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取引先に郵送やFAXで書類等を受け取った時、送付状が同封されているのを見たことがある方は多いのではないでしょうか。
ビジネスの上では、契約書であっても請求書であっても、「送付状」を添付して送るのが一般的になっています。
送付状とは、送付する書類についての概要を記した書面を指しますが、その役割はいったいどのようなものなのでしょうか。
この記事では「請求書」に特化して、送付状の役割と書き方について解説していきます。
送付状とは？
まず送付状とは、契約書や請求書等の書類を郵送する際に同封したり、FAXを送信する際に一枚目に送る書面のことを言います。
主な役割としては、郵送またはFAXした書類の概要を記載し、相手に伝えるということです。
例えば請求書の場合は、封筒の中に請求書だけが一枚入っている状況を想像してみてください。
「なんでお金を請求されているの？何を買った時のもの？」と混乱してしまいませんか？
また例え購入した記憶はあったとしても、請求書だけが突然送られてきたら、本当に取引先から送られて来たのか不安になるかもしれませんし、詐欺なんじゃ…と疑ってしまうこともあるかもしれません。
こういった事態を防ぐためにも、送付したのがどのような書類で、何枚あるのか等を送付状に記載して同封するのがビジネス上のマナーなのです。
送付状の役割とは？
送付状で相手に伝える主な項目は以下の3点です。
- 挨拶
- 通知
- 補足説明
それぞれの項目の役割についてもう少し詳しく見ていきましょう。
挨拶
必ずしも記載する必要はありませんが、「いつも大変お世話になっております。」や、「拝啓」で始まり「敬具」で終わるような挨拶を加えると、非常に丁寧な印象を与えることができるためおすすめです。
本来であれば、文書は相手に会って直接手渡しをするのが最も理想的な形です。
しかし毎回そうするわけにいかないため、郵送や電子メール、FAXで済ませているわけです。
ですから簡単な挨拶文を記載しておくことは、ビジネスをする上で重要な要素となるのです。
通知
相手に送付した文書の概要を知らせるものです。
ここが送付状の最も重要な部分になります。
送付状がない場合は、郵送されてきた請求書が、一体いつの取引のものなのか。
どんな取引内容だったのか、受け取った側が調べなくてはなりません。
取引先にこういった手間をかけさせないためにも、送付状の中にしっかりと記載しておくことが大切です。
相手に通知する内容は主に以下のようなものがあります。
- 送付書類の概要
- 同封する書類、添付する資料やサンプルの内容
- 書類の送り主、担当者、連絡先
- 送付する枚数、数量
補足説明
送付状には、同封書類の内容を補足する役割もあります。
主な目的は請求書発行のプロセスにおいて起こりうるミスを防ぐためのものです。
例えば2件の取引があったのに、請求書が1通だけしか同封されていなかったとしましょう。
残りの1通は入れ忘れたのか？それともこれから送られてくるのか？
受け取った側は、どういう状況なのか分からなくなってしまいます。
こういったトラブルを防ぐためには、補足説明欄で状況を説明しておくことが望ましいです。
また通知欄に「請求書が何通入っているか」を記載することでも、受け取った中身が合っているかどうか確認することができます。担当者名や連絡先が書かれていれば、すぐに問い合わせすることもできます。
挨拶や通知以外に先方にお知らせしたい内容がある場合は、補足説明欄を使ってみましょう。
送付状に記載すべき内容とは？
では最後に、送付状に記載すべき情報についてまとめておきます。
| ●宛先 ・先方の社名 ・部署名 ・担当者名 |
| ●挨拶（日ごろの感謝等） |
| ●通知内容 ・請求書を郵送した日付 ・郵送した請求書の内訳 ・送付書類枚数 |
| ●差出人 ・請求書の発行社名 ・住所 ・電話番号 ・担当者名 ・会社印 |
| ●補足説明 |
※先方の社名を記載する場合は、（株）、（有）等と略さず、「株式会社」「有限会社」と正式名称を書きましょう。
※社名、部署名のみで人の名前が入らない場合は「御中」を使います。
株式会社◯◯◯◯◯◯
◯◯部 〇〇課 御中
※社名と担当者名を記載する場合は「様」を使います。
株式会社◯◯◯◯◯◯
◯◯部 ◯◯◯◯◯様
請求書と送付状の送り方
請求書と送付状の送り方には、郵便・メール・FAXの3種類があります。
それぞれの送付方法について解説していきます。
①郵送する場合
■A4サイズ1枚で作成するのが一般的
ほかの書類がA4サイズ以外の場合は、そちらに合わせます。
複数のサイズの書類を一度に送る場合は、最も一般的なA4サイズにしておくと良いでしょう。
■送付状が1枚目になるようにする
取引先が封筒を開けたとき、最初に送付状を確認できるよう、請求書の上に送付状を重ねて封筒に入れます。
■書類に合わせた封筒を使用する
三つ折りの場合の一般的な封筒サイズは「⻑形3号」になります。
印刷⾯を内側にして、請求書と送付状を重ねて三つ折りにします。
下から上の順で折っていきます。
書類を折らない場合はクリアファイルにいれ、A4サイズが丁度入る「⾓形2号」の封筒に入れましょう。
