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近年、請求書の処理やチェック業務を効率化する動きが進んでいます。
自動化できるシステムや会計ソフトも増えました。
テレワークや働き方改革の影響を受け、今後ますます経理業務の効率化は求められます。
これから業務の効率化を検討するなら、最適な方法を見つけたいことでしょう。
この記事では、請求書チェックの効率化におけるポイントや注意点をご紹介します。
請求書を発行する側の一般的な業務フローと課題をチェック
請求書を発行する側の業務フローと課題をご説明します。
請求書を発行する側の業務フロー
請求情報を確定し取引先に送付、期日が来たら入金の確認を行います。
①請求情報の入力・確定
請求情報を入力し、確認および確定をします。
納品した商品やサービスと相違がないか、きちんと確認しておきましょう。
②請求書の発行・送付
請求書を発行し、取引先に送付します。
郵送やメール添付等、送り方は様々です。
控えを印刷して保管している会社もあります。
③入金確認
支払期日後、入金されているかどうかの確認を行います。
入金がなく督促する場合は、神経を使うやり取りなので担当者の負担が大きいです。
④会計ソフトへの入力
なるべく早く行いたいのが取引情報の記帳です。
売掛金として計上していた金額を減らすように、会計ソフトへ入力を行います。
請求書を発行する業務に生じている課題
請求書を発行する業務でも課題があります。
①請求書作成に時間がかかる
請求金額の計算や入力は、集中力を必要とする作業です。
特に、手計算やExcelで計算している場合は、多くの時間を必要とします。
また、紙の請求書を発行する場合は、印鑑を押し封入・投函と細かな作業が多いです。
②計算ミスが発生しやすい
請求金額の計算時は、ミスが発生しやすいです。
担当者は神経を使い、ダブルチェック等の工夫をしています。
③請求書の保管・管理が大変
発行した請求書の控えを印刷して保管しておく場合は、ファイリングの手間や管理に時間を取られる可能性があります。
請求書を受領する側の業務フローと課題をチェック
請求書を受け取る側の業務フローと課題をご説明します。請求書発行における業務フローを効率化するためには、発行側だけでなく受領側の業務フローや課題をチェックすることで、双方に負担がかからないようにすることも重要です。
請求書を受領する側の業務フロー
通常、請求書を受け取ったら内容を確認し、支払い手続きを行います。
①請求内容の確認
記載されている品物の納品チェックを行います。
単価や数量に変更がないかも見ておきましょう。
②支払日・支払先の確認
請求書に記載されている支払期日と支払先を確認します。
ミスを防ぐためにも、支払一覧表を作成しておくと安心です。
③支払い処理
支払期日までに支払処理を行います。
一般的に銀行振込が主流です。
④会計ソフト等への入力
支払いを行ったらなるべく早く、その取引情報を記帳します。
買掛金として計上していた金額を減らすことは経理の重要な業務です。
リアルタイムで確認できるように、都度入力しておくことをおすすめします。
請求書を受領する業務に生じている課題
請求書を受領した場合に生じる課題は、次の3つが挙げられます。
①電子化の負担
請求書は紙で送られてくるもの、メールに添付されたPDF、サイトからのダウンロード等様々な形式があります。
それらを確認し、会社のシステムに手作業で登録する担当者の負担は大きいです。
ミスが起こりやすいのも問題のひとつでしょう。
②テレワーク不可
ペーパーレスが進んでいる現在でも、請求書を紙で発行する企業は多いです。
そのため、経理担当者は請求処理のためだけに出社しているケースもあります。
③保管・管理費が嵩む
サイズも形式も異なる請求書を保管するのは費用がかかります。
取引の多い企業では管理が大変です。
請求書業務の効率化を進める流れをチェック
1．請求書業務のフローを洗い出す
まずは業務フローを洗い出して現状を知り、業務のどこを改善できるかを明確にします。
