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経理の仕事に就くと、請求書の受け取りや発行、管理等の作業が必ず起こるでしょう。
本記事では基本的な請求書の役割説明はもちろん、請求書の受領後によくある問題点とその解決策をご紹介します。口座振込の手続きや、会計ソフトへの仕訳作業、また納品状況の確認作業に煩わしさを抱いている方は是非参考にしてください。作業を簡略化し効率よく経理作業が行えるようになるでしょう。
今さら聞けない請求書の役割とは？
請求書は、資産の譲渡、資産の貸し付けおよびサービスの提供に対する対価を回収するために発行します。取引先からもれなく金銭を受領することが目的です。
対価を回収する権利が発生する取引が存在することを証明し、なおかつ取引先の支払い漏れ等を防止する書類となります。そのため、請求書は発行することが望ましいでしょう。
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請求書に規定のルールは存在しない
請求書を発行する場合は、法律で定められたひな型や表記方法等は存在しません。そのため自由に作成して問題ないですが、漏れなく金銭を受領するためにも取引先が理解しやすい内容にしましょう。
記載する項目の例として、請求書元および請求先の名称・取引年月日・商品名や数量を含む取引内容・取引金額・支払先や支払期日等が挙げられます。
【関連記事】請求書の書き方を項目別に紹介！受領後の流れやトラブル対処法も解説
請求書の発行者は企業により異なる
請求書の発行担当者は企業によって異なりますが、主に経理部か営業部のいずれかに分かれるでしょう。
営業部が担う場合は、営業事務やアシスタントが営業担当者と連携して取引先への連絡を取ることが容易に進められます。
一方経理部が担う場合は、営業担当者による不正を防げるメリットがあるでしょう。
【関連記事】受発注業務のフローはどうなっている？注意点や効率化のポイントも解説
請求明細書との違い
取引内容をまとめて記載した請求書に比べて、請求明細書は取引の内容や内訳を詳細に記載した書類になります。
発行者によって請求明細書の表記は異なりますが、商品名・単価・数量等の記載がある請求明細書を見れば発注通りの内容かどうか確認が可能です。請求ミスがあったとしても、早期に気付くことができるため修正依頼も速やかに行えます。
請求書が発行されるタイミング
一般的に商品等を納品する前に請求書を発行することはないため、請求書が発行されるタイミングは納品と同時もしくは納品後です。
納品後の場合は、1か月分の取引をまとめて毎月請求されることが多いでしょう。もし締め日を過ぎてしまった場合は、速やかに請求書が発行されるよう取引先へ促してください。締め日が月末であれば、注文月の月末を請求書発行日にしてもらいましょう。
納品と同時の場合は、一般的に請求書と納品書を一緒に渡されます。
【関連記事】請求書を発行する必要性やタイミングは？作成時の注意点や作成方法も紹介
請求書受け取り後の管理
請求書を受け取ったら、支払いが完了するまでは未払いだと一目でわかるように保管しましょう。
重要なことは、請求書受領時に請求金額と内容に相違がないか確認することです。支払い忘れや支払いの重複にならないよう、受領した請求書は必ず確認してください。請求書の内容が正しいことを確認できたら、「支払い手続き待ち」の請求書として保管しましょう。
未払いと支払い済みに振り分けて保管
請求書を受領後、管理方法を誤ると未払い待ちか支払い済みか、わからなくなってしまう可能性があります。このため、前項のように「支払い手続き待ち」等として、未払いの請求書の保管場所を別途設けて管理することがおすすめです。
また、支払い手続き完了後は判別できるようにペンで支払日を記入するか、「支払済」のスタンプを押して保管することで、支払い忘れや二重払い等のミスを防げるでしょう。
請求月や取引先ごとに振り分けて保管
支払い手続き完了後の請求書をファイリングする際は、請求日付や取引先順に区分しておくとわかりやすくなり、後でファイルを確認する際に便利です。
経理部門は監査等により書類提出を求められる場面もありますので、支払済みとわかる書類とともに請求書をすぐ確認できるよう整理しておくとよいでしょう。
ファイリングの方法は、支払先の件数等を考慮し自社にとってより管理しやすい方法を選択しましょう。