■封筒の表面に青字で「請求書在中」と記載する
- 請求書を入れる封筒が縦型の場合
⇒一般的には表⾯の左下 - 請求書を入れる封筒が横型の場合
⇒表⾯の下
※請求書を宅配便で送るのはNG
請求書は信書に分類されるため、宅配便やダイレクトメール便等で送ってはいけません。
➁電子メールで送る場合
請求書をメールで送る場合は、送付状と同様の文章をメール本文に記載します。
つまり電子メールの場合は、特別に送付状を作る必要はないということです。
【関連記事】請求書をメールで送って良い？関連する法律や送る際のポイントを解説
③FAXで送る場合
取引先の了承を得ているのであれば、FAXで送っても構いません。
しかしFAXは紛失しやすいため、取引先からの急な依頼等、やむを得ない場合のみにした方が良いでしょう。
なお、請求書をFAXで送付する場合も、後日原本は郵送するのが望ましいです。
その場合は送付状の「備考欄」にFAXで送付済みであることも記載しておきましょう。
送付状の記載例
さて、ここまで送付状について解説してきましたが、具体的にどう書けばいいの？と思われる方も多いかもしれません。いくつか例文を用意しましたので、参考にしてみてください。
【郵送で送る場合の送付状の例】
■かなりシンプルな送付状
令和○年○月○日
株式会社〇〇〇〇〇
〇〇部〇〇課 御中
請求書送付のご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
請求書を同封いたしますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
草々
記
令和○年○月分請求書 ２通
以上
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇1-2-3 〇〇ビル5階
Tel:00-0000-0000
Fax:00-0000-0000
〇〇株式会社
田中〇郎
■シンプルな送付状
令和○年○月○日
株式会社〇〇〇〇〇
〇〇部〇〇課
課長 〇〇様
株式会社〇〇
〇〇部〇〇課
山本〇子
請求書送付のご案内
拝啓 平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
さて、令和◯◯年◯◯月◯◯日にお買い上げいただきました商品の代金について、請求書を同封いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
請求書 1通
以上
■標準的な送付状
令和○年○月○日
株式会社〇〇〇〇〇
〇〇部〇〇課
課長 〇〇様
請求書送付のご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、令和◯年◯月◯日のお取引につきまして請求書を送付させていただきます。
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
請求書1通
以上
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇1-2-3 〇〇ビル5階
Tel:00-0000-0000
Fax:00-0000-0000
〇〇株式会社
山田〇子
■再請求書の送付状（期日までに振込が確認できなかった場合）
令和○年○月○日
株式会社〇〇〇〇〇
〇〇部〇〇課
課長 〇〇様
請求書再送付のご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配［お引き立て］を賜り、誠にありがとうございます。
さて、令和〇年◯月◯日付けで請求書を発行しご請求申し上げた代金が、お支払期日の◯月◯日を過ぎた本日になっても振込みいただいておりません。
つきましては、別紙の通り再請求書を送付いたしますので、内容をご確認の上、◯月◯日までにお振込みくださいますようお願い申し上げます。
なお本状と行き違いでご送金が完了している場合は、何卒ご容赦いただきますよ うお願い申し上げます。
敬具
記
請求書 1通
以上
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇1-2-3 〇〇ビル5階
Tel:00-0000-0000
Fax:00-0000-0000
○○株式会社
〇〇
【メールで送る場合の送付状の例】
メールの場合はファイルを添付することを想定し、メール本文に書く例を紹介します。
■例①
件名：「×××× 請求書のご送付について【◯◯◯◯株式会社】」
本文：
〇〇株式会社 〇〇部
渡辺〇夫 様
いつもお世話になっております。◯◯株式会社の小林です。
先のお取引に関しまして、請求書を送付させていただきます。
PDFファイルにてお送りいたしますので、
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
添付ファイルが見れない等の不備がございましたら、
お手数ですがご一報いただければと存じます。
————————————–
【添付内容】
・××××請求書(PDF) 1通
————————————–
今後ともよろしくお願いいたします。
■例②
件名：「×××× 請求書のご送付について【◯◯◯◯株式会社】」
本文：
