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昨今の電子化の流れによって、指定納品書の廃止と電子化を考えている企業は多いのではないでしょうか。
今回の記事では、以下のポイントを解説します。
- 電子化・ペーパーレス化と納品書の流れ
- 納品書の電子化によるメリットとデメリット
- 納品書を電子化する時のポイントとおすすめのシステム
指定納品書（指定伝票）とは？ その必要性について
指定納品書（指定伝票）は、主に製造業や卸売業などでよく使われる書類です。
この章では、そもそも指定納品書がどんなものなのか、なぜこの形式の納品書が使われているのかについてご紹介します。
指定納品書とは発注元企業が指定した様式の納品書
指定納品書とは、発注元企業が「この決まった様式の納品書で提出をお願いします」と依頼してきた納品書のことです。要はこちら側で準備した納品書ではなく、先方が指定してきた納品書でやり取りを行うことを意味します。
また、取引先指定ではなく、業界ごとにサイズやフォーマットが指定されている統一伝票が使われる場合もあります。
例えば、小売業界や飲食業界などで使用されている「チェーンストア統一伝票」や、百貨店業界で使用されている「百貨店統一伝票」などです。
取引先の多い企業にとって指定納品書の必要性は高い
取引先の多い企業にとって、それぞれの取引先から様々な様式の納品書を受け取ると、商品の確認や集計を行うのに膨大な時間を費やすことになってしまいます。
あらかじめ指定した納品書での提出を依頼することで、効率的に管理を行うことを目指しているのです。
納品を受けた物の確認・集計・保管がしやすい
取引先ごとに納品書の形式が異なると、受け取った商品の確認にどうしても時間がかかります。
しかし、指定したフォーマットの納品書を利用することで、枚数が増えても確認・集計作業が容易になります。特に取引先が多い企業にとって、指定納品書は業務を効率化するために欠かせない存在と言えるでしょう。
伝票の管理がしやすい
指定伝票は取引しているすべての企業に対して、同じ用紙で提出することもお願いしているので、大きさや形も統一されています。よって数が多くても管理しやすいのが利点です。
帳票の一元管理ついて詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
【関連記事】納品書の役割や発行側の注意点、受領後の流れをわかりやすく解説
日本や世界で納品書の電子化・ペーパーレス化が進む
紙のまま保管しておくことの多い納品書ですが、書類の電子化やSDGsの広まりによって、世界的にペーパーレス化が進んでいます。今後の流れはどのようになっていくのでしょうか。
【関連記事】納品書・請求書の電子化でペーパーレス化を推進！電子化の要件やメリット・デメリットも解説
【関連記事】経理のペーパーレス化事例5選｜メリット・デメリットと手順
国連サミットで採択されたSDGsでより良い世界を目指す
ペーパーレス化が進むことによって、企業の紙の使用量と廃棄がともに減るでしょう。
SDGsの目標のひとつに自然環境の保全が掲げられているので、紙の原料となる木材の伐採の減少にも繋がります。
森林保全が進むことは地球温暖化に対して良い影響を及ぼすことになるので、結果的にペーパーレス化はより良い世界を目指すことに役立つのです。
政府主導の働き方改革推進による業務効率化の流れ
政府が主導となって働き方改革を推進していますが、多様な働き方を選択できる社会を実現するため、業務の効率化による企業の生産性向上が課題の一つとして挙げられています。
実際に電子化が進むことで資料保管の手間は減少し、欲しい情報に素早くアクセスすることも可能になっているのではないでしょうか。
そのため、電子化やインターネットを活用した業務効率化の流れは、今後も加速していく可能性が高いでしょう。
政府主導のDX推進により企業に変革が求められている
昨今、政府主導でDXの推進が求められています。DXを取り入れることによって、作業時間を短縮した上で業務効率化を目指すこともできるでしょう。また人の手で行う単純な作業を、IT化やデジタル化することでヒューマンエラーを減少させることにも繋がります。
このDX推進の流れもあり、最近は指定納品書を廃止して電子化する企業も出てきました。電子化により印刷や封入の手間が減り、かつ紙代や郵送代等の経費を削減することが可能になるからです。
【関連記事】なぜDXが必要とされるのか？進まない理由や進めるためのポイントを解説
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指定納品書の廃止・電子化により得られるメリット
世界的な流れや政府の方針から見ても、今後ますますペーパーレス化やDX化は加速していくでしょう。
納品書は必ずしも紙である必要がないため、ペーパーレス化の第一歩として比較的取り組みやすいですが、専用のシステムを新たに導入するコストを考えるとためらう方もいるかもしれません。
