で共有することで重複した営業をさけたり、担当者が変わった場合も引き継ぎがスムーズにいったりするメリットがあります。
④Web会議ツール
自動化ツールではありませんが、営業の効率をさらにアップするツールとしてWeb会議ツールがあげられます。
営業商談に特化したWeb会議ツールもいくつか販売されています。アプリをインストールしなくても使えたり、録画ができたり、プレゼン機能がついていたり、顧客管理ツールと連携できるものもあります。
営業の自動化で営業マンに求められる力とは
自動化で営業マンに求められる力は、ツールを有効に活用して生産性を上げることです。効率化によって生まれた時間や労力を顧客とのコミュニケーションに投じることでよりきめ細かい営業が可能になります。
ツールによって営業業務が標準化する一方で、「あなたから商品を購入したい」「あなたから話を聞きたい」と思ってもらえるようなコミュニケーション力がますます重要になってくるでしょう。
結局は営業も、人と人とのコミュニケーションが基本であり、信頼関係が築かれないと商談にも運べませんし、成約することも困難です。これはどんなに自動化が進んでもかわらない鉄則です。
業務の効率化をはかりながら引き続き信頼関係を築ける人間力を培っていきましょう。
まとめ：営業の自動化はメリットが多いので導入するべき！
自動化によって業務の負担が軽減することは営業マンにとって大きなメリットです。雑多な営業事務から解放された分、顧客とのコミュニケーションや、提案などのコアな業務に集中できるからです。
業務に集中した分、生産性も向上し、成約率もアップすることが期待されます。
さまざまな支援ツールが開発されているのでニーズに合ったものを選び、営業の効率化を図っていきましょう。
