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卸売業や小売業では取引先が多いことから送られてくる納品書や請求書が膨大で、処理や管理に多くの手間と時間がかかっています。
紙で受け取る書類を電子化することで、業務の効率化やコスト削減が期待できますが、「どんな方法で進めるべきか」「本当に効果があるのか」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
本記事では、紙書類の課題や電子化によるメリット、具体的な導入方法から、実際に電子化を成功させた企業の事例もご紹介します。
卸売・小売業が抱える紙の納品書・請求書の課題
卸売業や小売業では、取引先から毎日膨大な量の納品書や請求書が紙で届きます。すべて手作業で処理するのは大変な手間がかかり、さらには入力ミスや確認漏れなどヒューマンエラーのリスクが高まる要因となっています。
以下に、紙の納品書・請求書の管理における主な課題をまとめました。
受け取る納品書・請求書が多い
卸売業や小売業では取引先が多く、受け取る納品書や請求書の量もほかの業種に比べて膨大になる傾向があります。
紙ベースで管理していると、取引先ごとに整理し、手作業でシステムに入力するだけでも時間と労力がかかります。そのうえ、手入力はヒューマンエラーが起きやすく、ミスの発生による確認や修正作業、取引先への対応などにより業務工数が増加してしまうことも少なくありません。
照合作業に時間や手間がかかる
受け取る納品書や請求書には、日付、商品名、数量、単価、合計金額などが記載されています。紙ベースで照合作業を行う場合は、項目を一つひとつ目視で確認しなければならず、非常に手間がかかります。
さらに、取引先ごとに異なるフォーマットを使用しているケースが多く、記入項目の内容や位置が統一されていないことで、確認作業にも時間がかかります。
特に卸売業や小売業では取り扱う商品数が幅広いため、納品書の枚数が膨大になるだけでなく、1枚の納品書に記載される明細の数が多いのも特徴です。そのため入力や確認作業にかかる時間が膨れ上がり、業務負担がさらに大きくなります。
受け取った納品書と請求書の内容が一致しない場合は、過去の書類を見直したり、取引先と連絡を取り合ったりして、どこでミスが発生したのかを特定しなければなりません。
場合によっては確認作業が長引き、業務全体の進捗に影響を与えることもあるでしょう。
【関連記事】【解説資料付き】納品書と請求書の電子化で照合作業を効率化｜メリットやおすすめの電子化サービスをご紹介
保管や管理にコストがかかる
幅広い商品や原材料を取り扱う店舗では、受け取る請求書や納品書の量も膨大になります。社内の物理的な保管スペースには限りがあるため、場合によっては社外に倉庫を借りるといった方法で保管スペースを確保する必要もあるでしょう。
さらに、必要な書類をすぐ取り出せる状態を保つためにはファイリング作業が欠かせません。量が増えるほど、作業にかかる労力や時間も増加し、日々の業務を圧迫します。
たとえ分かりやすく整理されていたとしても、膨大な書類の中から特定の1枚を探し出すのは簡単ではありません。このような作業が頻発すると、ほかの業務が滞りがちになり、勤務時間が増加することで残業代などのコストがかさむ可能性もあります。
特に、各店舗で受け取った納品書や請求書を本部へ郵送しているケースでは、店舗側の郵送作業、本部側での突合や書類整理など、業務が煩雑になりがちでコストや時間がかかります。また、紙ベースでの書類管理は紛失するリスクや、過去の取引内容を確認したいときに大量のファイルの中から必要な書類が見つからない、といったトラブルも発生しやすくなります。
受け取る納品書・請求書を電子化するメリット
卸売業・小売業では、取引先から膨大な量の納品書や請求書が日々届きます。紙ベースでの管理には煩雑な作業や多大なコストが発生しますが、電子化を導入することで課題を根本から解消できます。
- 受け取る納品書・請求書を一元管理
- 業務効率化
- 保管や管理コストの削減
ひとつずつご説明します。
【関連記事】納品書の電子化とは？電子化のメリットと注意点、システムの選び方も解説
受け取る納品書・請求書を一元管理
受け取る紙の納品書や請求書を電子化することで、一元管理が可能になります。電子化してデータで保存した書類は、パソコンやスマートフォンの検索機能を活用することで、必要な情報を瞬時に確認できます。
また、本部と各店舗が情報をリアルタイムで共有できるようになるため、原本を郵送する必要がなくなります。郵送コストやタイムラグを削減するだけでなく、書類の紛失や破損といったリスクも低減することが可能です。
業務効率化
受け取る納品書や請求書を電子化することで、手作業でシステムにデータを入力する作業を大幅に削減できます。
例えば、納品・請求データを会計システムと連携させれば、入力間違いや抜け漏れの心配がなくなります。その結果、請求金額の再確認や修正作業が減り、トラブル対応に追われる回数も少なくなるため、その分の時間をコア業務に集中させることができるでしょう。
保管や管理コストの削減
物理的な保管スペースは一切不要になるため、保管コストを大幅に削減できます。書類をファイリングする手間が軽減され、書類を探し出すのも容易なため、時間の節約にもつながります。
【関連記事】電子化した請求書と納品書の保存期間は？電子帳簿保存法の概要
受け取る納品書・請求書を電子化する方法
納品書や請求書の電子化にはいくつかの方法があり、それぞれ費用や用途が異なるため、自社の要件に合わせて方法を選ぶことが重要です。
ここでは、代表的な方法を簡単に紹介します。以下の記事ではさらに詳しく解説していますので、是非ご覧ください。