そこで、指定納品書を廃止・電子化することで得られるメリットを以下にまとめました。コスト削減だけでなく、様々なメリットがありますので、この機会に指定納品書の電子化をご検討ください。
【関連記事】納品書の電子化とは？電子化のメリットと注意点、選び方も解説
納品書の受け渡しがスピーディになる
紙の納品書を使用していると、どうしても郵送にかかる手間が生じてしまいます。しかも、取引先に届くのは早くても翌日以降になる場合がほとんどで、ときには予定よりも配送が遅れ、検品作業に影響するといったこともあるのではないでしょうか。
一方、電子化することでメールで簡単に送付することが可能になります。メールであれば送信後すぐに届くので、納品書の受け渡しをスピーディーに行うことができるでしょう。
システムの利用で確認・集計作業が効率的になる
電子化するにはシステムが必要になりますが、人の手で1枚ずつ納品書をチェックしていく手間が省けるようになります。システムが電子化された納品書のデータを読み取ってくれるので、納品確認や集計作業を効率的に行えるようになるでしょう。
また人の手によって行うよりも、誤読や計算違い等のミスを削減することにも繋がるはずです。
【関連記事】納品ミスの対策方法を徹底解説！納品ミスが発生するタイミングや原因も紹介
【関連記事】検品作業でミスを防止する方法を紹介！改善ポイントも徹底解説！
作業の効率化で社員が本来の業務に集中でき、人的コストが軽減できる
今まですべて人の手によって行っていた作業を、システムが代わりに行ってくれるようになります。これで納品作業自体が効率化されますし、担当者はよりスピーディーに他の業務へ集中できるようになるでしょう。
こうした積み重ねが「残業時間の減少」や「仕事の質の向上」、さらには「利益の増加」に繋がるかもしれません。
紙や消耗品のコストが削減できる
電子化することによって、それまで使用していた紙が不要になるので紙代の節約になります。また印刷する機会も減少するでしょうから、インク等の付随してくる消耗品のコスト削減にも繋がるでしょう。
不要になる備品類を保管していたスペースが空くので、有効活用できるようになるかもしれません。
【関連記事】会社のコスト削減に取り組む方法とアイデア12選
テレワークやサテライトオフィスの導入が可能になる
納品書を電子化することによって、インターネット環境があればどこでも確認することができるようになります。
それまでは会社で保管していた納品書がないとできなかった仕事も行えるようになるので、テレワークの導入やサテライトオフィスの活用がスムーズに行えるでしょう。
場所を問わずに、営業担当や取引先とやり取りが行えるようになることもメリットです。
【関連記事】経理業務のテレワークは難しい？ 導入するメリットや方法とは
納品書の保管や管理がしやすくなる
電子化を行うことで、紙の納品書を保管していたスペースが必要なくなります。データとして保存することができるので、過去からの膨大な数でも管理しやすくなるでしょう。
また確認のために過去の納品書が必要になった場合も、検索すればすぐにアクセスできるようになるので便利です。
【関連記事】納品書の保管期間を解説！作業効率が格段にあがる電子保管方法も紹介
働き方改革やDXの成果になる
ここまで紹介してきたように、納品書を電子化することで業務の効率化はもちろん、経費の削減等多くの面でメリットが出てくるでしょう。それまで社内でしか行えなかった仕事がテレワークで行えるようになり、従業員の満足度もアップするかもしれません。
さらに、こうした取り組みを通じて、働き方改革やDX、そしてSDGsを積極的に推進している姿勢を外部にアピールすることができるため、企業のブランド力や社会的評価の向上にも繋がります。
【関連記事】経理のDX化で得られる5つのメリットと進め方
指定納品書の廃止・電子化により生じるデメリット
次に指定納品書を廃止、電子化すると生じるであろうデメリットを紹介します。自社への影響の大きさをメリットと比較し、今後の対応を考えていきましょう。
システムの導入・運用によりコストが発生する
電子化するにはシステムの導入が欠かせないので、初期費用がどうしても必要になるのはデメリットかもしれません。また、それまでとは全く異なることを行っていくため、スムーズに運用されるまでに多くの時間や人的コストが発生してしまいます。
導入後は慣れるまで社内だけではなく取引先とのやり取りも増えるので、ある程度の期間は要することを想定しておく必要があるでしょう。
取引先によっては紙の納品書と併用が必要な場合も
数多くある取引先の中には、電子化にすぐ対応できないところも出てくるかもしれません。
その場合は「電子化された納品書」と「紙の納品書」の両方で運用していく必要があります。その分、作業の効率が落ちてしまう可能性も出てきます。
指定納品書を廃止して電子化するポイント
指定納品書を廃止して電子化を行うことを決めた際に、考えておくべきポイントを紹介します。納品書の保存方法は税法で定められているので遵守すること、そして実際に移行する場合の社内での進め方が重要になってくるでしょう。
