買掛金とはどのような勘定科目？　売掛金との違いや仕訳例も紹介

買掛金は、取引先との信用関係を築くことで成立する「掛け取引」で使う勘定科目です。買い手側が取引先からの信用を維持するためには支払期日や支払金額を管理し、適正に支払いを行っていく必要があります。

買掛金が「売掛金」「未払金」「未払費用」とどのように違うのかを正しく理解することは、正しい会計処理を行う上で大切なことです。さらにこの記事では、買掛金管理には欠かせない買掛金残高の把握の仕方や請求書管理の重要性等も解説しますので、是非経理業務の参考にしてください。

買掛金とはどのような勘定科目を指す？

「買掛金」＝取引先から仕入を行い、後払い予定の未払い代金

買掛金は、販売する商品や商品を製造するための原材料やサービスの購入等、「仕入」に関する未払い代金を表示する科目です。

貸借対照表上では負債の部の「流動負債」にあたります。なぜなら支払いをするまで一時的に取引先から借金をしている形になるからです。負債と聞くとよくないお金のようにも思えますが、買掛金には以下のような特徴があります。

• 信用の上に成立している取引である
• 一定期間の仕入れをまとめて請求されるため、管理しやすい
• 一定期間の支払をまとめて行うので、支払業務の手間が少ない
• 支払うまでに猶予があるので、資金繰りを改善させやすい

「未払金」との違い：仕入に関係あるかどうか

買掛金は「仕入の未払い代金を表示する勘定科目」であるのに対して、未払金は以下のような勘定科目です。

つまり、買掛金とは「仕入に関係する未払い代金かどうか」という点で違いがあります。

ちなみに未払金は一括払いばかりでなく、割賦購入や分割払い、クレジットカードで購入した場合にも適用されます。

「未払費用」との違い：継続している契約かどうか

未払費用は「物やサービスを先に受け、後から支払をする」という点は、買掛金と共通しています。

例えば、通常オフィスを借りる場合は１年や３年といった長期で賃貸借契約を結び、その賃貸料は１か月ごとに次月の家賃を支払っていきます。この前払い分は、サービスの提供を受けておらず賃貸借契約を解約した場合に減額する可能性があるため未確定と言えるのです。

「売掛金」との違い：取引が逆の立場の勘定科目

買い手側からは「買掛金」売り手側からは「売掛金」というように、取引における立ち位置によって勘定科目が変わります。

売掛金は代金の回収まで、買い手にお金を貸している状態なので「流動資産」に分類されます。

買掛金の会計処理はどのような流れで行う？

扱う頻度に差はありますが、どのような業界や業種でも会計処理の流れに大きな違いはありません。

1. 商品の注文
   まず、取引先に商品の注文をします。掛け取引で前金や手付金等がない場合は、会計処理はありません。
2. 商品の引き渡し（仕入）・買掛金の計上
   注文した商品が引き渡されたら、買掛金計上を行います。
3. 代金を支払う・買掛金の解消
   後日取引先から請求書が発行されるので、請求書の請求金額と支払い期限を確認します。その後支払い期限までに商品代金を支払って買掛金を解消する会計処理を行います。
4. 未払い残高を確認する
   買掛金の未払残高が正しいことを確認します。支払期限に支払った金額や支払方法等仕訳内容の見直しを行うようにしましょう。

買掛金で商品を仕入れる取引の際によく生じる仕訳例

商品を掛け取引で仕入れた場合

ここからは以下の場合を例にとって仕訳例をご紹介していきたいと思います。

【例】6月15日に掛け取引で販売用の商品20万円の仕入れを行った

貸方科目は「買掛金」、借方科目には「仕入」が入ります。

仕入の仕訳を行うのは「引き渡し」のときですが、引き渡しとみなされるのは「商品が到着したとき」、「検品したとき」等様々なので、会社のルールに従うようにしましょう。

掛け取引で仕入れた商品代金を支払った場合

【例】6月に仕入の代金20万円を、支払期日に全額現金で支払った。

借方科目に「買掛金」、借方金額に「200,000」と記入し、貸方科目のほうには「現金」借方金額に「200,000」と記入します。

銀行振込で支払った場合

支払い方法が銀行振込なので、貸方科目は「普通預金」になります。

掛け取引で仕入れた商品の値引きや返品した場合

仕入れた商品を検品すると汚れや破損等が見つかり、返品したり不良のあった商品分の金額が値引きされたりすることがあるでしょう。返品や値引きが発生したときは、「仕入」と「買掛金」の相殺処理をします。

