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近年はどの企業もIT技術の導入を推進し、業務効率化を図っています。その中で注目されるツールのひとつに「RPA」があります。
本記事では、業務の自動化が行えるRPAについて、その概要から導入までに知っておきたいポイントをわかりやすく解説します。
RPA（Robotics Process Automation）とは
はじめにRPAの概要を確認しましょう。
RPAは日本語で「デジタルワーカー」を意味し、人間に代わって定型業務を自動的に行うツールを指します。
これまで人間がルーティン業務として日々行ってきた業務をあらかじめプログラミングすることで、自動化ができ、人件費の削減や効率化が実現します。
RPAが注目されている背景
近年、導入する企業が増加するRPAは、人手不足の解消と政府が推進する「働き方改革」に効果的です。
どの企業も労働人口の現象や、コスト削減を目指した結果「人手が足りない」という状況が目立っています。その結果、現存の従業員への負担が増加し、長時間の残業や過労による心身不調が起こります。しかし、RPAを導入することで業務の自動化が起こり、ひとりひとりの負担を減らすことができます。
その結果、不要な残業や休日出勤も減らすことができ、ライフワークバランスの向上に繋がります。そのため、現代人を取り巻く環境にとって、RPAの導入は効果的です。
RPAとExcelマクロの違い
RPAを考える際に、マクロと混同されることがあります。
確かに、設定済みの操作を実行する点で両者は同じです。しかし、両者は対象範囲が大きく異なります。
マクロの場合は、ExcelとOfficeドキュメント上に限定して自動操作が可能です。一方でRPAはパソコンを使う業務すべてが自動操作の対象になります。そのためRPAはより広範囲で業務の自動化を実現できるメリットがあります。
RPAとアウトソーシングの違い
RPAはしばしばアウトソーシングとも混同されます。しかし、RPAはアウトソーシングで起こる人的なトラブルを回避できます。
アウトソーシングの場合は、今ある業務を外部に委託するため、働き手が「人間」です。そのため、急に休んだり、退職したりすると、業務に支障が出る可能性が高くなります。しかし、RPAはツールのため、一度設定を済ませればコンスタントに業務を遂行します。
RPAで業務を自動化する具体的なメリット
ここでは、RPAを導入することで得られるメリットを4つ紹介します。
コスト削減や人手不足を解消し、さらに売上アップを目指す企業にとってRPAの導入は最適です。
コスト削減
RPAの導入は、人件費等のコスト削減に大きく貢献します。
入力作業や自動メールの送信等、人力でなくともできる仕事をRPAに割り振ることで、それまで担当していた人員のコストを削減できます。また、自動化により人員が浮いた場合は、人手不足に悩む他の部署に人員を割くことも可能になります。
このようにRPAの導入は、コスト削減や適切な人員配置に役立ちます。
売上の最大化
RPAの導入により、適切な部署に人員の配置が可能になります。すると、今まで人手が足りなかった部署や店舗などに人員を配置できるようになり、売上アップに向けたパフォーマンスが可能になります。
例えば、これまで人手が足りず、事務作業の負担が大きいため売り場を縮小してチャンスを逃していた店舗の場合で考えましょう。RPAの導入は事務処理に割く時間を大幅に削減します。その結果、売場づくりや売り場管理に尽力できるようになり、集客アップや売上アップに繋げることができます。
このように、自動化できる作業をRPAに任せることで、人間にしかできない仕事に集中できたり、売上を伸ばすことが可能です。
単純作業でのミスがなくなる
RPAはデータ入力や集計など様々な作業を自動化します。データ入力等は人力で行うとどうしてもミスが発生し、発見や修正に時間がかかります。しかし、RPAで自動化を行えば、入力作業はもちろん、数値が合っているかも自動で確認できます。
ヒューマンエラー防止にもRPAは効果的です。
人員不足の解消
近年は労働人口の低価や、職業の選択肢が広がった影響で多くの業種で人手不足が深刻です。また、人が入社しても定着しないという問題を抱える企業も非常に多くあります。
このように人手不足や働き手の定着に問題を抱える企業にとっても、RPAは最適です。定型業務を自動化することで、人手が浮き、業務にゆとりができます。その結果、入社した社員にきめ細やかな教育ができ、人材育成に繋がります。
RPAで自動化ができる業務とは？
RPAの導入は多くのメリットがあるとわかりました。ここからは実際に導入を検討する際に知っておきたい、RPAができる業務内容について解説します。
手順やルールが決まっている業務
受信したデータの入力作業や、経理の入金作業等、手順が決まっている業務はRPAが自動化できます。また、手書きの書類の場合でもOCR（光学文字認識）と組み合わせることで読み取りや入力が可能になるため、併用すると規則性のある業務を多く自動化できます。
データ収集と分析
RPAはネット上の情報収集も可能です。これまで人力で時間をかけていた競合調査や分析に必要なデータを、スピーディーに実行します。
そのため「競合のECサイトの売価調査」「業界の最新情報」等、求める情報を効率的に収集できます。
システム監視とメンテナンス
RPAはサーバにある管理ツールで運用管理を行います。管理ツールにはサーバーやネットワーク機器が正常に作動しているかを確認する「ヘルスチェック」や、CPUやメモリの使用状況を監視する「リソース監視」の機能があります。
そのため、ツールを適切に使用するために自動で監視やメンテナンスが行えます。
簡単なカスタマーサポート
RPAは定型化できる簡単なカスタマーサポートにも活用できます。
わかりやすい具体例としては、コールセンター業務が挙げられます。コールセンターでは人手不足の深刻化が叫ばれていますが、RPAを導入することで架電リストの自動作成や通話ログの自動転記が可能になり、人手不足解消に繋がります。
RPA導入を成功させる3つの方法
最後に、企業がRPAを導入する際に守るポイントを3つ解説します。
RPA導入の成功には、事前に体制を整えることが大切です。
現場にRPA担当者をアサインする
知見のない従業員ばかりの現場に突然RPAを導入しても、活用方法がわからず混乱を招きます。そのため、現場にRPAを導入する際は、事前に担当者を決定しましょう。
導入前にRPAについて理解を深めた担当者や、専門的な担当者をアサインすることにより、導入がスムーズになります。
現場のITリテラシーを向上させる
RPAの担当者を現場に配置することはもちろん、全従業員のIT技術のリテラシー向上も必要です。
研修や勉強会を積極的に実施し、主体的に学んでもらうことにより、RPAが浸透しやすい環境づくりを目指します。
ITコンサルタントなどのプロに依頼する
RPAは便利な半面、知識や経験が必要なツールです。そのため、自社のみでの普及が困難と感じた場合は、外部の専門家からアドバイスをもらいましょう。
近年ではITコンサルタントという、ITツール導入に特化した方も増えています。RPAを機能させるために、是非プロフェッショナルの力を借りましょう。
まとめ：RPAで業務を自動化して会社をより成長させよう
今回は定型業務の自動化ができるRPAについて解説しました。RPAは企業が抱える人手不足やコスト削減に効果的なツールです。
しかし、ITリテラシーが低い従業員が多い職場や、革新的な考えに賛同が得られない風習を持つ企業の場合は導入が難しい可能性もあります。
そのため、導入を検討する際にはしっかりと事前準備を行い、適切に導入できる環境づくりを行いましょう。
