資料のご案内！
入金消込は、企業の信用問題に直結する重要な経理業務です。処理の早さとともに、正確さが求められます。
「業務量の増加にともない、どうしてもミスは増えてしまう…」
「もっと効率化できないかな」
「作業負担を軽減できないだろうか」
このような悩みを抱える経理担当者も多いのではないでしょうか。
当記事では、入金消込とは何か、業務上起こりやすい問題を解説します。また、システム化のメリットもあわせて説明しますので、ご参考にしてください。
入金消込とは
入金消込を簡単に言い換えると、請求した金額と実際の入金額が合っているか確認する作業です。
企業間取引では通常、前もって取り決めをした期日に代金を支払う（振込む）「掛け取引」が行われます。そのため、取引先から注文が入れば、帳簿上では「売上」として計上されます。実際に入金が完了するまでは、「売掛金」として扱われるのです。
入金消込の帳簿における処理
例えば、商品を100万円売上げ、掛け取引で後日支払が行われる場合は、下記のように帳簿に記載されます。
| 借方 | 貸方 |
| 売掛金 100万円 | 売上 100万円 |
支払期日が訪れ、代金が振込まれた場合は、
| 借方 | 貸方 |
| 当座預金 100万円 | 売掛金 100万円 |
上記のような仕訳です。銀行口座に現金が振込まれると、「借方」にあった「売掛金」が「貸方」に移動します。借方と貸方双方に記入し、お互いを相殺させると、帳簿上は0円ですね。このように、注文時に発生した売掛金等の債権を入金時に取り消す処理を、入金消込と呼びます。
入金消込の流れ
入金消込の作業はどのように行われるのか、簡単に確認しておきましょう。
確認作業に必要なものは、通帳やネットバンクからダウンロードした入金明細です。用意した入金の記録と、請求書や帳簿上の売掛金・未収金の金額を照らし合わせ、確認を進めていきます。入金があり、金額に相違なければ、帳簿上で消込作業が行われます。
反対に、入金がなかった場合はどうすればよいでしょうか。相手方が請求書を紛失した、期限を勘違いしていた、というミスが原因の場合もあるでしょう。深刻な原因として、現金が不足し、支払不能に陥った可能性もあります。いずれにせよ、請求書に記載した支払期日に入金がなければ、相手先に入金を催促しなければいけません。
入金消込にミスがあるとどうなるのか
入金消込が正しく行われない例として、大きく分けて次のような2つのケースが想定できます。
- 請求内容との違いを見逃した
- 入金済みなのに催促した
金額が違う・未入金を見逃す等、請求内容と異なる内容で通してしまうことは、すなわち、予定していた金額が入ってこないということです。ほとんどの企業では、入金された現金は資金計画にのっとって、経費・取引先への支払や、事業投資への運用先が決まっています。入金金額が異なれば、よほど余裕のある資金計画を立てていない限り、今後の経営に差し障りが出るでしょう。ひどい場合は、資金不足に陥るかもしれません。
入金済みなのに催促してしまった場合も、将来の経営に影響を及ぼします。相手方が責任もって行った支払を「未入金です」と疑ったのですから、信用問題に発展し、関係悪化に繋がる恐れもあります。入金消込には、細心の注意が必要なのです。
入金消込によくある問題
入金消込の流れを見ると、請求内容と入金内容の突き合わせという単純作業に見えます。しかし実際は、請求書と数字がきれいに一致しない場合も多く、消込作業を煩雑にしています。また、手作業ゆえに、業務量が増えれば、人為的なミスも増えるでしょう。なぜ数字が異なってしまうのか、どのような点でミスが起こりやすいのかを知っておけば、ミスの発生率を下げられます。入金消込によくある問題を、順に確認していきましょう。
差額＝入金ミスとは限らない
請求額と入金額に差額が生じる場合は、単純に振込金額のミスを疑うのではなく、差額発生の原因として、下記に該当がないか確認が必要です。
- 複数の請求書を合算して入金していないか
- 振込手数料を引いていないか
- 買掛金と相殺されていないか
- 返品対応等情報が共有されているか
振込手数料や振込方法についてあらかじめ取り決めがなければ、相手先の都合で、入金金額に差額が発生します。複数の請求書分をまとめて振込んだり、振込手数料を差し引いたりするケースですね。取引先に買掛金と売掛金、双方の債権がある場合は、相殺して入金が行われるかもしれません。
取引先と上手く情報共有がされていないことで、差額が発生する場合もあります。返品が発生した際は次回の支払で差し引くはずが、今月分で引かれていた等、連絡ミスを想定することも大切です。
銀行振込は煩雑になりやすい
銀行振込は一般的に、企業の多くで採用されている決済方法です。そのため、銀行振込における消込作業の難点も把握しておきましょう。入金消込においてミスを発生しやすい点は、以下の3つです。
- 振込人名が見づらい
- 顧客番号の入力を忘れがち
- 入金額の間違いが起こりやすい
ひとつ目は、通帳やWEBの入金明細の振込人の名前が見づらいことです。カタカナで印字されるので、確認作業では読みづらく、同姓同名がいると、注文状況で判断する必要があります。取引先名と別名で入金される場合もあり、確認作業に時間を取られます。
また、銀行振込では、顧客番号や注文番号が自動で入力されません。人の手で入力し、管理しなければならず、入力忘れが発生しやすい問題もあります。