【例】仕入れた商品のうち5万円分に破損があったことがわかったため、6月20日に取引先に返品した。

また、「仕入」の代わりに「仕入戻し」や「仕入値引」といった勘定科目を使用する企業もあります。

掛け取引で仕入れた商品の代金を約束手形を振り出した場合

約束手形とは、「売り手（代金の受け取り手）に対して、一定期日に代金の支払いを約束する手形」のことです。買掛金の支払いには、約束手形を振り出すこともあります。

【例】7月31日に買掛金20万円を全額約束手形で支払った。

約束手形は買掛金の支払期日から、さらに支払い期限を先延ばしにすることができます。そのため手元の現預金が少ないときでも、余裕を持ってお金を用意することが可能です。

掛け取引で仕入れた商品の代金を振込手数料を引いて支払った場合

商品代金の支払いを振込で行う時、振込手数料が先方負担（取引先負担）になることがあります。

【例】支払い期日になり、買掛金20万円を普通預金（振込手数料550円先方負担）で支払った。

まず、買掛金20万円を普通預金と支払い手数料に分けて仕訳します。

次に、振込手数料550円を普通預金で支払った仕訳を行います。

買掛金で取引するときの自社のメリットは2つ

現金での直接のやり取りではなく買掛金で取引すると、「現金なしで取引できるので安全」「支払いの管理がしやすくなる」といったメリットがあります。

1．取引する際に現金を持ち歩かなくて良いので安全

会社同士が取引をするときは個人がお店で買い物をするときに比べて、大きな金額が動きます。しかしそのような多額の現金を社員一人一人に取引先まで持ち歩かせるのは危険ですし、とても現実的なやり方とは言えないでしょう。

買掛金ならば支払い代金を取引先の口座へまとめて入金すればいいので、安全に取引ができます。

2．まとめて請求を行うため管理がしやすい

仕入が行われるのは、年度内に一度や二度ではありません。支払いが発生する度に請求書を発行してもらうと、たくさんの請求書を管理しなくてはいけません。また支払いにも手間がかかります。さらに取引件数が多いと、請求書の紛失や支払期日の見逃しといったトラブルが発生する原因にもなるでしょう。

買掛金は決まった期間の支払代金をまとめて請求されるので、請求書の管理が楽になります。また支払いを一度で済ませることができるので、支払い業務の手間を省くことも可能です。

買掛金で取引するとき取引先のデメリットは２つ

買掛金は商品と現金を直接やり取りしない取引です。そのため取引先には「代金の回収ができないリスク」や「買い手が信用できるか、時間をかけて調査しなくてはいけない」といったデメリットがあります。

1．代金が回収できないというリスクを負う

ひとつ目のデメリットは、商品代金を請求しても取引先の財務状況が悪化したり倒産したりすると、代金が支払われないまま踏み倒されてしまうことが考えられるということ。さらに未回収代金が多いと、金融機関から「お金の管理ができない企業」とみなされ、融資を受けられなくなってしまうこともあるのです。

確実に代金を回収するためには、ある程度信用できる相手と取引をすることが大切です。また、取引先の信用度によって取引限度額を設定しておくことも必要でしょう。

2．与信情報の調査に時間が取られる

与信情報とは、「取引をする企業の財務状況等金銭的な信用度合いの情報（与信情報）」です。代金の回収リスクを減らすためには、与信情報の調査をしなければなりません。

• 内部調査･･･社内で持っている情報を集める
• 直接調査･･･取引先に直接問い合わせて確認する
• 外部調査･･･外部からの情報を集める
• 依頼調査･･･調査会社や外部の機関に依頼する

上記のような調査を取引先ごとに行い、信用できる企業かどうかを評価します。取引先が多いほど毎年取引先の財務状況を確認したり、外部機関から情報を集めたりするのは大変手間がかかりますが、代金が回収できないリスクを回避するためには、避けて通ることのできない業務です。

