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商品やサービスを提供した取引が発生したとき、その対価を回収するために発行するものが「請求書」です。請求書を発行することで、「取引の存在証明」と「対価の回収忘れの防止」ができ、取引先からもれなく金銭を受領することが可能になります。
今回は、その請求書を発行する担当者が注意するべき点を中心にお伝えしていきます。
請求書に記載すべき国税庁推奨の５項目を解説
国税庁のウェブサイトで請求書等への記載事項が挙げられています。
- 書類作成者の氏名または名称
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
- 取引年月日
- 取引の内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 税率ごとに区分して合計した税込対価の額
書類発行者の氏名または名称
請求書を作成した会社名・屋号等を記載します。
会社の情報は、誰が見てもわかりやすいように記載しましょう。
部署名や担当者名、電話番号、メールアドレス等を記載すると、取引先が請求書の発行担当者へ速やかに連絡できるでしょう。
また、社判や担当者印の押印がなくても法律上問題ないです。押印がない請求書は、請求書と認められないものではありません。東京都等の地方自治体でも、押印を原則廃止する動きがあります。
請求先の氏名または名称
請求先の会社名や屋号等を正確に記載します。このとき、請求書の左上に記載し、敬称にも注意が必要です。
会社名以外の記載情報は、取引先の意向に沿って調整します。基本的には、請求書を受領する側がわかるように住所や部署名、担当者名まで記載するといいでしょう。
窓付き封筒を使用して請求書を郵送する場合は、郵便番号や住所も一緒に記載していると便利です。請求書の送付方法によって記載項目を追加や変更しましょう。
取引年月日
請求書を発行する対象の取引が行われた年月日を記載します。
請求書発行のタイミングは、取引が行われてから少し時間が経過した後です。そのため、請求書を受領する側がいつの取引かわかるように、取引が行われたそれぞれの年月日を記録しておきましょう。
取引数が多くある場合は、請求書を発行した日や請求日のみを記載することもありますが、取引内容を正確に確認してもらうためには取引年月日の記載が必要です。
取引の内容(軽減税率対象の項目等)
請求する取引の内容をわかりやすく記載しましょう。
取引した商品名やサービスの名称、取引単価、数量、金額を記載することで、請求書を受領する取引先も請求内容にミスがないかどうか確認できます。取引内容に関する認識相違の有無も確認できるため、大きなトラブルへの発展も防ぐことができるでしょう。
取引の内容に軽減税率対象の品目が含まれる場合は、「☆」や「※」等の記号を記載して軽減税率対象の品目であることを明示する必要があります。
請求金額(税率ごとに区分して合計)
取引の内容に記載した金額をすべて合算した小計、消費税、小計に消費税を加算した合計を分けて記載します。このように項目を別にして請求書に記載すると、合計金額に誤りがないか、消費税がいくらなのか確認できるでしょう。
請求書に軽減税率の対象となる品目を含む場合は、各税率に区分して税込合計金額を算出する方法があります。各消費税率の税込合計金額がわかりやすく、1枚の請求書にまとめるので受領する側も確認しやすい方法です。
そのほかの方法は、税率ごとに請求書を分けるやり方があります。
そのほか、請求書に記載しておくと良い項目
- 支払期日
あらかじめ請求先と支払期日を取り決めて、請求書に支払期日の年月日を明記します。 - 振込先
振込先の名称、振込口座の銀行名、支店名に加え、カタカナ表記の口座名義や、銀行コードと支店コードをともに記載しておくと親切です。 - 特記事項
通知事項がある場合は、特記事項欄へ記載します。
請求書を発行するタイミング
継続取引型のケースの請求書の発行
継続取引型とは、取引先から商品やサービスの発注を継続的に受け、引き渡しや提供をする取引です。
取引を開始する際、取引先との契約で締め日や支払期日を決めておきます。毎月決めたタイミングで請求書を発行するため、請求書作成者もスケジュールを立てやすいでしょう。
基本的には請求する内容や相手先が変わらないため、前回の請求書と同一の内容になります。ただし、請求書の作成日と支払期日はアップデートが必要です。
受注請負型のケースの請求書の発行
受注請負型とは、継続的に発注を受けるのではなく、契約時に取引先と仕様を決め、その仕様の完成に至ったら納品する取引です。
