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電子帳簿保存法の改正に伴い、経理や会社の仕組み、社会全体のあり方が変わりつつあります。対応するために情報収集するなかで、見慣れない言葉に戸惑っている方もいらっしゃるかもしれません。しかし、電子化の流れは今後も加速すると考えられ、時代の波に乗っていくことは必要不可欠と言えます。
この記事では、電子帳簿保存法の改正によって変わる点と、予想できる今後の流れについて解説しています。将来を見据えて、今から準備しておくことに越したことはありません。是非最後までお読みいただき、お役立てください。
【関連記事】電子化した請求書と納品書の保存期間は？電子帳簿保存法の概要
請求書等の電子保存義務化の元となる法律は電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は、国税関係書類の電子保存について定めている法律です。
2022年1月の改正により、電子保存が義務となったものもありますが、請求書が対象とはなっていません。
しかし、これまでの電子化・ペーパーレス化を推進する流れから見ると、今後も法改正は行われ、現在は対象外のものについても、徐々に義務化されていくことが予想されます。
紙保存だった税務帳簿類・帳票類の電子保存を認める法律
国税関係書類は、もともとは紙での保存が原則でした。しかし、劣化や消失の可能性がある、印刷・ファイリングや古いものの廃棄等に手間やコストがかかる、保存スペースも必要である等デメリットが多く、非効率的な点がデメリットです。
このデメリットを解消するべく、電子帳簿保存法が制定されました。書類の保存方法のひとつとしてデータを容認することで、紙での管理にかかる手間やコストを削減し、業務の効率化を図ることが、法制定のねらいでした。
1998年から施行されており、数回の改正がなされている
電子帳簿保存法自体は意外と昔からあり、1998年の施行以来、改正を重ねながら現在まで至ります。
施行当初は、積極的に電子化を目指すというよりは、原則は紙保存とした上で、データ保存をあくまで特例として認めるという、限定的なスタンスでした。技術的に、「真実性の確保」と「可視性の確保」をどうするかがネックとなっており、その方法が議論されてきました。
適用文書の範囲は違いますが、同様に文書の電子化を推進するe-文書法の施行に伴っての改正もありました。電子化・ペーパーレス化は政府主導での大きな流れとなっています。
詳しくは後述しますが、最近では2022年に大きな改正が行われ、2024年1月1日以降電子取引でやりとりした書類のデータ保存が完全に義務化されました。
電子帳簿保存法の改正で何が変わることになったのか？
2022年1月の電子帳簿保存法の改正では、前述した「真実性の確保」のための保存要件が大幅に緩和されたり、紙での保存を容認せず電子保存を義務とする対象が出てきたりと、電子化・ペーパーレス化をより一層加速させるものとなりました。以下で詳しく解説していきます。
2022年の改正点は主に6つある
今回の改正では主に6つの変更がありました。全体的に厳しかった保存要件が緩和されており、電子化・ペーパーレス化の推進を目指す政府の方針が明確に見て取れます。
また、紙ベース保存の非効率さやデメリットを感じていながらも、電子化への移行作業が負担となっていた企業にとっては導入のハードルがぐっと下がるため、今回の改正は心強いものではないでしょうか。
1．必要だった電子化実施のための届け出が不要になった
従来は、電子化運用を開始する3か月前までに「承認申請書」と「システムの概要、操作説明書等、電子計算機処理に関する事務手続の概要」を税務署へ提出し、税務署長の承認を受ける必要がありました。
今回の改正により、書類の提出・承認作業が廃止され、要件を満たせばただちに電子保存が行えるようになりました。社内でのシステムや事務フローが整ったタイミングで始められるため、現場の大幅な負担軽減になります。
2．厳しい基準の届け出をした場合の優良保存認定制度ができた
項目が多く、詳細に渡るために満たすことが厳しかった従来の保存要件が、後述する必要最低限の要件に緩和されました。3つの要件を満たせば、電子保存を開始できるようになったのです。
始めるハードルが大幅に下がった一方で、厳しかった従来の要件をクリアできる場合は「優良な電子帳簿」として、過少申告加算税が5％軽減される措置が追加され、対応できれば大きなメリットを享受できます。
3．スキャナ保存の要件が緩和・会計システムでの対応がしやすくなった
スキャナ保存について、従来は受領者が自署した上、受領後3日以内にタイムスタンプを付与して処理することが要件であったため、迅速な処理が必要でした。
今回の改正では自署が不要となっています。タイムスタンプについては速やかな付与が求められていますが、許容される具体的な期間は最長で概ね2か月と7営業日以内に延長されています。記録事項の入力期間と同じになり、スキャナ保存だけ取り立てて急ぐ必要がなくなりました。
また、データの修正や削除の履歴が残り、使用する会計システムで確認することができれば、タイムスタンプも不要となりました。
4．データの検索性に関する要件の緩和で対応できるシステムが増えた
従来は、スキャナ保存したデータについて詳細な条件での検索ができるよう、システムや仕組みを整備しておく必要がありました。
