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納品書と請求書の照合作業には多くの課題が伴います。
例えば、目視での確認作業は人が行う以上、どんなに注意を払ってもヒューマンエラーが発生しやすくなります。一方で、ミスを防ぐために何度も確認作業を繰り返すと作業時間が増えることになり、業務効率の低下につながってしまいます。
このような非効率な業務をどうやって効率化・自動化すればよいのか、頭を悩ませているご担当者様も多いのではないでしょうか。
本記事では、納品書と請求書の照合作業でよくある課題と、解決するための方法について分かりやすく解説します。業務をより効率的に進めるために、是非お役立てください。
納品書・請求書の照合作業でよくある課題
納品書や注文書（発注書）と請求書の照合・突合を紙ベースで行っている場合は、以下のような問題に直面します。
- 目視のためミスが発生しやすい
- 金額が一致しない場合の確認作業が面倒
- 会計システムに入力する作業が大変
- フォーマットが異なり、複雑で分かりにくい
- 書類を探すのに時間がかかる
ひとつずつ解説していきます。
照合作業に時間がかかりミスも発生しやすい
納品書や請求書には日付や商品名、数量、単価、合計金額など多くの項目が記載されています。紙ベースで照合作業を行う場合、これらの項目を一つずつ目視で確認することは非常に時間がかかり効率が悪いです。それだけでなく、誤読や計算間違いなど人為的なミスが発生する原因にもなるでしょう。繰り返し確認することでミスを減らすことはできますが、確認時間が増えることでさらに作業効率が低下してしまいます。
特に、月末や月初のように請求書をまとめて処理しなければならない時期には、照合作業だけに多くの時間を取られてしまうといったケースも多いのではないでしょうか。
フォーマットや受領方法が異なり、複雑で分かりにくい
納品書や請求書のフォーマットは取引先ごとに異なる場合があります。品番や金額の書かれている場所がバラバラなため、書類ごとの確認に時間がかかり、ミスが発生するリスクも高まります。
さらに、書類の送付方法が違うことも業務を煩雑にする原因です。例えば、A社は郵送で、B社はFAXで請求書を送ってくるといったケースの場合は、整理するのも一苦労です。
フォーマットの違いや送付方法のバラツキが積み重なると、作業が一層複雑で分かりにくくなり、効率も下がってしまいます。
金額が一致しない場合のやり取りが面倒
納品書と請求書の金額が一致しない場合は、過去の書類を見直して、どこでミスが発生したのかを特定しなければなりません。
もし社内で解決できなければ取引先に連絡を取り確認することになりますが、このやり取りがまた時間と労力を奪います。実際、解決までに数日かかったという経験がある方も多いのではないでしょうか。
さらに、相手との認識が食い違っていると確認がスムーズに進まず、お互いの業務が停滞してしまうことになります。場合によっては「どちらが間違えたのか」といったことでトラブルに発展し、信頼関係にも悪影響を及ぼすことがあります。
会計システムに入力する作業が大変
紙ベースで納品書や請求書の照合が完了した後、次に待っているのが会計システムへの手入力作業です。この作業も時間と労力が必要ですが、終わらなければ次の業務に取り掛かることができません。
また、数字や項目を一つひとつ入力する過程で、どうしても入力ミスのリスクがつきまといます。例えば、数字の入力を一箇所でも忘れてしまうと請求額が合わなくなり、先に述べた金額が一致しない場合のやりとりが発生することになります。
書類を探すのに時間がかかる
紙ベースで書類を管理していると、必要な書類を探すだけで思いのほか時間がかかることもあります。
例えば、「納品書が見当たらないのに請求書だけが手元にある」「数年前の請求書の原本を探したい」といった場面では、膨大なファイルの山から1枚ずつ確認しなければなりません。
探している書類が見つからなければその分時間がかかり、積み重なることで担当者の負担増加につながります。
納品書・請求書の照合作業を効率化するには電子化がおすすめ
こうした納品書と請求書の照合作業における課題を解決する手段はいくつかありますが、より効率的に進めたいのであれば電子化サービスを導入することがおすすめです。紙ベースの運用を電子化することで、以下のようなメリットが生まれます。
- 計算や入力時のミスを減らせる
- 既存システムと連携可能
- 金額の不一致の原因が簡単に特定できる
- 必要な情報をすぐに見つけられる
それぞれのメリットについて解説します。
【関連記事】納品書の電子化とは？電子化のメリットと注意点、システムの選び方も解説
【関連記事】受け取る請求書を電子化するメリット、義務化要件と効率的な電子保存（管理）方法もあわせてご紹介
計算や入力時のミスを減らせる
紙ベースでの作業では手計算や手入力が必要で、その過程でヒューマンエラーが発生しがちです。特に年度末のような忙しい時期では大量の書類を扱うため、確認が疎かになってしまうこともあるでしょう。
請求書や納品書を電子化すると、電卓を使って請求金額を計算する手間がなくなります。
また、データ入力が自動化されることでシステムへの入力作業が不要となり、転記ミスや入力漏れの防止にもつながります。
既存システムと連携可能
紙での処理では、請求書の数字や内容を一つひとつ確認しながら入力し、さらにその入力が正しいかを再度目視で確認する必要があります。
しかし、請求書や納品書の電子化サービスによっては、業務で利用している既存のシステムと連携できるため非常に便利です。例えば会計システムと連携させることで、これまで手作業で行っていた煩雑な仕訳作業を自動化することもできるでしょう。