実際に業務を行いながら、普段の業務内容をできるだけ細かく書き出してみましょう。
次の点に着目して確認しておくと、後の見直しに役立ちます。
- 担当部署
- 担当者
- 業務にかかる工数
- 作業頻度
- 必要なスキルや資格
- 書類やデータの保管場所
2．フローから課題を見つける
次にフローから課題を見つけます。
着目するポイントは次の通りです。
- 重複している作業はないか
- 属人化されている作業はないか
- マニュアルが整備されているか
- 時間がかかりすぎていないか
同じような作業を何度も行っている場合は、フローの無駄が考えられます。
また、マニュアルが整備されていなければ、属人的な業務になりやすいです。
3．課題に合った改善案を立てる
現在の業務フローで見つかった課題の改善案を立てることで効率化を目指します。
例えば、重複作業をなくすだけでも効率は大きく変わります。
また、作業の順番や担当者の変更も改善案のひとつです。
さらに、マニュアルの整備も効果があります。
誰でも同じレベルで同じ作業を行うことができるようになるからです。
いつまでに誰が実行するかを明確にしておきましょう。
4．改善案の実行と効果の確認をして見直しをする
スケジュールに沿って、改善案を実行します。
実行して終わりではありません。
業務効率が改善されたか、必ず検証してください。
効率化が図れた内容は継続し、さらに改善点が見つかれば改善案を検討・実施します。
改善のPDCAサイクルを回すことが重要なポイントです。
何度もサイクルを回し改善していくことで、いっそう業務の効率化が図れます。
請求書発行業務を効率化する方法とそれぞれのメリット・デメリット
1．請求書発行業務のフローを見直す方法
費用をあまりかけずにやり方を工夫するだけでも、効率的に作業を行える方法はあります。
外部サービスを使わず、従業員の力を活かすことがメインになるため、担当者のノウハウが蓄積されるというメリットもあります。評価にもつながるため、モチベーションアップも期待できます。
ただし、ほかの手段と比べると効率面では少し劣るかもしれません。
「まずは社内でできることを試してみて、外部サービスを利用するか考えたい」という場合に適していると言えるでしょう。
請求書業務のフローを見直す方法を、受領側・発行側それぞれで考えていきましょう。
担当者の工夫やofficeソフト等の利用でフローを見直します。
工夫による改善
手作業を簡略化するために、まずは月ごとのスケジュールを可視化してみましょう。
多くの取引先は、支払いサイトが決まっているはずです。
支払いサイトとは、締め日から支払期日までの期間のことで、多くの場合は契約書の支払い条項に含まれています。
支払いサイト情報をもとに、いつ頃請求業務が発生するかを書き出していきます。
受領側であれば、請求書が届くたびに作業を行うのではなく、数社まとめて処理すると効率的です。
支払いをするために銀行へ行く回数も少なくて済みます。
発行側であれば、請求書の発行日をずらすことで、月末月初だけに作業が集中する状態を避けることもできるでしょう。
既存のソフトを利用した請求書業務自動化による改善
既存のソフトを利用して業務を自動化することも可能です。
エクセルを使った例をご紹介しましょう。
受領側であれば、発注データから買掛金情報や入金処理一覧が作成できるよう予めマクロを作成しておきます。
発注時に販売管理システムから発注データをエクセルに落としておき、請求書受領時は、内容を照らし合わせマクロを実行するだけです。
発行側であれば、エクセルで請求先の会社名や住所・電話番号等を一覧で持たせておきます。
請求書を作成する時は関数で会社情報を呼び出すことが可能です。
それにより、宛先の間違いを未然に防ぐことができるでしょう。
よく使用する商品名や型番・単価等も一覧にしておくことでも、ミスを減らせます。
また、入金予定一覧をエクセルで作成しておけば、支払期日に金額をチェックするのに便利です。
完全な自動化とはいかないものの、エクセルのようなソフトの利用で改善できるため、費用を抑えつつ業務の効率化が図れるのが大きなメリットです。