主に業務開始前と業務終了後のいずれかのタイミングで請求書を発行します。ただし、中間金等の請求が発生する契約内容であれば、契約で取り決めた請求のタイミングに合わせて発行しましょう。
請求書作成の際は、契約内容を基に受注内容、請求金額、支払期日等を記載します。
請求書を書く時に気をつけたい６つのポイント
①請求書の用紙はA４サイズがベター
請求書の用紙サイズに決まりはありませんが、A4サイズを使用するのが一般的です。B4サイズの少し大きめの用紙や、B5サイズ等の小さめの用紙でも問題ありませんが、特別な規程がなければA4サイズにするのがベターでしょう。
広く使用されている用紙サイズにすれば、取引先も請求書を管理しやすくなります。
②角印は不要。但し捺印は必要
発行した請求書へ角印を押すことが、これまで一般的な慣習となっていました。
しかし、既に触れた通り、請求書に角印は法律上必要ではありません。印鑑を押していない請求書でも有効となるのです。
ところが、印鑑を押していない請求書は、改ざん等の不正がされやすいリスクがあります。これを避けるためにも捺印は必要になります。
③振込手数料の負担について
従来の社内慣習に従って経理業務を行っている取引先は、振込手数料を差し引いた額を振込むことがあります。振込手数料はどちらが負担するのかを取引先と相談して決めておくことが大切です。
請求書の備考欄に、振込手数料の負担に関する通知を記載します。「振込手数料は貴社にてご負担をお願いいたします。」等の文言で書くといいでしょう。
④ナンバリングしておくと請求書の管理をしやすい
請求書にナンバリングすることにはいくつかのメリットがあります。
まず、見積書や納品書等に共通の番号を使うことで連動して管理できることです。これによって、売上から請求までが円滑になるため、請求書の発行漏れを防ぐことにつながります。
次に、取引先からの問い合わせ対応をスムーズに行えることです。該当の請求書をすぐ探し出せるので、速やかに対応できるでしょう。
⑤取引終了後は間を空けずに請求書を発行する
一般的に請求書を発行するのは、納品が行われた後です。取引が終了したら請求書を発行することを習慣づけましょう。
しかし、同じ月でほかにも取引した場合は、請求書を1枚にして送るよう依頼される可能性がありますので、取引先に確認しましょう。
既に述べた受注請負型の中間金が発生する場合も、取引終了後ではないので注意が必要です。
⑥端数が出たときの対処の仕方
商品やサービスを販売するとき、消費税の端数処理の方法（切捨て、切上げ、四捨五入等）は企業の判断に委ねられていて、法律上で定められていません。
端数処理の方法が一致していないと、消費税差異が生じて請求金額と振込まれた金額がずれることがあります。取引先と端数処理の方法を取り決めておくといいでしょう。
請求書を送付するときの封筒の書き方と入れ方
「御中」と「様」の書き分け方
請求書の送付先が会社や部署の場合は「御中」、個人の場合は「様」です。A株式会社に送る場合は「A株式会社御中」、A株式会社経理部に送る場合は「A株式会社経理部御中」、A株式会社経理部のBさんに送る場合は「A株式会社経理部B様」となります。
この書き分けを誤っても問題ないですが、常識と言われる内容のため確認しておきましょう。
「請求書在中」と書く位置
紙に印刷した請求書を送付する場合は、封筒の左下部分に赤字で「請求書在中」を記入するのが一般的です。
これは取引先が受け取った際に、大切な請求書であることをわかりやすくするための心配りになります。
業務効率化のためにも市販の「請求書在中」のスタンプ印を使用するか、「請求書在中」と印字された社名入り封筒を作るといいでしょう。
郵送の場合は折ってしまってもOK。但しカバーレターをつけること
請求書は折っても問題ないため、A4用紙を3つ折りにして長形３号の縦型封筒に入れて郵送することが一般的です。
そして請求書を郵送する際は、カバーレターを添えて送りましょう。
カバーレターには、送付日付、送付先の情報、差出人の情報、挨拶文および本文、同封する書類の内容を記載します。送付先の情報は正しく記載し、誤字脱字に注意しましょう。
請求書を受領する場合も注意が必要
請求書を受領する側も注意する点がありますので、忘れないようにしましょう。
まず、請求書が届いたら、なるべく早めに内容を確認してください。
請求書を速やかに確認および処理することが、取引先との円満な関係維持につながります。
そのほか、請求書受領側の注意点については次の項目にてお伝えいたします。
【受領側】請求書受領後の流れ
書類に不備がないか確認
