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「納品書や請求書の発行業務を効率化したいが、どのツールを選べば良いのか分からない」とお悩みのご担当者様も多いのではないでしょうか。
コストをかけずに利用できる「無料ツール」は魅力的ですが、使い始めてから機能不足やサポート体制に悩むケースも少なくありません。
本記事では、無料ツールと有料ツールの違いをわかりやすく解説し、自社に合ったツールを選ぶためのポイントをご紹介します。
また、納品書・請求書発行に関する課題を簡単に解決できるクラウド型サービス「oneplat（ワンプラット）」の特徴についてもお伝えします。
納品書・請求書発行ツールとは？
納品書・請求書発行ツールとは、取引先に送付する納品書や請求書を効率的に作成・管理するためのソフトウェアやクラウドサービスを指します。
ツールによって機能は様々ですが、一般的には納品書・請求書のフォーマット作成や顧客情報の管理、金額の自動計算、送信履歴の保存等が備わっています。
納品書・請求書発行ツールの種類
納品書・請求書発行ツールは、「クラウド型」「オンプレミス型」「インストール型」の3つに分類されます。以下に各タイプの特徴をわかりやすくご紹介します。
クラウド型
クラウド型ツールはインターネットを介して提供されるサービスを利用する形態です。ネット環境さえあれば、PCやスマートフォン等のデバイスからいつでもアクセス可能です。
ただし、データが提供会社のサーバー上に保存されるため、情報漏洩のリスクがゼロではありません。そのため、導入前にセキュリティ対策や取得している認証を確認することをおすすめします。
オンプレミス型
オンプレミス型は自社内のサーバーにシステムを構築して運用する形態です。
データを自社内で管理するため、情報漏洩や外部からの不正アクセスのリスクを最小限に抑えられる点が大きな特徴です。
一方で、初期費用が高額になる傾向があり、運用・保守にも専門的な知識が求められます。
インストール型
インストール型（パッケージ型）は、PCやサーバーにソフトウェアを直接インストールして利用する形態です。
買い切りタイプであることが多いため、一度導入すればランニングコストを抑えられます。
ただし特定の場所でしか作業できず、外出先からスマホやタブレットを使って請求業務を行いたい場合には適していません。
無料ツールのメリット・デメリット
初期費用や月額料金がかからない納品書・請求書発行ツールは、手軽に利用できる点が大きな魅力です。しかし、機能やサポート体制に制約がある場合が多く、注意する必要があります。
以下に、無料ツールの主なメリットとデメリットをまとめました。
無料ツールのメリット
無料ツールであれば、初期費用や月額料金を支払わずとも、納品書や請求書の作成・編集・保存機能等の機能が利用可能です。ツールの導入にあまり費用をかけたくない場合や、納品書・請求書発行ツールをまず試してみたいという場合に適しています。
また、アカウント登録さえ済ませれば、すぐに利用を開始できるものが大半です。特別な設定やインストールが不要であることも多く、導入までの手間がかかりにくいのも特徴です。
無料ツールのデメリット
無料ツールには納品書・請求書の一括発行機能や自動リマインダー機能、データ分析機能といった高度な機能が備わっていないケースが多く、業務効率化に限界を感じるかもしれません。
また、サポートもFAQやヘルプページのみでの対応が一般的です。電話やメールでのサポートが受けられなければ、疑問やトラブルが発生しても迅速に解決できない可能性が考えられます。
有料ツールのメリット・デメリット
月額料金や初期費用を支払うことで、業務効率化やセキュリティの向上といった多くのメリットが得られやすくなります。しかしコストが発生するため、自社のニーズに合致しているかを十分に見極める必要があります。
有料ツールのメリット
有料ツールには多彩な機能が搭載されています。
例えば、複数の納品書・請求書一括発行、顧客管理機能、会計ソフトとの連携等を利用すれば、業務を大幅に効率化できるでしょう。
また、有料ツールはセキュリティ対策が充実している点も魅力です。データ暗号化やアクセス制限、セキュリティ認証を取得したツールを選ぶことで、情報漏えいや不正アクセスのリスクを抑えられます。