【関連記事】受け取る納品書・請求書を電子化する方法とメリット・デメリット｜データ変換作業に注意
スキャナ保存
紙の納品書や請求書をスキャナーで読み取り、データ化する方法です。操作が簡単で、導入コストも低いため、中小企業でも取り入れやすい点がメリットです。
ただし、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があるため、運用前に理解しなければいけません。
【関連記事】電子帳簿保存法改正 猶予期間・請求書電子化の義務化への準備を
専用システムの開発
納品書や請求書の電子化に特化した自社専用システムを開発する方法です。受領から照合・管理までをシステムで一貫して行える上、特殊な業務フローや現場のニーズにも柔軟に対応できる点がメリットです。
しかし、自社での開発が難しい場合は外部の専門業者へ依頼する必要があり、開発費用やメンテナンス費用が非常に高額になることがあります。
電子化専用サービスの導入
パッケージ化された電子化専用のサービスを導入することで、システムを一から開発するよりもコストを大幅に抑えられます。
ただしサービスによっては、取引先の数や処理する書類の量により料金が変動する場合があります。
卸売・小売業における納品書・請求書の電子化導入事例
ここからは、納品書・請求書の電子化サービス「oneplat（ワンプラット）」を活用して、業務改善に成功した卸売・小売業の事例をご紹介します。
oneplatは月額料金33,000円という手頃な料金で導入できるだけでなく、初期費用や導入サポート費用が一切かからない点が大きな特徴です。また、導入時のサポートや運用中のサポート体制も非常に充実しており、電子化に初めて取り組む企業でも安心して利用できます。
納品書と請求書の処理が一本化｜株式会社ケーユーホールディングス 様
株式会社ケーユーホールディングス様では、毎月末に各拠点へ届く請求書と、日々受け取る納品書を手動で照合する作業が課題となっていました。一致しない場合には確認や修正作業が必要となり、現場や経理部門に大きな負担がかかっていたのです。
oneplat導入後は手動でのデータ入力や照合作業がほとんど不要になり、さらに納品書や請求書を一元管理できるようになりました。その結果、これまで時間を要していた照合や確認作業が簡略化され、作業時間が大幅に削減。経理部門の負担軽減だけでなく、全体的な業務効率が飛躍的に向上しました。
▶株式会社ケーユーホールディングス様の事例詳細はこちら
年間約2,400枚のペーパーレス化を実現｜有限会社並木商店 様
有限会社並木商店様では、納品書の保管スペースが不足してきたことで、電子化の必要性を強く感じていました。oneplatを導入したことで、月間約200枚、年間で約2,400枚もの納品書を紙で保管する必要がなくなり、スペースの問題を解決することができました。
新システムの導入には不安を感じていたものの、oneplatの手厚いサポートにより、スムーズに進められたとのことです。
▶有限会社並木商店様の事例詳細はこちら
約130時間を作業時間をわずか3分に短縮｜株式会社魚一 様
株式会社魚一様には毎月1万枚以上の納品書と請求書が届き、作業に約130時間を要していました。手作業による照合作業はミスも発生しやすく、業務効率の改善が急務となっていたのです。
oneplat導入後は、作業時間をわずか3分まで短縮でき、作業の正確性も向上。まず先に10%の仕入先を取りまとめましたが、その時点で充分に効果を実感していただくことができました。
受け取る納品書・請求書の電子化における注意点
納品書や請求書を電子化すると業務効率化やコスト削減といった多くのメリットが期待できます。
しかし、導入を成功させるためには、注意点にも目を向ける必要があります。以下では、特に重要な「法令対応」「コスト」「サポート体制」の3つについて解説します。
法令対応
電子化サービスを選ぶ際には、最新の法令に準拠しているかを確認しましょう。
納品書や請求書の電子保存には、電子帳簿保存法やインボイス制度など厳格な規則が定められています。法令対応が不十分なサービスを利用した場合は、税務調査で問題が発生する可能性があります。
【関連記事】受け取る請求書を電子化するメリット、義務化要件と効率的な電子保存（管理）方法もあわせてご紹介
コスト
電子化を進めるにあたっては、初期費用や運用コストの比較が欠かせません。サービスによっては、処理する枚数が増えると月額料金が高くなる場合があります。
料金体系やオプション料金など、自社の業務量や予算に合うかどうかをチェックしてください。
サポート体制
電子化サービスを契約する前に、サポート内容を確認しておきましょう。サポートが不十分だと、トラブルが発生しても迅速な対応が受けられず、業務に支障をきたす可能性があります。
特に初めて電子化に取り組む企業には、サポート体制が整ったサービスを選ぶことをおすすめします。
まとめ
卸売業や小売業では、取引先から膨大な量の納品書・請求書が届きます。紙ベースの運用では、照合作業に手間がかかる、保管コストが増大するなどの課題が発生します。
紙から電子化することで業務効率化やコスト削減を実現できますが、特におすすめなのは納品書・請求書クラウド受取サービス「oneplat」です。
月額33,000円（初期費用や導入サポート費用は0円）という手頃な料金が魅力です。また、サポート体制が充実しており、法令にも対応しているため、電子化に初めて取り組む企業様でも安心して導入していただくことができます。
紙で受け取る納品書・請求書の処理に課題を抱えているご担当者様は、是非oneplatをご検討下さい。
また、電子化サービスを検討中の方は以下の比較表も是非ご覧ください。
【関連資料】受け取り納品書・請求書の電子化ツール比較表
