資料のご案内！
企業の経理業務において、納品書や請求書の処理は重要な役割を果たしていますが、紙ベースでの運用は多くの課題を抱えています。例えば、承認フローが滞ることで受注側への支払いが遅れた場合、企業の信頼性に影響を与えてしまうでしょう。
こうした課題を解決するために、納品書・請求書の電子化が注目されています。
本記事では、検品・検収（承認）業務を紙で運用する際に直面する課題と、電子化によるメリットについて解説します。
【おすすめ関連資料】納品書・請求書の検品、検収、承認業務を効率化し、業務時間を大幅に削減する方法
発注から支払いまでの一般的な業務の流れ
発注側が行う、発注から支払いまでの一般的な業務の流れについて、まず紙を使用した場合の業務プロセスを整理します。
発注
見積もり内容に問題がないことを確認した後、注文書や発注書を作成・印刷し、受注側に送付します。発注書が受注側に届き受領されることで、正式に発注依頼が発生します。
検品
商品が届いたら検品を行います。商品の破損や不良品がないかをチェックし、納品書と発注書を照らし合わせて数量や金額に間違いがないか確認します。
必要に応じて検収書を発行し、発注側から受注側に送付することもあります。
支払い
請求書が届いたら内容を再度確認し、問題がなければ支払いを行います。受注側が入金を確認後、領収書が発行され、取引が完了します。
アナログ（紙ベース）な検品・検収（承認）における課題
発注から支払いまでの業務を紙ベースで進めると、特に検品・検収（承認）において、いくつかの問題が出てきます。
- 承認までに時間がかかる
- 進捗状況が分かりにくい
- 不正が起こりやすい
- 書類管理に手間がかかる
これらの問題は、業務の効率や信頼性に大きな影響を及ぼす可能性があります。一つずつ確認していきましょう。
承認までに時間がかかる
紙ベースの業務でよくある悩みとして、承認完了までに時間がかかってしまう点が挙げられます。
例えば、納品書を受け取った後、商品が発注内容と一致しているかを確認するために、複数の担当者がチェックする企業も多いでしょう。しかし、発注側の担当者が外出や出張で不在の場合は、書類の回覧や押印が滞ってしまい承認が遅れることも少なくありません。
その結果、支払期日までに受注側への入金ができず、企業の信頼に悪影響を与えるリスクが考えられます。
進捗状況が分かりにくい
発注側の各部門で承認者（仕入れ担当者、工場長、管理者、経理担当者など）が存在し、承認フローが複雑になっていませんか。納品書や請求書を物理的に回覧していると、現在どの部署で誰が持っているのか、処理がどこまで進んでいるのかを把握することが困難です。
特に、内容によって承認ルートが異なる場合は情報共有がスムーズに行われず、注文や納品に関する誤解やミスが起きやすくなります。
これにより、顧客満足度が低下したり、受注側との信頼関係が損なわれたりする原因になることもあり得るでしょう。
不正が起こりやすい
納品書や請求書を手動で確認する際には、紛失、不正承認、文書改ざん、情報漏えいなど、様々なリスクが伴います。
特に処理件数が多い日には、発注側の担当者に大きな負担がかかり、納品書との照合作業で見落としや誤りが発生しやすくなります。
たとえ故意でなくても、本来必要な承認を得ることなく処理が進み、後から不備が発覚するケースも考えられます。これにより、取引の透明性が損なわれ、結果として企業の信用に悪影響を及ぼす恐れがあります。
書類管理に手間がかかる
納品書、受領書、検収書、請求書などの書類は、取引内容を証明する重要なデータであり、適切に保管する必要があります。
しかし、取引ごとに発生する膨大な量の紙を整理・ファイリングするのは非常に手間がかかるでしょう。さらに、必要な情報をすぐに取り出せるように保管するためには、スペースの確保や保管ルールの整備も求められます。
納品書・請求書の電子化による検品・検収業務のメリット
納品書や請求書を電子化することにより、検品・検収業務の効率が大幅に向上します。以下では主なメリットをご紹介します。
処理スピードが上がる
電子化によって、納品書や請求書の処理スピードは劇的に向上します。
物理的な書類を回覧する必要がなくなるため、担当者が迅速に確認や承認を行えるようになります。これにより、承認フローにかかる時間が大幅に短縮され、受注側への支払い遅延も防ぐことができます。
特にモバイルデバイスを活用すれば、仕入れ担当者が現場で納品書や発注書の確認が可能になります。即座にシステム上で確認できるため、わざわざ事務所に戻る手間が省けます。
さらに写真の添付や現場の状況報告なども簡単に行いやすく、現場からのフィードバックが正確かつスピーディーに伝わるでしょう。
進捗をリアルタイムで把握
紙ベースの承認フローでは、進捗状況を把握するのが難しいことがよくあります。例えば、入金処理の期日が迫っている場合は、どこで作業が滞っているのかを確認するために、発注側の経理担当者は各担当者に連絡を取る必要があります。
しかし、納品書や請求書の電子化サービスを利用すれば、処理状況をリアルタイムで把握可能です。どの段階まで承認が完了しているのかが一目でわかるため、進捗管理が容易になります。
もし作業が滞っている場合でも担当者にすぐ連絡して対応を促せるので、受注側への支払い遅延を防ぐことができます。
アクセス権限を付与できる
納品書や請求書には、企業にとって重要な情報が含まれています。
