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請求書で値引きが発生する時は、値引きしたことがわかるよう明記するのがポイントです。この記事ではどのような時に値引きが発生するのか、値引きの書き方のポイントや注意点などについて解説します。見積書でも同じことが言えるのでぜひ参考にしていただけたらと思います。
請求書で値引きが発生するケースは？
請求書を発行する際に値引きが発生するケースがあります。ここではよく起きる3つのケースを紹介します。1つは売掛金で相殺するケース、もう1つはリベートが発生したケース、そして3つめはクレーム対応で割引を行うケースです。詳しく解説いたします。
売掛金で相殺するケース
掛け取引を行っている場合は、売掛金を買掛金で相殺して請求するケースがあります。
取引先の売掛金を回収できていない場合は、自社の買掛金を差し引いた金額で請求できます。例えば、取引先から受け取る予定の未払いの売掛金が250,000円あったとします。自社は、取引先の会社に200,000円の未払いの買掛金があるとします。その場合、250,000円から200,000円を引いて、請求額は50,000円となります。
請求額は減りますが、買掛金という借金がなくなり、取り扱う金額が減るので両者ともに便利な請求方法です。ただし、双方の了承を得た上で行うことが必要です。
大量購入でリベートが発生したケース
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リベートが発生した時も値引きした請求をします。リベートとは、売上から一部報奨金や手数料として返金する方法で、販促のためによく行われている商習慣です。キックバックとも言います。売り上げの際、契約金額の一部を相手に戻すリベートは「売上割戻」と呼びます。商品の売上高（取引高）をベースにして手数料を決めて値引きします。
会計処理では「売上割戻し」と表記してリベートが行われていることがわかるようにします。
リベートの契約を行う場合もありますので契約書や取り決めにのっとってリベートを行いましょう。
クレーム対応で割引を行うケース
取引先からクレームがあったときに値引きで対応する場合もあります。
通常のクレームは商品の返品を受け、返金をして売り上げの修正を行います。しかし返品や返金ができない、あるいはちょっとした不備や不具合が生じた場合などは、謝罪の意を表すために値引きする場面があります。この場合は値引き対応で取引先が了承してくれるか確認をとる必要があります。慎重に話し合いを行い、値引き額を決めるとよいでしょう。
請求書の値引きマークの書き方とポイント
ここでは値引きを行う際、どのように請求書に記述すべきか紹介いたします。基本的に正規の金額を記載した後に値引き額を記入し、差し引いた金額に消費税を付けて請求金額を出します。詳しく解説いたします。
請求書の値引きマークの書き方
値引き額の書き方は決まったものは特にありません。ただし一般的には黒三角「▲」やマイナス「－」の記号を使って値引き額を表します。赤字で値引き額を示すこともありますが、印刷によって色がわからなくなる可能性があるためお勧めしません。
ポイント①商慣習上に従って値引き金額を書く
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値引き額の書き方は特に決まった方法はありませんが、必ず正規金額と一緒に記載します。品目欄に「値引き」などと記載し、金額欄に▲○○円、あるいは－○○円と値引き額を書きます。通例で行っている値引きでも、必ず毎回いくら値引きされているかわかるようにしましょう。
請求先によってフォーマットが異なる場合もありますが、基本的には第三者が見てもわかりやすく記載するようにします。請求書は特に信用問題に関わる重要な書類になるため慎重に対応しましょう。
ポイント②は値引き前の項目の下段に値引きする項目を書く
値引きする品目をまず書き、正規金額を金額欄に記入します。その下に「値引き」など値引き項目を書き、金額欄に値引き額を▲や－を足して書きます。値引き項目は「相殺」や「割戻し」「値引き」「減額分」などケースに合わせて表現を変えます。
最初から値引き後の金額を表記することは絶対に避けましょう。取引先からすると、いくら値引きされたかわかりませんし、自社の立場で言うと、売上金額が変わってしまうからです。あくまでも売上金額はそのままで、費用として値引きを行った計算にする必要があります。正規金額は必ず書くようにしましょう。
ポイント③備考欄に値引きした理由を書く
請求書に金額が入力できたら、備考欄に詳細を記載します。なぜ値引きされたかが相手にも自分にもわかるように理由を必ず書きましょう。買掛金との相殺なら「買掛金と相殺のため」、リベートなら「〇％売上割り戻しのため」、クレーム対応なら「特別値引き」など、わかりやすく記載します。事実をしっかり明記することでトラブルを回避できます。特にリベートは過度なリベートの場合、独占禁止法や下請法に抵触する恐れがあります。そのため、適正なリベートを行っているとわかるような記載が必要です。また、記載をしっかりすることで万が一税務調査が入った場合も対応しやすくなります。
請求書で値引きを書く際に注意する点
ここでは請求書で値引きを書く際に特に注意すべき点について触れます。
まず、金額にはカンマや￥マークなどをつけ、単位が詐称されないようにします。これは通常の請求書でも同じように注意が必要な点です。
もう一つは、税抜き金額から値引きを行うようにすることです。税抜き価格から値引きする場合と、税込み価格から値引きする場合とでは値引き金額が変わってしまいます。
例えば税抜き25,000円の商品を5,000円値引きしたとします。商品は20,000円になり最終請求額は10％の消費税を付けて22,000円になります。一方、税込み価格27,500円（25,000＋10％）から5,000円値引きをすると商品は税込み価格22,500円となります。ただ税抜き価格で見てみると20454.55円となり、商品の値引き金額が目減りしています。端数も発生してしまいます。
値引きは税抜き価格で行い、値引きされた最終の額に消費税をつけるようにしましょう。
請求書でのミスを防止するために会計ソフトの導入を検討しよう
値引きされた金額が誤っていると信頼関係にも大きな影響を与えてしまいます。値引きはリベート率を計算したり、消費税の計算をしたりと複雑になりがちです。
請求書の作成ミスをしないために会計ソフトを活用しましょう。会計ソフトは日々の帳簿だけでなく、請求書や見積書なども作成可能です。値引きをしたいときは値引き金額を入力するだけで自動的に請求金額の変更を行ってくれます。
また取引先から紙などで受け取った請求書を電子化して管理できるサービスもあります。業務の効率化を図って人的ミスを少しでも減らしましょう。
値引きの項目がない会計ソフトもある
会計ソフトの中には値引きの項目がないソフトもあります。その場合は新たに「値引き」項目を作る必要があります。金額に▲や－を入れることで減額計算ができます。税抜き価格から値引きされているかも注意しましょう。
まとめ:請求書の値引きの書き方を知ってトラブルを防止しよう
請求書の値引きが起きるケースとその時の注意点について解説いたしました。信頼関係を築くうえで金額の誤りは重大なミスになりかねません。どんなに懇意にしている取引先であっても、正確に金額の値引きを行っているか注意が必要です。正しい値引きの書き方でトラブルを防止しましょう。