請求書を受領したら、請求内容や請求金額に誤りがないかどうか確かめてください。請求書に誤りがある場合は、再発行を依頼する必要があるため必ず確認しましょう。
請求書が届いてすぐ確認できない場合は、ほかの請求書と区別して管理します。確認前の請求書を「未確認の請求書」確認後の請求書を「確認済みの請求書」として専用の書類ボックス等を用意しておくと管理しやすいでしょう。
さらに、納品後に検収書等を発行していれば、あわせて確認しておくと確実です。
メールで書類を確認した旨を相手方に連絡する
請求書を受領して内容を確認した後は、その旨を取引先へ連絡しましょう。
メールで請求書を受領した場合は、返信メールを送るのが一般的なマナーです。
一方、郵送で紙の請求書を受領した場合は、特に連絡を入れないかもしれません。ですが、取引を開始して最初に請求書を送るときは、無事に届いたかどうか不安な場合もあります。
請求書の受領および内容を確認した旨を伝える電話やメールをすると丁寧だと言えるでしょう。
種類に分けて保管
請求書の内容に誤りがないことを確認し、相手方へ連絡した後、「未払い分」として保管しておきます。「未払い分」の請求書は、支払期日ごとに分けて整理すれば支払い漏れを防げるでしょう。
支払い手続きが済んだ請求書は、チェックや「処理済」のスタンプを押す等して、「支払い済み」として別途保管します。「支払い済み」の請求書は、支払期日の属する月ごとに管理するか、取引先ごとに分けて管理するといいでしょう。
【受領側】請求書に名称間違い等の不備があったときの対処法
受領した請求書の宛名や請求金額に誤りがあったとき、どうしたらいいでしょうか。
宛名の部署名や担当者名が違うことで、社内の処理がスムーズにいかなくなります。
気付いたときはそのままにせず、早めに連絡して正しい請求書の送付を依頼しましょう。
当然ながら、請求金額に誤りがある場合も正しい請求書の再送依頼が必要です。
メールや電話で間違い箇所、正しい請求書の再送付期日を連絡
請求書の内容に誤りがあることに気付いたら、請求書記載の連絡先へ早めに連絡しましょう。連絡方法は、メールと電話のどちらでも構いません。
メールの場合は、件名で用件が一目で伝わるよう簡潔に書きます。
電話の場合は「受け取った請求書の宛名（金額）に不備がありました。」と明確に伝えるのがいいでしょう。
そして、正しい請求書の再送期日を伝えてください。再送手続きを急いでほしい場合は、その点も忘れず伝えるようにしましょう。
相手を非難する表現の内容にしないこと
明らかに相手方のミスであったとしても、可能な限り柔らかい表現を使いましょう。
直接的にミスを指摘すると、相手も高圧的に感じてしまいます。ミスを強く指摘したり、非難したりするのは避けましょう。
連絡方法がメールでも電話でも、不快な思いをさせないように配慮が必要です。
このようなときに役立つのが、クッション言葉です。
例えば、「恐れ入りますが」「大変お手数ですが」といった言葉を用いると印象が和らぎます。
【受領側】「oneplat」で請求書管理を最大限効率化しよう
請求書の受領側の管理業務を効率化させる便利なサービスがあります。それが「oneplat」です。
取引した商品やサービスの納品データを承認すれば、その納品データが請求書に自動変換されます。この自動変換された請求書を受領するため、請求内容の間違いがありません。
請求内容の間違いがないということは、修正依頼の連絡をしたり、正しい請求書が届くまで待ったりすることもないので、ほかの業務に集中できて効率的です。
さらに、「oneplat」は受領した請求書の承認を含め、すべての機能がパソコンやスマートホンで簡単に操作できます。そのため「納品書や請求書が紙で届くから、リモートワーク化することが困難」というお悩みを持つ企業様でもリモートワーク化を実現できます。
また、請求書のデータが半永久的に保存されるため、保管場所の費用や書類ボックス等の経費が必要ありません。
「oneplat」の導入で、請求書管理に関わる業務時間を大幅に削減することができるでしょう。
【まとめ】請求書の書き方は経理の基本、しっかり抑えよう
勤務中は、なかなか請求書の書き方を丁寧に教えてもらう機会は少ないでしょう。
これまで述べてきた請求書の書き方は経理の基本となりますので、内容をしっかり押さえて、ルールとビジネスマナーに従った請求書を送るようにしましょう。
きちんとした請求書を送ることで取引先からの印象が良くなります。
請求書を受け取る場合は、請求書の管理業務にお困りの企業様もいるでしょう。そのような方は、業務効率化が実現できる「oneplat」の導入を是非ご検討ください。