今回の改正では、税務職員の求めるデータを迅速に提出できる場合は、「日付」「金額」「取引先」の3点から検索できればよいことになりました。
いずれも取引の記録には必須であるため、以前から使っている会計システムを変更したり、大きな変革をすることなく、電子保存に対応できるようになった会社も多いと考えられます。
5．データで受け取った取引の帳票を紙に印刷して保存できなくなった
今回の改正で義務となったのは、電子取引において生じるデータの保存です。具体的には、メールで受け取ったり、Webサイトから明細をダウンロードしたりすることで入手した書類が挙げられます。
電子保存義務があるかどうかは、書類の種類ではなく入手方法によって決まり、電子取引を通して受け取った国税関係書類はすべて電子保存義務の対象です。このため、データで受け取ったものであれば、紙に出力して保存することができなくなりました。
緩和措置より一歩踏み込み、一部ではあれ義務となったことから、今後さらなる電子化の推進と義務化が予想されます。
6．不備や悪用があった場合の罰則が強化された
事前承認制度の廃止や要件の緩和によって導入しやすくなった一方で、不備や悪用があった場合の罰則が厳しくなりました。この場合に申告漏れを指摘されると、通常の重加算税に加えてさらに10％が加重されることになります。青色申告の承認が取り消される場合もあります。
電子化へのハードルは下がりましたが、要件は細かく規定されているため、知らず識らずのうちに要件から外れていたということも考えられます。法律を遵守して運用をするために、事前にしっかりと情報を集め、準備して臨む必要があるのです。
特筆すべきは電子取引した請求書等を電子保存する義務化がなされたこと
今回の改正で最もインパクトがあったのは、電子取引によって生じた国税関係書類の電子保存の義務化と考えられます。これまでの、電子保存を特例として扱う姿勢とは一線を画しています。
パソコンでの処理に不慣れであったり、電子保存のできるシステムのない会社もあると考えられます。これまでになく新しい概念のため、そもそも電子取引とは何か等、用語の理解から始めなければという方もいらっしゃるかもしれません。
対象は限定的とはいえ、紙ベースでの保存ができなくなることに衝撃と不安を覚えた経理担当者も少なくないはずです。業務フローを大きく見直す必要も出てくるでしょう。
改正電子帳簿保存法に猶予期間が設けられた
そんな中、財務省令によって改正電子帳簿保存法の施行について猶予期間が設けられました。電子取引にて生じた国税関係書類の電子保存の義務化が、2年間の猶予を与えられることになったのです。
2021年12月「やむを得ない事情がある場合」に猶予が設けられた
2021年12月27日の財務省令によって、電子取引について「やむを得ない事情がある場合」、紙での保存を認められることになりました。猶予期間は2022年1月1日から2023年12月31日の2年間です。
ここでいう「やむを得ない事情がある場合」とは、以下のように定義されています。
その時点までに要件に従って電磁的記録の保存を行うための準備を整えることが困難な事情等が該当します
（一問一答 問41－3 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf）
つまり、電子取引で生じた国税関係書類を電子保存するためのシステムの整備ができていない、間に合っていない場合、この猶予期間が認められることになります。
猶予期間ができた理由は法改正の認知・対応が遅れているため
電子取引データの保存義務化の決定は、2020年12月の税制改正によるもので、開始とされる2022年まで2年と迫っていました。
急ピッチでの対応が必要でしたが、2021年の時点でも対応ができていなかったり、法改正自体の認知が遅れていたりと、現場の対応が間に合っていない現状がありました。そこで出されたのが上記の財務省令です。
猶予期間の終了後、2024年1月には完全に電子保存が義務化されます。電子保存に対応する準備期間を2年与えられているともいえます。この2年の猶予期間で、電子保存への対応を確実に整える必要があります。
2024年1月、新しい猶予措置が開始
2023年12月31日までの猶予期間（宥恕期間）は終了しましたが、最新の令和5年度税制改正大綱では新たな変更が加えられています。
次のイ･ロの要件をいずれも満たしている場合には、改ざん防⽌や検索機能など保存時に満たすべき要件に沿った対応は不要となり、電子取引データを単に保存しておくことができることとされました。
イ 保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署 ⻑が相当の理由があると認める場合（事前申請等は不要です。）
ロ 税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」及びその電子取引データをプリントアウトし た書面の提示･提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合
引用：（国税庁）電子帳簿保存法の内容が改正されました～令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要～
