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受け取る納品書や請求書の電子化を検討しているものの、「具体的にどのような効果があるのか」「どのサービスを選べばいいのか」とお悩みの経営者様、経理ご担当者様は多いのではないでしょうか。
本記事では、実際に受け取る納品書・請求書の電子化サービス「oneplat（ワンプラット）」を導入した事例をご紹介します。各企業の課題や導入後の効果を解説しますので、参考にしていただければ幸いです。
受け取る納品書・請求書の電子化とは？
納品書や請求書の電子化とは、紙ベースで運用している納品書や請求書のやり取りをデジタル形式に移行することです。これにより、管理や入力の手間が省け、経理や現場での作業時間を大幅に削減できます。
さらに、電子化された納品書や請求書はリモート操作が可能となり、自宅や出張先からでも確認や承認が行える便利さがあります。
データとして納品書・請求書を受け取ることで、販売管理システムや会計システム等の様々なシステムともスムーズに連携可能です。例えば、納品データを販売管理システムと連携させることで、商品名の入力やコードの紐づけ作業が不要になります。このように、納品書・請求書の電子化は業務効率を大幅に向上させる有力な手段です。
【関連記事】納品書の電子化とは？電子化のメリットと注意点、システムの選び方も解説
受け取る納品書・請求書の電子化サービスの選び方
納品書や請求書を電子化するサービスは数多く存在します。選定する際には以下のポイントを押さえて比較することで、自社に最適なサービスが見つけやすくなります。
【おすすめ関連資料】受け取り納品書・請求書の電子化ツール比較表
電子帳簿保存法に対応しているか
電子帳簿保存法の改正により、電子化された請求書や納品書を受け取った場合は、電子文書をそのまま保存することが義務付けられました。この際、タイムスタンプなどの履歴が残る方法で授受や保存をする必要があります。
もしタイムスタンプを備えていないサービスを選んでしまうと、改ざん防止のための事務処理規程を作成しなければならず、手間がかかってしまいます。
したがって、最初から法律に対応しているツール・システムを選ぶことをおすすめします。
【関連記事】受け取る請求書を電子化するメリット、義務化要件と効率的な電子保存（管理）方法もあわせてご紹介
既存システムとの連携ができるか
同じ企業内であっても、部署や部門ごとにそれぞれ違うシステムを利用しているというケースはよくあります。納品書・請求書の電子化サービスが、現在使用している会計ソフトや販売管理システムなどとの連携が可能かどうかを確認しましょう。
例えばデータ連携に対応しているサービスであれば、請求データを自動的に会計システムへ取り込むことができ、仕訳などの入力作業を省略することができます。
また、既存の業務フローにスムーズに組み込めるかどうかも重要な選択基準です。特に導入時の連携設定は戸惑うこともあるため、困ったとき迅速に対応してくれるようなサポートがあると安心です。
料金プランは予算に合うか
納品書・請求書の電子化サービスによって料金形態は様々です。主に、定額の料金に加え処理枚数や取引先数などに応じて料金が上乗せされる「定額従量制プラン」と、使用量に関係なく毎月料金が固定されている「定額制プラン」があります。
事前に料金プランを確認し、自社の予算に合うかどうかを見極めましょう。
一度サービスを導入してから変更するのは従業員や取引先に負担がかかるため、無理のない範囲でサービスを選ぶことが大切です。
受け取る納品書・請求書の電子化なら「oneplat」
納品書・請求書の電子化サービスの選ぶポイントについては先述しましたが、中でも特に人気が高いのが「oneplat（ワンプラット）」です。oneplatはコスト面だけでなくサポート面においても非常に優れた納品書・請求書電子化サービスであり、多くの企業に選ばれています。また、2023年6月に株式会社ジーユーエヌが実施した「18の請求書受領ツールに関する利用満足度調査」では総合トップを獲得しています※。
※参考：PRTIMS「電子帳簿保存法改正とインボイス制度導入で加熱する「請求書受領ツール」市場。利用者満足度、総合トップは「oneplat」が獲得！」
電子帳簿保存法やインボイス制度に対応済み
oneplatは電子帳簿保存法やインボイス制度に完全対応しています。そのためoneplatを通してお取引先様からの納品・請求データを受け取ることで、法的な要件をクリアするための面倒な手続きや書類管理の手間が大幅に減ります。書類の整理が一気に楽になり、他の業務に集中することができます。
様々な会計システム・販売管理システムと連携可能
oneplatは様々な会計システムや販売管理システムと連携できる点が強みです。
例えば、大量に届く紙の納品書を1枚1枚確認しながらシステムに手入力していませんか。件数が増えると担当者の負担が増え、ミスも増えてしまいます。
しかしoneplatを利用すれば、会計システムや販売管理システム等から、CSVデータをダウンロードし、oneplatに取り込むだけで、自動で納品書・請求書を作成できます。これにより業務がぐんと効率化され、正確性も向上します。
月額33,000円、無償サポート
oneplatは初期費用がかからず、月額33,000円（税込）で利用可能です。処理件数や取引先が増えても追加費用が発生しないため、コストパフォーマンスが高いと言えます。
また、サポートも無料で提供されています。専門スタッフが対応する相談窓口があり、お客様の画面を一緒に見ながら操作をサポートします。さらに、ご契約者様が取引先にoneplatの導入を依頼する際も専門スタッフが説明を代行します。
