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企業の取引において発行される請求書。取引数が多くなれば請求書の発行枚数も増え、管理が難しくなります。また、令和5年10月1日から導入されたインボイス制度によって、請求書控えの保存義務が発生するため、より管理が複雑になっていくでしょう。
本記事では、請求書や控えの保存義務、期間、方法、保存における注意点などについて解説していきます。
請求書の控えの管理とは？
管理・保存の観点で見たとき請求書は、
・他社で発行された請求書の原本
・自社で発行した請求書の控え
の2種類に区別できます。
どちらも税務関係に必要な書類ですので、適切に管理することが大切です。それでは、それぞれの管理方法について見ていきましょう。
①他社で発行された請求書
自社がサービスや品物を発注して納品された後、納品した側から請求書が送付されます。これにより、自社の支払いが発生します。この、他社から自社へ送付される請求書は原本書類です。
この場合は原則、原本ではなくコピーの保存は不可になります。コピーのみでは税務調査時に改ざんを疑われる恐れがあるからです。また、原本とコピーの両方が存在してしまうことで書類の重複を招き、適切な管理が難しくなってしまいます。そのため、送付された請求書は原本で保管しましょう。
②自社で発行した請求書
他社からサービスや品物の発注を受けて納品した後、自社で請求書を発行して発注した側に送付する必要があります。これにより、他社から売掛債権を回収します。この、自社から他社へ送付した請求書の控えは入金済・入金前で区別しておくと良いでしょう。
区別することで入金されていない取引が明確になり、売掛債権の回収漏れを防ぐことができます。また、入金前の控えは支払期限順に整理しておくと回収遅延を防ぐこともできるでしょう。そして、入金後は入金日を記載して発行日順に整理しておくと、後ほど確認する際に探しやすいです。
請求書の保存義務や期間は？
請求書は税務調査で必要な書類の一つで、法律によって保存期間が定められています。そして、原本だけではなく控えも同様に保存義務があります。期間は、法人・個人事業主・インボイス制度の適用等によって異なるため注意が必要です。ここでは、条件ごとの保存期間について解説していきます。
①法人の場合
保存期間は法人税法上で定められており、原則7年間、条件によっては10年間です。これは、発行日からではないことに注意しましょう。開始日は事業年度の確定申告で決められている提出期限の翌日から7年間です。確定申告の提出期限は、事業年度終了日の翌日から2か月以内とされています。
保存期間が10年間となる条件は、繰越欠損金制度を利用する場合です。繰越欠損金制度を平成30年4月1日以降に利用する場合は、10年間の保存義務が発生します。欠損金の繰越とは、その事業年度での赤字を翌年の利益から控除する制度です。
②個人事業主の場合
保存期間は所得税法上で定められており、原則5年間、条件によっては7年間です。こちらも確定申告の提出期限の翌日から5年間となる点に注意しましょう。
保存期間が7年間となる条件は、消費税課税事業者に該当する場合です。消費税課税事業者とは、年間の課税売上が1,000万円以上等の一定の条件を満たしている事業者を言います。こちらに該当する場合は、個人事業主であっても保存期間が7年間になるということを覚えておきましょう。
③インボイス制度の場合
令和5年10月1日から導入されるインボイス制度によって、適格請求書の保存が義務となります。これにより発行者側も受領側も7年間の保存が必要です。つまり発行者側も控えをこの期間は保存しておく必要があるので必ず覚えておきましょう。
インボイス制度の正式名称は「適格請求書等保存方式」です。免税事業者はこの制度に申請することで課税事業者となり適格請求書の発行が可能になります。この適格請求書の控えに保存義務が発生します。
【関連記事】インボイス制度を補助金から制度の対象まで分かりやすく解説！
請求書控えの保存方法
請求書控えの保存方法は主に2種類です。紙の書類やPDFをファイリングして管理することもあれば、電子化してパソコン上で管理することもあり、企業によって管理方法は様々あります。ここでは、紙での保存とデータでの保存についてそれぞれ方法を紹介します。
①紙で保存
作成や送付はパソコン上で行っていても、控えは紙ベースで管理することもあります。データやPDFは印刷して取引先ごとに月別に分けてファイリングします。取引企業や取引回数が多いほど控えも増えていくでしょう。
手間はかかりますが、問い合わせに迅速な対応ができるよう常に整理整頓しておくことが大切です。また、保管場所確保のため各請求書の保存期間は明確にしておき、こまめに処分しましょう。
②データで保存（電子化）