普段は鍵付きのキャビネットで厳重に管理していても、作業の途中で紙を机の上に置いたままにしてしまうこともあるでしょう。その場合は、誰でもその情報を目にすることができてしまいます。
しかし、電子化サービスを利用すれば、情報セキュリティが大幅に強化されます。例えばアクセス権限の設定、つまり特定の担当者のみが閲覧できるように設定することで、情報漏洩や不正の防止に役立ちます。
書類の管理・検索が容易
電子化された書類は、デジタル上で一元管理されるため、物理的な書類を保管するスペースや管理にかかるコストが不要になります。
また、検索機能を使えば、必要な書類を瞬時に見つけ出すことができます。過去の取引データも簡単に参照できるため、時間の節約にもなります。
電子化により、書類管理にかかる手間が減り、より重要な業務に集中することができるでしょう。
外出先からでもデータ確認・承認ができる
納品書や請求書を電子化することで、どこにいてもデータの確認や承認が可能になります。特に管理者にとっては、場所を問わずに業務の進捗を把握し、必要な承認を行えることは大きなメリットです。
例えば出張中でもモバイルデバイスを利用して、進行状況をリアルタイムで確認できるため、迅速な意思決定が可能です。また、承認フローも容易になるため、必要なタイミングでスムーズに対応でき、全体の業務効率が向上します。
【関連記事】受け取る請求書を電子化するメリット、義務化要件と効率的な電子保存（管理）方法もあわせてご紹介
納品書・請求書の電子化なら「oneplat（ワンプラット）」
納品書や請求書の電子化を考えるなら、低コストかつ高機能な「oneplat（ワンプラット）」がおすすめです。
以下では、oneplatの具体的なメリットについてご説明します。
納品から請求書の承認までの煩雑な業務を効率化できる
先述したように、紙ベースでの業務フローでは、発注から検品・検収、そして支払いまでの各段階で多くの手作業が必要となり、書類の回覧にも時間や手間がかかっていました。
これにより、業務全体が滞りやすく、進捗管理も難しくなってしまうのが現実です。
しかし、oneplatを導入することで、承認プロセスが大幅に簡素化され、業務の効率化が実現します。具体的な流れは以下のとおりです。
- 受注者側が納品データを登録する
- 発注者側が納品データを承認する
- 受注者側が請求書を発行する（納品データを変換）
- 発注者側が請求書データを承認する
専用モバイルアプリで使いやすい
oneplatユーザーが、納品データの確認や承認業務を行うことができるモバイルアプリを提供しています。
スマホで使用できるモバイルアプリであれば、携帯性に優れていることから、オフィスの内外を問わず、どこからでも承認フローを簡単に管理することができます。これにより、紙での運用よりも時間短縮につながります。
また、スマホならではの直感的な操作性を備えているため、ITシステムに不慣れな方でもスムーズに利用できる点もメリットです。
納品書と請求書の突合が不要
oneplatを活用することで、納品書と請求書の突合作業が不要になります。
システムが自動的に納品データから請求データを作成するため、品番の紐づけや取引額の確認など煩雑な作業に時間を取られることがなくなるのです。
担当者の手作業が大幅に削減され、ミスの発生を防ぎつつ、業務効率が飛躍的に向上するでしょう。
原本を紙で保管する必要なし
oneplatは、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しており、紙の書類を保管する必要がありません。これにより、書類管理にかかるコストが削減されます。
また、必要なデータはいつでもシステム上から迅速にアクセスできるため、税務職員からデータの提出を求められた場合でもスムーズに対応可能です。
oneplatを導入することで、業務のデジタル化がスムーズに進み、管理の効率化とコスト削減が同時に実現するのです。
初期費用ゼロ、月額33,000円
oneplatは導入時の費用が一切かからず、月額33,000(税込)の定額料金のみでご利用いただくことができます。処理件数や取引先が増えても追加費用が発生することがないため、長期的な利用にも最適です。
充実したサポート体制
受け取る納品書や請求書を電子化する際、お取引先様に事前のセットアップを行っていただく必要がありますが、専属スタッフによるご説明やセットアップのサポートを無償でおこなっています。簡単な登録作業だけですぐに利用できるため、お取引先様に負担がかかることもありません。
また、専門スタッフによる無料の相談窓口が設けられており、使い方や操作方法が分からず困った際には、画面を共有しながら丁寧なサポートを受けることができます。
まとめ
今回は、紙ベースでの検品・検収業務における課題と、納品書や請求書の電子化による業務効率化のメリットをご紹介しました。
紙ベースの管理ではどうしても時間や手間がかかり、業務が滞るリスクが高いことは明らかです。
一方、納品書・請求書を電子化することで、検品・検収業務が大幅に効率化されます。
「oneplat（ワンプラット）」は低コストでありながら高機能な承認フローシステムとして、多くの企業に導入されています。
専用のモバイルアプリも用意されており、現場や本社、出張先など、どこからでも簡単に承認が可能です。
全社的な業務効率化を目指すなら、「oneplat」の導入を是非ご検討ください。
