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インターネットの発達や新型コロナウイルスの影響から、ここ数年で多くの企業が在宅勤務の導入に乗り出しました。
しかし、その中においても経理業務を在宅で行うのは難しいといわれています。
本記事では、経理業務を在宅で行うことで生じる問題や解決方法についてご紹介していきます。
これから業務を在宅勤務に移行していこうと考えている企業担当者の方は、是非参考にしてください。
経理の在宅勤務が困難な理由とは
昨今、新型コロナウイルスの影響もあり、在宅勤務を正式に導入する企業も増えてきました。
しかし、経理業務は在宅勤務が困難といわれています。
経理を在宅で行うのが困難といわれる理由は、主に以下の2点です。
①出社を求められる業務が多い
②個人情報やセキュリティ面で対策が必要
出社を求められる業務が多い
ひとつめの理由は、経理業務には出社を求められる業務が多い点です。
経理業務は家にパソコン1台あればすべての業務を行えるものではありません。
請求書等、社外に持ち出せない書類やデータを扱うことが、ほかの業務よりも多いです。
そのため、データ上でやりとりが完了できるシステムを導入するコストを考えると、出社なしでは難しい業務と捉えられます。
個人情報やセキュリティ面で対策が必要
経理で扱う書類や情報は、会社にとって重要な情報です。
万が一、外部に流失あるいは意図していない形で閲覧されてしまうと、予期しない問題に発展する可能性もあります。
経理業務を在宅勤務で行う際、セキュリティ環境を万全に整えなければいけない点も、解決すべき大きな課題になっています。
経理業務の在宅化を阻む問題とは
経理業務を在宅で行えるようにするために、どのような問題を克服する必要があるでしょうか。本記事では、以下の2点に絞ってご紹介します。
①業務のデジタル化を進める準備が必要
②コミュニケーションを補うツールを導入する必要がある
業務のデジタル化を進める準備
経理業務では、まだまだ紙媒体を扱うことが多いです。
経理業務を在宅で行うためには、社外にいても必要な情報が閲覧できるよう、業務全体のデジタル化を進めていく必要があります。
そのため、新たに電子媒体で請求書を発行できるツールや、電子書類を管理するためのツールの導入を検討していく必要があります。
コミュニケーションを補うツールの導入
経理業務に限らず、在宅勤務を進めていく上で、コミュニケーションツールの導入も欠かせません。
これまでは社内にいれば、たわいもないことから重要なことまでコミュニケーションを図ることができていました。
しかし、在宅勤務は会話をしなくても仕事を進めていくことができます。
そのため、業務にコミュニケーションが必要な場合はメールほど堅苦しくない、少し気軽に使えるコミュニケーションツールを導入していきましょう。
在宅勤務で経理業務を遂行するためにすべきこととは
在宅勤務の体制で、経理業務を進めていくためにすることは以下の3点です。
①ペーパーレス化の推進
②電子署名の導入
③決済方法の変更
いきなりすべての項目をクリアするのは、大きな負担になります。まずは進められるところから手をつけていきましょう。
ペーパーレス化の推進
まずは、組織全体としてのペーパーレス化を推進していきましょう。
経理業務に必要な書類や情報を電子媒体に移行できれば、在宅勤務移行へのハードルはかなり低くなります。
情報の管理体制は整備しなくてはいけませんが、クラウドサービスを上手く使い、ペーパーレス化を進めていきましょう。
電子署名の導入
次に電子署名の導入を検討していきましょう。
依然として、押印が必要な書類や業務は多くあります。そのため、押印作業は在宅勤務移行への大きな障害になっていると言えます。
ネットワーク環境さえあれば、どこにいても押印することができる電子署名を導入することで、在宅勤務化へさらに近づくことができます。
決済方法の変更
決済方法を見直すことでも、経理担当が出社しないと解決できない作業を減らせます。
振込や送金をネットバンキングで行ったり、法人向けのクレジットカードを作ったりすることで、在宅勤務でも作業が可能になります。
