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経理業務では様々なデータを扱うため、全体的に煩雑な業務になりやすい特徴があります。そのためエクセルを使用する際に「もう少し効率化できたら良いのに」と考える担当者の方も多いです。
実際に、エクセルには多くの便利な機能があるため、そういった機能や関数を活用すれば、同じ経理業務でも効率は明らかに上昇します。「別ソフトを使うのは難しい。現状でできる工夫をしたい」と思ったら、経理業務で役立つエクセルの機能や関数を積極的に活用していきましょう。
今回は、経理業務をエクセルで効率化するためのポイントとして、基本機能や関数、具体例等をわかりやすく紹介していきます。
経理業務とエクセルの相性がいい理由
経理業務に活用されるソフトウェアには様々なものがありますが、より相性の良いもの、多くの企業の経理部門で活用されているものとしては、Microsoft Officeのエクセル（Excel）が挙げられます。
エクセルは表計算ソフトのため、表をベースとした書類の作成、複数のデータの計算・整理処理等に役立ちます。ここではまず、経理業務とエクセルの相性が良い理由を、具体的に整理していきましょう。
関数を利用して計算や入力を楽にできる
エクセルは「関数」を活用することで計算やデータ入力等の業務を簡略化できる特徴があります。関数をあらかじめ組んでおけば、計算や分析等の作業をオート化でき、それによって業務効率を圧倒的に上げることができます。
よく経理部門の求人情報において、SUM、VLOOKUP等の関数が使えることが応募資格として頻繁に挙げられるのはこのためです。
関数を知っているか知っていないかで、エクセルを使った経理業務の速さや正確さは明らかに変わります。エクセルを活用して業務効率を高めるなら、関数の習得はまさに必須事項といえるでしょう。
オンラインでデータを保存できる
エクセルは、Microsoftアカウントを使用することで、オンラインで共有し保存できるようになっています。そのためテレワーク中や出張中、外回り中等でもデータの編集がしやすく、複数のユーザー同士で共同作業をすることも可能です。
事業内容によっては、リアルタイムでのデータ処理や分析が必要になるケースもあります。この場合もエクセルは活用でき、時間や場所を問わず編集ができます。
また、近年普及したテレワークに対応していることもポイントです。一見、テレワーク環境と経理は相性が悪いと思われがちですが、オンラインでデータの編集ができるのであれば、リモートでも安心して業務を進めることができます。
データ共有をしやすい
エクセルは、Officeソフトとして代表的です。表計算のソフトは様々ありますが、Microsoftのソフトウェアであるエクセルを使っている企業は非常に多く、これはデータの共有しやすさに繋がります。
取引先に何らかのファイルを共有したいときでも、有名な表計算ソフトであるエクセルなら、基本的に「対応していないので開けない」といった返答をもらうことはほぼありません。多くの場面で使えるソフトとして安心感があります。
経理業務でよく使うエクセル機能
経理業務においてエクセルを使いこなすなら、便利な機能は積極的に覚えたいところです。「エクセルで業務効率化といえば関数」とイメージする人は多いですが、実際のところは、関数は使いこなせなくても、基本機能を把握できればある程度作業の効率化を図れます。
ここで主に覚えておきたいエクセルの機能は次のとおりです。
・重複削除
・フィルター
・並び替え
・ピボットテーブル
・マクロ
それぞれの特徴や活用の具体例を整理していきましょう。
重複削除
エクセルでまず覚えておきたい機能の一つには、「重複削除」があります。これはその名のとおり、重複しているデータを削除して一つのみにする機能です。
収集したデータを並び替えたり集計を取ったりする際には、いくつかのデータが重複していて、処理や整理に差し支えることがあります。しかし重複削除の機能を活用すれば、データの重複部分がなくなります。
例えば会員情報をまとめたデータが複数ありそれらを一つにまとめたいケースでは、重複がみられる可能性があります。このような場合は、重複削除の機能は非常に便利です。
フィルター
エクセルのフィルター機能は、わかりやすくいうと絞り込みの機能です。膨大なデータの中から特定の条件に合う数値等を絞り込み、一覧する機能です。
例えばこのフィルター機能を利用すれば、顧客情報の中から「東京都在住の顧客」といったように絞り込んだり、そこからさらに「東京都在住の20代の顧客」といったように条件をさらに追加して抽出したりできます。
並び替え
エクセルの並び替え機能では、バラバラの状態で並んでいるデータを特定の条件で並び替えすることができます。なお、ソート機能と呼ばれることもあります。
並び替え機能なら、昇順・降順・五十音順・日付順等のかたちで簡単にソートできるため、データが一瞬で整います。例えばソート機能なら、商品リストを在庫数順に並び替えたり、売上順に整理したりすることが可能です。
ピボットテーブル
データの集計や分析にはピボットテーブルの機能が非常に役立ちます。分析する場所を設けることで、データから読み取れることをわかりやすく示してくれるのが特徴です。
よくある例でいえば、売上推移を出したり、経費の科目別の割合を出したりすることができます。
マクロ
マクロを覚えるとエクセルでの作業は圧倒的に効率化します。マクロは特定の作業をエクエルに記録させ、その作業を自動化する機能になります。
例えば売上伝票の内容をまとめて入力したあとに、日付順にソートしてわかりやすいように色分けをする業務を毎月行っている場合。この日付順ソート→色分け等の作業をマクロによって自動化できます。
経理業務でよく使うエクセル関数
機能だけでもある程度の効率化を図れますが、より早く確実に作業を進めたい場合は、関数を覚えることをおすすめします。
エクセルで使用する関数には非常に多くの種類があるため、関数はできるだけ多くのものをマスターしていきたいところです。しかし一度に多くを覚えることは困難なため、今回はより使用頻度の高い関数を紹介します。主に挙げられる種類は次のとおりです。
・SUM
・VLOOKUP
・COUNTIF
では、それぞれの特徴について詳細を整理していきましょう。
SUM
SUMは、最も一般的でどのような場面でも活用されやすい関数です。初めてエクセルの関数を覚えるなら、まずはSUMから習得していきましょう。
SUM関数は、指定範囲内において合計値を算出する関数です。例えば売上の合計額、アンケートの回答合計数等を求める際に有効です。
VLOOKUP
VLOOKUPでは、指定範囲内において検索条件にヒットする行を探し出し、その行内に入力されているデータを表示させることができます。
数多く存在する商品リストの中から、逐一商品を探して在庫数や販売数等を調べるのはとても大変です。しかしVLOOKUP関数を用いれば、管理番号等を入力して検索をかけるだけで、在庫数や販売数等のデータを表示させることが可能です。
COUNTIF
COUNTIFでは、指定範囲内において条件にヒットするデータの個数を表示させることができます。
例えば、商品リストの中から在庫が10以上残っている商品の個数を数える等の動作が可能になります。目視・手作業で逐一数える必要がないため、COUNTIFを覚えればデータの把握が楽になります。
まとめ：経理業務をエクセルで効率化しよう
エクセルには、経理業務の効率化に貢献できる機能や関数が様々あります。業務効率化を考えるうえで何をすれば良いのか困ることは多いですが、意外と普段使っているソフトの賢い活用方法を覚えれば、それだけでも効率化には十分に繋がるものです。
特にエクセルには、経理業務を高速化してくれる機能が多く、経理との相性は抜群です。便利な機能や関数をマスターして、スムーズにデータ処理を行っていきましょう。