近年、テレワークの普及により請求書も電子化して保存・管理する企業も増えてきています。電子化のメリットは、コストの削減、人的ミスの削減、効率アップ等です。電子化することで、送付までの対応を迅速に行うことができ、取引をスムーズに行うことができます。また、保管スペースの確保が不要となり管理しやすい特徴もあります。
しかし、データでの保存は便利ですが、注意することもあります。それはデータが改ざんされていないことを証明しなければならないことです。そのために、電子署名やタイムスタンプが必要となります。
【関連記事】請求書を電子発行するメリットは大きい！効率的な運用方法と電子発行時の注意点
請求書控えの管理で注意が必要な点
条件によっては請求書控えにも保存義務が発生するため、適切に管理する必要があります。ここでは、管理する上での注意点について紹介します。
①請求書番号を利用して管理する
請求書は毎月一定数発行されるため、蓄積されることで膨大な量になります。そのため、整理や管理ができていないと必要な時に必要な書類が確認できません。そこで管理しやすいよう請求書番号が広く利用されています。これにより、通し番号を元に発行順に管理しておくことが可能で、入金前・入金済の確認漏れ防止にも繋がります。
また、請求書番号に決まったルールはありません。自社で定めている取引先企業コードと日付を組み合わせる等、取引順に並べやすい番号を作成すると良いでしょう。
②感熱紙の保存方法に注意
感熱紙は、時間が経つと印字が薄くなり見えなくなってしまいます。例えば、レシートなどに使われています。そのため、データではなく紙で保存・管理している場合は注意が必要です。
対策としては、以下のようなものがあります。
・控えに金額や日付・内容を記載しておく
・コピーを作成し、控えとセットで保管する
・電子化してパソコンで管理する
請求書の管理に便利なシステム
近年、納品書や請求書を含む様々な書類の電子化が進んでいます。
紙の納品書や請求書を電子化することで、物理的な保管スペースが不要になり、管理や検索の手間も省けます。しかし、ただ電子化するだけでは不十分で、「電子帳簿保存法」という電子保存に関するルールを守らなければいけません。
例えば、電子化した請求書をやり取りしている場合は、そのデータの保存が義務付けられています。さらに、「検索機能の確保」「真実性の担保（改ざん防止）」といった要件が定められています。
もし電子帳簿保存法に違反すると、青色申告が取り消されたり、100万円以下の罰金や重加算税が課せられる可能性もあります。
法律を遵守しつつ、効率的に管理するためには、請求書管理システムの利用がおすすめです。電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、法律に則った保管ができるため安心です。検索機能が備わっていることで、確認作業が迅速に行える点もメリットです。
市場には数多くのシステムが存在しますが、それぞれ特徴が異なるため、自社に合ったシステムを探してみてください。
【関連記事】電子化した請求書と納品書の保存期間は？電子帳簿保存法の概要
納品書・請求書を電子化するなら「oneplat（ワンプラット）」
「oneplat（ワンプラット）」は、簡単かつ低コストで導入できて、請求や支払業務の工数とコストの大幅な削減を実現する納品書・請求書発行電子化サービスです。
ここからは、oneplatの特徴をご紹介します。
低コストでペーパーレスを実現
oneplatは初期費用0円、月額料金22,000円（税込）のみで請求書電子化することができて、お取引様や発行枚数が増えても追加料金は発生しません。納品書の発行から電子化を希望される場合でも、月額33,000円（税込）でご利用いただくことが可能です。
また、導入時のサポート費用や運用サポート費用も一切不要です。お客様からのお問い合わせに対して、メールだけでなくお電話によるサポートも無料でご利用いただけるため、困りごとや不明点があれば素早く対応することができます。
請求書をワンクリックで作成可能
oneplatでは、請求書や納品書をワンクリックで簡単に作成できます。例えば、現在使用している会計システムや販売管理システムからCSVデータをダウンロードし、oneplatに取り込むだけで、自動で納品書・請求書の作成が完了します。
インボイス制度・電子帳簿保存法に対応
oneplatはインボイス制度や電子帳簿保存法に完全対応しており、納品データや請求データを法令に則った形で半永久的に保存できます。紙の原本を保存する必要がなくなるため、膨大な書類の保管スペースや管理にかかるコストを削減することができるでしょう。
まとめ：請求書控えの保存期間や方法を把握して適切に管理しましょう
本記事では、請求書や控えの保存義務、期間、方法、保存における注意点などについて解説しました。インボイス制度の導入により請求書控えにも保存義務が発生するようになりますので、しっかり要点を押さえておきましょう
