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表計算やデータ管理等多くの機能が使える表計算ソフトが、マイクロソフト社が提供しているエクセルです。関数を使用した表計算やマクロを使用することで、業務量が多い経理の仕事をスムーズに行えます。
当記事ではエクセルで覚えておきたい機能のほか、経理にとってエクセルが必要な理由まで解説します。当記事を参考に便利な機能を活用し、効率的かつ確実な業務遂行に努めましょう。
経理に必要なエクセルスキルとは
エクセルは経理業務を遂行する上で、必要な表計算ソフトです。経理業務の場合は基礎スキルのみならず、関数を使用した表計算やマクロを扱うスキルが求められます。
しかし一口にエクセルと言っても様々な機能があり、経理経験が浅い場合は「どれを重点的に覚えればいいかわからない」と悩む方も多いですよね。
そのため、ここでは経理担当者が最低限覚えておきたいスキルを紹介します。
またよく耳にするマクロについても触れていきますので、参考にしてくださいね。
エクセルの基礎スキル
経理では、日々エクセルを使用しますので基礎スキルは必須事項です。エクセルの基礎スキルには、簡単な表計算・四則演算・相手に見やすい資料作成・基本的な関数があります。
これらをうまく活用することで、煩雑な業務の効率化が図れます。
経理の仕事は、経営に直結する数値を扱う業務から、給料や予算管理等のルーティン業務まで、幅広いものがあります。しかしいずれもエクセルの基礎スキルを用いて効率的に業務を進める必要があります。
関数を扱うスキル
エクセルを経理で活用する際、関数を扱うスキルは必須事項です。足し算や掛け算等の四則演算等基本関数や、経理の仕事を効率化できる関数もありますので必ず覚えましょう。ここからは、経理担当者なら知っておきたい2つの関数を紹介します。
ROUND関数
ひとつ目の関数は「ROUND関数」です。ROUND関数は経理業務で割引価格の計算や、消費税の計算に活用される関数です。
特徴は、小数点の切り上げや切り捨てを指定したり、計算した合計を四捨五入等指定した桁数で数値を示す点です。例えば、ROUND関数を使用して桁数を0にした場合は、小数点以下第一位が四捨五入されて、整数が表示されます。
SUMIF関数
経理担当者が押さえておきたい2つ目の関数は「SUMIF関数」です。経理業務では、勘定科目ごとや部署ごとの売上の集計に活用されます。
特徴は、条件に合う項目のデータ合計を集計することができる点です。
大容量のデータを効率よく集計するため、業務効率が上がります。また特定の数字や日付との比較や、特定の文字列等色々な条件を指定して数値を合計できますので、様々なシーンでの活用が可能です。
マクロを扱うスキル
エクセル機能の中で、関数に並び重要視される機能がマクロです。
マクロとは、エクセルを使用したプログラミングのひとつを指します。
また、マクロには、大きく2種類の使用方法があります。ひとつはプログラムを書いてコードを組む使用方法、2つ目はマクロの記録を使用してプログラムを組む使用方法があります。
経理で活用するのは、おもに2つ目の使用方法になります。 マクロに記録することでエクセルが自動計算してくれますので、そのため何回も同じ計算をする業務なら作業時間短縮になり効率が上がります。
経理担当にエクセルスキルが必要な理由
これまで、経理担当者が知っておきたいエクセルスキルについて紹介しましたが「なぜスキルが必要なのか」と、必要性に疑問をもつ方もいますよね。
そのため、本項目では経理担当者にとってエクセルが欠かせない理由を3つ紹介します。
結論から言うと、経理は正確かつ迅速に仕事を進める必要があるため、業務の効率化や確実性が求められます。それらを実現するためにエクセルは必要不可欠です。
詳しく見ていきましょう。
業務を効率化できる
エクセルスキルが必要な理由のひとつ目が、業務を効率化できることです。経理の仕事は繰り返し行う業務が多いため、エクセルスキルのマクロを使用することで作業時間を短縮することが可能です。
またエクセルスキルの関数をマスターすることで、売上集計等多くの計算もエクセルが計算してくれますし、計算ミスや入力間違いも防いでくれます。作業時間も短縮することで残業も減少し、企業コストだけでなく担当者の負担も軽減できます。
オンラインでデータを保存・共有できる
エクセルスキルが必要な理由の2つ目は、オンラインでデータを保存・共有できることです。経理担当者の仕事には、データから資料を作成したり、多くのデータを集計して会計ソフトへ取り込むデータ作成があります。
取り込むデータ作成では、通常仕訳をひとつ入力していたら時間がいくらあっても足りません。しかし、エクセルスキルでオンラインデータを保存・共有し関数スキルやマクロのスキルを活用すれば業務効率も上がります。
テレワークに対応できる
エクセルスキルが必要な理由の3つ目は、テレワークに対応できることです。近年コロナウイルスで仕事のスタイルが、事務所に通勤しなくても自宅で仕事をできる環境に変化しています。
そのため、経理の仕事も担当者にエクセルスキルがあれば、テレワークが可能になります。テレワークをすることで、勤務先への交通費や時間の削減にもなります。
まとめ：経理業務はエクセルや会計・財務システムで効率化しよう
ここまで経理担当者が行う業務には、エクセルスキルが欠かせない点を解説してきました。経理業務は、日々売上の集計や会計システムへ入力するデータ作成等多くの業務があり、状況により担当者の負担が多くなる傾向にあります。
しかし、エクセルスキルを多く身に着け、効率的な作業を進めると自身の負担も会社のコストも減らすことができます。そのため、「経理業務は、いかにうまくエクセルスキルを使用できるか」が重要になります。
エクセルスキルを高めて、効率化を図り自分も会社にもメリットをもたらせるよう努めましょう。
また、エクセルに加えてoneplatが提供している会計・財務システムを自社で採用し経理業務の自動化・効率化を進める選択肢もあります。
oneplatは企業の支払いを合理化してくれるシステムを提案でき、複数の支払いをひとつにまとめてくれたり、会計システムへのデータ入力自動化も実現できます。
経理の会計業務の負担削減に役立つ魅力的なサービスを提供しているので、経理業務を自動化や効率化したい経理担当者におすすめのサービスです。
是非この機会に、経理業務の負担を減らすためにもエクセルスキルの勉強はもちろん、oneplatの会計・財務システムやサービスを検討し業務コストの削減や自社のキャッシュフローを最大化することを検討しましょう。
