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毎日の業務において、反復的かつ定型的な作業にリソースの多くが費やされてしまうとお悩みではありませんか？そのような定型業務は、今回ご紹介するZapierを使えば、簡単に機械化することが可能です。
WEBサービス連携ツール「Zapier」
自動化におすすめのZapierですが「詳しく知らない」という方も多いでしょう。そのため、ここではZapierの概要についてわかりやすく解説します。
Zapierとは？
Zapierとは、2012年に米国で開発された、反復的な単純業務を自動的に行えるツールです。
このツールを用いれば、複数のアプリケーションやインターネット上のサービスを連携させ、業務に組み込むことができます。
ツールによって業務を自動的に行うと、複雑で専門的な知識やスキルが必要ではないかと考えられがちです。しかし、本ツールの運用に難しい技術は不要であり、幅広い層のユーザーから支持されています。
一昔前まで、業務を自動的に行うためのシステム構築にはプログラミングが必須でした。そのため専門的な知識を持つITエンジニアなしにシステムを作り上げることは難しいと考えられていました。
しかし、Zapierを利用すれば誰にでも同様のシステムが作れることが、最大の特徴と言えるでしょう。
Zapierで自動化できることの具体例
Zapierを使うことで、具体的にいかなる作業を行えるのでしょうか。
例えば、WordPressで新規記事を公開したら、TwitterやFacebookで記事公開を告知するといった作業を自動で行うことができます。
そのほかにも、組み合わせ次第で以下のような作業をツールに任せることが可能です。
・請求書をGmailで受け取る → PDFをGoogleドライブに保存
・Gmailでファイルを受信 → Dropboxに保存→ slackで通知する
・kintoneに問い合わせ情報登録 → Chatworkで通知する
Zapierで作成することのできるワークフローの単位は1Zap（ザップ）といい、無料プランでも月間5Zap・100個のタスクまで利用できます。
Zapierはどんな仕組みで動いている？
Zapierはどのようなプロセスを経て動作しているのでしょうか。Zapierの仕組みを知るためには、以下の4つの要素を把握する必要があります。
①Trigger（トリガー）
トリガーとは、一連の動作を始める条件であり、文字通り動作の引き金となります。
②Action（アクション）
アクションは、トリガーによって始動した自動的動作を指します。
③Zap（ザップ）
トリガーによってアクションが実行される一連の流れは、1Zapという単位になります。
④Task（タスク）
作成された1Zapの作業が実行された場合、1つのタスクとして記録されます。
例えば、請求書の添付されたGmailを受信すると、それがトリガーとなりPDFをGoogleドライブに保存するというアクションが実行されます。この一連の動作が1つのZipです。
Zapier内にはZapのテンプレートも多数あり、最初からそれを利用することもできます。
Zapierと連携可能なサービスはどんなものがある？
Zapierによって連携可能なサービスは非常に多岐にわたります。以下に挙げるものはその一部です。GoogleアプリケーションやSNS・タスク効率化ツールなど、主要なサービスの大半が利用可能と言えるでしょう。
・Googleドキュメント
・Googleスプレッドシート
・Googleドライブ
・Googleカレンダー
・Gmail
・Instagram
・Twitter
・Facebook
・Slack
・Chatwork
・Evernote
・WordPress
・YouTube
・Dropbox
そのほか多数
2022年8月現在、Zapierと連携可能なサービスは5000以上とされています。
Zapierのメリットとデメリット
Zapierを利用することによって得られるメリットは複数あります。一方で、人によってはデメリットと感じられる点もあるでしょう。本項では、Zapierを利用する際のメリット・デメリットについて解説します。
Zapierのメリット
Zapierを導入することで得られる最大のメリットは、膨大な作業時間と労力を削減できることでしょう。単純な反復業務をツールに任せることにより、人為的ミスを大幅に減らせる点も重要です。
連携できるサービスが非常に多いことも、Zapierの大きなメリットのひとつです。プリセットされたZapだけでも多くの作業を省力化することが可能ですが、幅広いサービスを組み合わせることで可能性はさらに広がるでしょう。
複雑なプログラミングをする必要がなく、簡単な操作で運用できることも魅力と言えます。また無料プランや安価なプランが充実している点も見逃せません。
Zapierのデメリット
連携可能なサービスが多いというメリットがありますが、日本製のツールと連携できない場合があることはデメリットとなり得ます。とはいえ、連携可能なツールで代用可能なケースが多く、使い方次第ではそれほど大きなデメリットには感じないでしょう。
人によって大きなデメリットになるのが、Zapierは現時点（2022年8月）で日本語化に対応していないという点です。高機能な翻訳ツールが充実している昨今、英語表記のハードルはそれほど高くありません。しかし英語が大の苦手という人にとっては、少々難易度が高く感じられるでしょう。
しかし、Zapierの日本語解説サイトで、細かい使い方が説明されているため、それらを参考にすれば対処は難しくないはずです。
Zapierの簡単な使い方解説
業務の生産性アップを期待してZapierを利用する場合に、最初は何から始めれば良いのでしょうか。本項では、Zapierを使い始める際の、押さえておきたい基本的な使い方をご紹介します。
最初は「人気のZaps」から使ってみよう
Zapierを導入したい方の多くは、定型業務の作業効率を上げたいと考えているはず。しかし最初は、どのようなツールを連携させ「それによって何が可能になるのかわからない」という状態に陥りがちです。
Zapierを使うことにより、どのような作業ができるのかを知るために、まずは「人気のZaps」を見てみましょう。
既に多数のユーザーが利用しているZapが人気順に並んでおり、自分の業務を改善するヒントとなるZapもきっと見つかるはずです。人気の高いZapをいくつか実際に使ってみることで、自分なりのZapを作成する際の練習にもなるでしょう。
主な連携パターン
Zapierで複雑なワークフローを実行したい場合には、専門的な知識も必要になります。しかし単純な連携パターンをいくつか知っておくだけでも、幅広い業務効率化に活用することが可能です。主な連携パターンには、どのような組み合わせがあるのでしょうか。
まず代表的な組み合わせとして、Googleカレンダーのような「スケジュール管理ツール」と、Chatworkのような「ビジネスチャットツール」の組み合わせが挙げられます。スケジュール管理と共有をスムーズにできる連携と言えるでしょう。
また、Dropboxのような「オンラインストレージサービス」とビジネスチャットツールを組み合わせるのも有効でしょう。チーム内でのデータ共有と通知が格段にスムーズになります。
まとめ
生産性向上のポイントは、リソースを適切に分配し、無駄を削ぎ落とすことです。創造力や判断力を必要としない単純作業はツールに任せ、貴重な人的資源は生身の人間にしかできない業務に集中的に投下すべきです。
専門的知識や技術がなくとも、Zapierを利用することで広範囲の業務自動化を図れます。時間や労力の節約になるだけでなく、チームにおける連携ミスや人為的ミスの解消にも繋がるでしょう。
