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個人事業主として起業すると、発注書（注文書）や受領書、請求書等、様々な書類をやり取りすることになります。経理の経験がない人の中には、「どんな時にどんな書類を渡すのかわからない」「受領書や納品書を渡すタイミングは合ってる？」と不安になることもあるでしょう。
今回は取引先との書類のやりとりの流れについて、特に「納品書と受領書」を中心に解説します。どのタイミングでそれぞれの書類を発行するのか、受領書・納品書の違いまで理解し
ておきたいという人は、ここで疑問を解決していきましょう。
【関連記事】課題が多い請求書発行・支払いのチェック作業。業務フローに沿って効率化するための方法をご紹介
納品書と受領書の違いとは
まず、納品書と受領書の違いを知る前に、取引の流れから押さえていきましょう。
- 取引先から見積もり依頼【見積書を発行】
- 見積書の内容がOKなら、取引先が【発注書を発行】
- 【納品書を発行】し、商品・サービスを納品（受け渡し）
- 【受領書を発行】し、納品確認後に取引先から押印をもらい返却
- 【請求書を発行】し、取引先に請求(※納品書兼請求書の場合もある)
- 取引先からの入金確認後、【領収書を発行】し、取引先に送付
上記のように納品書には、提供した商品・サービスの明細が記載されています。納品の際に、取引先に渡します。
受領書は、発注した取引先が、商品・サービスの受け取り確認を証明するもの。「確かに受領しました」という取引の担保になるものです。過去に行った取引の証明として残しておけます。
受領書に関する4つの重要事項
納品書とは、納品側がサービス・商品の納品時に提出するものです。しかし、受領書については、納品側が発行するパターンもあれば、発注側が発行するパターンもあります。
受領書の存在理由は、取引があったことを証明する記録のためです。受領書は「発注した内容・個数が間違いなく納品された」という証明ではありません。
ここからは、受領書をどの時点で発行するのか、どんなやり取りが必要なのか、保管についてを解説します。
①受領書発行のタイミング
受領書は、納品側・発注側のそれぞれから発効する場合があります。受領書は、納品・受け取りの完了の証明となるため、納品後速やかに提出する必要があります。
納品時に合わせて受領書を発行するか、後日提出するかを取引先と事前に決めておくと書類の流れがスムーズです。
業界によっては「受領書・納品書は発行しない」というところもあります。受領書のやりとりをしない旨を事前に契約書等で取り決めているパターンもあるので、受領書発行の有無については事前に取引先と確認しておきましょう。
②受け取りサイン・受け取り印が必須
受領書は、商品の受け取り時に用意されます。「確かに受け取りました」という証明書類です。配達の受け取りと同じく、受け取りサインや受領印が必要になります。ただし、義務ではありません。
納品時に、受け取った人が印鑑を持っていないこともあります。この時は受け取りサインや拇印で対応します。
「印鑑ではなくサインはNG」というルールの会社もあります。こちらも事前に取引先に確認しておきましょう。
【関連記事】請求書に印鑑は必要？今さら聞けない請求書の常識と、電子化するメリット・効率よく電子化する方法を解説
③金銭のやり取りには印紙が必須
印紙は、税金や手数料の支払い証明です。「収入印紙といえば領収書では？」と思うかもしれませんが、受領書も金銭の受け渡しを担保する書類のひとつです。
受領書に印紙を貼付する場合は、印鑑の割印がないものは無効です。割印を忘れないようにしましょう。クラウドの電子契約サービスはこの例外で、印紙の貼付は必要ありません。
【関連記事】収入印紙の種類とは？貼付が必要な書類の種類、金額も解説
④保管期間
受領書は取引があったことを担保する書類。税務調査があった場合に、過去の取引の事実を担保する文書として提出できます。このため、受領書は一定の期間、保管しておく必要があります。
受領書の場合は、保管期間は7年と定められています。税務調査時にすぐに対応できるよう、保管場所を決め、しっかりと管理しておきましょう。
紙の書類をファイリングして保管する方法のほか、スキャニングで電子化して保管するペーパーレス化を目指す企業も増えています。
【関連記事】納品書の保管期間を解説！作業効率が格段にあがる電子保管方法も紹介
納品書と受領書の他の書類を発行するタイミング
取引の流れでは、納品書や受領書以外の書類のやり取りも発生します。受領書以外の、見積書・発注書・納品書・検収書・請求書のそれぞれの書類提出のタイミングを解説します。取引の流れと合わせて理解しておきましょう。
見積書を発行するタイミング
発注者が受注者に、商品・サービスの見積もりを依頼します。それに対して、受注者が発行する書類が「見積書」です。
見積書には、商品・サービスの単価や数量・備考・合計金額等が記されています。見積書の内容が発注側の考える予算・希望にマッチしない場合は、再度見積もり依頼が来ることも。同時に複数の見積書を提案しながら取引の内容を詰めていくというパターンもあります。
発注書を発行するタイミング
発注側が見積書の内容に同意できたら、発注書を発行します。
発注書には、どの商品・サービスをどれだけ注文するのか、合計金額の確認や、納期の希望が記載されています。
納品書を発行するタイミング
商品・サービスを納品するタイミングで、受注側から納品書を渡します。納品する内容の詳細が記載されており、受領書と合わせて過去の取引内容を確認できます。
この時点で受領書を渡すこともあります。手渡しや、配達の場合は返送用の受領書を同封します。発送業者が代行するパターンもあります。
検収書を発行するタイミング
受領書は「受け取りを証明」するものですが、検収書は、納品された商品・サービスを発注側が確認し、「発注した内容と相違ない。事前に定めた仕様・基準に達しており問題ない」と認める証明書となります。
