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請求書や納品書をデジタルに移行できれば、業務効率化やコスト削減につながります。
しかし自社が電子化を推進したいと思っても、取引先から「紙で送ってほしい」と要望されることもあり、対応に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、なぜ取引先が電子化された請求書を拒否するのか、その理由を具体的に解説するとともに、問題を解決するためのアプローチ方法をご紹介します。
「取引先に納得してもらえるか不安」「電子化をどう進めていいかわからない」という方は、是非ご参考にしてみてください。
【関連記事】請求書を電子発行するメリットは大きい！効率的な運用方法と電子発行時の注意点
受領する請求書の電子化を拒否される理由とは？
請求書を発行する側がデータとして送付したいと考えても、受け取る側が難色を示すケースがあります。その場合、考えられる主な理由は以下の5つです。
- 根強く残る紙文化
- ITリテラシーの不足
- 受取側の負担増加
- 法令遵守への不安
- 従来の業務フローとの整合性
詳しく解説していきます。
根強く残る紙文化
長年にわたって紙の請求書を利用してきたことで、紙ベースでやり取りする慣習や文化が業務フローに根強く残っている企業は少なくありません。
また、文書管理規程で紙媒体の保存が義務付けられている場合も多く、電子記録の扱い方が定まっていない場合には新たにルールを整備する必要があります。
このような手間や時間がかかる印象から、「従来通りの方法で十分ではないか」という考えを持つこともあるでしょう。
ITリテラシーの不足
請求書や納品書を電子化することで、パソコンやスマ－トフォンを使用する機会が増えます。そのため、電子機器の扱いに慣れていない担当者が多い現場や、これまで紙ベースの業務を中心に行ってきた現場の場合には、電子化に対して強い抵抗感が生まれることがあります。
また、電子化に伴い、ハッキングや情報漏えいが懸念されることも課題です。社内でセキュリティ対策を講じられる従業員がいなければ、不安がさらに大きくなるでしょう。
受け取り側の負担増加
請求書をPDFやExcel形式のデータで受け取る場合、電子帳簿保存法により紙に印刷して保管することは認められておらず、電子保存する必要があります。その際、電子帳簿保存法における「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たす必要があり、これにはさまざまの工数がかかるため、受け取り側にも負担がかかります。
また、電子請求書の受け取り方法が多様化することも負担が増加する要因です。例えば、A社からは郵送、B社からはメール、C社からは電子サービスなど、電子請求書の受け取り方法ごとに、それぞれの管理工数も増えてしまいます。
多くの場合、 電子請求書は受け取り側も新たなシステム導入や業務フローの変更など環境の整備が必要となり、費用や工数がかかります。電子化のメリットが受け取り側へ十分に伝わらなければ、「費用対効果が低い」と判断され、反対されるケースも少なくありません。
また、一部のシステムでは複雑な機能が搭載されており、操作方法を学ぶ必要があるため、通常業務に加えて学習や管理の負担が増えることも懸念されています。
法令遵守への不安
電子化に伴う法律や規制に対する知識不足も、電子化が拒否される理由の一つです。
電子請求書の保存に関しては「電子帳簿保存法」が適用され、細かい要件が定められています。適切に対応しなければ、青色申告の承認が取り消されたり、過料が科せられたりする可能性があります。
具体的な運用ルールへの理解が不十分だと「法的なトラブルに巻き込まれるのでは」「既存の紙媒体の方が安全」と感じてしまい、電子化を避けようとするでしょう。
【関連記事】電子化した請求書と納品書の保存期間は？電子帳簿保存法の概要
従来の業務フローとの整合性
紙の請求書で業務を進めてきた企業では、電子請求書の導入により業務フローを大幅に見直さなければなりません。新しいシステムが既存の会計システムとスムーズに連携できない場合は追加の開発が必要なため、費用が大きな負担になることもあります。
【関連記事】受発注業務のフローはどうなっている？注意点や効率化のポイントも解説
受領する請求書の電子化を拒否される場合の対応方法
取引先から請求書の電子化を断られた場合は、どのように対応すればよいのでしょうか。ここでは、拒否された場合でも電子化を進めるための3つの方法をご紹介します。