最後のひとつ、金額の間違いもよくあるミスです。クレジットカードやコンビニ決済では、振込時に注文金額と突き合わせ、確認ができます。対して銀行振込では、振込人が自分で金額を入力しなければいけません。そのため、数字が前後で入れ替わっている等、入金額が間違っている可能性があります。
Excelにおける入金消込のデメリット
Excelでは、関数による計算や、フィルタを使った絞り込みができるため、請求先ごとに入金日や金額の管理も可能です。一般的なオフィス仕様のパソコンには標準装備されているので、導入コストも低く、入金消込の一環として取り入れる企業も多いでしょう。
ただし、ひとつ注意していただきたいのは、Excelを利用しても、確認作業は省略できません。Excelを利用する上で、注意したい点は下記の2つです。
- ソフトを扱うスキルが必要である
- アナログ作業がなくなるわけではない
ひとつずつ確認していきましょう。
ソフトを扱うスキルが必要である
基本的なことですが、Excelで入金消込をするには、ある程度のソフトに関わる知識や操作スキルが必要です。関数の使用や計算式の組み方等はもちろん、マクロ機能を利用するならば、相当の知識がないと対応できません。
また、将来的に修正や更新が必要な場合もあり、何か問題が起こったとき、スキルや経験が少ないと、発生の理由や対処法がわかりません。いちいち確認が必要なので、かえって余計な手間がかかってしまいます。
アナログ作業がなくなるわけではない
Excelでの入金消込には、請求額と入金額を照らし合わせる前に、通帳やWEBダウンロードした入金明細の情報をExcelに入力する必要があります。どちらの作業も、正確に記入できているか、金額に差異はないか等、目視での確認が必須です。データ管理上は効率化が図れますが、アナログの作業がなくなるわけではありません。打ち込んだデータが正しいか、確認する手間が増えるでしょう。
入金消込の課題とは
Excelの利用を含め、一般的な入金消込の方法の大変さが伝わったでしょうか。以上をまとめると、企業の抱える入金消込の課題は「業務の属人化」と「手作業によるミスの発生」の2つと言えます。
業務の属人化
入金消込には、正確さとスピードが求められます。そのため、経験豊富で業務の流れを理解したベテランの社員に任せることが多いでしょう。
カタカナ表記の振込人名も、「これは〇〇会社の担当者だ」と即座に判断できれば、確認の手間はそれほど要しません。同姓同名がいても、振込期日を把握していれば、すぐに見分けがつくはずです。しかし、見方を変えれば、一部の社員に負担がかかる状態は、業務の属人化を意味します。担当者が休暇を取りづらく、万が一異動や退職になった際、業務が遂行できないというリスクがあるのです。
手作業によるミスの発生
消込作業は、請求額と入金額を照らし合わせる単純な作業です。しかし、先に紹介したとおり、Excelを利用しても、完全に手作業がなくなるわけではありません。業務量が増えれば確認事項は多くなり、ミスがあればさらに対応が増える悪循環です。
入金消込は、金銭管理の上で、とても重要度が高い経理業務です。万が一ミスがあれば、将来的な経営に支障が出る恐れがあります。担当者にかかるプレッシャーは大きいでしょう。そうした精神的負担を抱え、集中して行わねばなりません。担当者に係る手作業を減らすことが、企業の課題と言えます。
入金消込の自動化システム導入
企業が抱える入金消込の課題を解決する方法のひとつに、自動化システムの導入があります。自動化システムは、売掛金データと入金のデータを照らし合わせて自動処理を行います。消込後の仕訳データを会計ソフトに連携できるものや、請求書発行にも対応したもの等、用途に応じたシステムがあります。
自動化システムのメリット
自動化システムの最大のメリットは、アナログ作業の削減です。
システムを導入すれば、通帳情報の転記から、請求額と入金額の突き合わせ等、手作業で行っていた業務をすべて自動化できます。手入力が減れば、時間の短縮はもちろん、人為的なミスが回避できるでしょう。
また、目視での確認や、人の判断が必要な場面が減るので、誰でも入金消込に対応できます。ベテラン社員だけに頼る状態がなくなり、業務の属人化も解消可能です。
導入の際の注意点
システムを選ぶ際は、用途に合ったものを選びましょう。特徴をあれこれ詰め込んでも、使わなければ意味がありません。運用目的とコストのバランスを見て、導入してください。
その他の重要なポイントは、2点あります。
- システムに十分なサポートがついているか
- 社内システムと連携可能か
ひとつは、サポート面です。手間を省く・確認作業を減らすためのシステムですから、運用にかかる疑問は、すぐに解消できることが望ましいでしょう。販売元のサポートが手厚いと、安心して利用できますね。
もうひとつは、既存の社内システムと連携が可能かという点です。入金消込は手作業だが、会計ソフトは導入済み、という企業も多いでしょう。システムを選ぶ際には、連携方法がわかりやすい、連携もサポート済み等、使いやすさの確認もしておきましょう。
手間がかかる入金消込は自動化がおすすめ！
経理担当者にかかる負担を軽減したい、業務の手間を減らしたい。そんな悩みを抱える人には是非、自動化システムの導入をおすすめします。自動化システムを導入することで、業務の属人化も合わせ、手作業を大幅に減らすことが可能です。
最近では、経理業務全体でも、電子化や自動化が進んできました。ひとつひとつが重要度の高い業務ですが、入金消込は手作業も多く、重いプレッシャーの中でたいへんな集中力を要します。将来的に取引先が増える前に、是非今から、入金消込の自動化・効率化を検討してみてください。
