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請求書の支払処理を手作業で行うと、時間がかかるだけでなくミスも発生しやすくなります。特に、納品書・請求書を毎日のように受け取る企業にとって、業務効率化は避けて通れません。
しかし、「どのように業務を改善すればいいのか」「サービスはどのような基準で選定すればよいのか」と困っている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、支払業務における代表的な課題や効率化によるメリットとポイントを解説します。工数の大幅削減に成功した事例もご紹介していますので、是非参考にしてください。
支払業務の課題
支払業務で発生する主な課題は以下の3つです。
- 手作業による非効率なプロセス
- 人為的ミスのリスク
- 請求書管理にかかるコスト
それぞれについて、詳しく解説していきます。
【関連記事】課題が多い請求書発行・支払いのチェック作業。業務フローに沿って効率化するための方法をご紹介
手作業による非効率なプロセス
請求書を受領してからの一般的な流れは以下のとおりです。
- 内容を目視で確認する
- 金額や取引先情報をシステムに手入力する
- 担当者や上長の承認を得る
- 振込を行う
- 原本をファイリング・保管する
支払業務を手作業で行うと、各工程毎に時間がかかってしまいます。例えば複数人の押印が必要でも、不在のため回覧が遅れることも少なくありません。
特に業務が集中しがちな月末月初は処理が滞りやすくなります。期日までに承認が間に合わないと支払遅延が発生し、取引先とのトラブルにつながるでしょう。
【関連記事】請求書の押印は不要？義務や根拠は？適した印鑑や押す位置も解説
人為的ミスの発生リスク
手作業による支払業務には、どうしても人為的ミスがつきまといます。
例えば、請求書の金額を入力する際に桁を間違えたり、取引先情報を誤って入力してしまうことがあります。不正請求や二重請求を見逃すリスクも避けられません。
内容確認や承認時に複数人でチェックを行っていても、目視での確認には限界があります。一見して軽微に思われるようなミスであっても、企業に大きな損失をもたらし、取引先との
信頼関係が悪化することにもつながりかねません。
【関連記事】納品書・請求書の電子化で検品・検収（承認）業務を効率化｜課題やスマホアプリを導入するメリットを解説
請求書の管理コスト
支払い処理が終わった請求書は、ファイリングして保管する必要があります。
近年では、紙で送付される請求書に加え、メールで送られるPDFやシステムからダウンロードする形式も増えています。印刷やスキャンなどの対応が求められるため、管理には多くの時間とコストがかかります。
また、後から確認できるように取引先別や月別に分別する必要があり、ラベリングなども手間です。
さらに、紙の請求書は法律に基づき7年間の保管が義務付けられており、納品書と共に一定期間保管するには相応のスペースが必要です。社内に保管スペースがない場合には、倉庫を借りる必要も出てきて保管コストの増加にもつながるでしょう。
【関連記事】請求書控えの保存義務とは？保存期間や保存方法、注意点などを解説
支払業務を効率化するメリット
支払業務の課題を解決するためには、業務の効率化が欠かせません。ここでは、支払業務を効率化することで得られる具体的なメリットについて解説します。
コスト削減
支払業務の効率化は、コスト削減に直接的な効果をもたらします。
例えば、これまで受け取っていた紙の請求書をデータで発行してもらうことで、手作業による確認やデータ入力にかかる人件費が削減可能です。関連書類をデジタルでまとめて保存することで、物理的なスペースを確保する必要もありません。
業務効率化
支払業務の効率化により、作業時間が短縮され、担当者の負担が大幅に軽減されます。
例えばデータ入力や確認作業を自動化することで業務のスピードが向上し、ほかの業務に集中する時間が増えます。月末や決算期のような繁忙期でも業務が滞ることがなくなり、企業全体の業務効率化が実現するでしょう。
内部統制強化
請求業務は特定の従業員が長期間担当するケースが多く、不正リスクが懸念されます。
しかしデジタルに移行すれば業務フローが可視化され、リスクの低減が期待できます。例えば、承認フローの自動化やアラート機能を活用すれば、不正な支出や二重支払いといったミスを防止する体制が整います。
また、最新の法規制に対応したツールを使うことでコンプライアンスが徹底され、法的要件へも迅速に対応可能です。これにより、透明性の高い業務運営が可能となり、企業としての信頼性も向上するでしょう。
支払業務を効率化する方法
支払業務を効率化するためには、いくつかの方法があります。以下に、主な手段とその特徴について解説します。
承認業務を電子化する
従来の紙ベースでは出張や現場への移動など、外出時に承認作業が滞りやすく、書類の紛失リスクも伴います。しかし、電子承認システムを導入すれば、インターネット上からどこでも確認・承認が可能となり、業務の停滞を防ぐことができます。
また、承認履歴が自動で記録されるため、どの段階で承認が止まっているかが一目でわかり、経理部門もスムーズにフォローアップできます。承認業務の電子化について詳しく知りたい方は、以下の資料をご参照ください。
【おすすめ資料】納品書・請求書の検品、検収、承認業務を効率化し、業務時間を大幅に効率化する方法
ペーパーレス化
請求書や納品書を紙で管理すると保管スペースが必要ですし、ファイリング作業や過去書類を探す際にも手間がかかります。スキャナーやOCR技術を活用して書類を電子化することでデータとして管理でき、保管コストが削減されます。さらに、必要な情報を迅速に検索・共有できるため、業務スピードも向上します。
さらに、ペーパーレス化は環境保護やSDGsへ取り組む企業として、イメージアップにもつながるでしょう。
【関連記事】納品書・請求書の電子化でペーパーレス化を推進！電子化の要件やメリット・デメリットも解説
アウトソーシング（代行サービス）の活用
