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飲食店は日々複数の仕入が発生することから、大量に受け取る納品書や請求書の処理に悩む経営者や担当者も、多いのではないでしょうか。特に複数店舗を運営している場合、各店舗から送られてきた紙の書類を本部で手作業で確認し、経理担当者が一つ一つシステムに入力する作業には多くの時間を要します。
このような手間のかかる作業を効率化するために今注目されているのが「電子化」です。
本記事では、飲食業が紙の納品書や請求書を電子化することで得られるメリットについてご紹介します。さらに、実際に電子化サービスを導入して業務改善につながった事例も解説します。
【関連記事】受け取る請求書を電子化するメリット、義務化要件と効率的な電子保存（管理）方法もあわせてご紹介
飲食店が抱える納品書・請求書の課題
飲食店では商品数が多くなればなるほど納品書に記載される明細も増え、その分、入力や確認作業にかかる時間も増えていきます。結果として請求書の枚数も増え、業務がさらに煩雑になることも多いのではないでしょうか。
- システムへの入力作業に時間がかかる
- 手作業のためにミスが発生しやすい
- 本部への郵送に費用や手間がかかる
- 紙の書類管理にコストがかかる
ひとつずつ確認していきます。
システムへの入力作業に時間がかかる
納品書や請求書の情報を紙から受注管理システムや会計システムに入力する作業は、どうしても手間がかかります。一つひとつ項目や金額を確認しながら手作業で入力していくため、時間もかかります。
請求書は月末や月初にまとめて受領できますが、納品書は毎日のように仕入れが発生し、納品の都度届くため、日常的に大きな業務負担となります。
手作業のためにミスが発生しやすい
紙から受注管理システムや会計システムへ手作業で入力している場合、記入漏れやミスが発生するリスクがあります。特に、数字や品目の入力ミスが発生すると、その後の修正・対応に多くの時間が取られてしまいます。
また、請求書のような重要書類で誤りが発生すると、取引先との信頼関係に悪影響を及ぼす可能性も考えられます。
本部への郵送に費用や手間がかかる
複数の店舗を運営している場合、各店舗毎に紙で受け取った納品書や請求書を、まとめて本部へ郵送しているという企業も多いのではないでしょうか。その場合、書類を郵送するたびに郵送代が発生し、店舗数が多くなるほど費用が膨れ上がってしまいます。
さらに、書類を郵送するための準備にも手間がかかります。例えば、郵便局へ行って切手を購入したり、書類の三つ折り、封入、投函といった作業にかかる負担も無視できません。
2024年10月に各種郵便料金の値上げが実施されたこともあり、郵送の手間や費用の削減対策は、複数店舗を運営する企業にとってより重要な課題といえるでしょう。
【関連記事】【2024年10月実施】郵便料金の値上げ内容を解説｜納品書・請求書郵送への影響とコスト削減方法をご紹介
紙の書類管理にコストがかかる
納品書や請求書を紙で受け取る場合、その方法は仕入先によって異なります。
納品時に手渡し、納品物に同封、FAX、郵送など様々な形式で届く納品書や請求書を整理し、すぐ取り出せる状態にしておくには、専用の保管場所を用意したり、ファイリングしたりする手間がかかります。
特に幅広い食材を取り扱う店舗では、契約している仕入れ先も多い傾向にあるため、月末に届く請求書も膨大になります。保管スペースがすぐに埋まり、管理にかかる時間や保管場所のコストが増大してしまうでしょう。
納品書や請求書を電子化する5つのメリット
紙の納品書や請求書を電子化することで業務効率は飛躍的に向上します。
- 納品情報を素早く探し出せる
- ヒューマンエラーが減る
- 保管にかかるコストを削減できる
- 本部へ郵送する必要がない
- 支払い業務を効率化できる
具体的に確認していきましょう。
納品情報を素早く探し出せる
納品書や請求書を紙で管理している飲食店では、過去の書類を見つけ出すまでに時間がかかることがあります。
電子化することで、検索するだけで瞬時に必要な情報が表示されるため、探す手間が大幅に減ります。例えば、納品データと請求データに差異があったとしても、原因を素早く突き止めることが可能です。
保管にかかるコストを削減できる
納品書や請求書を電子化することで、紙の印刷・ファイリングといった作業や、保管するためのスペースが一切不要になるため、コストの大幅削減が実現します。
ヒューマンエラーが減る
