資料のご案内！
「銀行振込で支払ったけど、領収書はどうやって受け取ればいいの？」
「受け取った領収書を紛失してしまった。銀行の振込み明細書で代用することはできない？」
この記事を開いたあなたは、上記のようなお悩みを抱えているのではないでしょうか。
領収書は、「支払いを行った」という事実を証明する上で非常に重要な役割を果たす書類のひとつです。
しかし、銀行振込で支払いを済ませた方の中には「誰からどうやって領収書を受け取れば良いのか」と悩んでいる方も多いでしょう。
今回の記事では、銀行振込で支払った際の領収書の扱いについて解説していきます。
また、銀行振込の領収書を紛失してしまった場合や、経年劣化等でだめにしてしまった際の対処法についてもご紹介します。
後半では、書類をクラウド上で管理する方法やメリットについても解説します。
アナログで書類を管理する場合は、どんなに注意しても紛失や劣化等のトラブルは起こってしまうものです。
書類の管理をクラウド上で行うようにすれば、大切な書類にトラブルが起きるリスクを限りなくゼロに近づけることができるでしょう。
銀行振込を行った際の領収書について疑問がある方は、是非お読みください。
そもそも領収書とは？なぜ必要？
そもそも、領収書というものについて曖昧に理解している方も多いかもしれません。
領収書とは、「支払者が受取人に代金を支払ったことを証明する書類」のことを指します。
領収書を発行してもらうことで、料金を二重に請求されたり、過払いを防ぐことが可能です。
また、フリーランスや企業にとって領収書は税務調査に必要不可欠な書類でもあります。
税務調査を受けた際に経費計上した支払いの領収書を持っていないと、それが実際にあった支払いであることを証明できなくなってしまうためです。
経費が正式なものとして認められなかった場合は罰金等のリスクがあるため、決められた期間中は紛失せずしっかりと持っておく必要があります。
さらに、領収書の発行ルールを作っておくのは、社内での不正な経費計上を防ぐことにも繋がります。
領収書がなくても経費申請が行えてしまうと、様々な不正がまかり通ってしまいます。
例えば、「実際には出張していないにもかかわらず出張費を経費として申請し、自分のお金として受け取る」といったことができてしまうのです。
上記のように、領収書はビジネスを行っていく中で不可欠な存在となります。
ビジネス上で商品の購入やサービスの利用を行った場合は、必ず領収書を発行してもらうようにしましょう。
銀行振込で支払った場合も領収書は発行される？
対面で代金を払っていない場合でも、領収書を発行してもらうことはできるのでしょうか。
結論から言うと、銀行振込であっても請求を行えば必ず領収書を発行してもらえます。
支払い方法に関係なく、請求された場合に領収書を発行することは支払われた側の義務だからです。
銀行振込でビジネス関連の支払いを行った場合も、必ず領収書は受け取るようにしましょう。
銀行振込の場合は誰に領収書を請求すればいい？
銀行振込の形で支払った場合はお金を振込む先が銀行なので、領収書を銀行に請求しようと考えてしまう方もいるでしょう。
しかし実際は、銀行ではなく取引先に請求することとなります。
銀行側はあくまでも「お金を送る」という役割を果たしているだけで、代金を受領した立場ではないため、領収書の発行ができません。
領収書は、実際に代金を受け取った取引先企業等に請求するようにしましょう。
領収書の再発行は義務ではない
領収書を発行する上で、1点必ず覚えておくべきことがあります。
それは、 領収書の再発行は義務ではないということです。
金銭を受け取った側は、請求された際必ず領収書を発行しなければならないという義務があります。
しかし、 一度発行した領収書を再度発行する場合はその義務がなくなってしまうのです。
万が一受領した側が領収書を紛失したり、劣化させたりしてしまった場合は、取引先に領収書の再発行を求めることとなります。
しかし領収書の再発行は義務ではないため、 断られてしまう可能性があります。
受け取った領収書は紛失しないよう十分に注意し、万が一紛失した際は再発行を丁寧に依頼する必要があります。
領収書の再発行を断られやすい理由
領収書の再発行を求められた際、それを断る企業が多く存在します。
義務ではないとはいえ、なぜ断られる確率が高いのでしょうか。
答えは、再発行した領収書を悪用される危険性があるからです。
領収書を二重に発行された企業は、その気があれば以下のような悪用ができてしまいます。
- 実際には行っていない取引の売上を立てる
- 経費を二重に計上する
上記のような領収書の悪用手口が横行しているため、再発行を拒む企業も少なくないというのが現状です。
銀行振込で支払った際、領収書は必ず必要？
