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新型コロナウイルスの流行以降、社会規模でテレワークの導入が進んでいます。営業等の職種に比べると経理業務におけるテレワーク導入は難しいと考えられがちで、導入に二の足を踏んでいる企業も多いでしょう。
しかし、いくつかのポイントを押さえることでほとんどの会計業務はテレワーク化することが可能であり、大きなメリットを得られます。
そこで今回は経理業務をテレワーク化するにあたってのメリットや課題、そして押さえるべきポイントについて説明します。
経理業務でもテレワークは可能！ 効率化のためにも今一度業務を見直してみよう
「今の情勢を加味するとテレワークの導入が重要なのはわかる。ただ、経理業務だけは難しいのではないかな……」そう悩んでおられる担当者の方は数多くいらっしゃいます。紙での運用を基本としてやってきて、それが当たり前になっている企業にとってはなおさらです。
しかし、ひとつひとつの経理業務を見直してみると、実はテレワーク化できる作業はたくさんあります。そもそもデータを扱うことが業務の大半を占める経理業務は、テレワークとの相性が良いのです。
経理業務でテレワークを導入するメリット
メリット①企業は優秀な人材を確保して流出を防げる
経理業務にテレワークを導入することのメリットのひとつが、優秀な人材を確保できることにあります。社会的にテレワークが推進されている現在、テレワークできることを転職の要件にしている人も多くいます。
テレワーク導入が進まないことは、社員のモチベーション低下に繋がり、最悪の場合は転職による人材流出を招くことになるでしょう。特に経理業務においては、まだまだテレワーク化が進んでいないのが現状ですので、いち早くテレワークを導入することで、他社と差別化することができます。
メリット②有事でも事業継続がしやすい
新型コロナウイルスは未だ感染拡大を続けており、今後も予断を許さない状況が続きます。社員の一人が感染することで、周囲のメンバー含めて出勤停止ともなれば業務に大きな遅れが生じます。
コロナに関わらず、災害等あらゆるリスクに備え、出社しなくても業務が停滞しない環境を作っておくことは、今後の企業経営において必須と言えるでしょう。
メリット③従業員はワークライフバランスを保てる
テレワークを導入することのメリットは企業側だけに留まりません。
従業員側にも大きなメリットが存在します。通勤時間がなくなる分、趣味や勉強に時間を充てることができるのはもちろん、子育てとの両立にあたっても大きな支えになることでしょう。
男女問わず、幅広い年代の担当者が存在する経理業務において、ワークライフバランスの面からも今後、テレワークの必要性は高まることが予想できます。
メリット④作業効率化に繋がる
ツールをうまく活用することで、作業を効率化することができるのも経理業務のテレワーク化の大きなメリットです。仕訳入力等を自宅でできるのはもちろん、請求書や納品書をクラウド上で管理することができれば、すべての担当者がいつでも同時に書類を閲覧することができます。
また、申請・承認行為が時間や場所を問わず行えるため、担当者や上司の予定を随時確認する手間を省くこともできます。
経理業務でテレワークを導入するにあたっての課題
課題①領収書や各種帳票の電子化が必要
領収書や請求書等、経理業務には多くの帳票が必要です。それぞれの帳票を紙で処理してきた企業においては、膨大な数の帳票を電子化することが経理業務のテレワーク化の大きな課題と言えるでしょう。
特に細かい数字のチェック作業等は、慣れ親しんだ紙でのチェックからの切り替えが難しく感じるかもしれません。
最初のうちはできるところから電子化を進めていくのがポイントです。少しずつファイリングされる紙が減っていくことで、業務が整理しやすくなり、電子化のメリットを感じられるようになるはずです。
課題②環境整備のコストが掛かる
経理業務のテレワーク化を躊躇させる大きな要因のひとつが、環境整備にかかるコストの問題です。テレワーク用の通信機器を新規で購入する必要があるほか、セキュリティ対策のためのVPN設定も必要になります。
また、自宅作業に伴う光熱費や通信費の補助も必要になるでしょう。
厚生労働省や各地方自治体が、テレワークに関する補助金、助成金を設定していますので、一度目を通しておくことをおすすめいたします。
課題③情報漏洩等のリスクにセキュリティ対策をする必要がある
テレワーク導入にあたっては、適切なセキュリティ対策をセットで検討しましょう。一度情報流出が起きると、企業への信頼感は大きく低下してしまうため、慎重な対策が必要です。
出社時には考えられなかったウイルス感染等による情報流出リスクのほか、通勤時における紙媒体や携帯端末の紛失リスクが考えられます。
総務省の「テレワークセキュリティガイドライン」等も参考に、テレワーク時のマニュアルをきちんと整備しておくことが大切です。
テレワークできる環境づくりは作業のデジタル化や効率化に繋がる
テレワークできる環境を作っていく過程においては、従来紙で行っていた作業を電子化する等、「作業のデジタル化」が必要な場面に必ず出くわします。テレワークが社会的に推進されていく中で、クラウド会計ソフト等、経理業務に関しても多くの便利なITツールが生まれているので、ツール導入含めて広い視野で検討してみることが大切です。
作業のデジタル化は、テレワーク環境の構築のみならず、多くの作業効率化へも繋がることでしょう。
経理業務でツールを活用し効率化できる作業とは
効率化できる作業①仕訳入力や帳簿の記帳