既存のソフトを利用した電子化による改善
既存のソフトを利用して請求書を電子化すれば、保管や管理が楽になります。
受領側は、紙で送られてきた請求書をスキャンしてデータで保存します。
紙の書類がなくなれば保存コストが軽減し、担当者の事務的負担も減るでしょう。
ただし、データの保存ルール等を新たに検討する必要があります。
発行側は、請求書を印刷するのではなく、PDFで出力する運用が可能です。
PDFファイルは電子メールで取引先に送るため、発送の手間が減らせます。
控えの書類を保管する必要がなく、管理も楽になるでしょう。
もちろん、書類の保存ルールの検討や、取引先の合意は必要です。
【関連記事】電子化した請求書と納品書の保存期間は？電子帳簿保存法の概要
2．請求書業務にシステムを導入・自動化する方法
請求書業務にシステムを導入する場合、フローの見直しに比べると多少費用はかかりますが、効率化という点では非常に優れています。
システムを使って請求書業務を自動化すれば、人的ミスが減り、より正確でスムーズな業務が可能になります。
特にクラウドシステムを利用すれば、どこからでも業務を進められるため、テレワークの実現にもつながります。
経理業務が効率化されることで優秀な人材が長く定着しやすくなり、結果として企業全体にとって大きなメリットとなるでしょう。
請求書クラウドシステムの導入による改善
請求書や納品書等の、いわゆる証憑類を発行するシステムの利用で、業務の効率化が図れます。
特にクラウド型を利用すれば、担当者は場所を選ばずに請求書の発行が可能です。
請求書の印刷・封入・投函まで自動化できるものや、電子メールで送信できるものもあります。
クラウド型なら、サーバー等の設備を自社で構える必要がなく、費用を抑えて導入できるでしょう。
また、請求書クラウドシステムは会計システムと連携できるものが多く、発行後の処理の自動化が期待されます。
【関連記事】請求書を電子発行するメリットは大きい！効率的な運用方法と電子発行時の注意点
会計システム導入による改善
会計システムは、企業の会計業務をシステム化したものです。
帳票類の発行業務改善に適しています。
伝票の作成や帳簿への転記・試算表の作成等、会計業務の一連の流れをすべて行えるシステムが多く、データが一元管理できるのが大きなメリットです。
導入することで、ミスをなくしスピーディーに業務が行えると人気があります。
基幹システムと連携させる場合もありますが、会計システム単体として使われることも多いです。
会計に関する制度変更にも柔軟に対応しているため、経理担当者は業務に集中できます。
詳しくは以下を参照ください。
【関連記事】会計システムとは？ 種類と機能や経理システムとの違いも
外注・アウトソーシングを利用する方法
社内で業務改善に割けるリソースがなければ、請求業務をアウトソーシングする方法もあります。
任せる業務を指定できるので、請求書の封入・発送だけという細かい発注も可能です。
また、会計業務全般を外部に委託することもできます。社内で請求書を発行しなくて済むため大幅な時間短縮が期待でき、少人数での経理業務運営も実現します。
近年、多くの企業がアウトソーシングを導入している背景には、人手不足の解消が挙げられます。しかし、外注コストがかさむことや、従業員のノウハウとして蓄積されない点はデメリットと言えるでしょう。
すべての業務を外注してしまうと、社内に経理業務を行える人がいなくなるリスクもあるため、慎重な判断が必要です。
例えば、「過去の紙で保管していた書類の電子化だけを外注する」という方法も考えられます。外注を検討する際には、費用対効果をよく考え、担当者と相談しながら適切な範囲を決めることが大切です。
詳しくはこちらを参照ください。
【関連記事】経理業務効率化のひとつの手段！請求書のアウトソーシング・種類とメリット
【関連記事】業務を効率化する請求書代行サービスとは？内容とメリット・選び方
請求書発行・支払い業務フローを効率化するならクラウドシステムがおすすめ