取引先によって紙とデータを分ける
電子化に対して強い抵抗を持っている取引先は、無理に交渉を進めると関係が悪化するかもしれません。そのような場合は、これまで通り紙の請求書を送付する方法を選びましょう。
データでの受領に同意している取引先には電子請求書を発行することで、業務の一部を効率化することが可能です。
ただし、最終的には取引先全体へと拡大することで、電子化のメリットを最大化することができます。
請求書を電子化するメリットを共有する
電子化に消極的な理由の一つに、メリットが十分に伝わっていないことが考えられます。
「印刷代や保管費が不要になるので、年間〇万円のコスト削減が可能」「請求書処理の時間が〇％短縮された」等、具体的な例を挙げて説明しましょう。
また、同業他社が電子化を導入して成功した事例を共有することも効果的です。取引先の安心感を高め、電子化への意欲を引き出すことができるでしょう。
【関連記事】受け取る請求書を電子化するメリット、義務化要件と効率的な電子保存（管理）方法もあわせてご紹介
サポート体制が充実した電子化サービスを利用する
取引先が「電子化のやり方が分からなくて不安」「システムを使いこなせるか心配」と感じている場合は、サポート体制が充実した電子化サービスを選ぶことが重要です。
多くの電子化サービスでは操作方法の説明や導入支援を提供しています。特に、取引先へ直接フォローアップを行ってくれるサービスを選べば、自社の負担を減らしつつ取引先も安心して電子化を進めることができるでしょう。
手厚いサポート体制で請求書の電子化を支援する「oneplat（ワンプラット）」
請求書の電子化サービスは数多く存在しますが、そのなかでも特に手厚いサポート体制を整えているのが、納品書・請求書クラウド発行サービス「oneplat（ワンプラット）」がおすすめです。
以下に、oneplatの主な特徴をまとめましたのでご覧ください。
システム連携の初期設定をサポート
現在お使いの業務システムと連携する際は専任の担当者が丁寧にサポートするため、導入時の不安を解消できます。
また運用開始後も、電話やメールを通じてお客様からのお問い合わせに迅速に対応しています。
また、専門スタッフによる無料の相談窓口が設けられており、使い方や操作方法が分からず困った際には、画面を共有しながら丁寧なサポートを受けることができます。
販売先様へのご説明も無料で代行
oneplatの大きなメリットは、導入企業様だけでなく、販売先様へも手厚いサポートを提供している点です。
発行する納品書や請求書を電子化する際、販売先様への操作説明やお問い合わせ対応を無料でおこなっています。納品書・請求書を受け取る側の煩わしい登録作業が一切必要なく、即日簡単にご利用いただけるため、販売先様へ負担がかかることもありません。
月額22,000円（税込）、サポート費用は0円
一般的な電子化サービスではサポート費用が別途必要になる場合もありますが、oneplatはサポート費用が一切かかりません。
さらに初期費用も0円のため、月額22,000円（税込）という手頃な価格で利用を開始できます。また、納品書の発行機能もご希望であれば追加費用11,000円（税込）で利用可能です。
ご利用中のシステムやフローを変えることなく連携可能
既存の販売管理システムや会計システムからデータを連携して、納品書・請求書の発行が可能です。そのため、現状の運用フローを変えずに、スムーズに導入していただけます。
まとめ
取引先へ発行する納品書や請求書の電子化を進める場合、取引先によってはこれまでの方法を希望されることも十分に考えられます。
解決策として紙と電子化を併用する方法もありますが、運用が複雑化し、担当者にとって負担が増える可能性も考えられます。
「oneplat（ワンプラット）」は、運用時の疑問やトラブルに丁寧に対応するだけでなく、導入時の初期設定や取引先への説明も包括的にサポートする電子化サービスです。
ツールやシステムに不慣れな取引先に対しても、丁寧にフォローすることで、電子化に対する抵抗感を大幅に軽減します。
また、初期費用やサポート費用が一切かからず、発行する請求書の電子化は月額22,000円（税込）から利用できます。発行する納品書も電子化する場合でも11,000円（税込）追加の、月額33,000円（税込）で利用できるため、るコスト面での手頃さも魅力です。
取引先様への案内や電子化の運用に不安を感じているご担当者様は、是非oneplatへお問い合わせください。