「大切な領収書を紛失してしまった。再発行も難しそう…」
領収書を管理する場面で、このような状況に陥ることがあるかもしれません。
領収書は税務調査等様々な場面で大切な書類となるため、それが手に入らないと途方に暮れてしまいますよね。
しかし、そんな方にお伝えしたいことがあります。
それは、経費の証明を行う上で必ずしも領収書は必要ではないということです。
領収書がない場合は、領収書の代わりとなる書類を支払いの証憑として利用することが可能です。
領収書を紛失した時のために、 領収書の代わりにできる書類を知っておきましょう。
領収書の代用書類1. 銀行の振込み明細書
最初の領収書の代用書類は、銀行の振込み明細書です。
こちらは、銀行でお金の振込みを行った際に発行できる明細書です。
取引先ではなく銀行が発行するものであるため、領収書よりはやや効力が落ちます。
しかし、それでも支払いを行った証拠の書類としては十分に役立ちます。
領収書の代用書類2. 預金通帳
2つ目は、預金通帳です。
預金口座からお金の振込みを行った場合は、預金通帳に残された記録も領収書の代わりに使用できます。
領収書の代用書類3. 購入完了画面・完了メール
3つ目は、通販等のウェブサイトの購入完了画面・完了メールです。
ウェブサイトの支払い方法で現金振込を選択して購入した場合は、以下も領収書の代わりとして利用することができます。
- 購入後にウェブサイトから届く購入完了メール
- 購入後に表示されるウェブサイトの購入完了画面
振込等で領収書を直接渡してもらうのが難しい時の対処法
直接会って取引を行っている場合は、対面した際に紙の領収書を受け取ることが可能です。
しかし銀行振込の形で契約している取引先だと、「やりとりはインターネットの中のみで、直接会って話すことはない」というケースも多いのではないでしょうか。
このような場合は、紙の領収書を直接受け取ることが非常に難しくなります。
ここからは、紙の領収書を直接受け取れない時に知っておきたいことについて解説します。
メールで届いた領収書も税務上認められる
領収書と聞くと、紙に印刷された書類を連想する方が多いでしょう。
しかし実際は、以下のような形の領収書でも正式な領収書として認めてもらうことが可能です。
- メールに添付されて送られてきたもの
- メール本文そのものが領収書となるもの
なお、メールで届いた領収書を正式な書類として利用する場合は、以下の情報が明記されている必要があります。
- 宛名
- 発行者の名前
- 支払った金額
- 支払い内容
- 日付
領収書をメールで受け取った際には、以上の情報が抜けていないか注意しましょう。
領収書は郵送で送ってもらうのもOK
領収書は、直接の手渡しではなく郵送で送ってもらうことも可能です。
物理的距離がある関係で領収書を手渡ししてもらうのが難しい場合は「郵送の形でも問題ない」 と伝えれば、取引先に負担をかけずに領収書を送ってもらうことができます。
なお領収書は非常に重要な種類であるため、可能であれば追跡可能な方法で郵送してもらうことを強くおすすめします。
普通郵便等の形で送られると、配達時の事故で紛失されるリスクが高まるためご注意ください。
まとめ：領収書等の書類をクラウド上で管理するならoneplat
今回の記事では、銀行振込を行った際の領収書の扱いについて解説しました。
銀行振込の場合も、領収書は問題なく発行可能です。
手渡しはもちろん、メールや郵送で送ってもらった領収書も正式な支払いの証拠として認められます。
領収書を紛失した場合は再発行を依頼する必要がありますが、支払われた側の義務に領収書の再発行は含まれていません。
悪用のリスクがあることから、再発行を拒まれてしまうケースも多々あります。
銀行の振込み明細書や預金通帳等も領収書の代わりになりますが、やはり領収書よりは書類としての効力が下がってしまいます。
支払いを明確に証明するためにも、正式な領収書をとっておくのが最善策だと言えるでしょう。
このように、ビジネスの現場で発生する書類というのは紛失するリスクがつきものです。
しかし、書類をアナログではなくクラウド上で保管しておけば、紛失するリスクを大きく下げることができます。
書類のクラウド管理には、ほかにも様々なメリットがあります。
例えば、保存環境の問題で書類が経年劣化したり、書類が増えすぎてスペースが圧迫されたりする等の問題に悩まされることもなくなるのです。
oneplatは、複数の書類をクラウド上で一元管理できるツールです。
企業によって異なる書類をひとつに取りまとめることで、スピーディかつすっきりと書類を管理できるようになります。
書類の紛失や劣化に不安を感じたくない方、書類の管理に手間や時間をかけたくない方は、是非oneplatをご検討ください。