法人の場合は7年間保管する必要がある
請求書の保管期間は、法人税法等で取り決められていて独断で処分することは許されません。法人は7年間保管することが必要です。保管期間である7年間というのは、請求書の発行した日からではなく法人税申告から7年間となりますので注意しましょう。
ただ、法人で赤字である欠損金が発生した場合は、その年度の請求書を10年間保管することが義務とされています。
さらに、法人の場合は請求書以外にも契約書、見積書、注文書、領収書等の書類すべてを7年間保管するよう求められているので注意が必要です。
【関連記事】請求書控えの保存義務とは？保存期間や保存方法、注意点などを解説
請求書処理・支払い業務の問題点
請求書の処理・支払いは金銭のやり取りが発生する業務のため、適切な処理をしないとトラブルになる恐れがあります。
また、紙の請求書を受け取る場合は、出社しないと対応できないことから、リモートワークが難しいともいえます。ほかにも請求書を受領する側が抱える問題点を見ていきましょう。
【関連記事】経理業務のテレワークは難しい？ 導入するメリットや方法とは
納品書・請求書の管理や請求額・納品確認も大変
受領した請求書の目視による確認等でヒューマンエラーが発生することがあります。ダブルチェックで防げるかもしれませんが、特に取引が多い会社は時間および人件費がかかってしまいます。
また請求書を紙で保管する場合は、紛失しやすい上に多くのファイルと保管場所の確保が必要でしょう。そしてさらに保管義務の期間を過ぎたあとの処分業務も発生します。
請求書受け取り後の会計業務が大変
請求書が営業部門に届いたら営業部長の承認過程等があるため、経理部門への提出が遅れてしまうこともあるでしょう。
経理担当者はやっと集まった請求書を確認し、会計システムへ仕訳を入力していきます。この仕訳入力は手作業のためミスが発生することがあります。ミスの発覚が遅れると、修正作業に時間がかかりほかの業務にも影響が出てしまうでしょう。
総合振込データ作成が大変
経理担当者は、受領した請求書を1枚ずつ確認しながら総合振込データを作成します。総合振込データを作成するにあたり、あらかじめ各取引先情報をインターネットバンキングに登録し、新規取引先が発生する度、このような作業を繰り返します。
また一般的に、振込データ作成後は、上長が再度データと請求書を確認していきます。そのため、総合振込データの作成はとても時間のかかる作業と言えるでしょう。
請求書管理を効率化する具体的な方法
請求書の管理業務を効率化する方法として、以下の3つが考えられます。
- データ化代行会社に依頼する
- OCRソフトを利用する
- 請求書受領サービスを導入する
それぞれの特徴をご紹介します。
データ化代行会社に依頼する
外部の業務代行会社に請求書の受領からデータ化までを依頼する方法です。
代行会社は紙の請求書をスキャンし、データとして整理してくれるため、社内での作業が最小限に抑えられます。特に、請求書のフォーマットが複雑であったり、取引先によって送付方法が異なる企業には非常に有効です。
しかし、結局は人の手による処理であるため、一定の時間を要します。請求書の締日が近い場合や、大量の請求書が届く会社にはあまり適していません。
OCRを利用する
OCR（Optical Character Recognition）とは、紙に印刷された文字や手書きの文字をスキャンし、テキストデータに変換する技術です。日本語では「光学文字認識」と呼ばれます。
請求書や領収書などの紙帳票から、会計処理に必要な数値データを自動的に抽出できます。手作業よりもはるかに短時間で大量の請求書を処理できる点がメリットです。
しかし、認識精度は100％ではなく、特に複雑なレイアウトの書類や手書きの文字が含まれる場合は正確に読み取れません。目視による最終確認・修正が必要であり、二度手間となることも多いため完全な自動化は実現しないでしょう。
受け取る請求書の電子化サービスを導入する
請求書管理を効率化する方法の中で、特におすすめなのが「受け取る請求書の電子化サービス」です。このサービスを利用することで請求書をデータとして受け取り、クラウド上で一元管理することができます。
紙の請求書にありがちな紛失や破損のリスクを回避するだけでなく、サービスによっては会計システムと連携して仕訳や振込データの自動作成も可能になります。経理業務全体の効率が大幅に向上し、時間とコストの削減が実現するでしょう。