納品書の保存は税務の証憑書類・電子帳簿保存法に則る必要がある
納品書は納税額を正しく計算するために必要な書類のひとつとして、税法で証憑書類として定められています。よって、7年間は保存しておかなくてはなりません。
電子化直後は紙の納品書とあわせて保存する必要があるので、誤って廃棄しないように注意が必要です。
また電子帳簿保存法に則り、送信側・受信側の双方でデータとしての保存も求められます。しかしデータの保存には「検索機能」「タイムスタンプ機能」といった要件を満たす必要があります。
メールやインターネットFAXなどで運用する場合は要件を満たすために手間がかかる可能性があるため、最新の法律に対応した電子発行システムを活用することをおすすめします。
請求書の保管期間について詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
【関連記事】電子化した請求書の保存期間は？ 電子帳簿保存法の概要
【関連記事】証憑とは？証憑書類の種類や保存期間・保存方法について解説します
大がかりな変更は従業員の負担になるためできるところから変革を
電子化するにはシステムの導入に始まり、業務プロセスの変更や取引先を含めた外部の関係者との調整等、行わなければいけないことが多く出てくるでしょう。
既存の仕事で手一杯なところに大きな変更が重なると、特に担当する従業員に相当な負担をかけることになります。
電子化することを決断しても、一気に変革しないようにしましょう。事前に準備できること、導入後に行うべきことをまとめ、まずはできるところから変えていくことが大切です。
順を追って進めていくことで、次第に社内に変革が浸透していくようになります。
納品書や請求書の電子化は「oneplat」の得意分野
納品書を電子化する主な方法には、自社でのシステム開発、OCR技術の活用、そして外部システムの導入があります。3種類の中で、コストを抑えつつ、スムーズに移行できるのが外部システムです。
【関連記事】受け取る納品書・請求書の電子化方法について詳しくはこちら
特に多くの企業に選ばれている電子化システムが受け取る納品書・請求書の電子化サービス「oneplat（ワンプラット）」です。oneplatは株式会社ジーユーエヌが調査した、「18の請求書受領ツール」に関する利用満足度調査において総合評価1位を獲得しており、電子化サービスとして多くの企業に選ばれています。ここからはoneplatの特徴について詳しくご紹介します。
指定納品書（指定伝票）を廃止できる
取引先ごとに納品書や請求書の形式が異なると、入力・管理業務が煩雑になります。指定納品書（指定伝票）を使用していても、やはり手間がかかるものです。
しかし、oneplatなら、すべての納品書や請求書を同じフォーマットで発行・受領できます。指定納品書の廃止が実現する上に、関連書類の管理が楽になります。
販売管理・会計システムと連携可能
oneplatで取り込んだデータは、現在お使いの会計システムなど様々な社内システムと簡単に連携できます。
これまで手作業で行っていた業務が自動化・効率化されるため、入力ミスが減り、確認作業にかかる時間も大幅に短縮されるでしょう。
電子帳簿保存法やインボイス制度に対応
oneplatで発行される納品書や請求書は、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しています。これにより、納品書や請求書の原本を紙で保管する必要がなくなります。
印刷にかかる紙代やインク代、印刷費用が不要になるだけでなく、資料を保管するスペースも削減できるため、管理コストを大幅に減らせます。
無償サポート、取引先への説明も代行
一般的な電子化サービスでは、導入サポートが高額だったり、サポート時間に制限があったりするため、システムに慣れるまでに時間がかかることもあります。また、取引先からの問い合わせが多くなり、実務担当者の負担が増えることもよくある話です。
しかし、oneplatはサポート料金が一切かかりません。実務担当者への操作説明だけでなく、取引先への案内や問い合わせ対応まで無料でサポートします。運用が軌道に乗るまでの負担を最小限に抑えることができるでしょう。
初期費用0円、月額33,000円
oneplatの導入には初期費用がかからず、月額費用は33,000円です。処理件数や取引先数が増えても追加の費用は発生しません。
電子化を検討しているものの、予算に限りがある企業でも、スモールスタートで電子化を導入することができます。
【まとめ】納品書の一元管理をするなら、指定納品書より、電子化がおすすめ
指定納品書の必要性からメリット・デメリット、電子化を行う際のポイント等についてお伝えしてきました。
世界の潮流としてはもちろんですが、国内でも確実に電子化・ペーパーレス化の機運が高まっています。
指定納品書の廃止について検討し電子化を行うのであれば、受け取る納品書・請求書電子化サービスoneplatまで、是非お気軽にご相談ください。