金額の不一致の原因が簡単に特定できる
紙ベースでの確認作業では、取引先ごとにフォーマットが異なるため、誤差やミスに気づきにくいことがよくあります。請求書と納品書の内容が一致しない場合は、項目を一つひとつ確認しなければならず、とても手間がかかります。
しかし電子化すればデータ上で比較できるため、いつ、どの部分に不一致が生じているのかが分かりやすくなります。例えば「異なる部分をハイライト表示する」といった機能が使えるようになり、目視で確認するよりも圧倒的に短時間で原因を特定することができます。
必要な情報をすぐに見つけられる
請求書や納品書を紙で管理していると、必要な書類を探すために膨大なファイルを1枚ずつめくりながら探し出す手間がかかります。特に過去の書類を参照する際は、ファイルを日付ごとに管理していたとしても、大量にある書類の中から目的の書類を見つけるのも大変です。
しかし請求書や納品書を電子化することで、関連するデータが一元管理され、情報の確認が非常に簡単になります。また、検索機能があるサービスを使えば、わずか数秒で必要な書類にアクセスできます。
例えば、取引先名や請求日・金額などを入力すれば、該当する情報が瞬時に表示されるため、紙のようにファイルをかき分ける必要がありません。時間を大幅に節約できるため、素早く次の業務に取り掛かることができ、業務全体の効率が飛躍的に向上します。
【関連記事】受け取る納品書・請求書の電子化サービスの選び方｜5つの活用事例もご紹介
受け取る納品書・請求書の電子化サービスなら「oneplat（ワンプラット）」
納品書や請求書の照合作業を電子化するシステムやツールはいくつもありますが、その中でもより効率化に適しているのが、受け取る納品書・請求書の電子化サービス「oneplat（ワンプラット）」です。
oneplatは第三者機関(株式会社ジーユーエヌ)が調査した、「18の請求書受領ツール」に関する利用満足度調査において総合評価1位を獲得しており、電子化サービスとして多くの企業に選ばれています。
以下に、oneplatの具体的な特徴を説明しますので、是非ご検討ください。
納品書と請求書の照合作業がなくなる
oneplatではお取引先様に納品データを登録してもらい、パソコンやアプリで確認・承認することができます。御社が承認された納品データを基に、請求データが作成されるため、金額の確認や差異の修正といった煩雑な手作業が一切不要になります。
これまで照合作業にかかっていた時間と労力を別の業務に充てることができるのは、大きなメリットと言えるでしょう。
システム連携で仕訳作業も不要
oneplatは、販売管理システムや会計システム、ネットバンキングとの連携が可能です。ほかにも、CSV連携に対応しているソフトならどれでも連携できるうえに、御社の運用フローも変える必要がありません。
例えば会計システムと連携することで仕訳データが自動的に反映されます。「紙の書類を見ながら仕訳項目を確認し、一つずつ手作業で会計システムに入力する」という手間が一気になくなります。
入力ミスのリスクも減り、より正確かつスピーディーな業務が実現するでしょう。
フォーマットを統一できる
取引先ごとに異なる納品書や注文書、請求書のフォーマットへ対応するために、多くの時間が割かれていませんか。oneplatを導入すれば、電子化するすべての書類のフォーマットを統一することが可能です。確認作業がシンプルになり、ミスも大幅に減少するでしょう。
さらに、これまで郵送やFAX・メール・チャットなど様々な形で届いていた書類も、データとして一元管理が可能になります。スキャンやファイリングといった煩雑な作業がなくなり、必要な書類も瞬時に見つけられるため、業務のスピードが飛躍的に向上します。
また、oneplatのフォーマットは電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しているため、納品書・請求書の原本を紙で保管する必要もありません。法的な要件を満たしながら、安心して電子化を進めることができるのも大きなメリットです。
初期設定も運用も徹底サポート
新しいシステムを導入する際には「初期設定が難しいのでは」「本当に使いこなせるだろうか」といった不安がつきものですが、ご安心ください。
oneplatは特別な知識がなくても、直感的に操作できるよう設計されています。
万が一操作に迷ったり、わからないことがあれば、専門のサポートスタッフがお手伝いします。お客様の画面を一緒に見ながら操作方法を丁寧にご案内しますので、お気軽にご連絡ください。
また、oneplat導入時のお取引先様へのご説明、操作案内も専門スタッフがサポートいたしますので、お取引先様にご負担がかかることはありません
初期費用0円、月額33,000円
oneplatは月額33,000円（税込）でご利用いただけるサービスです。初期費用も一切不要ですので、手軽にスタートできるのが魅力です。
さらに、受け取る納品書の数やシステムを利用するお取引様が増えたとしても追加費用は発生しません。コストパフォーマンスに優れたoneplatで、業務の効率化とコスト削減に取り組んでみてはいかがでしょうか。
まとめ
本記事では、納品書や請求書の照合作業における課題と解決策について詳しくご紹介しました。
紙ベースでの作業は非効率であり、ミスが発生しやすいのが現状です。業務の効率化や自動化を目指すなら、電子化が非常に効果的です。
納品書・請求書クラウド受取サービスoneplatを導入することで、照合作業や仕訳作業が不要になります。
月額33,000円（税込）というリーズナブルな価格で、業務を劇的に効率化することが可能です。
まずはお気軽にお問い合わせください。
