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煩雑な納品書・請求書の発行に悩んでいませんか？納品書・請求書は、取引先が増えるほど時間が取られるもの。管理や印刷・郵送の手間等、時間もコストも取られてしまいます。
そのような煩雑な作業を一括管理・自動化し、納品書・請求書の送付までをサポートしてくれるのが「納品書・請求書自動発行システム」です。
今回は「納品書や請求書を自動で発行したい」と考えている人に向けて、納品書・発行書自動発行システムの選び方やメリット・デメリットを解説します。すぐに導入できるおすすめのサービスも紹介するのでぜひ参考にしてください。
【関連記事】請求書を発行する必要性やタイミングは？作成時の注意点や作成方法も紹介
納品書・請求書自動発行システムとは
納品書・請求書自動発行システムは、納品書や請求書の作成・発行・送付までをまとめてサポートしてくれます。表計算ソフトで一覧を作成してからテンプレートに入力して印刷・郵送という煩雑な流れをシステム管理によって効率化したものです。
国税の電子帳簿保存法の改正に合わせて納品・請求関連を電子化することで、作業の効率化・時短化はもちろん、これまで悩みの種だった書類の保管場所問題も解決します。
納品書・請求書自動発行システムのメリット
毎月の納品書・請求書の作成〜送付は工程が多く、取引先が多ければ作業量も膨大です。手作業の場合は、量が多いほど納品書・請求書発行のミスも多くなります。
煩雑な経理作業において、納品書・請求書自動発行システムの導入は多くのメリットを得られるでしょう。
ここからは、納品書・請求書自動発行システムを導入した際の具体的なメリットを紹介します。
納品書・請求書作成の効率を上げられる
エクセルといった表計算ソフトで納品書・請求書のテンプレートを利用している場合は、一覧からデータを手入力している方もいるでしょう。
納品書・請求書自動発行システムでは、データ入りの納品書・請求書を設定日に自動発行してくれます。同時に送付状も自動で作成してくれるため、テンプレートに取引先情報を入力して確認・印刷という作業も省くことが可能です。
これまで手作業で入出力していた作業の大部分が自動化されるため、納品書・請求書の作成にかかっていた時間を大幅に減らすことができます。
発送の手間を削減できる
書面で納品書や請求書の管理をしており、郵送を希望する会社もまだまだ多いのが現状です。納品書・請求書を郵送する際は、送付状の発行や封筒への住所記載等の手間が発生します。取引先が多いほど膨大になり、確認作業にも時間が取られるでしょう。
納品書・請求書自動発行システムでは必要な書類をセットで印刷してくれるため、発送と確認する手間・時間も解決してくれます。
郵送代行サービス付きの納品書・請求書自動発行システムであれば、手数料はかかるものの郵送まで行ってくれるので、時間を大幅に削減できるでしょう。
納品書・請求書を発行する際のミスを減らせる
顧客情報（社名・住所・担当者等）を変更した際に、「一つのエクセルファイルでは修正されていたけれど、別のファイルに共有されていなかった」という人的トラブルはありがちです。
納品書・請求書自動発行システムでは担当者や住所等をシステムで一元管理しているため、取引先情報に関するミスを防げます。
また、電子メールでの納品書・請求書に対応している取引先には自動送付も可能です。請求漏れや送付忘れによって支払いが遅れるというトラブルも防げます。
【関連記事】経理のミスを防止する方法は？ よくあるミスや原因・対処法も解説
ペーパーレス化を促進できる
納品書・請求書自動発行システムでは、納品書や請求書を電子メールで自動送付できます。また、情報を電子管理できるので送付状を印刷する必要もありません。ペーパーレス化によって、納品書・請求書を作成する作業の人件費削減に貢献してくれるでしょう。
電子化することで、これまで場所を取っていた納品書・請求書の保管スペースも不要になります。「印刷した納品書はどこにおいた？」と探す必要もありません。
【関連記事】請求書を電子発行するメリットは大きい！効率的な運用方法と電子発行時の注意点
納品書・請求書自動発行システムのデメリット
納品書・請求書自動発行システムの導入はメリットが多く、作業効率化に大きく貢献してくれます。しかし、デメリットが全くないわけではありません。取引先との連携やコスト面の問題があります。
デメリットも理解した上でシステム導入を検討していきましょう。ここからは具体的なデメリットを解説します。
取引先にもシステムに対応してもらう必要がある
電子化が進んでいるとはいえ、まだまだ書面でのやり取りにこだわる会社も多くあります。工場や古い体質の小規模企業では電子メール自体扱っていないことも…。
そのため、取引先に納品書・請求書自動発行システムによる送付を受け入れてもらう必要があります。また、断られる可能性もあるので、従来通りの方法でも対応できるようにしておかなくてはなりません。
特にPDFでメール送信する場合は、取引先が電子帳簿保存法に対応できなくなる恐れがあるので注意が必要です。
月額料金がかかる
納品書・請求書自動発行システムには、クラウド型とオンプレミス型の2パターンがあります。クラウド型の利用は毎月の月額料金の支払いが必要です。自社に合わせた細かなカスタマイズができないというデメリットもあります。
オンプレミス型は、これまで「自社運用」「自社システム」と呼ばれていたものです。社内に専用のシステムを構築して運用するため、セキュリティ面が安心な上に細かなカスタマイズが可能。しかし、専門知識を持つ担当のエンジニアが不可欠です。