さらに、電話やメール、チャット等でサポートを受けられるものがほとんどです。トラブルが発生した際にすぐに相談できる環境が整っているため、初めて納品書・請求書発行ツールを導入する企業でも安心して始められます。
有料ツールのデメリット
有料ツールは便利ですが、費用がハードルとなる場合があります。
クラウド型の納品書・請求書発行ツールでは、その多くがサブスクリプションタイプのプランであるため、毎月一定の料金が発生します。さらにツールやサービスによっては、従業員数や発行枚数に応じて追加費用が発生することもあります。初期導入費用も高額となる場合があるため、ツールを選定する際には自社の要件に照らし合わせて十分に検討する必要があるでしょう。
さらに、有料ツールは多機能だからこそ、初期設定や操作方法の習得に時間がかかる可能性も考えられます。導入後に「思ったより手間がかかる」「担当者が使いこなせない」と感じることも少なくありません。
無料ツールと有料ツール、どちらを選ぶべき？
無料ツールと有料ツールにはそれぞれ特徴があり、結局どちらを選べばよいのか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
以下に、納品書・請求書発行ツールを選ぶ際に確認しておきたいポイントをまとめました。自社に最適なツールを見つけるためのチェックリストとして、是非ご参考ください。
発行する納品書・請求書の量
納品書や請求書の発行枚数が少ない場合は、無料ツールでも十分対応できるかもしれません。
しかし、発行する納品書・請求書が多い企業では、有料ツールを利用する方が効率的です。目安として取引先が50社を超えるような場合は、納品書・請求書の一括発行や顧客管理機能を備えた有料ツールの導入を検討することをおすすめします。
必要な機能
請求業務を進めるうえで必要な機能をリストアップし、無料ツールで対応可能であれば、まずは無料ツールを活用するのもよいでしょう。
しかし、機能が不足している場合や経理業務の効率化を目指している場合、後から機能を追加することが難しく、有料ツールに切り替えるにも余計に手間がかかります。有料・無料に関わらず、自社に必要な機能が搭載されているのかを、必ず事前に確認しておくことが重要です。
セキュリティ対策のレベル
納品書・請求書発行業務では顧客の個人情報や取引データを扱うため、セキュリティ対策も欠かせない選定基準です。
無料ツールでも基本的なセキュリティ対策は講じられていますが、有料ツールの方がより高いレベルの対策を提供している傾向があります。
予算
有料ツールは初期費用や月額料金・オプション費用等が発生します。導入時の費用だけでなく、ランニングコストも含めて、自社の予算に合っているかどうかを確認しましょう。
導入・運用サポート体制
無料ツールでは、主にFAQやヘルプページを活用して自己解決する形式が一般的です。
一方、有料ツールではメールやチャットでもサポートを受けられるケースが多く、問題が発生した際に迅速に対応してもらえます。なかでも電話サポートに対応しているツールや
サービスを利用することで、いつでも相談や問い合わせができるため、常に安心感を持って利用することができるでしょう。
初めて納品書・請求書発行ツールを導入する場合や、ITに不慣れな担当者が使用する場合には、特に手厚いサポートが受けられるツールを選んだほうが安心です。
拡張性・将来性
事業の拡大や法改正に伴う業務変更に対応するため、ツールの拡張性や将来性も確認しておきたいポイントです。
有料ツールは新機能の追加や定期的なバージョンアップが行われることが多く、ビジネス環境の変化にも柔軟に対応できます。長期的な利用を考えているのであれば、有料ツールを選んだほうが後々困らないでしょう。
納品書・請求書発行の課題をoneplat（ワンプラット）で簡単解決！
納品書・請求書発行は企業にとって欠かせない業務ですが、紙による運用は様々な課題を抱えているのも事実です。
課題を簡単に解決する手段として、多くの企業に支持されているのが、納品書・請求書クラウド発行サービス「oneplat（ワンプラット）」です。
ここからは、oneplatの機能や特徴について詳しくご紹介します。