経理業務にクラウド会計ソフト等のツールを導入することで、どこにいても仕訳入力や帳簿の記帳ができるようになります。記帳方法も、会社にいる時と同じようにデータ入力するだけなので、自宅にいても迷うことなく作業できるでしょう。
また、銀行の口座明細やクレジットカードの請求情報等を自動で取得し、取引内容に応じて勘定科目まで設定してくれるサービスもありますので、手作業に比べて大幅に作業効率化できます。
効率化できる作業②経費精算や申請・承認
経費精算や申請・承認作業にITツールを導入することで、作業効率化になるのはもちろん、担当者不在によって作業が進まないもどかしさも解消することができます。
特に、営業部門の経費を精算する時は、担当者やその上長が不在にしていることも多いため、場所を問わず交通費等の申請・承認作業を行える体制を整えておくことで大きなメリットが得られるでしょう。
締切間際の承認等がスムーズに進むことで、今まで苦労していた業務をストレスなく行えるようになるはずです。
効率化できる作業③請求書や納品書の処理
テレワーク導入にあたっては、場所を問わず請求書や納品書を確認できる環境を構築することをおすすめします。経理担当者が自宅からでも請求書や納品書を確認することができるようになり、テレワークでも業務に遅れが出なくなります。
また、紙での運用がなくなることで、煩わしいファイリングの手間がなくなるほか、紛失のリスクからも解放される等、多くの恩恵を感じられるでしょう。
請求書や納品書を電子化するサービスを検討してみてはいかがでしょうか。
効率化できる作業④給与明細の発行や振込
給与計算にミスは許されないのですが、不慣れな従業員が対応しなければならない場合等、思わぬミスが起きることも考えられるでしょう。
特に、紙やエクセルで給与明細の作成を行っていると、ミスが起きるリスクが高まります。
給与明細の作成・発行、および振込処理についてはITツールを導入することで、ミスを防ぎ、従業員が安心して働ける環境を作ることが大切です。
経理業務をテレワークで対応するためのポイント3つ
①ペーパーレス化で紙とハンコベースの感覚からシフトする
経理業務のテレワークを導入するにあたり、ペーパーレス化は必須です。
まずは「紙とハンコが当たり前」という思考を捨て去ることからはじめましょう。
従来、紙で運用していた業務はクラウド上での管理に変更する必要がありますし、ハンコで承認をしていた業務はクラウドソフト等を利用してのワークフロー化が必要になります。
はじめのうちは慣れないかもしれませんが、過去の帳票を検索することが容易になったり、帳票を簡単に共有できる等、次第にペーパーレスのメリットを感じられるようになるはずです。
②業務マニュアルを整備する
紙とハンコベースで業務を行っていた企業がペーパーレスに移行すると、特に最初のうちは多くの混乱が生じることが予想されます。移行にあたっては、事前に業務マニュアルをきちんと整備し、説明会を開く等して従業員全員にきちんと共有しましょう。
また、実際にテレワークを進めていく中で発生した新たな課題があれば、随時マニュアルを更新することも重要です。マニュアルは常に最新の状態を保つことで、万が一の情報漏洩等のリスクにも対処することができます。
③フルリモートではなくはじめはハイブリッド型を取り入れる
テレワークを導入するにあたって、最初から完璧を目指す必要はありません。まずは出社とテレワークを組み合わせた「ハイブリッド型」からはじめると良いでしょう。
例えば、テレワーク導入当初は試験的に週1回程度テレワークを取り入れてみてはいかがでしょうか。実際にテレワークをやってみることで、新たな課題も見つかるため、テレワークしやすい環境が次第に構築されていくはずです。
経理業務でツールを活用することによって得られるメリット
テレワークの導入に関わらず、将来的な働き方の変化を見据えて、経理業務へITツールを導入することはマスト事項と言えるでしょう。
まず、手作業で会計入力を行っている場合に比べて、ミスを大幅に減らすことができます。
手作業の場合は、慎重に確認をしているつもりでも、数値の転記ミスや売上の二重計上等、思わぬミスが避けられません。その点、会計ソフトを使えば、銀行口座やクレジットカード明細を自動で取り込むことができるため、転記ミスの大半を削減できます。
取引先への売上・仕入情報と入金・出金情報を紐付けるサービスを利用すれば、売上の二重計上を防ぐこともできるでしょう。
また、「この仕事はAさんにしかわからない」というような業務の属人化が進んでいる企業にとっても、ITツールの導入は良いきっかけになります。ITツール導入をきっかけにマニュアルを整備し、業務フローを見直してみてはいかがでしょうか。
【まとめ】まずは一部の業務からデジタル化してみよう
以上、経理業務へのテレワーク導入について、そのメリットや課題を含めてご紹介いたしました。
テレワーク導入にあたっては、多くのメリットがある一方、今まで紙での運用をしてきた企業にとっては取り組むべき課題も多くあります。まずは一部の作業からデジタル化を検討し、ハイブリッド型のテレワークからはじめてみてはいかがでしょうか。
経理業務のテレワーク化を検討しておられる担当者の方におすすめなのが、「oneplat」です。oneplatは、受け取る納品書・請求書を電子化できるサービスです。
従来、紙で受け取っていた納品書・請求書をoneplatでとりまとめ、現在、ご利用中の販売管理システムや会計システムと、納品データや請求データが連携できるため、手作業での入力時間がほぼゼロになります。
また、納品データや請求データの確認・承認についても、oneplatの画面上で実行可能であるため、テレワークも非常に効率的に行うことができるでしょう。