検収書は、法律上の発行の義務はなく、商業取引の監査的なものです。しかし、検収書のやり取り以降は、発効後にクレームをつけたり、契約解除を申し出るのは取引上のマナー違反。クレーム防止にも効果的であるため、商慣習上ほとんどの会社で発行されます。
また、検収書をかわすことで、請求書発行手続きを省略することもあります。検収書発行は、受注側の支払いの意志を証明する意味合いもあります。
請求書を発行するタイミング
請求書は商品の請求に対して発行する書類です。そのため商品やサービスが納品されるより前に、請求書が発行されることは原則ありません。請求書の発行は商品が納品されるタイミング、もしくは商品が納品された後に請求書を発行します。
例外として、前払や着手金、初期費用が発生する契約の場合は納品前に請求書を発行することになります。
受領書は発行をすることがマストだが発行する法的義務はない
受領書は発注側が商品・サービスを受け取った際に用意します。
検収書と同じく法的な義務ではありません。しかし、不信感なく良好な取引となるためには必要不可欠な書類です。
受領書は返送する義務がある？
納品後、切手を貼った返信用封筒を同封して受領書が送られてきます。受領側が押印して返送します。
前述の通り、受領書・検収書については、発行の義務は特にありません。よって、返送する義務もありません。しかし、受領書をかわすことで、売った・売らない・受け取っていない等のトラブル防止になります。
「納品書を受け取りました」をメールで送る時の例文
納品書をメールや郵送で受け取った場合は、メールで受領を連絡すると丁寧です。「どうやって書けばいいの？」と書き方に迷った場合は、「受領書 テンプレート」等で検索してみましょう。使いやすいテンプレート化されたファイルがあるため、書き方の参考にしてください。
送付状の書き出しには、季節の挨拶はNG。「拝啓 貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。」から始め、取引先を祝う文章を入れましょう。
【関連記事】【送付状ってどう書くの？】添付する種類別に送付状の作成の仕方を解説
納品書を電子的に受け取ることで、受領書の発行も電子化が可能
納品書が紙ベースの場合は、受領書の作成や印刷等に手間がかかるもの。枚数が多い場合は、メールで送るのも大変な作業になります。
近年はペーパーレス化が進み、納品書のDX化も可能となっています。
例えば納品書をデータで受け取り、データ上で承認することで、受領書・検収書の代わりとすることや、その後の請求書も効率的に受領が可能に。
また、納品書・請求書の受け取り後にかかる入力作業時間も大幅削減してくれます。
ここからは、納品書・受領書を電子化する際の注意点と、おすすめサービスをご紹介します。
【関連記事】納品書の電子化とは？電子化のメリットと注意点、システムの選び方も解説
電子保存の要件に注意
納品書や受領書をデータで受領し、保存する際には、電子帳簿保存法の要件「真実性の確保」と「可視性の確保」を守らなければいけません。
「真実性の確保」とは、保存したデータが削除や改ざんされていないことを保証するための仕組みを指します。
具体的には、受領したデータに速やかにタイムスタンプを付けることや、データの訂正や削除が記録されるシステムを利用することが求められます。
「可視性の確保」とは、保存したデータの内容をすぐに確認できる状態を維持することです。
例えば、取引年月日や取引先名・取引金額で検索ができる機能を備えたり、利用しているシステムの概要を記した資料を準備しておく必要があります。
これらの要件を満たすためには、新しい業務プロセスを取り入れなければならない場合もあります。例えば、メールでデータを受け取った場合には、タイムスタンプを付ける手順を追加する必要性が出てくるでしょう。
法律遵守と業務効率化を両立させるためには、専門ツールやサービスの導入がおすすめです。
【関連記事】納品書・請求書の電子化でペーパーレス化を推進！電子化の要件やメリット・デメリットも解説
納品書の電子化には「oneplat（ワンプラット）」がおすすめ
納品書・請求書の電子化サービスは数多く存在しますが、特に多くの企業に選ばれているのが「oneplat（ワンプラット）」です。
紙からデータへの移行する際には混乱や抵抗が起きることもありますが、oneplatは操作が直感的で分かりやすく、ITが苦手な方でも問題なく利用できます。
基本的な操作は、取引先が登録したデータを確認し承認するだけで済むため、会計の専門知識も不要です。
紙ベースでは押印や受領書の作成、印紙の貼付といった手間のかかる作業が必要でしたが、oneplatを活用すればこれらの作業が不要になります。
また、入力した納品データをもとに請求書が自動作成されるため、これまで手間のかかっていた手入力作業も大幅に削減できます。
さらに、oneplatは会計システム、販売管理システム、ネットバンキングなど、CSVに対応した既存の業務システムと連携が可能です。手入力によるミスを防ぎながら業務全体の効率化につながります。
また、oneplatは電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しており、保存要件を満たした形でデータを管理することが可能です。そのため、原本を長期間保管する必要がなくなり、ファイリングやスキャンといった煩雑な作業も不要になります。
納品書や受領書の関連業務を効率化し、ペーパーレス化を進めたいご担当者様は、是非oneplatの導入をご検討ください。
まとめ：納品書・請求書の発行を電子化して業務効率化をしよう
今回は納品書・受領書のそれぞれの意味や違い、取引で発生するそれぞれの書類を作成するタイミングを解説しました。
信用を担保し円滑な取引を維持するには、各書類のやり取りは欠かせないもの。しかし、書面を印刷し、さらに印鑑をもらって…という流れは時間のロスも大きくなります。
納品書類の電子化は、これまで手作業だった部分を効率化し、コスト削減にも繋がります。電子化は書類保管の場所や、社内での顧客の情報共有にも貢献します。書類の管理に悩んでいる方は、是非検討してみてください。