納品書・請求書発行におけるよくある課題
まずは、納品書・請求書発行業務を行う中で、特に直面しやすい課題を挙げます。
手入力によるミスが多い
数字や項目が多い書類は、手作業で入力する際にどうしてもミスが発生しやすいものです。特に、税金の計算も必要となる請求書では細かな数字の入力も必要であり、入力ミスの原因となりえるでしょう。
しかもお金に直接関わるため、わずかな間違いでも取引先からの信用を大きく損ねる可能性があります。
発行・送付の手間がかかる
納品書や請求書をExcel等などで作成し、印刷、封入、郵送する作業は非常に手間がかかります。人件費が必要なだけでなく、印刷費や郵送費も発生します。また郵送費に関しては2024年10月に値上げが実施されており、今後取引先が増えるにつれ、費用も増加していくでしょう。
特に取引先が多い場合はコストが積み重なり、利益を圧迫する大きな要因になりえます。
【関連記事】【2024年10月実施】郵便料金の値上げ内容を解説｜納品書・請求書郵送への影響とコスト削減方法をご紹介
管理が煩雑
発行した納品書や請求書の控えは、原則として7年間保管する必要があるため、保管スペースの不足が課題となりがちです。さらに、ファイリングする際や過去の情報を探し出す際には多くの手間と時間がかかります。
【関連記事】請求書控えの保存義務とは？保存期間や保存方法、注意点等 などを解説
請求漏れや遅延が発生する
紙ベースでの請求書管理は進捗状況が把握しにくいため、請求漏れや送付の遅延が発生しやすくなります。これにより、売上機会を逃すだけでなく、取引先からの信頼を損ねる原因にもなりかねません。
【関連記事】請求書で二重請求等のミスが発覚した際の対処法は？対策も解説
oneplatとは？
oneplatは、納品書・請求書の作成から管理、送付までを一元化できるクラウド型サービスです。
請求書だけでなく納品書からの発行も可能なため、経理業務全体の効率化につながります。以下にoneplatの特徴をご紹介します。
oneplatの主な機能とメリット
oneplat は、会計システムや販売管理システムとワンクリックで連携することが可能です。これにより、現在の業務フローを変更する必要がなく、納品書や請求書をスムーズに電子化できます。
さらに、改正電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しています。法令を遵守しながらデータとして残せるため、納品書・請求書の原本を保管する必要がありません。
請求業務の工数を大幅に削減するため、従業員はコア業務に集中できるようになります。
oneplatが選ばれる理由
請求書発行ツールは数多く存在しますが、oneplaはその中でも特に高い評価を得ており、国内18の請求書受領ツールの中で利用満足度調査1位を獲得しています。
以下に、oneplatが選ばれる理由をご紹介します。
月22,000円、初期費用0円
oneplatは月額22,000円（税込）で請求書業務を効率化でき、納品書から発行する場合も月額33,000円（税込）でご利用可能です。
初期費用やサポート費用は一切発生しない上に、販売先や発行枚数が増えても料金は変わりません。
簡単で直感的な操作性
直感的に操作できる設計のため、パソコンやシステムが苦手な方でもすぐに使いこなせます。もし何か困ったことがあれば、いつでも電話やメールにてご相談ください。
販売先様への説明も無料
導入時には初期設定をサポートし、販売先様への操作説明もoneplatが対応します。貴社の負担を最小限に抑えながらスムーズに運用を開始できます。
まとめ
納品書や請求書発行を効率化するためには、自社のニーズに合ったツールを選ぶことが重要です。
無料ツールはコストを抑えながら基本的な機能を利用できる点が魅力ですが、機能やサポート体制に制約があることが多いため、選定時には十分な検討が必要です。
一方、有料ツールは多機能で業務効率化やセキュリティ強化に優れ、さらに手厚いサポートを受けられる点が大きなメリットです。
中でもoneplat は納品書や請求書発行業務に関する様々な課題を簡単に解決できるため、多くの企業に選ばれています。ツール選びにお悩みの方は、是非oneplat をご検討ください。
