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「見積書をメールで送りたいけど、どのように書けば良いのだろう…」
そのようなお悩みをお持ちではありませんか？
直接手渡しを行うことも多かった見積書ですが、時代の流れと共にメールでの送信も主流になってきています。
しかし直接渡さないからこそ、メール送信ならではの注意すべきポイントも存在します。
見積書のファイルやメールが粗雑な作りとなっていると、相手からの信用を失い、受注のチャンスを逃してしまうことも。
ビジネスマナーに沿った正しい見積書メールを送信して、相手の信頼を勝ち取りましょう。
当記事では、見積書をメールで送る際、特に注意したいポイントについて解説します。
また、見積書メールを書く際の具体的な例文についても紹介します。
見積書メールの書き方がわからず困っている方、正しい見積書メールを送って受注率をアップさせたい方は、是非お読みください。
見積書をメールで送る際の注意点
まず最初に見積書をメールで送信する際に注意したいポイントについて解説します。
以下の注意点を見落としてしまうと、受注に結びつかないだけでなく、相手からの信用を失ったり、情報漏洩等のトラブルに繋がることもあります。
見積書をメールで送る前には、一度目を通しておくことをおすすめします。
注意点1.メール件名は見積書であることが伝わりやすいものに
ひとつめの注意点は、「メール件名は見積書であることが伝わりやすいものにする」という点です。
相手には、日々数十件〜数百件という膨大な量のメールが届きます。
忙しいビジネスマンの中には、件名だけを見て読むか読まないかを判断している人も少なくありません。
数々のメールの中に埋もれ、うっかり読み飛ばされてしまわないよう、見積書であることは必ず件名に記載するようにしましょう。
注意点2.本文も受注率アップを意識して丁寧に書く
続いての注意点は、「本文も受注率アップを意識して丁寧に書く」という点です。
見積書を送った時点では、あくまでも見積もりの段階であるため、まだ受注できるかはわかりません。
受注の効果的な後押しができるよう、本文は必ず丁寧に書きましょう。
本文内では、商品やサービスのアピールを行うのが効果的です。
商品の特徴や魅力について、ここでもしっかりと触れておきましょう。
なお、商品の概要については事前に説明を行っている場合がほとんどだと思いますので、 あまり長々と書きすぎないように注意してください。
多忙な相手の時間を過度に奪わないよう、簡潔かつ分かりやすくまとめましょう。
また、見積もりを提示したもの以外のプランや、相手に役立ちそうなオプションについて紹介するのも効果的です。
注意点3.見積書のファイルは編集ができないようにして送る
続いての注意点は、「見積書のファイルは編集ができないようにして送る」という点です。
見積書のファイルは、第三者が編集できない状態で送信するようにしましょう。
ファイルを編集不可とする場合は、閲覧のみ可能にする設定を行ったPDF形式で送信するのが一般的です。
重要書類である見積書を編集可能なファイル形式で送ってしまうと、改ざんされる危険もあります。
「相手を信用していないように思われるかも」と心配される方もいるかもしれません。しかし、ファイルを編集不可の形で送ることはビジネス上では一般的なマナーです。
むしろ編集可能な形式で送ってしまうと、「大事な書類を編集できる形で送ってくるなんて…」と相手からの信頼度が下がってしまうこともあります。
見積書のような書類をメールで送る際は、必ず編集不可の形で送信するようにしましょう。
注意点4.見積書のファイルにはパスワードを設定する
続いての注意点は、「見積書のファイルにはパスワードを設定する」という点です。
見積書をメールで送信する際は、必ずパスワードでロックすることを忘れないようにしましょう。
パスワードを設定することで、第三者から不正にアクセスされたり、ほかの相手に誤送信してしまった際の情報漏洩を防ぐことができます。
パスワードは、見積書メールと同じメールに記載するのでは意味がありません。
必ず、見積書メールとパスワードを記載したメールは分けて送るようにしましょう。
見積書のような重要書類をパスワード付きで送信していないと、相手からビジネスマナーを疑われる原因にもなりかねません。
大切な情報を守るためにも、パスワードの設定は忘れないようにしましょう。
注意点5.誤字脱字や不備がないかをしっかりと確認する
続いての注意点は、「誤字脱字や不備がないかをしっかりと確認する」という点です。
見積書が完成し、それを送るためのメールも作成できたら、最後に誤字脱字等のチェックをしっかりと行いましょう。
特に、以下の点には入念な注意が必要です。
- 宛先の会社名や担当者名が間違っていないか
- PDFファイルは編集ができない形にしてあるか
- PDFファイルにパスワードがかかっているか
- 金額に誤りがないか
- 適切な納期が設定されているか
- 捺印があるか
特に会社名は、会社にとっての顔のような部分です。
会社名自体はもちろん、前株や後株が正しいかまで、しっかりとチェックを行いましょう。
また、ビジネスにおいては金額も非常に重要な要素です。
金額は0が一つ足りないだけでも取引に大きな支障をもたらします。
数字は合っているか、税込・税抜の表記が正しいか等、念入りに確認しましょう。