会計システムと納品・請求データを連携させることで、手作業による入力ミスのリスクが大幅に減ります。請求金額を何度も確認する手間、修正作業やトラブル対応の回数も少なくなり、業務がよりスムーズに進むようになるでしょう。
本部へ郵送する必要がない
本部が全店舗の納品書や請求書を管理している場合には、各店舗から本部へ郵送するたびに郵送代や印刷代が発生します。
しかし、電子化を導入すると、納品書や請求書の情報をシステム上で本部と共有できるようになるため、いつでもでも確認・検索が可能です。紙の原本をわざわざ移動させる必要がないため、結果としてコスト削減だけでなく、業務の効率化も実現できるでしょう。
支払い業務を効率化できる
紙の納品書では担当者が出張や現場業務で不在になると、承認が完了するまでに時間がかかってしまうことがあります。万が一、請求書の期限までに支払いができなければ、取引先との信頼関係に悪影響を及ぼすでしょう。
データでのやり取りに切り替えることで場所を問わず内容を確認できるため、承認フローがスムーズに進みます。その結果、支払いまでの期間を大幅に短縮でき、業務全体が効率化されるだけでなく、トラブル回避にもつながります。
【関連記事】納品書・請求書の電子化で検品・検収（承認）業務を効率化｜課題やスマホアプリを導入するメリットを解説
紙で受け取る納品書・請求書の電子化なら「oneplat（ワンプラット）」
このように、紙で受け取る納品書・請求書を電子化することで、飲食店が抱える納品書の受け取りから支払いまでの業務課題を解決し、業務効率化、コスト削減など多くのメリットがあります。
紙で受け取る納品書・請求書を電子化する方法はいくつかありますが、特におすすめなのが、受け取る納品・請求データをクラウド上でやり取りする「納品書・請求書電子化サービス」です。クラウド上でデータのやり取りが行われるため、外出中にもデータの確認や承認をすることができるうえに、電子帳簿保存法やインボイス制度など、最新の法令に対応しているサービスが多いため安心して利用することができます。
【関連記事】受け取る納品書・請求書の電子化サービスの選び方｜5つの活用事例もご紹介
また、受け取る納品書・請求書の電子化サービス「oneplat（ワンプラット）」であれば、コストを抑えつつ、飲食店が抱える紙の納品書・請求書の課題を素早く解決することができます。
oneplatは第三者機関（株式会社ジーユーエヌ）が調査した「18の請求書受領ツール」に関する利用満足度調査において総合評価1位を獲得しており、受け取る納品書・請求書の電子化サービスとして多くの企業に選ばれています。
「oneplat」の特徴
ここからは、飲食店がoneplatを活用して納品書・請求書を電子化するメリットをご紹介します。
納品書と請求書の煩雑な入力作業を効率化
oneplatでは受注側が納品・請求データを入力することで、oneplatを経由して納品データが発注側に共有されます。これにより、紙の納品書や請求書からシステムに手作業する作業が不要になり、大量に届く納品書や請求書の処理を大幅に効率化することが可能です。
さらに、請求書も納品データを変換して発行されるため、突合作業も不要になり、請求データを会計システムと連携させれば、仕訳も自動で入力されます。
oneplatを導入すれば、日々多くの仕入れを行う飲食店でも、支払い業務の負担が大幅に軽減されるでしょう。
仕入先の負担も最小限
oneplatは受注側の操作も簡単で、直感的に使える設計になっています。
例えば、受注管理システムとの連動やCSVによる一括登録で納品データを簡単に登録できるため、手作業での入力は発生しません。
請求データも承認済みの納品データから自動的に作成されるため、新しく請求書を作る手間もありません。取引先に余計な作業負担をかけることなく、スムーズに納品書・請求書のやり取りが進められます。
なお、導入時の説明やセットアップ、導入後のお客様サポートもoneplatが対応しますので、安心してお任せください。
電子帳簿保存法・インボイス制度にも対応
2023年10月1日からインボイス制度が始まりました。消費税の課税事業者である発注側は、仕入税額控除を受けるために、取引先からインボイス（適格請求書）を発行してもらう必要があります。
まだ対応していない取引先は、請求書のフォームや会計システムなどを変更しなければならず、大きな負担となります。
しかしoneplatはインボイス制度や電子帳簿保存法に対応しており、法的な要件を満たしつつ、効率的に業務を進められます。
【関連記事】電子化した請求書と納品書の保存期間は？電子帳簿保存法の概要