経理で在宅勤務を導入する方法
経理で在宅勤務を本格的に導入していくために、特に以下の3点を整えておきましょう。
①PCのセキュリティ環境を整備する
②デジタル化に対応可能なツールを導入する
③在宅勤務時のルールを設計・周知する
PCのセキュリティ環境を整備する
経理業務では、自社だけではなく他社との金銭的なやりとりを行うため、PCのセキュリティ環境は万全に整備しておきましょう。
PC本体へは、ウィルス対策ソフトの導入やアクセス制限をかける等が必須事項です。
また、社員に対してもセキュリティ講座やインターネット講座を開く等、周知・徹底を怠らないようにしましょう。
デジタル化に対応可能なツールを導入する
次にデジタル化に対応可能なツールの導入を検討しましょう。
経理業務を在宅で進めていくためには、これまで紙媒体で管理していたものを電子媒体に移行する必要があります。
また、電子媒体で管理されているものをどこにいても安全に閲覧できるよう管理しなくてはなりません。
社内で必要となる規模の情報管理ツールを選んで、使っていきましょう。
在宅勤務時のルールを設計・周知する
最後に在宅勤務を行っても、大きな問題なく業務が進んでいくためのルールを設計・周知する必要があります。
在宅勤務になったからといって、従業員が自由気ままに作業を行うと、業績に影響が出てしまいます。そのため、在宅勤務を行う上での注意点や情報の共有は確実に行いましょう。
在宅勤務で経理業務を進めるメリット
在宅勤務で経理業務を進めていくのは難しいですが、移行できた場合企業側にも経理担当側にも多くのメリットが生まれます。
最後にそれぞれの立場から生まれるメリットについてご紹介します。
【企業側①】優秀な人材の確保・流出の抑制
企業側のひとつめのメリットは、優秀な人材を確実に確保したり、流失を抑制できる点です。
在宅勤務が徐々に浸透しつつある中で、在宅勤務に移行できていないというのは、従業員からするとマイナスイメージをもたれる可能性があります。
在宅勤務が可能な体制を整えることで、安定した人材の確保につながっていきます。
【企業側②】コストの削減
経理業務の在宅勤務を進める上で、組織全体としてのデジタル化を進めていく必要があります。
管理ツールを導入する際の初期費用は必要になります。しかし長期的な視点で見ると、これまでかかっていた紙代やインク代、郵送に必要な諸経費を削減できます。
【企業側③】事業継続性の確保
在宅勤務を可能にすることは、事業継続性の確保にも繋がります。
新型コロナウィルス禍において、出社をしないと業務が進まない体制が浮き彫りとなりました。
今後、新型コロナウイルス以外にも不測の事態が起きた時、在宅勤務が可能な体制を整えておくことで、業務への支障を最小限に抑えることができます。
【経理側①】仕事と育児・介護・治療との両立
経理担当側にもメリットは存在します。
まずは、在宅勤務が可能になることで、仕事と育児・介護・治療との両立ができる点です。
これまでは私生活の状況で退職や転職を余儀なくされていた人でも、在宅勤務が可能になれば、引き続き業務にあたれます。
【経理側②】ワークライフバランスの向上
在宅勤務が可能になると、通勤時間がなくなり、今までの生活リズムとはまた違った時間の使い方ができるようになります。
浮いた時間を家族との時間や、自分の趣味に当てることで、ワークライフバランスが向上していくのもメリットのひとつです。
【経理側③】生産性の向上
最後のメリットは、生産性が向上する点です。
これまで慣例的に行ってきた紙媒体での作業から、電子媒体での作業に切り替えることで、簡略化できることが格段に増えます。
新たに生まれた時間でほかの業務に取り組むことができるため、全体の生産性を上げていくことができます。
まとめ：業務のデジタル化を進め在宅勤務の実現を！
これまで経理業務は、作業に必要な資料の特性上、在宅で行うことは難しいと考えられてきました。
しかし、ここ数年の情勢も影響し、在宅勤務に必要なツールが数多く提案されています。必要な業務を整理し、デジタル化を進めることで、経理業務であっても在宅勤務は可能になります。
人材の確保や組織としての価値を高めるためにも、業務のデジタル化を進めていきましょう。