運用する上でのコストやトラブルが心配な方も、oneplatなら安心して利用することができます。
受け取る納品書・請求書の電子化サービスを活用した成功事例
ここからは、oneplatを活用して納品書・請求書の電子化を進めた企業が、どのような課題を解決したのかを具体的にご紹介します。実際の成功事例を通じて、oneplatのメリットをより身近に感じていただければと思います。
複雑な業務フローもスムーズに対応｜株式会社Ea-quesT 様
株式会社Ea-quesT様は150店舗の飲食店を運営していますが、2つの課題に直面していました。
まず、店舗に対する支払い業務が非常に煩雑で、売上管理やロイヤリティの計算、請求書の作成に多くの手間がかかっていました。また、各店舗に届く納品書の管理も大変で、システムを導入するにしても特殊な業務フローに対応できるかどうかが不安でした。
oneplatを導入した結果、これらの課題は見事に解決されました。特に、フランチャイズ店への請求書管理が大幅に改善されました。
毎月10店舗や15店舗と加盟店が増える中、仕組み作りもサポートしてもらえたことで、非常に助かったとのお声もいただきました。
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既存システムとの統合で劇的改善｜株式会社芭里絵 様
株式会社芭里絵様は、23店舗の美容室を運営しています。新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、業務のデジタル化を検討し始めました。
課題となったのは、既に社内で導入していた会計システムやkintoneなどのデータ連携です。特にkintoneは1年以上前から販売管理システムとして活用していたため、連携できないと困る状態でした。
しかし、oneplatは様々なシステムとのデータ連携が可能で、この懸念を見事に解消しました。
oneplat導入前は、納品情報を日々手入力する作業が必要でしたが、導入後はoneplatで1か月分の納品データをまとめて会計ソフトに取り込むだけで完了するようになりました。
検品チェックと納品書データの差異を確認し、問題があれば現場に情報を共有するだけで済みます。この結果、業務の手間が大幅に減り、スムーズな運営が可能になりました。
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支払業務の工数を半分以下に｜グラフィック・パッケージング・インターナショナル株式会社 様
グラフィック・パッケージング・インターナショナル株式会社様は、パッケージング材料や紙器、包装機械を扱う企業です。同社では、経理プロセスやその前段階の各作業がシステム間で連携されておらず、すべてが分断されている状態でした。
oneplatを導入した結果、請求書の明細情報（納品書）から仕訳に反映することが可能となり、他のサービスでは実現できなかった高精度な連携が実現しました。支払日の確認作業など一部の手作業は残っていますが、入力作業はほとんど自動化されました。
結果的に、これまで2日以上かかっていた作業が、oneplatの導入により50%以上の工数削減が実現しました。
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手厚いサポートでトラブル回避｜梨湖フーズ株式会社 様
梨湖フーズ株式会社様は、焼肉料理店や軽食喫茶店を経営しています。以前は請求書や領収書を一つひとつ手で打ち込んで対応しており、とにかく紙の書類が多くて煩雑でした。この状況をなんとか改善しようと、複数の経理DX系サービスを比較検討しました。
その中でoneplatを選んだ理由は、取引先への協力交渉やデータ連携の支援など、特にサポートが充実していた点です。oneplatの専門スタッフが自社の代わりに取引先や仕入先へ丁寧に説明してくれるため、トラブルを起こすことなく順調に進めることができています。
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2つの会計システムを統合へ｜株式会社SMILE SOL 様
株式会社SMILE SOL様は、飲食業を営む「株式会社SMILE SOL」と、仕入れ代行や業務委託を行う「株式会社SMILE INNOVATION」という2つの会社を運営しています。この2社で異なる会計システムを使用しており、経理作業を2社分行うという非常に特殊な状態でした。
特に、株式会社SMILE INNOVATIONの会計システムは受発注システムと連携されておらず、手作業での入力が必要でした。このため、作業が煩雑でミスも起こりやすく、データ連携の改善が急務となっていました。
しかし、既存のサービスでは対応が難しく、最低でも2〜3個のサービスを組み合わせなければならないと考えていました。
そこで、様々なシステムと連携可能なoneplatを導入したところ、2つの会計システムを一元化することができ、入力作業の手間が大幅に削減されました。
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まとめ
本記事では、納品書・請求書の電子化サービスを導入した事例をご紹介しました。受け取る紙の納品書・請求書を電子化することで、経理業務の効率化やペーパーレス化につながります。
納品書・請求書の電子化サービスは市場に数多く提供されているため、電子帳簿保存法への対応、既存システムとの連携姓、費用などの要件から自社に適したものを選ぶことが大切です。
oneplatは、電子帳簿保存法への対応、システム連携、コスト面といった優れた特長を持ち、様々な業種や業態に対応可能です。経理業務プロセスを効率化するために、ぜひoneplatの導入をご検討ください。
