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企業の成長に伴い増加する取引先。その全ての取引を正確に管理する経理業務の中で、特に納品書・請求書の処理は、企業経営の根幹を支える重要業務の一つです。
しかし、現実には紙での管理や、複数のシステムを併用した手作業での処理が一般的で、経理担当者の大きな負担となっています。特に月末や年度末の繁忙期には、単純作業に追われることで重要な業務が後回しになったり、ヒューマンエラーのリスクが高まったりと、企業経営にも影響を及ぼしかねない状況が続いています。
このような課題に対し、経理業務の効率化を支援する様々なツールが開発される中、特に注目を集めているのが、納品書や請求書の受け取りをリアルタイムかつ100%の精度で電子化できる「oneplat」です。
今回、私たちはoneplatを導入した、株式会社ケーユーホールディングスを取材しました。
導入までのプロセスや比較検討段階でのポイント、どのような課題が導入によって解決されたのか、同社の横田様と平山様に伺いました。
本記事はインタビュー内容をもとに、具体的な導入効果や検討過程のお話を詳しく紹介します。
ヒューマンエラーによる社内外の信頼性を考慮して課題解決を試みた
業務フロー全体の見直しや効率化によって課題解決を検討した背景を教えてください。
平山様：当社では、外注業者から紙で納品書が届くと、拠点はそれを基幹システムへ入力するが、手間や時間がかかる上、請求書と突合する段階で多くのミスが発覚していました。これは、納品書のデータを手動で基幹システムに入力しているために、どうしてもミスが発生しやすかったのです。また、これらのミスは請求書と基幹システムの債務残高の不一致の原因にも繋がっておりました。
横田様：受領する納品書は手書きのものや印刷物などと、形式が業者ごとに異なることから、月末に届く請求書の内容が納品書と一致しないケースが頻発していました。そのため、基幹システムへのデータ入力時に不備が生じた場合や、業者側の請求内容に誤りがある場合など、原因は様々で、その都度の確認・修正作業に多大な時間を要していました。
このように、手動でのデータ入力に伴うヒューマンエラーが問題となっており、業務の効率を大きく下げる要因になっていたことが、改善を検討する一因となりました。
紙ベースの納品書や請求書を管理する業務負担を軽減したいと思っていた
経理業務の効率化に向けて、どのようなきっかけでoneplatの導入を検討されるに至ったのかを教えてください。
横田様：当社のもう一つの課題は、多忙な月末に発生する突合業務が煩雑なことでした。具体的に、各拠点に毎月末に外注業者から請求書が届き、日々受け取る納品書と届いた請求書の内容とで手動で照合を行い、拠点から経理部門への支払依頼申請を経て、最終的に経理部門が支払い処理を行うというフローが確立していました。しかし、この一連の流れの中で、納品書の内容が請求書と一致しない場合、再確認や修正作業が必要となり、その都度現場は対応に追われており、拠点の大きな負担となっていました。
平山様：支払依頼申請が経理部に届くと、経理部でも納品書と請求書の内容を照合する必要がありました。この照合作業が毎月非常に手間がかかり、経理部門全体の生産性を大きく低下させていました。特に、拠点での処理が遅延した場合には、経理部門内の業務スケジュールが崩れて、決算に影響を与えかねず、短期間での迅速な対応が求められていました。
そうした業務負担を減らすために、何かしらのツールやシステムで解決できないかと考えるようになったのが、oneplatの導入を検討するきっかけとなりました。
AI OCRのパイロット運用を通してプロセス改善と導入後のサポート体制を選定軸に
oneplat導入の際に比較検討した他社サービスはありますか。
横田様：最初に検討したのは、AIを使ったOCR（光学文字認識）技術でした。紙の納品書や請求書をスキャンし、システム上でデータ化・処理できるものです。しかし実際にパイロット運用してみると、認識精度が十分ではなく、結果として人間の手で確認・修正する手間が増えました。結果的に、AI OCRを使ったソリューションでは期待していた業務の効率化が実現できず、納品書と請求書の突合作業そのものをシステム上で自動化できる別のツールを探すことにしました。その際に候補として上がったのが、oneplatでした。
oneplat導入を決めた際の選定軸を教えてください
