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給与明細書を社員やアルバイトに向けて作成する際には、あらかじめ記載すべき項目について理解を深めておくことが重要になります。特に初めて給与明細書を作る場合「何を書くのが正解なのか」と詳しいルールがわからず困ることも多いですよね。
そのため、給与明細書の発行業務をよりスムーズに済ませるには、簡単な操作性で給与明細書が作れる会計システムの導入がおすすめです。実際に、IT活用が様々な現場において近年は推進されているため、会計システムを取り入れて業務効率化を図る組織が年々増加しています。
そこで今回は、給与明細書の書き方の基礎を解説したのちに、あわせておすすめの会計システムや活用のポイントについても紹介します。IT化を検討する際には是非参考にしてみてください。
給与明細書の作成方法とは？
給与明細書の作成方法には様々な方法があります。まず簡単に作成方法の種類を列挙すると、次のようなパターンがあります。
・手書きで作成する
・パソコンで作成する（ソフトウェア等を使用）
まず手書き（アナログ）ですが、現在は、手書きの給与明細書はあまり一般的ではありません。理由は単純に一枚ずつ作成するのに手間がかかること、改ざん等のリスクがあること等が挙げられます。しかしどうしても手書きが良いときは、必要な項目をあらかじめチェックしたうえで、手書きで作成していきましょう。
なお、手書きのときは「給与支払い明細書」といった名前で販売されているテンプレートがあるため、そのテンプレートの活用がおすすめです。ノート型のようにめくって1枚ずつ作成できるようになっています。
続いてパソコンで作成ソフトや会計システム等を使用する方法ですが、これは現代において一般的な作成方法です。作成の際には、WordやExcel等の一般的な文書作成・表計算ソフトを使用するパターンと、会計ソフトのシステム内で作成するパターンがあります。
WordやExcelを使用する場合は、一般的にネット上等で配布されているテンプレートを使用するのが望ましいでしょう。記載する項目の抜け漏れを防げます。
会計システムで給与明細書を作成する場合は、勤怠管理システム等と連携させたうえで効率的に給与明細書が発行できるため、効率的です。また、テンプレートもシステム内で管理されているため、自分たちであらかじめテンプレートを作ったり探してきたりする必要はありません。
給与明細は作成・発行義務がある
支払い明細書は必ずしも作成・発行義務のあるものばかりではありません。取引によっては省略されることもあります。しかしながら給与明細は基本的に作成・発行が義務付けられているため注意が必要です。
これは所得税法によってルールとして決められています。所得税法によれば、給与の支払いをする側（企業等）は支払われる側（従業員）に対して、支払明細書を発行する必要があるとあります。
よって、たとえ少額であったとしても、従業員に給与を支払った場合は、あわせて給与支払明細書も発行するようにしましょう。
給与明細に記載する項目
では実際のところ、給与明細にはどのような項目を記載しなければならないのでしょうか。書き方のポイントを押さえるうえで知っておきたいこととして、ここでは給与明細に記載すべき項目について見ていきましょう。
主な記載事項は次のとおりです。
・勤怠に関する項目
・支給に関する項目
・控除に関する項目
・課税対象額と差引支給額
最低限、これらの項目は基本的に記載しておく必要があります。はじめに勤怠に関する項目ですが、これは働いた日数（時間）、欠勤した日数や有給休暇の有無、その他時間外労働（残業）の時間等が挙げられます。
支給に関する項目では、基本給や時間外手当、その他各種手当等の内訳を細かく記載したうえで合計額を算出する必要があります。複数の手当があるときは、ひとまとめにせず具体的な内訳を記しましょう。
続いて控除に関する項目では社会保険や、所得税等の税金等が挙げられます。これらは給与から天引きされる控除として代表的です。その上で課税対象額と差引支給額をわかりやすく書くことで給与明細を完成させる流れになります。
給与明細の構成要素について
ここからは、上で解説してきた基本となる項目についてもあらためて整理しながら、給与明細書の構成要素をわかりやすくチェックしていきましょう。まず、給与明細を構成するものとしては、次のようなものが挙げられます。
・社員番号・所属・名前
・勤怠
・支給
・控除金額
・差引支給額
抜け漏れなく、そしてミスなく給与明細を発行するには、このように重要な構成要素を整理することが重要になります。特にフォーマットや雛形等を活用せず給与明細書を発行するときは、しっかりとチェックしておきましょう。
社員番号・所属・名前
どのような明細書にも、基本的に宛先は必要になります。誰に支払った給与の明細書なのか、すぐにわかるようにする必要があるからです。そのため名前は、省略したり別称を使ったりせず、基本的にはフルネームで記載するようにしましょう。
なお、管理しやすさやほかの社員との混同を避けるようにする際には、社員番号や所属をあわせて記載するのも大事です。
勤怠
基本的に給与は一人ひとりの勤怠の状況に基づいて支払われます。そのため勤怠に関する情報も、基本的には給与明細に記載する必要があります。出勤日数、欠勤日数、残業時間、有給休暇の有無等が挙げられます。
なお、勤怠管理システムと連携できる会計システムや、それらがまとめて一つになっているシステム等は、打刻がそのまま給与明細作成の際に自動で反映されるため非常に便利です。
支給
勤怠に基づいていくらの給料を支給しているのかを示す項目になります。ここでは基本給をまずベースとして、そこに残業代（時間外手当）、欠勤のマイナス分、その他手当等が入ってくる仕組みです。
手当は通勤手当（交通費）、住宅手当、家族手当、役員手当等企業によって様々なものがあります。近年は、福利厚生の一環として、その企業ならではのオリジナル手当を支給しているところもあります。
控除金額
給与は基本的に、従業員が働いた分をそのまま支払うわけではありません。給与には控除金額というものがあり、まず代表的なものだと健康保険や厚生年金等の社会保険料があります。
ほかには所得税や住民税等の税金が挙げられます。これらを控除として給与から天引きするため「何にいくらかかるのか」一つひとつの内訳を明らかにする必要があります。
差引支給額
給与の総支給額を算出し、その上で控除分をマイナスしたのが差引支給額になります。いわゆる「手取り」といわれる額がこの差引支給額です。
この差引支給額の記載が漏れていると、単純に給与の総支給額が手取りだと勘違いしてしまうこともあります。トラブルなく給与明細書を発行する際には、しっかりと差引支給額についても記載を怠らないようにしましょう。
まとめ：会計・財務システムで給与明細発行を効率化しよう
給与明細の発行業務を進める際には、そもそも給与明細書には何を書かなければならないのか、必須となる項目についてはよく理解を深めておきましょう。給与明細の基本構成要素をあらかじめ整理しておけば、抜け漏れなく給与明細を発行できます。
しかしテンプレートを使って1枚ずつ給与明細を作成するのは、やはり手間のかかる作業と言わざるを得ません。目視で勤怠の状況と照らし合わせながら計算を行うため、正直ミスも目立ちます。そのため業務効率化を図るには、やはり会計・財務システムは積極的に取り入れたいところです。
システムを取り入れれば、給与明細の作成もほぼ自動化できるため、手間を大幅に軽減できます。勤怠管理システムと連携すればオートでの反映なので、基本的にミスはなくなります。必要なシステムを導入し、給与明細作成業務をはじめとした会計・財務業務を効率化していきましょう。
