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経理業務は日々適切で正確な業務が求められます。また、日常的に行う経費精算作業等は、膨大な作業量になることでしょう。
そんな経理業務を効率化するためにおすすめなのが、RPAです。
本記事では、RPAとはなにか、導入することでのメリット、導入する際の注意点をご紹介します。
RPAを利用して経理業務の効率を上げましょう！
RPAは、人が普段パソコン上で行っている作業をツールやシステムに覚えさせることで自動化出来るものになります。
RPAを利用することで、定型化されている経理業務の多くはRPAに任せられ効率化を図れます。
RPAとは何のこと？
RPAとは「Robotics Process Automation（ロボティクス プロセス オートメイション）」の略称です。
パソコンで行う事務系の定型作業を自動化するツールやシステムのことです。
RPAが得意とする業務
RPAはルールの決まった定型作業を自動化するものになります。
そのため、明確に作業手順やルールの決まった作業が得意です。
例えば、経理業務でいうとデータ入力や集計作業、経費精算等主に日常的に行う単純作業はRPAが得意とするものです。
RPA導入が難しい業務
RPAは単純な決まった作業が得意な反面、人の判断や思惑が必要になる業務については自動化出来ず導入出来ません。
また、頻繁にルールや手順が変更になるものや例外作業が多くなるものについても、その都度システムに変更を加えなければならなくなるので非効率的になり、導入は難しいでしょう。
RPAは経理業務に役立つ
経理業務は、日々伝票への記帳やデータ入力、経費精算等の定型業務が多くあります。
これらの業務は、単純作業を長時間する業務になるので、人が行うと集中力の低下や疲れからヒューマンエラーが起こりやすくなります。
き定型作業をRPAに任せることで、正確に単純作業が問題なく進められるだけでなく、そのほかの人の判断が必要な経理業務に時間を当てられます。
経理業務へのRPA導入事例5つ
手順の決まった定型作業を得意とするRPAですが、具体的に経理業務の中でどういった作業に利用できるのかをここでは5つご紹介します。
1.各データのシステムへの入力作業
社内システムで入力した売上データを会計システムへ入力することや入金データを社内システムに取り込み、売上データと集約化させること等のほかのツールからツールへの書き写す入力作業はRPAで自動化が出来ます。
また、RPAは複数のソフトやシステムを連携させることも出来るため経理業務量を軽減出来ます。
2.経費精算作業
経費精算するにあたってもRPAを活用できます。
例えば、よくある交通費精算であれば、人力でその作業をする場合はネットで経路を検索し、運賃と申請金額を確認しなければいけません。
RPAを利用すれば、RPAはネットから必要な情報を検索し、収集する機能があるため、申請金額と照らし合わせることの自動化が出来ます。
3.入金消込作業
経理業務中の重要な業務の一つに入金消込作業があります。
入金消込作業とは、企業が商品やサービスを提供したときに売上が計上されますが、入金が完了されるまで売掛金として扱います。そして、入金がされた際に、売掛金とされていた金額を消していく作業が入金消込作業になります。
この重要な作業もRPAの技術を使うことで計算が正確でミスのない作業をすることが可能です。
4.買掛金・売掛金の確認作業
会社経営の中で信用に関わる経理業務の買掛金・売掛金の確認作業もRPAを利用すれば効率的で精確にできます。
この業務は数字の正確さを求められており、人が行う場合はその重要性から時間のかかる作業になります。
しかし、RPAを利用すればシステムで計算も正確に行われ、時短にもつながります。
5.帳票の転記作業
RPAは複数のソフトやシステムを介した定型作業も行えます。
そのため、営業から上がってきた売上データを会計ソフトへ転記することや会計報告に必要な帳簿を会計ソフトからほかのツールへ転記することも出来ます。
経営にも関わる重要なデータのため、人力でやる際には経理社員の大きな負担になりますが、RPAを使用する事によってミスのない的確な業務が出来ます。
経理業務にRPAを導入するメリット4つ
RPAを導入するに当たって具体的にどのようなメリットが生じるのでしょうか。
ここでは、大きな4つのメリットをご紹介します。
1.作業スピードアップにより業務効率が向上する
経理業務の中のルーティン作業をRPAに任せることによって、人の力で作業するよりも大幅な時間短縮が可能になります。
機械が作業するため、膨大なデータ処理を同時に行えたり、また業務時間外でも処理を任せておけます。
そのため、作業スピードが格段にあがり業務効率が進展します。
2.入力や計算の人ため的ミスが減る
経理業務は会社の経営の中でも重要な役割を持つため、人の手で作業する場合には集中力やダブルチェックは必要になります。また、長時間同じような作業をすることで疲労し、ヒューマンエラーが発生することもあります。
しかし、RPAを利用すればRPAは設定された業務を正確にこなすので、入力や計算の人ため的ミスがほとんどなくなります。
3.コスト削減・人員不足解消につながる
決まった定型作業をRPAに任せることによって、今までその作業にかかっていた従業員の労働時間を減らせます。
そのため、人件費にかかっていたコストを削減できたり、ほかの業務に従業員をあてられるため人員不足も解消できます。
4.社員がコア業務に時間を割ける
単純で時間のかかる定型作業をRPAに任せられることで、機械では判断がつかない人の判断が必要な重要な業務に専念できます。
コア業務に集中できることで、業務の生産性があがり会社の経営をより良くすることが可能になります。
経理業務にRPAを導入する際に気を付けること4つ
単純定型作業を効率良くこなしてくれるRPAですが、導入する際には気を付けなければならない点もあります。
ここでは、大きく4つご紹介します。
1.業務内容を可視化しておく
経理業務の中でもRPAを使用できる業務とできない作業があるはずです。
導入する前に、業務の一つ一つをリストアップし可視化することでRPAを使って自動化し効率化できる作業が明確になるはずです。
またリストアップしておくことで、RPAに落とし込む際の手助けになったり、予想していた作業以外にRPAを使用できる作業が見つかるかもしれません。
2.小さな作業から導入していく
RPAを導入する際には、小さな定型業務を自動化することから始めることをおすすめします。
なぜなら、運用を始めても上手く活用できなかったり、予期せぬ問題が発生する可能性があるからです。
テスト運用していく中で、RPAの運用体制や効率範囲等の確認も進めていくことが重要になります。
3.エラーが起こった際の対処方法を考えておく
RPAはロボットである以上、システム障害やバグが発生する可能性があります。
そのため、万が一エラーが発生してしまうと業務が滞ってしまうのでエラーが生じた際の対処法を考えておく必要があります。
4.運用管理できる人員を確保する
RPAを導入した際には、きちんと運用管理できる人材を育てる、もしくは確保することも必要です。
せっかく良いツールを導入しても、それを活用できなければ意味がありません。
そのため、RPAを運用でき、また問題が起こった際には対処できる人員が少なくとも何人かはいるようにしましょう。
まとめ：RPAの導入は経理業務の作業効率をアップさせる
定型作業を自動化できるRPAを経理作業に導入する事は、飛躍的な効率アップになります。
RPAに任せることによって、時間の削減からコストの低下、人件費の削減が見込まれます。
また、機械が計算や転記するので、ヒューマンエラーの可能性が少なくなります。
本記事でご紹介したメリット、導入する際の注意点を参考にRPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