納品書・請求書自動発行システムの選び方
納品書・請求書自動発行システムには様々なサービスがあり、初めて利用する方には違いが分からないでしょう。
ここからは、納品書・請求書自動発行システム選びのポイントについて解説していきます。ポイントを押さえて適切なサービスを選びましょう。
使用する業務範囲を考慮してスペックを選ぶ
まずは、どこまで作業効率化を図りたいか考えましょう。「取引先はそれほど多くないから、納品書の作成だけ効率化できればいい」という場合は、それに特化したものを選んでください。
納品書・請求書作成だけでなく、メールでの送付や郵送までを一括化したいのであれば、メール送付機能や郵送サービスのあるシステムを選ぶ必要があります。
また、売上や入金管理まで行いたい場合は、銀行口座と連携してデータを取り込む機能があるものを選びましょう。
事業形態に合わせて選ぶ
ひとつの取引先から案件ごとに請け負うような場合は、事業形態・案件ごとに管理できるシステムがおすすめです。取引先が同じでも案件ごとに分けられるため、確認と管理がしやすくなります。
フットワークの軽い個人事業主の場合は、コワーキングスペースやネットカフェで作業している人も多いでしょう。どこからでも利用できるよう、インターネットを経由して使用できるクラウドサービスが便利です。
業務フローに組み込みやすいものを選ぶ
機能自体は便利な納品書・請求書自動発行システムですが、自社の業務フローに組み込みやすいものか検討するのも大切です。
特に担当者や社内の各部署の承認といった流れがある場合は、システム側で納品書・請求書が自動送付されていては業務フローから逸脱してしまいます。必ず業務フローとの相性を考慮しましょう。
セキュリティがしっかりしているものを選ぶ
納品書や請求書は売上情報だけでなく顧客情報・個人情報の宝庫。そのため、情報が漏れないようにセキュリティ面も気を付けたいところです。
特にクラウドサービスの場合は、不特定多数がアクセスするインターネットを経由するのでセキュリティ面を確認しましょう。
自社ネットワークで構築するオンプレミス型のサービスの場合は、情報漏洩のリスクは自社で管理する必要がありますので、そういった保守のコストも計算しておきましょう。
納品書・請求書自動発行システムなら「oneplat（ワンプラット）」
納品書・請求書自動発行システム・ツールはいくつも存在しますが、「oneplat(ワンプラット)」ならデメリットを大幅に軽減することができます。oneplatならではの強みは以下の通りです。
- 導入してから短期間でスタートできる
- 発行枚数や取引先数による追加料金なしの定額制で利用可能
- 現在の業務フローを変える必要なし
それぞれのポイントについて、分かりやすくご説明します。
導入してから短期間でスタートできる
oneplatの大きな魅力のひとつは、導入してから短期間で運用をスタートすることができる点です。
販売側(契約者様)は導入してから最短一週間、取引先側は即日での運用開始が可能なため、迅速に納品書・請求書の自動発行に対応できます。
一般的な納品書・請求書自動発行システムでは、取引先にも登録作業や業務フローの改善が必要です。そのため導入を相談しても、紙の納品書や請求書での取引継続を希望する取引先が一定数いることも考慮しなくてはなりません。
ですが、oneplatは取引先側の登録作業が一切不要なため、先方に負担をかけることなく導入することが可能です。また、oneplatは専用のお問い合わせ窓口を設けているため、使い方に関して疑問が生じた場合も契約者様の代わりに迅速に対応します。
このように、取引先様と契約者様の双方がスムーズに導入しやすい体制が整っている点が、多くの方に喜ばれています。
発行枚数や取引先数による追加料金なしの定額制で利用可能
一般的な納品書・請求書自動発行システムは発行枚数や取引先によって料金が変動するプランもあり、毎月の支払い金額が予想以上に高くなることがあります。
一方、oneplatの料金体系は非常にシンプルです。請求書から発行するプランの場合は月額22,000円(税込)。納品書と請求書を発行する場合でも月額33,000円(税込)と低価格で利用することができます。枚数の制限はなく、取引先が増えても追加料金が発生しません。初期費用やサポート費用などもかからないため、長期的な利用を検討している場合でも安心して利用することができます。
現在の業務フローを変える必要なし
oneplatは多くの販売管理システムや在庫管理システムと連携可能なため、現在使用しているシステムをそのまま活用することができます。
例えば、「楽楽販売」「弥生販売」「商蔵奉行クラウド」などからCSVデータを取り出し、oneplatに連携するだけで、納品書や請求書の発行作業がワンクリックで完了します。
oneplatはシンプルな操作画面のため直感的に利用できますし、新しいシステムの学習や設定に時間を取られることがありません。
誰でも簡単に使いこなせるので、業務の効率化がすぐに実現できるでしょう。
まとめ：納品書・請求書自動発行システムを利用して業務効率を上げよう
今回は、納品書・請求書自動発行システムのメリット・デメリットや選び方を解説しました。
納品書・請求書自動発行システムを導入するメリットは、自動化・効率化による作業時間の短縮です。請求業務の最大80％の削減に成功する例もあり、人件費の削減にも貢献します。
また、日々の納品が多い企業様は、受け取る納品書や請求書をデータ化することで、より一層の合理化が図れます。
中小企業から大企業まで、規模や業務形態に合わせた様々なサービスがあるため、取引先の状況と、どの作業範囲の効率化を狙うかによってシステムを選びましょう。