ただし、請求書をデータとして保存する際には、電子帳簿保存法による「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たす必要があります。そのため、最新の法令に準拠したサービスを選ぶようにしましょう。
詳細は以下の記事をご確認ください。
【関連記事】受け取る請求書を電子化するメリット、義務化要件と効率的な電子保存（管理）方法もあわせてご紹介
経理作業を最大限効率化するなら「oneplat（ワンプラット）」
納品書や請求書を電子化するサービスは数多く存在しますが、中でも特におすすめなのが「oneplat（ワンプラット）」です。経理業務の効率化・自動化するための機能が充実しており、経理作業を大幅に短縮することができます。
またoneplatは、第三者機関（株式会社ジーユーエヌ）が調査した「18の請求書受領ツール」に関する利用満足度調査において総合評価1位を獲得しており、受け取る納品書・請求書の電子化サービスとして多くの企業に選ばれています。
【請求書ペーパーレス管理】すべての書類を電子化して一元管理
oneplatでは日々の納品書や請求書をはじめからデータで受け取れます。請求書発行者である取引先がoneplatを利用しなくても「支払いデータ登録」という機能を利用すれば、データの一元管理ができるのです。
oneplat内で半永久的にデータが保存されるため、多くのファイルと保管場所の確保が必要なくなり、納品書・請求書の保管場所に対する費用がかかりません。
【関連記事】納品書・請求書の電子化でペーパーレス化を推進！電子化の要件やメリット・デメリットも解説
【リアルタイムで情報共有】納品状況や請求情報もすぐに把握
納品情報をリアルタイムで管理および記録できるため、いつでも正確なデータを把握できます。さらに、締め日の後でもすぐに請求情報を把握することも可能です。
納品書と請求書との突合作業で不一致が起こった場合等、原因究明のため関係各所へ問い合わせる作業もなくなります。
納品書と請求書の電子化が可能なため、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しています。
【データ自動取り込みで仕訳入力不要】会計システムと連携
会計仕訳はデータ取り込みによって、自動的に入力されます。作業時間の削減や仕訳ミスをなくすことが実現できるでしょう。
さらにCSVデータの取り込みが行える会計システムであれば、どの会計システムでも連携が可能です。
代表的な会計システムは以下の通りです。
- money forward
- freee会計
- 弥生会計
- 財務応援R4
- japan digital laboratory（JDL）
- TKC FX2クラウド・FX4クラウド
- 勘定奉行クラウド
現在の業務フローを大きく変えることなく、より利便性を上げて利用できるようになるでしょう。
【総合振込データに変換】煩わしい作業を排除して業務の効率化
請求書を1枚ずつ確認しながら総合振込データを作成、という煩わしい作業も不要になります。oneplatは全銀データへの変換が可能なので、変換したデータでそのままインターネットバンキングからお振込みができるのです。
会計仕訳の消込も自動で入力可能、振込手数料も自動計算されます。
このように支払い業務に関わる一連の作業が、データを利用することで簡略化および効率化され、作業工数の削減と経理担当者の負担軽減につながるでしょう。
【まとめ】便利な管理サービスを利用して経理作業を効率化しよう
これまで触れてきた通り、経理業務は細かいチェック業務や手入力が多く、工数の削減および重大なミスの発生を防ぐことが難しいです。
また、インボイス制度の導入や電子帳簿保存法の改正により、経理業務のデジタル化を前提とした業務効率化の促進が大きく期待されています。
こうした流れに乗り遅れないため、本記事で紹介した「oneplat」の導入検討をおすすめします。利便性が高いoneplat独自の機能があり、操作方法も簡単です。
システム導入には初期費用等の不安がありますが、oneplatなら導入時のサポート費用は無料で、サポートは受け放題になります。
さらに、金融機関と開発されたoneplatなら高度なセキュリティが確保されているので安心してご利用いただけます。
是非oneplatの利用でデジタル化への急速な変化に対応しましょう。