〇〇株式会社 〇〇部
〇川花子 様
平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
◯◯◯◯株式会社 〇〇部の山田と申します。
先の「〇〇〇」のお取引につきまして
請求書を添付ファイルにてお送りしますので
ご査収くださいますようお願い申し上げます。
添付ファイルが開封できない等の不都合がございましたら、
お手数ですがご連絡いただきますようお願い申し上げます。
———————————————-
添付ファイル：××××.pdf
———————————————-
何卒よろしくお願い申し上げます。
納品書・請求書の発行は電子化がおすすめ！
送付状は、取引先に失礼がないよう配慮して添付する書類ですが、作成には意外と時間がかかります。しかし、納品書や請求書を電子化すれば送付状を準備する必要がなくなります。
ここでは、納品書・請求書の発行を電子化することで得られる具体的なメリットについてご紹介します。
業務が効率的になる
納品書や請求書を送るたびに、挨拶文や発行日、送り主、送付枚数などを記載し、送付状を用意するのは手間がかかります。
しかし、電子化することで送付状が不要となり、作成・印刷・封入・発送の作業がゼロになります。一回の送付で数分しかかからなくても、1か月単位で考えると作業時間には大きな差が生まれるでしょう。
ミスを気にしなくてよい
先述した通り、送付状には細かなルールが求められます。
そのため、新人がルールを把握しきれていない場合や担当者が変更になった際には、うっかりルール違反やマナー違反をしてしまう可能性があります。これが相手との関係に悪影響を及ぼすことも少なくありません。
しかし、電子化すればそもそも送付状を添付しなくて済みます。その結果、確認作業にかかる時間や手間を削減でき、通常の業務により集中できる環境が整うでしょう。
コスト削減
納品書・請求書・送付状を紙からデジタルに切り替えることで、紙代やインク代、郵送費用などの経費がかからなくなります。さらに、紙の保管スペースも不要になるため、年間で見ると大幅なコスト削減が期待できます。
【関連記事】請求書を電子発行するメリットは大きい！効率的な運用方法と電子発行時の注意点
納品書・請求書の電子化には「oneplat」
納品書や請求書を電子化する方法はいくつかありますが、特に支持されているのが「oneplat（ワンプラット）」というサービスです。
oneplatは納品書や請求書をクラウド上で一元管理できるため、財務・経理部門のペーパーレス化を実現します。さらに、送付状を作成する必要もなく、業務効率化にもつながります。
例えば、以下のような課題に直面していませんか？
- 送付状を毎回書くのが面倒
- 納品情報の入力作業に時間がかかる
- 請求内容の確認作業が多く、ミスのリスクが高い
- 財務や経理部門でのテレワークが進まない
oneplatを活用することでこうした悩みを解消し、業務全体をスムーズに進めることが可能です。以下に、oneplatを利用する際の流れをまとめましたので、ご参考ください。
①購入者の作業：販売者を登録
oneplatに販売者を登録すると、登録された販売者宛にoneplat本登録のご依頼メールが届きます。
販売者は登録情報を入力し、oneplatに本登録を行います。
②販売者の作業：納品データの登録
購入者に納品する、商品・サービスの納品情報をoneplatに登録する
（複数ある場合は、CSVで一括登録することが可能）
③購入者の作業：納品データの承認
納品された商品・サービスの検品後、納品データを承認します。
納品データは、CSVやPDFでダウンロードすることができます。
納品データの承認は、アプリでも行うことができます。
会計仕訳はデータ取り込みで自動入力されます。
④販売者の作業：請求書の発行
承認した納品データを、oneplatで請求書に変換し発行します。
（インボイス制度対応済み）
⑤購入者の作業：請求書の承認
販売者より受け取った請求書をoneplatで承認します。
請求書の承認は、2次承認・3次承認と複数のご担当者で行うことができます。
受け取った請求書は、いつでもダウンロードすることができます。
以上がoneplatの機能の一例でした。
請求書は、承認した納品データと完全一致しているため、請求内容を間違えるといったミスが起こりません。
また請求書の受け取りから承認までクラウドで完結できるため、なかなかリモート化が進まないと言われる財務・経理部門であっても、リモートワークが実現可能になるのです。
今回説明してきた請求書の送付状も、都度作成する必要がなくなるわけです。
まとめ
送付状は書類の概要を相手に伝える重要な役割を果たしますが、作成に時間がかかることも少なくありません。しかし、請求書や納品書を電子化すれば送付状を用意する必要がなくなり、業務効率化とコスト削減を実現できます。
特にoneplatは、関連書類をクラウド上で一元管理できるサービスとして多くの企業様に導入いただいています。送付状を省略できるだけでなく、納品書・請求書のワンクリック作成や販売管理システムとの連携機能など、便利な機能が充実しています。
業務フローを改善したいとお考えの方は、是非oneplatをご検討ください。