可能であれば、作成者以外の社内の人に見てもらってから送信するのが理想です。
ほかの人が確認することでダブルチェックができるため、誤字脱字等のミスが起こるリスクをさらに減らせるでしょう。
注意点6.返信がない場合は確認メールを送る
最後に注意すべきポイントは、「返信がない場合は確認メールを送る」という点です。
見積書メールを送信後、相手から一向に返信がない場合は、一度確認メールを送ってみることをおすすめします。
以下のような理由で、相手が開封していない可能性もあるためです。
- ほかのメールに埋もれてしまった
- 迷惑メールフォルダに振り分けられてしまった
- メールの送信エラーで届かなかった
上記のケースを想定して、相手にちゃんと見積書が届いたのか、確認メールを送るようにしましょう。
見積書メールの文例
続いては、見積書メールの具体的な文例を紹介します。
見積書メールには、大きく分けて以下の2つのパターンがあります。
- メールで見積書を送るパターン
- 見積書を郵送で送った際に連絡メールを送るパターン
それぞれのパターンに沿った文例を紹介しますので、参考にしてみてください。
メールで見積書を送る際の文例
メールで見積書を送る際は、必ずファイルにパスワードを設定し、パスワードを別送する必要があります。
メールを計2通送信することになるため、以下ではそれぞれのメール文例を紹介します。
見積書メール（1件目）
【件名】
お見積書ご送付の件／株式会社●● ○○
【本文】
株式会社▲▲
△△様
いつも大変お世話になっております。
株式会社●●の○○でございます。
この度は弊社製品に関する見積もりのご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
早速ではございますが、PDFデータにてお見積書をお送りいたします。
ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
また、製品カタログのPDFデータも併せて添付いたします。
よろしければ、ご検討の際にお役立ていただけますと幸いです。
なお、添付しましたPDFデータにはパスワードを設定しておりますので、後ほどパスワードをお送りいたします。
ご不明な点やご要望等ございましたら、お気軽にお申し付けください。
できる限りご対応させていただく所存です。
ーーーーー
【添付内容】
・〇〇お見積書（PDFファイル） 1通
・〇〇製品カタログ（PDFファイル 15ページ） 1部
ーーーーー
なお、本見積もりの有効期限は××××年×月×日までとなります。
お忙しい中大変恐れ入りますが、期限内にお返事をいただけますよう、何卒よろしくお願いいたします。
見積書メール（2件目）
【件名】
お見積書ご送付の件／株式会社●● ○○
【本文】
株式会社▲▲
△△様
お世話になっております。
株式会社●●の○○でございます。
先ほどお送りした見積書のファイルについて、パスワードをご案内いたします。
パスワード：×××××××
万が一添付ファイルが開封できない等の不都合があった場合は、お手数ですがご連絡をいただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
見積書を郵送で送った際に送るメールの文例
【件名】
お見積書ご郵送の件／株式会社●● ○○
【本文】
株式会社▲▲
△△様
いつも大変お世話になっております。
株式会社●●の○○でございます。
この度は弊社製品に関する見積もりのご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
本日×月×日に、お見積りを△△様宛に郵送致しましたので、ご査収いただけますと幸いです。
また、製品カタログについても併せて添付いたしました。
よろしければ、ご検討の際にお役立ていただけますと幸いです。
ご不明な点やご要望等ございましたら、お気軽にお申し付けください。
できる限りご対応させていただく所存です。
ーーーーー
【添付内容】
・××お見積書 1通
・××製品カタログ 1部
ーーーーー
なお、本見積もりの有効期限は××××年×月×日までとなります。
お忙しい中大変恐れ入りますが、期限内にお返事をいただけますよう、何卒よろしくお願いいたします。
まとめ
見積書メールは、必ず相手に見積書であることが伝わる件名で送信する必要があります。
また、受注率を上げられるよう、本文でも商品やサービスの簡潔なアピールを行うようにしましょう。
見積書のファイルは改ざんや第三者の閲覧を防ぐためにも、編集不可の形式で送信し、パスワードを設定するようにします。
パスワードは同じメール内に記載せず、別送することを忘れないようにしましょう。
見積書メールが完成した後には、しっかりと誤字脱字の確認を行います。
特に相手の会社名や金額といった大切な部分は、1文字間違えるだけでも大きな信頼の低下に繋がります。入念なチェックを忘れずに行いましょう。
送信後に相手から返信が来ない場合は、見落としや迷惑メールフォルダに振り分けられている可能性が考えられます。
確実に相手へメールが届けられるよう、確認メールを送信してみることをおすすめします。
見積書メールは、相手の受注を促す最終段階とも言える大切な要素です。
確実な受注の後押しができるよう、ビジネスマナーに沿った丁寧なメールの送信を心がけましょう。
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