先述した通り、請求書業務の効率化にはいくつもの方法があり、「結局どれを選べばいいの？」と迷う方も多いのではないでしょうか。会社の状況によって最適な方法は異なりますが、何から始めるべきか悩む場合はクラウドシステムの導入をおすすめします。
以下に、クラウドシステムが請求書発行・支払い業務フローの効率化におすすめな理由をご説明します。
コスト削減につながる
請求書クラウドシステムは、請求業務のコストを削減できることが魅力です。
請求書発行に必要な紙代やインク代、封筒代、郵送料金などの費用が不要になるだけでなく、郵送のために必要な三つ折り、封入、送付といった煩わしい作業もしなくてよいため、その分の人件費も削減することができます。
また料金体系は主に、発行枚数や取引先数に応じて料金が変動する「月額従量課金タイプ」と、発行枚数や取引先数に係わらず月々定額の「月額固定費用タイプ」の2種類があります。月額固定費用タイプであれば毎月固定料金で利用できるため予算管理がしやすく、請求書クラウドシステム導入の第一歩として適しているでしょう。
インターネット環境があれば業務を進められる
クラウドシステムはインターネットさえあればどこからでもアクセスできるので、場所を選ばずに業務を進められます。
例えば、現場で納品のチェックをしながら、単価や数量に変更がないかをその場で確認できます。クラウドを利用すれば、全従業員が最新のデータにアクセスできるので、その後の支払い処理も本社でスムーズに進められます。
また、出張先や在宅勤務でも同じ業務フローを維持できるため、テレワークや複数拠点での業務にも非常に効果的です。
導入から運用までの期間が短い
自社内で請求業務のフローを見直し、改善を図ろうとしても、「どこから手をつければいいのかわからない」というケースは少なくありません。さらに、改善が完了するまでに数か月かかることも珍しくないでしょう。
しかし、クラウドシステムを選べば、導入から運用までの期間が非常に短くなります。既に完成されたシステムを利用するため、契約後すぐに業務フローに取り入れることができるのです。
既存システムと連携可能
多くのクラウドシステムはほかのシステムと連携可能です。
例えば、既存の会計システムとクラウド上の請求書発行システムを連携させることで、データの一元管理が可能になり、業務の効率が大幅に向上します。
また、システム連携のおかげで、従業員が新しいシステムに慣れるまでの時間も短縮され、移行がスムーズに進むのも大きなメリットです。
【関連記事】【紙ベース/アナログ管理企業向け】納品書・請求書電子発行サービスの選び方を基礎から解説
請求書クラウドシステム「oneplat（ワンプラット）」なら効率化とコスト削減を両立
「oneplat（ワンプラット）」は、システムを導入する方法としてご紹介した「請求書クラウドシステム」に当たります。
電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しており、様々な販売管理システム・会計システムと連携可能で、例えば現在使用している会計システムや販売管理システムなどからCSVデータをダウンロードし、oneplatに取り込むことにより、ワンクリックで納品書や請求書を発行できます。
紙の取り扱いが不要になるため、三つ折り、封入、投函などの煩わしい作業を最小限に抑え、請求業務を大幅に効率化することが可能です。
また、初期費用・サポート費用が無料、月額22,000円(税込)の定額で利用することができて、発行枚数や販売先が増えても料金は変わりません（納品書から発行する場合は月額33,000円でご利用可能）。
サポート体制も充実しており、お客様からのお問い合わせに対して電話やメールでサポート、ご担当者様にご負担がかかることはありません。販売先への操作説明、お問い合わせの対応もoneplatが1社1社丁寧に行うため、安心してシステムを導入することができます。
まとめ
請求書処理は会社のお金に関わる業務なので、気を遣う作業です。
集中力を高めて取り組んでも、人の努力に頼るだけでは限界があります。
システムを利用し自動化することで、業務が効率化され担当者の負担が減るでしょう。
まずは現状を見直すことからはじめてみませんか。