つまり、2024年1月1日以降に発生した電子取引についても、保存期間が終わるまで紙として保存し続け、税務調査の際に提出できるようにしていれば問題ないということです。
ただし、あくまで猶予措置ですので、できるだけ早く対応を進めることをおすすめします。
請求書等の電子保存義務化にあたってどんな準備が必要か？
将来、国を挙げた電子化の波に乗って、請求書等の電子保存が義務となることは抗えません。先取りして準備しておけば、将来の税制改正にもスムーズに対応することができます。ここでは押さえるべきポイントを解説していきます。
電子帳簿保存法の必要最低限の要件3つを満たす
電子帳簿保存法には厳しい保存要件がありましたが、今回の改正で必要最低限の要件が3つに絞られ、電子保存が開始しやすくなりました。なお、従来の厳しい要件を満たすことができれば、前述のとおり優遇があります。
1．システムの関係書類等（マニュアル等）を備え付ける
まず、データを保存しているシステムについて、マニュアル等の関係書類を揃えなければなりません。具体的にはシステムの操作説明書、システム仕様書、システム概要書、事務処理におけるマニュアル等です。データ保存のシステムの使い方を確実なものとして、どのように運用するのか定めておきます。
2．マニュアル等は保存場所にも備え付ける
マニュアル等は保存場所にも備え付け、操作するときに速やかに確認できるようにしておきます。必要なときに参照方法を確認し、確実にデータを参照できるように整えておくことが大切です。
3．内容を見たいときにデータのダウンロードができる
主に税務調査のときに、税務職員の求めに応じて必要な時に必要な情報のデータをダウンロードできるようにしておくことも必要です。税務調査時だけでなく、社内で過去のデータを参照したいときもあるはずです。紙ベースであった場合と同様、見たいときに見られるような環境を整備しておくことも要件のひとつだと言えます。
e-文書法の要件4つを満たすことも必要
e-文書法とは、2005年に施行された文書の電子保存について定めた法律です。
電子帳簿保存法は国税関係書類の保存に関する法律であるのに対し、e-文書法は財務・税金関係書類、決算書類、会社関係書類等、多岐にわたる文書について電子保存を認めています。電子帳簿保存法に比べるとあまり知られていない法律ですが、電子帳簿保存法と深い関わりを持っています。
1．見読性：文書を出力したときに見やすいこと
まず大切なのが、データが明瞭で見やすいことです。取り込んだデータが見にくかったり読み取れなかったりすると、有効活用することができません。
データが必要な時に、パソコンのディスプレイ上等で迅速に明瞭に表示ができること、書面として出力できることが求められます。スキャナで取り込む場合は、十分視認できる高い解像度で取り込むことも必要です。
なお、令和5年度税制改正では、以下の要件が緩和されています。
- 解像度や階調、大きさに関する情報を保存しなくてもよい
- 入力者や監督者の情報を保存しなくてもよい
- 帳簿との関連性を確保する書類が、重要書類に限定された
特に確認しておきたい点は、スキャナで読み取ったデータと帳簿の関連を説明する必要がある書類が重要書類のみとなった点です。
重要書類とは、資金や物の流れに直結する書類で、具体的には契約書、納品書、請求書、領収書などが該当します。一方、見積書や注文書等や納品書の写しなどは一般書類に該当し、相互関連性の確保が不要となりました。
この見直しによって、スキャナ保存に関する作業が減るため、導入しやすくなったのではないでしょうか。
2．完全性：改ざん・消失がないよう策をとること
内容が改ざん・消失されないよう対策されていることです。未然に改ざん・消失を防ぎ、もしそれらがあった場合は、記録に残るようになっている必要があります。
該当の情報にアクセスした履歴を見られるようにする、修正・削除できないシステムを取り入れる、タイムスタンプや電子署名を用いる等の方法があります。
3．機密性：情報漏えいがないよう策をとること
電子化されたデータの情報漏えいについても対策が必要です。ヒューマンエラーについては個々が注意することはもちろん、アクセスできる人やパソコンの限定、機器やパスワード管理の徹底等、社内でルールを決めておく必要があります。
加えて、セキュリティを強化し、不正アクセスによるハッキング等への対策を講じることも必要です。
4．検索性：保存場所から必要なデータを検索できること
膨大なデータの中から、必要な時に必要な情報を表示して有効活用するために、検索できるシステムを整えておかなければなりません。
詳細な検索に対応した会計システムを導入する、専用ソフトを取り入れる等、対応が必要です。また、タイトルの決定のしかたを規則的なものにする等、必要な場合は規則を設けて体系的に管理する必要があります。
【まとめ】請求書等を電子化し、業務効率化を図ろう
時代の流れから、ペーパーレス化が今後さらに加速することは必然といえます。現時点では電子化の義務のない書類も、技術の普及や発達により義務化していくことでしょう。
紙から脱却し、データでの管理に移行することで、業務効率化が期待できます。移行することは簡単なことではありませんが、一度データでの取り扱いを始められると、今後の流れにも柔軟に対応できるでしょう。
是非この機会に、先取りして請求書等を電子化し、業務効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