oneplatを選定する際には、下記の基準が設けられていました。
横田様：納品書と請求書の突合が不要になり、プロセス改善が可能な点がポイントでした。また、単純にシステムが優れているだけでなく、その後のサポートの手厚さも大切な要素です。取引先に新しいシステムを導入してもらう際には、説明やフォローアップが必要になります。oneplatは特にその部分が充実しており、安心して導入に踏み切ることができました。
ヒューマンエラーの減少で担当者1人あたり月10時間以上の業務を削減できることも
oneplatを導入してから、経理業務がどのように変化したかお話を伺いました。
平山様：顕著に変わったのは、納品書と請求書の突合作業が非常に簡素化されたことです。紙ベースだった作業をデータで行えるようになり、手動でのデータ入力や確認作業がほぼ不要となりました。さらに、取引先からの請求書もoneplatを通じて一元管理できるようになり、作業時間は大幅に削減しています。請求書の承認にかかる工数削減と社内でのチェック体制強化によって、拠点と経理部門の負担が軽減しました。
横田様：oneplatの導入によって、納品書と請求書の処理が一本化され、業務全体のフローがシンプルになりました。業務の一貫性が保たれ、ミスが減り、全体の効率が向上しています。
横田様：また、毎日納品がある拠点では、担当者1人当たり30分〜1時間ほどの業務が削減されました。月末月初の繁忙期には、さらに多くの時間節約に成功しています。あるスタッフは、月初の3日間で2〜3時間の業務短縮を実現し、全体としては月に10時間以上軽減されるケースもありました。
oneplatの手厚いサポート体制で社内外のコミュニケーションが円滑に
導入後のサポートの重要性を次のように語っています。
横田様：oneplatのサポートチームには非常に助けられました。取引先への説明やフォローアップをすべてoneplat側で対応してくれるため、私たちが直接手をかける部分が少なく、導入もスムーズに進められました。また、導入後も何か問題が発生した際には、すぐに電話窓口で対応してもらえるので、安心してシステムを利用できています。
横田様：取引先もいろんなシステムを入れていらっしゃるので、一社に対応した他に、全て展開できるかというとそうではないはずなのに、一社一社丁寧にご対応いただいているのが見えるのでとても感謝しています。
平山様：社内でのコミュニケーションコストも大幅に低下したことで、業務の効率が飛躍的に向上しました。
横田様：特に取引先に対して新しいシステムを導入してもらう際には、説明会や資料提供が非常に重要になります。私たちがそのすべてに対応するのは難しいため、oneplatのサポートチームが手厚く対応してくれるのは本当に助かりました。
このように、サポート体制が充実していることで、初めてシステムを導入する企業でも安心して利用できる環境が整えられています。
今後はoneplat未導入の取引先にも展開して更なる業務効率化を図りたい
導入後の効果を実感した同社では、今後もさらなる活用を検討しています。
平山様：今後は、oneplatの導入が進んでいない取引先にも積極的に展開をしたいと考えています。まだ紙ベースで納品書や請求書を扱っている取引先があるため、これらの紙を電子化することでお互いに業務効率を向上させられると考えています。
7割以上の取引先へ導入実績のあるoneplatは業務効率化と手厚いサポートが魅力的
最後に、同様のシステム導入を検討している企業様に向けて、横田様と平山様からアドバイスをいただきました。
横田様：oneplatは、リソースが限られていても導入しやすいシステムです。プロセスが明確に定められており、サポート体制も非常に充実しているため、初めてのシステム導入でも円滑に進められます。oneplatの導入は、取引先にお断りされることが多いと思っていたので「7割ほどは承諾いただける」と聞いた当初は半信半疑でした。
しかし実際に蓋を開けたら7割は対応していただいている現状です。業務効率化や負担軽減の面で非常に大きなメリットがありますので、同様の課題を抱えている企業様にはぜひ検討していただきたいです。
平山様：導入を決める際には、システムの使いやすさや機能の充実度だけでなく、導入後のサポート体制やトレーニングも非常に重要です。私たちも、oneplatのサポートチームに助けられ、スムーズにシステムを導入することができました。oneplatの導入を検討している企業様には、ぜひサポートの質にも注目していただければと思います。
