資料のご案内！
近年電子化・ペーパーレス化に取り組む企業が増えているなか、注目を浴びているOCRという技術をご存知でしょうか。
「そもそもOCRとはなにか？」
「OCRのメリット・デメリットは？」
「OCRはすべての業務効率化に向いているのか？」
この記事ではそんな疑問について解説していきます。
業務効率化を図りたい方は是非参考にしてください。
OCRとは
OCRとはOptical Character Recognition/Reader（光学的文字認識）の略で、画像データに記載された手書きや印刷した文字を認識し、テキストデータに変換する技術のことです。
コンピューターでは文字を区別して認識することができず、文字が記載してある書類をPDFで保存しても、文字として識別できません。
すべて画像データとして保管してしまい、編集や検索ができないのです。
しかし、OCRの技術を用いることによって、画像の文字をテキストデータとして変換できるようになります。
これにより、画像の文字を人間が手打ちで入力し直すことなく、効率的にテキストデータとしてWord/Excelに変換できるのです。
OCRは上手く活用すれば、ペーパーレスや労働力不足の解消、コスト削減に繋がりやすいです。
PDFファイルの特徴について
PDFは文字や図形、表等を紙に印刷するようにレイアウトされたページの状態を保存するためのファイル形式です。
文書をPDF化することにより、デザインやレイアウトを閲覧環境に左右されず、互換性を気にすることなく、オリジナルと同じように閲覧することができます。
ただし、PDFファイルは画像データのみしか対応していないため、PDFファイルそのものにはテキストデータが含まれていません。
そのため、PDFファイル内に文字が記載してあっても、テキストとして検索したり、編集することができないのです。
PDFは画像やデザイン、レイアウトの保存には優れていますが、テキストの管理ができないのがデメリットでしょう。
PDFファイルのOCRによる電子化で対応できる範囲
OCRは、テキストデータを持たないPDFファイルの文字を、Word/Excelへと変換することができます。
また、テキストデータにすることで、ファイル内で検索や編集、コピー&ペーストを用いた抽出が可能です。
PDFファイルをOCR化するメリットは、PDFファイル内の文字をテキストデータに変換することで、編集・検索が可能となることです。
PDFファイルを一から手打ちで入力する必要がなく、入力ミス等と言った人的ミスを防いだり、コストを削減することができます。
また、スキャンした文字を検索できるので、紙媒体の場合は手作業で探さなければならなかったものも、迅速に見つけられるでしょう。
スキャナーで読み込むだけで画像のテキスト化ができるので、使いやすい点も魅力的で、手間もかかりません。
PDFファイルのOCRによる電子化で対応できない範囲
OCRは原則、PDFファイルをWord/Excelファイル形式に変換することしかできません。
システム入力に適しているCSVファイルへの変換等、任意のファイル形式に変換できない点がデメリットです。
任意のファイル形式にする場合は、打ち直しの作業が発生します。
また、PDFファイルで作られているレイアウトを編集することもできません。
システムへのアップロードやインポートに適した形式への修正・調整は人的リソースを割くことになります。
OCRでテキストデータ化をすることでテキスト関係の業務効率化は図れますが、すべてをOCRに任せることは、ほぼ不可能な点だけ気をつけてください。
報告書等の文書PDFをOCRによって電子化するケース
OCRは報告書・契約書・規約等、テキストがメインとなる文書PDFをWordに変換することが可能です。
紙媒体の書類ですと、過去のデータの検索や保管をするのに大きな手間がかかります。
OCRで報告書等をテキストデータ化することにより、ファイル内の文書テキストでの検索が可能となり、情報整理の利便性が向上します。
保管スペースも必要なくなるので、省スペース化に向いています。
また、文書テキストの編集が可能となるので、デジタル上の契約の迅速化に繋がるでしょう。
フォーマットを再利用することも可能なため、毎月同じフォーマットの報告書や領収書を使用している場合は、作業効率の向上に役立ちます。
汎用性の高いWordへの変換をすることによって、ほかの業務に二次利用しやすい点もメリットです。
納品書等の帳票PDFをOCRによって電子化するケース
納品書・請求書・見積書等、文字と数字が混在し、表等のレイアウトも発行元により各種異なる形式の帳票PDFもOCRによって、Word/Excelファイルに変換することができます。
納品書等を電子化することで紛失防止や人的ミスの減少が期待できます。
過去の納品書等の検索も可能となり、過去の書類が明確になることで後継者に引き継ぎもしやすくなります。
しかし、業界特有の商取引に関する文言や単位、インボイス制度に基づく税計算の整合性のチェックに自社での人的リソースを割くことになり、経理業務の合理化には繋がりにくいです。
また、日々発行される納品書についてもシステム入力に適したファイル形式には変換できません。
レイアウトも崩れやすく、入力業務の合理化には繋がらず、日々の運用フローに導入することは難しいでしょう。
OCRソフトウェア導入の前にoneplatを検討すべき
OCRで業務効率化を検討する前に、oneplatの導入をおすすめします。
oneplatは複数の納品書・請求書を電子化するクラウドサービスのことです。
OCRで業務効率化をしようとしても、PDFでの納品書等の帳票を受け取ることで、テキストファイルへの変換という「工数」を抱えることになります。
そのため、デジタル化による業務効率化からは遠のく形となるでしょう。
一方、oneplatでは、日々の納品書を送付してくれる取引先と一緒に、oneplat上での電子化を実現できるので、データの一元管理や確認、承認を行うことができます。
情報のチェックも相互でプラットフォーム上で行うことができるので、業務効率化・コスト削減を実現できるでしょう。
申し込むにあたって条件はなく、事前準備も不要で、導入の初期費用は0円、月額22,000円(税込)で利用することができます。
無償サポートも付いているので安心して運用できるでしょう。
また、インボイス制度にも全面的に対応しているので、OCRでは対応が難しいことでも、oneplatなら実現可能です。
oneplatは飲食業界を中心に、日々の運用に即した形での導入を実現できます。
導入前のデモ体験も行っているので、気になった人は是非試してみてはいかがでしょうか。
PDFのOCR適用についてまとめ
今回はOCRについて解説しました。
OCRは画像をテキストデータとしてWord/Excelに変換する技術です。
ただし、OCRはWord/Excelにしか変換できず、CSVファイル等にすることはできないデメリットがあります。
OCRを用いて報告書等の文書をWordへ変換することで、作業効率が向上しやすくなるでしょう。
しかし、OCRを用いても納品書等の帳票での合理化には繋がりません。
納品書等のデジタル化での業務効率化には、OCRソフトウェアはなくoneplatを導入するほうが適しています。
oneplatは複数の納品書・請求書を電子化するサービスであり、OCRよりも業務効率化・コスト削減が可能です。
お申し込みの条件も、事前準備も不要で、初期導入費用0円、月額22,000円(税込)で導入できます。
無償サポートも付いているので、何か不測の事態が発生しても相談しやすいです。
また、導入前のデモアカウントの提供もあるので、簡単に試してみることができるのもメリットでしょう。
納品書等をメインとしたデジタル化を考えている人は、今回紹介したoneplatの導入を検討してみてください。