請求書の受領を代行サービスに依頼する方法も有効です。これにより経理担当者がデータ入力や確認作業に時間を割く必要がなくなり、重要な業務に集中することが可能になります。
また、同じ経理担当者に長期間支払処理を任せていると不正リスクが懸念されますが、特に中小企業では社内の人的リソースが不足しがちです。振込業務を外部企業に委託することで、社内の不正や属人化によるリスクが軽減されるでしょう。
請求書クラウド受取サービスの導入
請求書クラウド受取サービスを利用すると、請求書がデータとして保管され、紙ベースでの管理や社内回覧が不要になります。これにより、受取から確認、承認、支払完了までの処理スピードが大幅に向上し、業務効率が飛躍的に向上します。
また、サービスによってはアクセス制御やログ管理が可能であり、内部統制の強化にも役立ちます。
さらに、電子帳簿保存法やインボイス制度など最新の法律に対応している請求書クラウド受取サービスであれば、法改正時の対応負担が大幅に削減されるため、法的リスクを抑えつつ、業務の効率化が実現します。
支払業務効率化の成功事例
支払業務の効率化を図るため、請求書クラウド受取サービスの導入が多くの企業で進められています。
特に、国内18の請求書受領サービスのなかで総合満足度No.1を獲得した※「oneplat（ワンプラット）」は便利な機能が豊富で、効率化・自動化を実現できるサービスとして人気です。月額33,000円（税込）で初期費用が0円という低コストも魅力の一つです。
以下に、oneplatを導入し、支払業務の効率化に成功した企業事例を紹介しますので、ご参考ください。
※株式会社ジーユーエヌによる調査｜詳細はこちら
支払業務に関わる工数を50％以上削減｜グラフィック・パッケージング・インターナショナル株式会社 様
グラフィック・パッケージング・インターナショナル株式会社様では、支払業務の工数が大きな負担となっていました。システムは使っていたものの、各システムが連携しておらず、1件ずつインターネットバンキングに手入力する必要がありました。
oneplat導入後は会計システムからデータを抽出し、oneplatで自動集計できるようになり、入力作業がほぼ自動化されました。その結果、支払データの作成に以前は2日以上かかっていたところ、現在では50%以上の工数削減を実現しています。
▶グラフィック・パッケージング・インターナショナル株式会社様の事例詳細はこちら
経理部門全体における業務フローの改善と業務効率の向上を実現｜株式会社ケーユーホールディングス 様
株式会社ケーユーホールディングス様では、納品書・請求書の一元管理を目的にoneplatを導入しました。従来は紙の請求書処理に多くの時間と手間がかかっていましたが、電子化により処理が簡素化されました。
業務の一貫性が保たれ、ミスも減ったとのことです。毎日納品がある拠点では、担当者1人当たり30分〜1時間の業務削減が実現し、全体では月に10時間以上の負担軽減が達成されました。
▶株式会社ケーユーホールディングス様の事例詳細はこちら
受け取る請求書の電子化による支払業務効率化のポイント
請求書を電子化することで支払業務が効率化され、管理負担の軽減や処理スピードの向上に期待できますが、導入にはいくつかの注意点もあります。
以下では、請求書クラウド受取サービスを選定する際に押さえておくべきポイントについて解説します。
セキュリティ対策
請求書には取引先や金額など機密性の高い情報が含まれるため、適切な管理が求められます。
クラウドで請求書データを扱う受領サービスでは、外部からの不正アクセスによるデータ改ざんや情報漏洩のリスクもあるため、厳しいセキュリティ対策が必要です。例えばログ管理やアクセス権限、多段階認証など複数の機能が備わっていれば、安全性が高いと言えるでしょう。
電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法では、データで受け取った請求書を特定の条件で保管するよう定められています。例えば「真実性の確保」のために、次のいずれかを満たす必要があります。
- タイムスタンプ付きの請求書を受領する
- 受領後にタイムスタンプを付与する
- 削除・訂正履歴が残るシステムを利用する
- 削除・訂正ができないシステムを利用する
- 入力や訂正・削除に関する社内規定を設ける
タイムスタンプとは、データの信頼性を証明する日付や時刻を示します。
最新の法律に対応していないサービスでは手動対応が必要になったり、監査や税務調査で問題となる可能性があるため、注意が必要です。
【関連記事】電子化した請求書と納品書の保存期間は？電子帳簿保存法の概要
料金体系の確認
請求書クラウド受取サービスの料金体系には「従量課金制」と「月額固定料金」があります。
利用量が少ない企業には従量課金制のほうがコストを抑えられますが、電子化する請求書の枚数や取引先数によって料金が変動する点には注意が必要です。一方、月額固定料金は利用量が増えても追加費用が発生せず、支出計画が立てやすい点がメリットです。
サービスによっては機能追加やサポートに別途料金がかかる場合もあります。導入前に全体的な費用を確認し、自社の要件に見合う費用であるか検討しましょう。
【関連記事】受け取る納品書・請求書を電子化する方法とメリット・デメリット｜データ変換作業に注意
まとめ
本記事では、支払業務の課題と、効率化のための具体的な方法について解説しました。
手作業による支払業務は時間がかかり、ヒューマンエラーや不正のリスクも伴います。しかし業務改善によって、業務の迅速化や内部統制の強化、さらにはコスト削減が実現します。
効率化の手段として特におすすめなのが請求書の電子化です。中でもoneplatは、請求書や納品書の受取から支払処理まで一連の業務を効率化し、工数を大幅に削減できます。
月額22,000円、初期費用0円という低コストで導入できる点も魅力です。
請求書の電子化ツールに興味がある方は、以下の比較表を是非ご覧ください。
【おすすめ資料】受け取り納品書・請求書の電子化ツール比較表