買掛金での取引を円滑に行うポイント

1．買掛金取引には企業間の信用関係が重要

日本では買掛金による取引は日常的に行われている取引です。しかしどんな相手とでも行われているわけではありません。取引先の財務状況次第では、買掛金の回収ができない可能性があるからです。また、悪質な場合は取り込み詐欺に遭うことも考えられるでしょう。円滑な掛け取引を行うためには、企業間の信用関係を構築することが重要です。

2．支払期日を守ることで企業からの信用を維持

一度取引先からの信用を得ることができたなら、その信用を維持していく必要があります。支払期日を守って支払いをすることが、取引先との信用を維持・向上させる一番の方法です。

【支払い期日を守るためのポイント】

• 請求書を漏れなく回収する
• 支払管理表を作成し、情報を一元化する
• 支払管理表を元に期日までに支払いを実行する
• 支払い漏れのチェックする

また万が一支払いに関するトラブルが起きたとしても、日頃から管理しておけば速やかに対応することが可能です。

3．買掛金は定期的に確認

どんなに気を付けて支払いをしていたとしても、「期日が過ぎているのに、支払処理がされていない」「支払額と請求額が一致しない」ということが起こるかもしれません。

定期的に買掛金の確認をして早期に問題を解決しておけば、決算前にたくさんのデータを時間をかけて追究する必要がありません。

また早期に支払い漏れや二重計上を解決することは、取引先からの信用失墜を防ぐことにも繋がります。

買掛金の残高を把握する「買掛金元帳」とは？

買掛金元帳は「取引先ごとに買掛金の取引履歴や残高を管理する帳簿」のことです。

支払い忘れは取引先にとって代金回収漏れということになります。気付かないで支払わないままにしておくと、取引先の信用を損なうことになりかねません。

総勘定元帳には「買掛金勘定」がありますが、そのたくさんのデータの中から取引先ごとに取引を抜き出すのは手間がかかります。買掛金勘定から常に取引先ごとの残高を把握しておくことは困難です。

買掛金元帳を作成しておくことで、取引先ごとの掛け取引の履歴や買掛金残高を一目で把握することができます。

買掛金取引は請求書の管理が大切

請求書は、売り手と買い手の間に取引があったことを証明する大切な書類です。請求書が適正に管理されることによって商品とお金のやり取りの記録が残り、支払漏れや二重払いの防止に繋がります。

請求書の管理はデータ入力やファイリング、保管場所の確保、シュレッダー等大変手間と時間がかかり、面倒な作業です。さらに請求書の保管期間には税法上の規定があり、法人の場合は7年間、欠損金の繰越控除適用は10年間の保管をしなくてはなりません。

大変手間がかかって面倒ですが、企業の信用を保つためにはなくてはならない業務です。

買掛金・未払金等の費用計上をスムーズに行える「oneplat」

請求書の管理は大変手間がかかり、面倒な作業です。しかし業務システムを活用すれば、請求書関連業務の負担を軽減し、効率化することができます。

「oneplat」なら、納品書からリアルタイム且つ、精度100％の状態で、データで受け取ることができ、会計システムとの連携で費用計上を日次で行うことができます。
また、請求書は承認した納品データが自動的に変換されて作成されるので、納品書と請求書の突合作業が不要となる点もメリットのひとつです。
さらに、従来の請求書電子化サービスと異なり、明細ごとに仕訳を自動取り込みができるので、複雑な会計処理を行っている業種でも、買掛金・未払い金等の費用計上もスムーズに行えます。

面倒な会計処理に時間をかけなくてよくなるので、経理業務の負担が大幅に軽減されるでしょう。

まとめ

買掛金には「安全に取引できる」「請求の管理がしやすい」等のメリットがあり、企業間では欠かすことのできない取引です。

買掛金で取引するためには買掛金残高や請求書の管理をし、支払い期日を守ることで企業間の信用を維持していかなければいけません。しかし適正な管理は、取引先が多ければ多いほど時間と手間がかかります。

業務システムを活用すれば、請求書関連業務を軽減し、効率化が可能です。「oneplat」を導入してスマートな請求書業務を実現しましょう。