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RPA（Robotics Process Automation）は、決まったプロセスの反復や定型的な作業を自動で行うツールの総称です。
作業効率を大幅に高めてくれるRPAですが、初めての方には操作が難しいというイメージがあるかもしれません。そのため、本記事ではRPAの仕組みや基本操作をわかりやすく解説します。
RPAの基本的な使い方と操作方法を理解しよう
どんなに便利なツールでも、使い方がわからなければ真価を発揮することはできません。
まずはRPAの仕組みや歴史、どのような役割を与えることができるのかを解説します。
RPAの仕組み
RPAとは「Robotics Process Automation」の略語で、ロボット（ソフトウェア）による作業プロセス自動化を意味します。RPAの基本的な仕組みは、開発・実行・管理の3つです。
開発ツールは、「シナリオファイル」を作成するツールです。シナリオファイルとは、ロボットがどのような作業工程に従って動作するかを記述したファイルを指します。
実行ツールは、シナリオファイルで記述した動作を実行するためのツールです。RPAユーザーは、実行ツールを用いて自動化したい業務を実現します。
管理ツールは、シナリオ実行の進捗を確認できる機能やユーザーの詳細設定等、シナリオ管理に使われるツールです。管理ツールが実装されていない製品もあります。
RPAの歴史
RPAという言葉は2015年頃から一般的になりましたが、ツールを用いて業務を自動化するという概念自体はもっと以前からありました。手作業の煩わしさを解消するために、個人的に自動化プログラムを組んで使用している人は一定数いたのです。
膨大なデータを入力する作業や反復作業を人力で行うと、多大な時間が掛かってしまう上に操作ミス等も起きやすくなります。作業内容や作業効率にも個人差が出てしまうので、システム開発の現場等の専門性の高い分野では自動化ツールが重宝されていました。
そして現在ではRPAはより一般的になり、プログラミングの知識がない人でも簡単に操作できるようなRPAツールが続々と登場しています。
RPAに期待できる役割
RPAに期待できる役割は主に、業務効率化と正確性の確保の2つです。単純な反復作業や定型的作業を自動化することによって、作業時間と作業負荷を低減することができます。
また、RPA導入により人的ミスをなくし、業務の正確性を確保することに繋がります。反復作業や単純作業を多くこなしていると、どうしてもミスは増えてしまうものだからです。
個人的な技量や経験の差が生じないこともメリットと言えるでしょう。
RPAの基本的な使い方
ここでは実際にRPAを使用する流れを解説します。最大の効果を得るためには、最初に何から始めれば良いのでしょうか。まずはRPAを導入する目的から考えてみましょう。
①使う目的の決定
RPAを使う目的を明確にすることは非常に重要です。どんな用途に使うのかを考えずに、高機能だからという理由でパソコンを買う人を想像してみてください。目的もなく買ったパソコンを最大限に活用する人は少ないでしょう。
RPAを導入する場合も同じことが言えます。RPAを使うことにより、どの業務をどう効率化したいのか、具体的に想定することが重要です。それによりどのようなメリットがあるのかも併せて考えておくべきでしょう。
②RPAとExcelマクロの違いを把握
業務自動化という場合にRPAと同様によく想像されるツールにExcelマクロがあります。定型的作業を自動化するという意味では、両者の役割は同じものと考えられます。
しかしRPAとExcelマクロには明確な違いがあり、業務効率化を図る際にその違いを理解しておく必要があります。
Excelマクロで自動化できるのは、Excel内の作業に限られます。一方で、RPAツールはExcelを含む、コンピューター全体の処理を自動化することが可能です。
そのためRPAを使った作業では、Excelに入力されたデータをほかのアプリに転記したり、特定のアドレスに送信したりといった処理が可能となります。
③定型業務自動化にRPAを使う
RPA使用の目的を決め、その適用範囲を理解したら、定型業務自動化にRPAを活用しましょう。作業内容は常に同じなのにもかかわらず、やたらと時間が掛かる業務はありませんか？そのような定型業務こそ、RPAが本領発揮する領域です。
時間効率が上がることに加え、個人による作業速度や正確性のばらつきも生じないため、定型業務には是非RPAを活用してください。
補足：絶対に避けるべきRPAのダメな使い方
RPAは業務効率化に不可欠なものになっています。しかし、いくら有用なツールとはいえ使い方を誤ると、本来の力を発揮しないばかりかマイナスに働く場合もあります。
RPAを導入する際に絶対に避けるべき使い方とは、自動化のメリットが小さい業務に使うことです。人力で行う場合と比べてそれほど作業時間が短縮されないのであれば、RPA導入のコストと労力の方が大きくなってしまうでしょう。
RPA導入の利点は、あくまでも業務効率化です。導入の際には社内各部署でツールを共有する等、効率化の恩恵を最大限に引き出す工夫や取り決めが必要となります。
RPAの基本的な操作方法
RPAツールを使用し業務を自動化するために、プログラミングの知識は必要ありません。基本的にはクリックと簡単な文字列の入力だけで作業が完結します。
受付業務にRPAツールを導入する場合を例にしてみましょう。RPAツールには開発担当者によって、次のような手順で作業を行うシナリオが設定されています。
①受付申込書Excelから台帳Excelへと情報を転記する
②WEBシステムを呼び出し、申込情報を登録する
③契約番号を台帳Excelに入力する
④受付処理の終了報告を次の工程担当者にメールする
RPAツールを実行すると、①〜④の流れをすべて自動で処理することが可能です。受付件数が多くなれば、作業量も膨大なものになります。このような定型業務はRPAで是非とも効率化すべきでしょう。
提供元の企業から勉強会や無料サポートも受けられる
業務効率化のためにRPA導入を検討していても、運用のための知識や経験がないことで、なかなか導入に踏み出せない企業が少なくありません。
しかしRPA導入のハードルは、それほど高くはなくなってきています。多くの企業がRPA導入による業務効率化に積極的な現在、RPAツール提供元の企業は競ってサポート体制を強化しているからです。
導入・運用のサポートや提案に加え、学習動画を提供したり勉強会を開いたりと、各社が充実したサポートを提供しています。初めてのRPA導入の際は、サポート体制の充実度でツールを選ぶのも良いでしょう。
ITリテラシーを高めておくとより活かすことができる
RPAを業務効率化に利用するだけであれば、専門的な知識はそれほど必要ありません。ツール自体は誰にでも操作できるようになるでしょう。
しかし、RPA導入の担当者や利用する社員に、ITリテラシーが備わっていれば、さらに有効にRPAツールを活用することができるはずです。不測の事態に柔軟に対応するためにも、IT知識を高めておくことは有効です。
RPAは膨大な作業を効率化できますが、誤った使い方をすると混乱も大きくなってしまいます。ITリテラシーを高めた上で、定期的に研修を実施する等して各人がRPAを最大限に活用できる環境を整えましょう。
まとめ：RPAの基本的な操作方法を覚えておこう
RPAは定型業務の効率化に大きな力を発揮します。しかし使い方を間違うと、余計なコストが発生する場合もあります。
RPAを効果的に運用するために、基本的な操作方法を覚え、ITリテラシーを高めておきましょう。自分にあったツールを見つけるために、無料トライアルを利用してみるのもおすすめです。