低コストで導入できる
oneplatの受け取る納品書・請求書の電子化サービスは初期費用0円、月額33,000円（税込）と低コストで導入することができます。処理件数や従業員数が増えても追加費用は発生しません。また、サポート費用も不要なため、電子化サービスをスモールスタートで導入することができます。
oneplatによる電子化で支払い業務を効率化した事例をご紹介
実際にoneplatを導入された飲食業界の企業様の事例をご紹介します。
加盟店の支払い業務がシンプルに｜株式会社Ea-quesT 様
株式会社Ea-quesT様は、全国に150店舗以上のフランチャイズ店を展開する企業です。
同社は多くの店舗を抱えており、売上管理やロイヤリティ計算、そしてそれらを反映した請求書の作成が非常に大変な業務となっていました。また、各店舗に届く納品書の管理も煩雑で、多くの時間と労力がかかっていました。
oneplatの活用により、納品書や請求書がデータとして管理できるようになり、関連業務が大幅に効率化されました。また、「加盟店が増加していく中で、仕組み作りも無料でサポートしてもらえる点が非常に助かっている」との評価もいただきました。
▶株式会社Ea-quesT様の事例詳細はこちら
2つの会計システムを統合｜株式会社SMILESOL 様
株式会社SMILESOL様では、仕入れ代行や業務委託を行っている「株式会社SMILE INNOVATION」との間で異なる会計システムを使用しており、2社分の経理作業を行うという状況にありました。
さらに、SMILE INNOVATIONの会計システムは受発注システムと連携しておらず、手作業でデータを入力していたため、作業が複雑化し、ミスも発生しやすいという問題を抱えていました。
既存のサービスではこの特殊なフローへの対応が難しい中で、oneplatなら解決できそうと判断し、導入に至ります。結果的に2つの会計システムを統合することができ、これまで大変だった入力作業の手間を大幅に削減できました。
納品書や請求書の管理もスムーズになり、業務の効率化が実現しました。
▶株式会社SMILESOL様の事例詳細はこちら
納品書のペーパーレスを実現｜株式会社セイザンフーズ 様
株式会社セイザンフーズ様はすべての納品書を紙で管理しており、店舗が増えるたびに納品書も増加し、その保管場所の確保や管理コストが大きな問題となっていました。
倉庫に納品書を保管していましたが、場所を取るだけでなく紛失や破損のリスクもあり、ペーパーレス化を進めるためのツールを探していました。
oneplatを導入したことでExcelへの入力作業がなくなり、1店舗あたり月に1時間ほどの作業時間が削減できたと感じているそうです。
また、毎月300〜400枚ほど封筒で届いていた納品書も、Web上で簡単に確認できるようになり、経理部門の負担も大幅に軽減されました。
さらにoneplatが取引先に直接連絡を取り、相手方にもシステムの説明を行うため、導入から運用までスムーズに進んだ点も大きなメリットとのことです。
▶株式会社セイザンフーズ様の事例詳細はこちら
手厚いサポートでトラブル回避｜梨湖フーズ株式会社 様
梨湖フーズ株式会社様は、焼肉料理店や軽食喫茶店を運営しており、請求書や領収書のデータをひとつひとつ手で入力していました。
紙の書類が膨大で、処理がとても煩雑だったため、「なんとかしなければ」と感じていたそうです。経理DX系のサービスを比較したところ、取引先とのデータ連携や協力交渉などサポートが充実していることが決め手となり、oneplatの導入を決断しました。
現在は納品書の受け取りをoneplatで一括管理し、既存の受発注システムからoneplatにデータをスムーズに連携しています。今後は、会計システムとの連携に取り組む予定です。
oneplat導入後、特にメリットを感じたのは取引先との協力交渉と仰っています。
▶梨湖フーズ株式会社様の事例詳細はこちら
まとめ
今回は、飲食店が紙の納品書・請求書を電子化するメリットや、実際に導入された事例についてご紹介しました。
受け取る納品書や請求書を電子化することには、支払い業務の効率化やコスト削減といった多くのメリットがあります。しかし、電子化するためのツールは様々なものが提供されており、対応している業務範囲や機能、費用などが異なるため、自社の要件に適したツールの選定が重要になります。oneplatは低コストで導入が可能、かつサポート体制も充実しています。大量の納品書・請求書の処理や管理でお悩みのご担当者様は、是非お気軽にご相談ください。
